2. Документація як складова частина бухгалтерського обліку

Підставою для відображення інформації щодо здійснення господарських операцій в регістрах бухгалтерського обліку є первинні документи.

Первинні документи фіксують факт здійснення господарської операції. Вони повинні містити достовірні дані і складатися вчасно, як правило, у момент здійснення операції.

Документи є підставою для наступних записів у системі звітів, а також для виправлення тих чи інших дій працівників

Сукупність бухгалтерських документів, що складаються на всі господарські операції, називається документацією, яка слугує способом первинного спостереження за господарськими операціями і є обов’язковою умовою для відображення їх в обліку.

Документування полягає у відображенні в документах всіх господарських операцій.

3. Поняття документів, їх класифікація та значення в обліку

Бухгалтерський документ - це письмове свідоцтво певної форми і змісту, що фіксує і підтверджує факт здійснення господарської операції або розпорядження на право її проведення.

Бухгалтерські документи класифікують за рядом ознак (рис.5.1.):

Рис. 5.1. Класифікація бухгалтерських документів

Документи мають практичне значення для попереднього і подальшого контролю за доцільністю і законністю господарських операцій. Попередній контроль здійснюють керівні працівники: підписуючи документи, вони беруть на себе відповідальність за законність операції, оформленої цим документом. Подальший контроль здійснюють облікові працівники при прийманні і опрацюванні документів, а також працівники податкових, фінансових і ревізійних органів.

Документи мають важливе значення для забезпечення контролю за збереженням майна господарства, раціональним його використанням. Приймання і відпуск матеріальних цінностей, використання грошових коштів, здійснення розрахунків тільки на підставі належно оформлених документів запобігають зловживанням з боку посадових осіб.

Документи мають і правове (юридичне) значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій, а тому використовуються судовими органами при розгляді господарських .позовів. Судові органи визнають за документом доказову, юридичну силу в тому разі, якщо його складено своєчасно і належним чином оформлено.

4. Вимоги щодо змісту та оформлення документів

Оскільки документи мають юридичну силу, то до них висуваються вимоги щодо обов’язкових реквізитів, які повинні міститися в документі, а також щодо порядку його оформлення (рис. 5.2.).

Рис. 5.2. Основні вимоги щодо оформлення документів

Документи складають в бланках типових форм, затверджених Міністерством фінансів і Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України, а також виготовлених самостійно, які повинні мати обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм.

Виправлення в тексті і цифрових даних первинних документів, підчищення і необумовлені виправлення не допускаються. Помилки в первинних документах, складених вручну (за винятком касових і банківських), виправляються в такий спосіб: закреслюється неправильний текст або сума і надписується над закресленим виправлений текст або сума. Закреслювання виконують однією рискою так, щоб було видно виправлене. Виправлення слід робити розбірливим почерком, оговорити надписом „виправлено" і засвідчити підписами осіб, які склали документ.

У грошових документах виправлення не допускаються. Зіпсовані касові документи знищуються і переписуються.