Корреспонденция и делопроизводство
Основы делопроизводства на предприятии.
Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.
При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря.
Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).
Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму.
В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.
В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством. В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.
Для документационного обеспечения работы любого учреждения, фирмы предусматривается делопроизводственная служба. Основными функциями службы являются:
1. Прием и первоначальная обработка документов.
2. Учет и отправка корреспонденции.
3. Печатание, контроль и размножение документов.
4. Контроль исполнения документов.
5. Подготовка документов для сдачи в архив.
Наиболее распространенной формой делопроизводственной службы является канцелярия. Канцелярия – это самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое начальником, подчиняющимся непосредственно руководителю организации. Канцелярия функционирует на основе Положения о канцелярии. Состав канцелярии зависит от масштаба организации, уровня автоматизации обработки документов.
Структура канцелярии
Не маловажную роль в организации делопроизводства играет документооборот.
Под документооборотом понимается движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Основные принципы организации документооборота.
1. Прохождение документов должно быть оперативным.
2. Каждое перемещение документооборота должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов.
3. Порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. Таким образом, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов и однократность их обработки.
Для выбора оптимальных маршрутов движения документов разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов, схемы позволяют определить места обработки основных видов документов. В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Входящие документы получает секретарь, проверяется правильность доставки и целостность вложения: все конверты, за исключением личной корреспонденции. Обработка документов заключается в их сортировке на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем организации. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, а остальные – для регистрации в тот же день.