7. Порядок зберігання первинних документів

Зберігання первинних документів, облікових регістрів і бухгалтерських звітів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства у відповідності до встановленого порядку і строків.

Після складання річної звітності бухгалтерські документи передають для зберігання в архів під відповідальність бухгалтера або спеціально призначеної ним особи.

Передача документів до архіву здійснюється після їх повної обробки. Для зберігання документів за поточний та минулий рік в бухгалтерії створюється поточний архів. В цьому випадку документи зберігаються в спеціальних приміщеннях або шафах, або закриваються під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером. Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях. Оброблені вручну первинні документи поточного місяця, які відносяться до певного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку і переплітаються.

Бухгалтерські документи, облікові регістри і звітність підлягають зберіганню протягом певного стоку, встановленого законодавством.

Архів повинен бути організований таким чином, щоб забезпечити зберігання всіх документів і швидке їх знаходження. Для цього виправдні бухгалтерські документи систематизуються за видами операцій, підшивають у відповідні папки у хронологічному порядку. Всі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній книзі.

Як тільки закінчуються встановлені строки, важливі документи передають на зберігання до місцевого державного архіву, а інші – використовують як макулатуру або знищують, про що експертною комісією складається акт і робляться записи в архівній книзі.

8.Суть і значення інвентаризації. Види інвентаризацій

Однією з основних вимог, що ставляться до бухгалтерського обліку, є достовірність його показників. Проте в процесі зберігання і відпуску товарно-матеріальних цінностей між фактичною наявністю і даними обліку можуть виникнути розходження. Саме для цього і потрібно проводити на підприємствах інвентаризацію.

В сучасних умовах господарювання мета інвентаризації полягає у виявленні фактичної наявності і стану об'єкту, що перевіряється, виявленні відхилень від тих нормативних, планових і багатьох інших характеристик, у відповідності з якими він може функціонувати, та їх нормативно-правовому регулюванні.

Завдання інвентаризації включають:

1. забезпечення контролю за наявністю і станом майна, його рухом, використанням матеріальних, фінансових, нематеріальних, природних енергоресурсів у відповідності з затвердженими нормами, планом тощо,

2. виявлення майна, що втратило свою якість, зіпсованого, невикористаного і непотрібного у господарстві, а також того, що знаходиться поза обліком,

3. встановлення реального фізичного стану,

4 виявлення стану розрахунків, встановлення фактичної наявності або підтвердження дебіторської заборгованості,

5. виявлення понаднормово використаних та невикористаних матеріальних цінностей,

6. перевірка дотримання правил і умов збереження майна,

7.виявлення і усунення фактів безгосподарності та безвідповідальності, виявлення резервів матеріальних ресурсів, застосування засобів щодо їх використання,

8. визначення розмірів природного убутку та інших витрат,

9. контроль за станом обліку і звітності матеріально відповідальних осіб,

10. перевірка дотримання діючих положень про матеріальну відповідальність.

Здійснюється інвентаризація шляхом перевірки в натурі наявності майна підприємства (зважуванням, переліком, обміром тощо) і порівняння одержаних результатів з даними обліку.

Періодичне проведення інвентаризації є не лише засобом уточнення,

Залежно від повноти охоплення розрізняють інвентаризацію повну і часткову.

Повна інвентаризація передбачає суцільну перевірку всього майна підприємства і стану розрахункових відносин.

Часткова перевірка охоплює окремі види засобів (грошових коштів у касі, готової продукції на складах тощо).

За характером інвентаризації поділяють на планові і позапланові.

Планова інвентаризація здійснюється за раніше встановленими планом і терміном.

Позапланова інвентаризація здійснюється терміново і раптово за розпорядженням керівника підприємства (за вимогою перевіряю чого органу, у випадках пожежі тощо).