1. Основні цілі впровадження арм
Автоматизація управління підприємством переслідує тільки одну мету - своєчасне ухвалення менеджером правильного організаційного рішення, яке буде реалізоване і проконтрольоване, на підставі чого буде прийняте подальше рішення. Важливими чинниками для ухвалення рішень є збір і аналіз достовірної інформації, підготовка альтернативних варіантів подальшого розвитку подій, безпосередньо ухвалення рішення, організація його реалізації, контроль виконання, аналіз одержаного результату, корекція.
Автоматизоване робоче місце (АРМ) є робочим місцем персоналу автоматизованої системи управління, обладнане засобами, що забезпечують участь людини в реалізації функцій управління.
Автоматизоване робоче місце (АРМ) спеціаліста - це інструмент раціоналізації та інтенсифікації управлінської діяльності.
АРМ - комплекс технічних і програмних засобів індивідуального користування, зорієнтований на виконання певних функцій. АРМ утворюється на базі комп'ютерної техніки, технічне й програмне забезпечення якої дає змогу здійснювати автоматизований режим обробки інформації, створення локальних баз даних. Усе це забезпечує зростання продуктивності праці.
За допомогою АРМ фахівець може обробляти тексти, посилати і приймати повідомлення, що зберігаються в пам'яті персонального комп'ютера, брати участь у нарадах, організовувати і вести особисті архіви документів, виконувати розрахунки і одержувати готові результати в табличній або графічній формі. Зазвичай процеси ухвалення рішень і управління в цілому реалізуються колективно, але необхідна проблемна орієнтація АРМ управлінського персоналу, що відповідає різним рівням управління і реалізованим функціям. Підготовка інформації для ухвалення рішень, власне ухвалення рішень та їх реалізація можуть мати багато загального в різних економічних службах підприємства. Це дозволяє створювати гнучкі структури управління.
Основні цілі впровадження АРМ:
своєчасне отримання повної і достовірної інформації;
підтримка прийняття раціональних управлінських рішень;
створення для користувача комфортних умов праці;
зростання продуктивності праці.
2. Інформаційна модель системи АРМ менеджера в організації
Документообіг - рух документів організації з моменту їх створення або отримання до закінчення їх виконання або відправки.
Документообіг охоплює всі структурні підрозділи організації - від канцелярії до керівництва, він є важливим елементом системи управління установи.
Організація документообігу - це правило, у відповідності з якими відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка.
Головне правило документообігу - оперативний рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і роботи.
Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, врівноваженню навантаження на підрозділи та на посадових осіб, позитивно сприяє на процес управління в цілому.
Документообіг в установі здійснюється у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами обробки інформації (керівники установи та структурні підрозділи, спеціалісти, кваліфіковані службовці) та пунктами технічної обробки документів.
По відношенню до апарату управління розрізняють потоки документів, що надходять, відправляються та внутрішні документи.
В установі відбувається розподіл поступаючого обсягу документів на потоки, які направляються керівникам, в структурні підрозділи та окремим виконавцям.
У процесі функціонування організаційної системи, формуються інформаційні потоки, які на виході створюють потік документів, що відправляються. Крім того, в установах циркулюють документи, які не виходять за їх межі (потоки внутрішньої документації).
До основних параметрів потоків відносять:
напрямок потоку, який визначається пунктами відправлення та призначення;
обсяг потоку, який визначається кількістю документів, що проходять через систему за одиницю часу;
структура потоку, що визначається різновидом документів, авторством та іншими ознаками класифікації;
режим потоку, який визначається періодичністю руху документів через пункти обробки.
Практично перед будь-якою організацією постає питання автоматизації документообігу.
Задачі, які вирішуються в процесі автоматизації документообігу установи, багато у чому залежать від характеру її комерційної діяльності, інфраструктури, адміністративної організації та багатьох інших факторів. Але не залежно від специфіки кожної окремої установи існує ряд загальних вимог до систем автоматизації офісної діяльності (документообігу).
Система автоматизації документообігу повинна підтримувати розсилку та візування документів, тобто здійснювати відображення реальних процесів роботи з паперами у будь-якій установі.
В наслідок автоматизації документообігу повинна бути забезпечена й інша типова операція в роботі з паперами - контроль над проходженням документів. Крім того, дана система повинна забезпечувати введення до системи документів з різних джерел (паперова документація, повідомлення електронної пошти, факсимільні повідомлення та ін.).
Класифікація документів (від лат. Classic - ряд, група) - це система їх супідрядності, що використовується як засіб встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті. Структура класифікації звичайно представляється у вигляді таблиці або схеми.
Класифікація є одним з методів пізнання. Без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити відмінності між видами документів, що виділяються по різних ознаках. Правильно складена комплексна класифікація відображає закономірності розвитку документів, розкриває зв’язки між ними, допомагає зорієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документарних системах. Вона має важливе значення для теорії документоведення і практичної документно-комунікаційної діяльності.
Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищеності оперативності робочого апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.
Документи класифікують за такими ознаками:
> спосіб фіксації інформації;
> зміст;
> місце складання;
> термін виконання;
> походження;
> гласність;
> термін зберігання;
> рід діяльності та ін.
За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:
> рукописний;
> друкарський;
> механічний;
> магнітний;
> фотографічний;
> оптичний;
> лазерний;
> електронний.
За змістом документи поділяють на:
організаційно-розпорядчі;
фінансово-розрахункові;
постачально-збутові та ін.
Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:
організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);
розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);
довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);
з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);
особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).
За місцем складання розрізняють такі документи:
внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;
зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.
За терміном виконання документи бувають:
термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником;
нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).
За походженням документи поділяють на:
службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);
офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб.
За гласністю документи бувають:
звичайні,
для службового користування (ДСК);
таємні;
конфіденційні та ін.
За терміном зберігання розрізняють:
документи постійного зберігання;
документи тривалого (понад 10 років) зберігання;
документи тимчасового (до 10 років) зберігання.
За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:
> організаційно-розпорядча;
> стандартів та технічних умов;
> планова;
> звітно-статистична;
> конструкторська;
> технологічна;
> розрахунково-грошова;
> з ціноутворення та ін.
Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) містить класифікацію документів, розроблену для практичного використання під час роботи з документами, а саме - при заповненні уніфікованих форм (бланків) документів. Кожному виду номіналу управлінського документа надається кодове (у даному разі - цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи може бути швидко розшуканий за цією інформаційною (пошуковою) ознакою. ДКУД входить до складу нормативних документів державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні. Об'єктами класифікації у ньому є державні (міжвідомчі, міжгалузеві) уніфіковані форми документів (УФД), що затверджуються міністерствами, державними комітетами чи іншими відомствами - розробниками уніфікованих систем управлінської документації. У ДКУД наведені назви і кодові позначення УФД, що входять у затверджені уніфіковані системи документації (УСД). Тобто ДКУД є номенклатурним переліком УФД з їх унікальними кодовими позначеннями.
Крім зазначеного вище призначення ДКУД для кодування інформації (надання ідентифікаційних номерів УФД) в автоматизованих інформаційних системах, він використовується також для обліку та систематизації, контролю складу та змісту УФД у кожному класі документації, організації ведення відповідних класів документації у даному класифікаторі.
ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.
ДКУД містить такі класи УСД з їх кодовими позначеннями:
> організаційно-розпорядча документація – 02;
> первинно-облікова документація – 03;
> банківська документація – 04;
> фінансова документація – 05;
> звітно-статистична документація – 06;
> планова документація – 07 та ін.
В ДКУД використано три рівні класифікації: клас УСД (клас документації) - підклас УСД (підклас документації) - УФД (вид номіналу документа). На рівні конкретного документа, тобто УФД, виду номіналу, його цифровий код складається із семи знаків: два знаки - код класу УСД, ще два знаки - код підкласу УСД і три знаки - відповідний реєстраційний номер УФД.
3. Електронна пошта. Модель електронного офісу.
Електронна пошта - це система, що дозволяє пересилати повідомлення з одного комп’ютера на інший через модем або мережеве з’єднання. Електронна пошта має ряд переваг порівняно з іншими способами пересилання інформації. Вона дешевша, доступніша і забезпечує доставку повідомлень протягом декількох хвилин. Електронна пошта (E-mail) - базовий і досить потужний сервіс. Він надає можливість пересилати текстові і графічні файли, а також відео-звукові кліпи в мережі Internet. Щоб переслати повідомлення, необхідно знати електронну адресу. Адреса електронної пошти має такий вигляд: ім’я_користувача@хост.домен.
Для роботи з електронною поштою використовуються програми Outlook Express (в пакеті Microsoft Office), Netscape Messenger, Internet Mail або інші.
Засоби роботи з електронною поштою мають також Web-браузери Internet Explorer та Netscape Communicator.
Робота у середовищі Outlook Express.
Після завантаження програми на екрані з’явиться вікно такого вигляду, як зображено на рис. 2.1.
Папка Входящие містить отримані повідомлення, які можна переглянути (виконати click на темі потрібного листа, або double click для відкриття листа в окремому вікні), роздрукувати (кнопка Печать), вилучити (клавіша Delete). На повідомлення можна відповісти, вибравши у меню Сервис команду Ответить отправителю, або натиснувши кнопку Ответить отправителю.
Створення повідомлення
Рис. 2.3. Створення повідомлення
Рис. 2.2. Меню «Сообщение»
У меню Сообщение вибрати команду Создать (див. рис. 2.2), натиснути кнопку Создать сообщение або натиснути клавіші CTRL+N. У вікні, що з’явилося (рис. 2.3), увести потрібну адресу, тему та текст повідомлення.
У мережі Internet можна безкоштовно отримати поштову скриньку, наприклад, за такими адресами:
WWW.USA.NET
WWW.UKRPOST.NET
WWW.UKR.NET
WWW.AVANPORT.COM
Рис. 2. 5. Вікно умов реєстрації Для продовження реєстрації необхідно натиснути на кнопку я принимаю условия. У вікні, що з’явилося, заповнити форму реєстрації користувача поштової скриньки (рис. 2.6).
Рис. 2.4. Вікно поштового сервера UKR.NET Для створення власної поштової скриньки треба натиснути на кнопку Новий пользователь. На екрані з’явиться вікно з умовами реєстрації (рис. 2.5).
На рис.2.4. зображено вікно безкоштовного поштового серверу WWW.UKR.NET. Для отримання доступу до своєї пошти треба увести ім’я, пароль та натиснути кнопку Войти.
Рис. 2. 6. Вікно реєстрації користувача поштової скриньки Крім пересилання повідомлень, електронна пошта дає змогу організувати роботи групи та створити список розсилання за інтересами.
Телеконференції — це дискусійні групи з певної тематики, які дають можливість ефективно спілкуватися за інтересами і організовані у ієрархічну структуру. Головні розділи конференції:
> comp - все про комп’ютери;
> news - новини;
> rec - теми дозвілля, хобі, мистецтва;
> soc - соціальні питання;
> та інші.
Для роботи з телеконференціями користувач застосовує спеціальну програму, в якій визначає, якими конференціями буде користуватися. Нові форми обміну інформацією зумовили виникнення нових форм організації бізнесу з використанням сучасних засобів передачі даних.
Під час організації внутрішньокорпоративних ділових процедур, у компанії виникає потреба в автоматизації різних видів діяльності її співробітників.
Ключем до вирішення проблеми підвищення рівня ефективності діяльності персоналу будь-якого офісу вважається впровадження електронного (автоматизованого) офісу. Мова йде про комплексне використання:
сучасних технічних та програмних засобів для автоматизації процедур і функцій управління (обробка текстів, їх редагування, збереження та пошук, передача інформації по каналах зв’язку всередині офісу та за його межі, інформаційне обслуговування персоналу офісу, деякі аспекти підготовки і прийняття рішення і т.д.);
засобів програмної підтримки;
підходів до проектування приміщень;
охорони праці персоналу.
Впровадження електронних офісів стало реальністю завдяки досягненням в галузях виробництва комп’ютерної техніки та високоефективних засобів організаційної техніки.
Концепція електронного офісу дає перспективу суттєвого підвищення ефективності творчої діяльності службовців, які здійснюють інтенсивну обробку великих обсягів документальної інформації.
Не дивлячись на короткий термін існування електронний офіс вже пройшов три стадії розвитку.
Для першого етапу була характерною орієнтація на автоматизацію рутинних, часто повторюваних операцій, яка здійснювалась секретарями або технічним персоналом організації. Характерним прикладом таких робіт є машинодрукарські роботи. Для підвищення продуктивності праці при їх виконанні були створені, так звані пристрої обробки текстів, які дозволили швидко виправляти та редагувати різні документи, а також створювати і використовувати шаблони при підготовці документів.
На другому етапі розвитку електронних офісів окремі пристрої об’єднувалися за допомогою внутрішніх ліній в єдину мережу, що дозволяло виконувати ряд додаткових функцій, таких, як автоматизований зв’язок між різними робочими місцями, сумісна робота над документами, автоматизований контроль за виконанням документів і т.д.
Третій етап розвитку електронних офісів пов’язаний з широким застосуванням персональних комп’ютерів і створенням на їх основі автоматизованих робочих місць. АРМ поєднуються за допомогою комунікаційних засобів в єдину систему (мережу), що має доступ до всіх обчислювальних ресурсів офісу, баз даних, а також до зовнішніх джерел інформації. При цьому значно прискорюється можливість інформаційного обміну між користувачами мережі, автоматизуються деякі традиційні операції, зв'язані з прийомом і відправленням кореспонденції та інших документів каналами зв'язку.
Для кожного співробітника офісу (або групи співробітників) розробляється і оснащується автоматизоване робоче місце, професійно орієнтоване на виконання конкретних функцій управління. Така орієнтація здійснюється шляхом підбору та встановлення відповідного програмного забезпечення. До складу типового автоматизованого місця входить персональний комп’ютер та необхідні додаткові вбудовані пристрої, які розширюють його функціональні можливості, і периферійне обладнання (принтер, сканер, графопобудовувач). Крім того кожне робоче місце забезпечується потрібною організаційною технікою у відповідності до функціональних завдань.
Текстові редактори (або сучасні текстові процесори) являються першим компонентом електронного офісу, оскільки проблема обробки тексту і його перетворення є одним із основних завдань діловодства.
Поява наступного компонента дозволила реалізувати за допомогою комп'ютера функцію інформаційного обміну, що належала системі телефонного і поштово-телеграфного зв'язку. Таким компонентом стала система електронної пошти для обміну інформацією між користувачами на багатокористувацьких комп'ютерах, а потім і в мережах.
Значно пізніше стали використовуватися системи розробки баз даних (своєрідних електронних картотек), а також електронні таблиці для виконання різних (іноді дуже складних) розрахунків.
Надалі в офісах стали використовуватися системи ділової графіки, необхідні для наочності виконуваних офісних процедур.
Використання ПК в офісі не виключає, а, навпаки, підсилює роль засобів організаційної техніки, розробленої на основі застосування новітніх досягнень електроніки (скануючі пристрої, факс-модемні плати, копіювальні багатофункціональні машини, факсимільні апарати, слайд-принтери тощо).
Практична реалізація концепції електронного офісу поступово приводить до зміни стилю і методів керування, до перегляду і перерозподілу функцій персоналу, підвищення продуктивності його праці при виконанні цілого ряду діловодних операцій.
Нові технічні засоби й інформаційні технології покликані забезпечити підвищення продуктивності праці в офісній і адміністративній діяльності. Поряд із цим технічні засоби і комп'ютерні технології, адміністративні й офісні системи виконують, по суті, допоміжні роботи, зв'язані з обробкою інформаційних масивів. Процес прийняття рішень залишається прерогативою людини. Але завдяки автоматизації деяких процесів керування персонал офісу звільняється від виконання рутинних операцій і приділяє більше часу аналітичним та творчим процесам
На сучасному етапі розвитку інформаційних технологій до структури системи автоматизації документообігу електронного офісу традиційно включають наступні підсистеми:
технології обробки зображень документів (Imaging System);
системи оптичного розпізнання символів (Optical Character Recognition System, OCR);
системи керування документами, СКД (Document Management System, DMS);
повнотекстові бази даних (Full-Text System);
системи автоматизації ділових процедур, АДП (Workflow System);
програмне забезпечення для робочих груп (Groupware).
Новітні інформаційні технології сприяють створенню віртуальних офісів, які забезпечують комплексну реалізацію завдань предметної області, причому обладнання і працівники цих офісів можуть знаходитися в різних приміщеннях. Впровадження технології віртуального офісу сприяє впровадженню децентралізації ділових операцій.
Віртуальний офіс - це територіально віддалені підрозділи або компанії та робочі місця (як вдома, так і в офісі), взаємодія яких забезпечується за допомогою інформаційних технологій.
На даний час найбільші концерни України мають свої філіали в інших містах, з якими зв’язуються за допомогою комутаційних ліній в режимі online. В місті, де зосереджене управління концерном, магазини та склади з’єднуються з адміністрацією через заздалегідь виділені канали. При цьому підрозділи теж локалізовані, що дозволяє суттєво зменшити витрати.
В Internet вже давно налагоджено сервіс - бронювання квитків, готельних номерів, замовлень перекладачів, служби охорони і т. д. Що ж стосується світових тенденцій, число корпоративних офісів (тобто, коли користувач працює на компанію в домашніх умовах), невпинно росте і оцінюється десятками мільйонів.
4. Система автоматичного вводу інформації
Головним напрямком перебудови менеджменту і його радикального удосконалення, пристосування до сучасних умов стало масове використання новітньої комп'ютерної і телекомунікаційної техніки, формування на її основі високоефективних інформаційно-управлінських технологій.
Сучасний етап розвитку економіки і бізнесу характеризується широким застосуванням для обробки інформації та комп'ютерної підтримки рішень новітніх засобів інформаційної технології, основним вираженням яких є інформаційні системи різного призначення і різної проблемної орієнтації.
У загальному вигляді інформаційну систему можна визначити як автоматизовану людино-машинну систему, визначальною особливістю якої є те, що вона забезпечує інформацією користувачів з різних організацій. Для проблематики економіки й бізнесу використовуються здебільшого інформаційні системи організаційного типу.
Інформаційні системи організаційного типу (ІСОТ) мають низку особливостей, котрі зумовлюють значні труднощі їх розробки і побудови:
організаційне середовище, в котрому функціонують ІСОТ, доволі складне, не повністю визначене і важко піддається формалізованому опису;
системи організаційного типу мають складне сполучення з оточуючим середовищем, що включає безліч різноманітних вхідних і вихідних ланцюгів інформаційних послідовностей;
функціональні взаємозв'язки вхідних і вихідних повідомлень складні як у структурному, так і в алгоритмічному плані, їх ідентифікація вимагає створення великих розподілених баз даних і баз знань;
організації-замовники, як правило, конче потребують постійної і довготривалої безвідказної роботи таких систем, при цьому терміни початкового вводу в експлуатацію і подальших модифікацій установлюються вкрай стислими;
надзвичайно широкий діапазон їх застосування як за ієрархічними рівнями організаційного управління, так і за функціями управління;
важливість урахування вимог кінцевих користувачів інформаційних систем з погляду створення комфортних умов їх роботи і забезпечення «дружньої» підтримки.
Ці, а також інші передумови привели до того, що на даний час застосовуються сотні типів прикладних програм інформаційних систем різного призначення і різної проблемної орієнтації, причому це число постійно зростає.
Сучасні концепції створення інформаційних систем різного призначення ґрунтуються, в основному, на трьох підходах: об'єктно-орієнтована технологія, CASE-технологія та заснована на знаннях (інтелектуальна) технологія .
Об'єктно-орієнтована технологія (Object-Oriented Technologies) стосується, насамперед, створення програмного забезпечення ІС. Спонукальним мотивом появи принципово нового підходу у програмуванні стало те, що в динамічному і конкурентному середовищі застосування ІС вимагаються часті зміни прикладних програм.
Принциповим питанням в об'єктно-орієнтованому програмуванні є визначення об'єктів (класів об'єктів), що є важливими для проектованої системи. Ідентифікація об'єктів здійснюється за допомогою аналізу характеристик проблемної галузі, що включає розпізнавання доречних матеріальних об'єктів, а також каталогізацію всіх функцій, що стосуються розв'язуваної задачі, взаємодії елементів системи, важливі події, технічні умови тощо
Кожний клас є вмістилищем, куди входять як дані, так і команди для дій над даними.
Об'єктно-орієнтована методологія на теперішній час є досить ґрунтовно відпрацьованим підходом до створення програмних продуктів. Виокремлені і розроблені основні його компоненти:
об'єктно-орієнтований аналіз;
об'єктно-орієнтоване проектування;
об'єктно-орієнтоване програмування.
Технологія об'єктно-орієнтованого проектування стала, своєю чергою, підґрунтям інженерії інформаційних систем - Саsе-технології. САSЕ – технологія - сукупність технологічних і інструментальних засобів, що дають змогу максимально систематизувати і автоматизувати всі етапи створення програмного забезпечення інформаційних систем та інших ділових і комерційних програмних продуктів. Інжиніринг програмного забезпечення вимагає принципово нового підходу до життєвого циклу ПЗ, зокрема послідовність етапів розробки така:
прототипування (макетування);
проектування специфікації;
контроль проекту;
генерація кодів;
системне тестування;
супроводження.
Кожний з цих етапів має бути максимально автоматизований.
Заснована на знаннях (інтелектуальна) технологія передбачає впровадження в інформаційні системи та відповідні прикладні програми елементів штучного інтелекту, зокрема баз знань і правил та виводу для оброблення якісної інформації і природної мови для створення користувацького інтерфейсу. ІС, котрі містять у собі елементи штучного інтелекту, називаються інтелектуальними інформаційними системами.
До ІС, які повністю базуються на знаннях і правилах маніпулювання з ними, належать експертні системи.
Останніми роками створено нові інформаційні технології, зокрема: ОLАР, сховища даних, програмні агенти, котрі застосовують як самостійно, так і в компонентах інформаційних систем.
OLAP фактично означає не окремі конкретні програмні продукти, а технологію багатовимірного аналізу даних, основу якої започаткувала, опублікована в 1993 р., праця Е.Ф. Кодда "ОLАР для користувачів-аналітиків: яким він повинен бути".
Усі ОLАР системи побудовані на. двох базових принципах:
всі дані, необхідні для прийняття рішень, мають бути попередньо агреговані на всіх відповідних рівнях і організовані так, аби забезпечити максимально швидкий доступ до них;
мова маніпулювання даними ґрунтується на бізнес-поняттях.
В основі технології ОLАР лежить концепція гіперкуба моделі даних. У зв'язку з цим залежно від відповіді на запитання про те, чи існує гіперкуб як окрема фізична структура чи це є лише віртуальна модель даних, розрізняють два основні типи аналітичної обробки даних: МОLАР і RОLАР.
MOLAP (Multidimensional OLAP) - це багатовимірна OLAP-система, в котрій гіперкуб реалізується як окрема база даних не реляційної структури, яка забезпечує багатовимірне зберігання, обробку і подання даних. Ця структура забезпечує максимально ефективний доступ до даних (по швидкості), проте потребує додаткового ресурсу пам'яті
У ROLAP (Relational OLAP) - багатовимірна структура реалізується реляційними таблицями, тобто гіперкуб - це лише користувацький інтерфейс, котрий емулюється на звичайній реляційній СКБД. Така структура забезпечує зберігання великих обсягів інформації, проте є менш продуктивною з погляду ефективності OLAP-операцій.
Недоліки основних типів OLAP-технології зумовили появу нового класу аналітичних інструментів - HOLAP-системи, що забезпечує гібридну (hybrid) оперативну аналітичну обробку даних із реалізацією обох підходів, тобто з доступом як до даних багатовимірних баз даних, так і до даних реляційного типу.
Сховище даних (Data WarenHouse) як особлива форма організації бази даних, котра призначена для зберігання в погодженому вигляді історичної інформації, що надходить з різних оперативних систем та зовнішніх джерел, останнім часом набуває широкого розповсюдження в інформаційних системах, зокрема в СППР. І хоча з формального погляду сховище даних є різновид звичайної БД, проектують їх по різному.
Для звичайних БД процес створення відбувається за схемою:
вивчення предметної області;
побудова інформаційної моделі;
розробка на основі інформаційної моделі проекту бази даних;
створення БД.
Обов'язкові етапи створення сховищ даних інші, а саме:
визначення інформаційних потреб користувачів стосовно даних, котрі нагромаджуються в базах даних операційних систем - систем
обробки трансакцій OLTP-систем, що є джерелами оперативних даних;
вивчення локальних БД OLTP- систем;
виокремлення для кожної БД підмножини даних, необхідних для завантаження у сховище даних;
інтегрування локальних підмножин даних і розробка загальної погодженої схеми сховища.
Програмні агенти - це автономні програми, котрі автоматично виконують конкретні задачі з моніторингу комп'ютерних систем і збору інформації в мережах. Термін "агент" використовується в обчислювальній техніці вже понад 10 років; початковими функціями агентів-програм був поточний контроль за діяльністю центрального процесора та периферійного обладнання.
Сучасні програмні агенти не тільки здійснюють спостереження і виконують різні вимірювання, а й розв'язують задачі управління мережами. Зокрема інтелектуальні агенти здатні автоматизувати численні операції керування мережами, наприклад, вибір оптимального графіка, контроль за завантаженням, поновлення даних при порушеннях під час обміну тощо. Окрім того, інтелектуальні агенти можна застосовувати й для передавання повідомлень, вибору інформації, автоматизації ділових процедур.
Гіпертекст - технологія відображення неструктурованого вільно нарощуваного знання.
Під гіпертекстом розуміють систему інформаційних об'єктів (статей, документів, сторінок), з'єднаних між собою спрямованими зв'язками, що утворюють мережу.
Об'єкти можуть бути текстовими, графічними, з використанням засобів мультиплікації, аудіо- та відеотехніки. Така форма відображення інформації в ЕОМ називається гіпермедіа.
Замість пошуку інформації за допомогою відповідного пошукового ключа гіпертекстова технологія припускає переміщення від одних об'єктів інформації до інших з урахуванням їх семантичної зв'язаності. Для цього кожний об'єкт зв'язується з інформаційною панеллю екрана, на якій користувач може асоціативно вибрати один із зв'язків.
Структурно гіпертекст складається з інформаційного матеріалу, тезауруса гіпертексту, списку головних тем та алфавітного словника.
Гіпертекстову технологію орієнтовано на оброблення інформації не замість людини, а разом із нею, тобто вона є авторською. Користувач сам визначає підхід до вивчення або створення матеріалу з урахуванням своїх індивідуальних здібностей, знань, рівня кваліфікації та підготовки. Гіпертекст містить не тільки інформацію, а й апарат її ефективного пошуку.
Гіпертекст став засобом більш ефективної організації поштової системи, файлових систем електронних дощок оголошень (BBS).
Мультимедіа ("багатосередовищність") - інтерактивна технологія, що забезпечує роботу з нерухомими зображеннями, відео-зображенням, анімацією, текстом і звуковим рядом.
Файли з мультимедійною інформацією зберігаються на CD-ROM, диску або на мережному сервері. Оцифроване відео зберігається у файлах із розширенням AVI, аудіоінформація - у файлах із розширенням WAV, аудіо- у формі інтерфейсу MIDI із розширенням MID. Для їх підтримки розроблено файлову підсистему, яка забезпечує передачу інформації з CD-ROM з оптимальною швидкістю, що істотно при відтворенні аудіо- та відеоінформації.
Широке застосування технологія мультимедіа знайшла у сфері освіти, комп'ютерного тренінгу, бізнесу. Створено ігрові ситуаційні тренажери, відеоенциклопедії, діалогове кіно, де користувач може керувати процесом видовища з клавіатури, а також за допомогою промови. Особливі перспективи мультимедіа відкриває для дистанційного навчання.
Список використаних та рекомендованих джерел
Основні
Основи інформаційних систем : навч. посіб. / [Т. А. Писаревська,
Н. В. Єрьоміна, О. С. Краєва] ; за ред. В. Ф. Ситника. - [2-е вид.]. - К. : КНЕУ, 2001. - 420 с.
Палех Ю. В. Управлінське документування : навч. посіб. у 2-х частинах / Ю. В. Палех. - Київ: ВКУ, 2001. - 380 с.
Фетісов В.С. Автоматизоване робоче місце менеджера : навч. посіб. / В.С. Фетісов. - К. : Знання, 2008. - 390 с.
Додаткові
Береза А.М. Основи створення інформаційних систем : навч. посіб. - [2-е видання, перер. і доповн.] / А.М. Береза. - К. : КНЕУ, 2001. - 214 с.
Писаревська Т.А. Інформаційні системи обліку та аудиту : навч. посіб. / Т. А. Писаревська. - К. : КНЕУ, 2004. - 369 с.
Тема: Інформаційне забезпечення АРМ менеджера
План
Інформаційні потреби менеджерів організації.
Модель структури інформаційної діяльності менеджера.
Оцінка якості організації інформаційного забезпечення АРМ менеджера. Критерії якості.