2. Класифікація документів.

Класифікація документів:

1) по призначенню:

а) розпорядницькі (наказ, розпорядження);

б) виконавчі (виправдовувальні), у яких фіксується факт здійснення операції (накладні, прибутковий касовий ордер, виписка банку);

в) документи бухгалтерського оформлення (розрахунки, довідки);

г) комбіновані, які містять розпорядження й підтверджують фактичне здійснення операції (видатковий касовий ордер, доручення);

2) по місцю складання:

а) внутрішні;

б) зовнішні;

3) по ступені узагальнення облікових даних:

а) первинні документи - оформляють саму операцію й ті зміни, які вона викликала;

б) зведені - узагальнюють дані первинних документів (товарний звіт, матеріальний звіт, звіт касира, виписка банку, авансовий звіт);

4) по техніці формування:

а) паперові носії інформації, тобто документи, складені вручну;

б) машинні носії інформації, тобто документи, складені за допомогою обчислювальної техніки;

5) по характеру операцій, що обліковуються:

а) товарні (матеріальні) - містять відомості про ТМЦ у натурально- вартісному вимірі (накладна, товарно-транспортна накладна, специфікація);

б) касові - містять дані про рух готівки в касі (прибуткові й видаткові касові ордери);

в) банківські документи (платіжні доручення, чеки, акредитиви), які використаються для безготівкових розрахунків;

г) документи по оплаті праці (табель використання робочого часу, особовий рахунок, розрахунково-платіжна відомість);

д) документи по інвентаризації (наказ, інвентаризаційний опис, акт інвентаризації наявності коштів, порівнювальна відомість);

є) документи по оформленню руху основних коштів (акт приймання-передачі, акт на списання основних засобів).

3. Документообіг і організація архіву

Документообіг – це рух документів від моменту їхнього складання на підприємстві або одержання від іншої сторони з метою використання для бухгалтерських записів і до передачі в архів на зберігання. За організацію документообороту відповідальність несе головний бухгалтер.

Основні стадії документообігу:

1) створення документа (виписка, оформлення, підпис матеріально відповідальних осіб і інших оперативних працівників);

2) прийом і перевірка документа бухгалтером з формальної сторони, по суті й арифметична перевірка правильності цін, таксування;

3) облікова обробка - проставлення кодів, кореспондуючих рахунків, групування документів по однорідності господарських операцій, підрахування сум по них;

4) запис даних документа в облікові регістри (ручним або машинним способом);

5) звірення й ув'язування записів у документах і облікових регістрах;

6) передача на зберігання в архів.

Для раціональної організації документообігу складається графік документообігу. Складаючи його, головний бухгалтер зобов'язаний визначити перелік і найменування документів, необхідних на конкретному підприємстві, номер їхньої типової форми, кількість екземплярів виписки, призначити виконавців і строки виконання по кожній стадії документообігу.

Важливою умовою раціональної організації документообігу є також належне зберігання документів, їхня схоронність і можливість швидкого знаходження потрібного документа якщо буде потреба. Із цією метою всі оброблені документи зшиваються, переплітаються по характеру операцій, що обліковуються, (касові, банківські, товарні й т.п.). Важливо, щоб папки мали позначення (назва, номер, символ).