Тема 6. Документація, інвентаризація (4 години) Питання:

1. Облікові документи, їх призначення. Вимоги до змісту і оформлення документів.

2. Класифікація документів.

3. Документообіг і організація архіву.

4. Інвентаризація: визначення, призначення, правова основа, облік результатів.

Література

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. №996-хіv.

2. Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 11.08.1994 р. №69.

3. Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку. – Наказ Міністерства фінансів України від 29.12.2000 р. №356.

4. Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами. – Наказ Міністерства фінансів України від 23.06.2003 р. №422.

5. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. №88.

6. Бутинець ф.Ф. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник для вузів. – Житомир: жіті, 2000. – 640 с.

7. Чацкис е.Д., Лысюк а.Н., Максютенко и.С. Теория бухгалтерского учета. – д., 2003.

8. Швець В.Г. Теорія бухгалтерського обліку: Навчальний посібник. – К.: Знання-Прес, 2003. – 444 с.

1. Облікові документи, їх призначення. Вимоги до змісту і оформлення документів.

Характерною рисою бухгалтерського обліку є безперервне й суцільне відображення господарських операцій за допомогою документів.

Документ (dokumentum) – латинське слово, що означає буквально: свідоцтво, доказ. У теорії й на практиці під документом розуміють матеріальний носій, на якому за допомогою різних засобів і способів зафіксована інформація в зрозумілій і доцільній для сприйняття формі.

Бухгалтерський документ – письмове свідоцтво певної форми й змісту про факт здійснення операції або надає право на її здійснення.

Всі господарські операції відображаються в системі рахунків на підставі даних, що містяться в документах. Від вірогідності (достовірності) й реальності цих даних залежить якість бухгалтерського обліку.

Документація – вся маса документів, що використовується на підприємстві. Всі документи повинні складатися чітко, вчасно й обов'язково по встановленій (типовий) формі. Для всіх підприємств (крім банків) Міністерство фінансів України встановлює єдиний порядок створення, прийняття, відображення, зберігання облікових документів.

Документування – процес оформлення господарських операцій документами.

Правильному складанню й використанню документів допомагає їхнє групування по однорідних ознаках.

У документах показуються дані, які необхідні для економічної і юридичної характеристики зафіксованих у них господарських операцій, для контролю за збереженням власності, визначення господарської доцільності й ефективності здійснюваних процесів. Від якості й своєчасності складання документів значною мірою залежить і якість системи бухгалтерського обліку, а також ефективність прийняття рішень.

Всі документи для додання їм юридичної чинності й доказовості повинні мати обов'язкові реквізити (показники, дані), без яких документи вважаються недійсними.

Реквізити – показники, які характеризують операцію, це складові елементи документа. Для кожного документа є свої специфічні показники, існують і загальні, обов'язкові реквізити, без яких документ є недійсним. У відповідності зі статтею 9.3 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» до обов'язкових реквізитів документа належать:

• найменування документа (форми);

• код форми;

• найменування підприємства, від імені якого складений документ;

• дата й місце складання;

• зміст й обсяг господарської операції, одиниці виміру;

• посада, прізвища й підписи осіб, відповідальних за дозвіл і здійснення господарської операції.

• особисті підписи, печатки.

У відповідності зі статтею 9.1 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» первинні документи повинні бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, то безпосередньо після завершення її.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлений час для відбиття в бухгалтерському обліку, за вірогідність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали й підписали ці документи.

Первинні документи підлягають ретельній перевірці працівниками, що ведуть бухгалтерський облік, за формою, змістом, наявність в документі обов'язкових реквізитів. Забороняється приймати до виконання документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам.

У випадку, якщо при оформленні документа допущена помилка, то її можна виправити коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють однією лінією, а зверху пишуть правильний текст або суму. Поруч ставлять напис «виправлено», дату виправлення й підтверджують підписом осіб, що підписали цей документ. У банківських, касових документах, при оформленні бланків суворої звітності не допускається виправлення помилок. Якщо в таких документах допущена помилка, то вони підлягають анулюванню, і замість них виписують нові.