4. Облік розрахунків з підзвітними особами, пов'язаними з відрядженнями за кордон

Службовим відрядженням називається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи, організації на визначений термін в інший населений пункт для виконання службового доручення не за місцем його постійної роботи.

Відповідно до чинного законодавства України термін відрядження за кордон не повинен перевищувати 60 календарних днів.

Для оформлення службового відрядження за кордон особами, які приймають рішення про таке відрядження, подається на розгляд керівника відповідна заява із зазначенням необхідності, строків, мети виїзду та умов перебування за кордоном, технічне завдання, копія офіційного запиту та його переклад (нотаріально засвідчені), кошторис витрат і додаток про джерела фінансування. Ця заява підписується керівником підприємства або його заступником.

На підставі наданих документів оформлюється наказ (розпорядження) керівника підприємства про службове відрядження за кордон, в якому зазначається: хто відряджається, в яку державу, на яких умовах, строк і мета відрядження, конкретні суми в іноземній валюті і в гривнях, особи, відповідальні за оформлення виїзних документів і здійснення розрахунків.

Наказ є підставою для видачі посвідчення про відрядження особі, яка знаходиться в трудових відносинах з цим підприємством, для виконання службового доручення не за місцем його постійної роботи.

Діючий порядок передбачає видачу авансу в валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільноконвертованій валюті для відшкодування витрат на відрядження. Ці кошти можуть бути видані готівкою з каси, чеками з поточного рахунку в банку чи грошовим переказом через відділення зв'язку (у випадку, коли є підстави для продовження терміну відрядження та особа, яка направлена у відрядження, знаходиться у пункті призначення).

Видача готівкової іноземної валюти з поточного рахунка здійснюється уповноваженим банком на підставі письмової заявки підприємства з доданою до неї довідкою-розрахунком, а також при поданні 3-х примірників доручень.

Не дозволяється направляти у відрядження і видавати аванс працівникові, який не відзвітувався про витрати за попереднім відрядженням.

Готівкові кошти для виплати добових і витрат на проживання за кордоном видаються в сумі, що не перевищує 300 доларів США на добу на одного працівника чи в еквіваленті цієї суми в іншій іноземній валюті. Для забезпечення транспортних витрат - до 1000 доларів США на Одного працівника чи в еквіваленті цієї суми в іншій іноземній валюті.

Інструкцією "Про службові відрядження в межах України та за кордон" встановлені граничні норми відшкодування добових витрат на відрядження для працівників підприємств, установ і організацій всіх форм власності (крім державних службовців і співробітників підприємств, що фінансуються за рахунок бюджетних коштів).

Добові визначаються за час перебування у відрядженні в межах граничних норм. Для визначення норм добових при відрядженні за кордон в країни, з якими встановлений повний прикордонний контроль, дата від'їзду в таку країну визначається за відмітками в закордонному паспорті.

Працівнику відшкодовуються витрати на проїзд; попереднє замовлення квитків, перевезення багажу, найм житлового приміщення і бронювання місць в готелях (але не більше 70 % вартості місця на добу), оформлення закордонного паспорту і віз, комісійні - у випадку обміну валюти, страхування медичної і громадянської відповідальності. Крім того, за дозволом керівника можуть бути оплачені витрати за телефонні розмови.

В бухгалтерському обліку витрати на відрядження відображаються по кредиту субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" у кореспонденції з дебетом рахунків затрат, які бухгалтер підприємства визначає самостійно залежно від мети, зазначеної в наказі про відрядження.

Дебіторська заборгованість, що утвориться під час видачі авансу в іноземній валюті, буде: визначена за валютним курсом на дату видачі авансу; визнана немонетарною статтею, оскільки її погашення не передбачається у грошовій формі.

Перерахунок граничних норм добових витрат, встановлених в гривнях, необхідно здійснювати в долари США за офіційним прогнозним курсом обміну національної валюти України на поточний рік. У випадку необхідності видачі авансу не в доларах США, а в національній валюті країни, куди відряджається працівник, чи в іншій вільно конвертованій валюті, розрахунок норм здійснюється виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним курсом, встановленим Національним банком України на день видачі авансу.

Протягом трьох робочих днів після повернення із відрядження працівник повинен надати авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти. Не пізніше 5 днів з дати повернення із відрядження цей звіт повинен бути перевірений та затверджений керівником підприємства.

Залишок коштів понад сум, підтверджених в авансовому звіті, підлягає поверненню працівником до каси підприємства, установи і організації в грошових одиницях, в яких вони були видані, але не пізніше трьох робочих днів після повернення із відрядження; у випадку застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем - не пізніше 10, а з дозволу керівника (при наявності поважних причин) - 20 робочих днів.

При здачі до бухгалтерії авансового звіту до нього повинні бути прикладені посвідчення про відрядження, оформлене у встановленому порядку, та документ (в оригіналі), що підтверджує оплату витрат, з зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, кредитною карткою, безготівковим розрахунком). При закордонних відрядженнях до звіту додається ксерокопія відміток у закордонному паспорті, завірена відділом кадрів чи керівником підприємства.

Крім того, для підтвердження витрат на відрядження необхідна наявність звітів про виконані роботи осіб, які були у відрядженнях, у відповідності з поставленим завданням, а саме: документів, які засвідчують участь відправленої особи у переговорах, конференціях чи симпозіумах, які проводяться по тематиці, що стосується основної діяльності підприємства чи установи, яка відправляє працівника.

Якщо співробітник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, то він зобов'язаний протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути до каси підприємства одержані кошти в тій валюті, у якій йому був виданий аванс.

Згідно з П(С)БО 16 "Витрати" оплата службових відряджень визнається витратами звітного періоду, і включається до собівартості товарів (робіт, послуг) при наявності підтверджуючих в оригіналі документів при умові, що ці витрати пов'язані з господарською діяльністю підприємства.

Документами, які підтверджують зв'язок відрядження з основною діяльністю підприємства, можуть бути: запрошення сторони, яка приймає участь і діяльність якої співпадає з діяльністю підприємства, яке направляє у відрядження; укладений договір (контракт) і інші документи, які регулюють, засвідчують бажання встановити громадянсько-правові відносини. Якщо запрошення одержано на іноземній мові, то для оформлення відрядження за кордон необхідна копія з перекладом.

Для відшкодування добових витрат необхідно визначити фактичний час перебування працівника за кордоном.

Фактичні витрати відрядженого працівника в іноземній валюті, які визначаються згідно з затвердженим авансовим звітом, але не більше суми авансу, перераховуються у валюту звітності за валютним курсом на дату отримання авансу з включенням до відповідних витрат (адміністративних, загальновиробничих тощо). Якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті у затвердженому авансовому звіті більше авансу, то таке перевищення підлягає перерахунку і включенню до витрат за валютним курсом на дату затвердження авансового звіту, а кредиторська заборгованість, що утвориться, вважатиметься монетарною статтею і підлягає перерахунку на кожну дату балансу (поки не буде виплачено працівнику борг) і на дату погашення кредиторської заборгованості (виплати іноземної валюти).

Різниця, що виникла в результаті такого перерахування, вважається курсовою різницею і включається до складу інших операційних витрат (рахунки 84 "Інші операційні витрати", 94 "Інші витрати операційної діяльності") і доходів (рахунок 71 "Інший операційний дохід").

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в розрізі фізичних осіб, які отримали грошові кошти під звіт в меморіальному ордері № 8 в бюджетних установах, організаціях та журналі-ордері № 7 на підприємствах, організаціях інших форм власності. Сальдо на субрахунках 372 "Розрахунки з підзвітними особами" № 3 відомості № 3.2 може бути як дебетовим, так і кредитовим.

Дебетове сальдо вказується на залишки отриманих під звіт, за якими ще не надані звіти. Кредитове сальдо відображає розмір перевитрат коштів по авансовому звіту у порівнянні з сумою, отриманою під звіт.

Згідно П(С)БО 2 "Баланс" на підприємствах, організаціях вказані вище показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо - у складі оборотних активів, кредитове сальдо - у складі зобов'язань балансу підприємства.

Відшкодування працівнику витрат, пов'язаних з відрядженням відображається по дебету субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітною особою" та кредиту субрахунку 301 "Каса в національній валюті".