42. Функции канцелярии предприятия. Организация ее работы.

Для документационного обеспечения работы любого учреждения, фирмы предусматривается делопроизводственная служба. Основными функциями службы являются:

1. Прием и первоначальная обработка документов.

2. Учет и отправка корреспонденции.

3. Печатание, контроль и размножение документов.

4. Контроль исполнения документов.

5. Подготовка документов для сдачи в архив.

Наиболее распространенной формой делопроизводственной службы является канцелярия. Канцелярия – это самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое начальником, подчиняющимся непосредственно руководителю организации. Канцелярия функционирует на основе Положения о канцелярии. Состав канцелярии зависит от масштаба организации, уровня автоматизации обработки документов.

Структура канцелярии

Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением

и подчиняется непосредственно Генеральному

директору.

Заведующий канцелярией назначается и освобождается от должности

приказом Генерального директора.

На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее высшее

образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное

образование и стаж работы по делопроизводству не менее 3 лет.

Структуру и штат канцелярии утверждает Генеральный директор с учетом объемов работы и особенностей

производства.

ВЗАИМООТНОШЕНИЯ КАНЦЕЛЯРИИ С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ

ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

Получает: проекты приказов и распоряжений на подпись руководству;

исходящую с предприятия корреспонденцию.

Представляет: поступающую на предприятие корреспонденцию; копии

распорядительных документов; бланки, формы согласно классификатору,

разработанному на предприятии; методическую помощь в вопросах ведения

делопроизводства.

ПРАВА

Канцелярия имеет право:

Требовать от руководителей подразделений и исполнителей справки и

другие материалы, необходимые руководству предприятия, а также информацию об

исполнении документов, решений и заданий руководства предприятия.

Проверять правильность ведения делопроизводства в подразделениях,

указывать руководителям подразделений невыявленные недостатки и требовать их

устранения.

Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением

установленных правил делопроизводства.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения

возложенных настоящим Положением на канцелярию задач и функций несет заведующий

канцелярии.

Степень ответственности других работников устанавливается должностными

инструкциями.

42. Классификация организационно-распорядительных документов. Составьте проект приказа по общим вопросам.

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительной документация является наиболее широко используемым видом документации.

Организационно-распорядительная документация классифицируется на три группы:

• распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления,решения, указания);

• иформационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки);

• организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции,штатные расписания).

• Документация по личному составу (заявления, анкеты, справки, характеристики, удостоверения, личные карточки, учетные формы).

ГОСТ Р6.30-97 распространяется на организационно-распорядительную документацию, предусмотренную унифицированной системой организационно-распорядительной документацией (УСОРД) – приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов власти РФ, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

ГОСТ Р6.30-97 устанавливает для организационно-распорядительной документации два основных формата документов- А4 и А5 . допускается применение формата А6. Формуляры установленные для наиболее широко применяемого формата А4 с угловым и продольным расположением штампов, приведены на рис 2 и 3 соответственно.

Формуляр делит площадь формата на три зоны: служебное поле документа, поле для размещения углового штампа и рабочее поле документа. Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

Информационные элементы документа в делопроизводстве называют реквизитами. Различают реквизиты постоянные и переменные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. Переменные – наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Символические знаки служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

Состав реквизитов организационно-распорядительной документации.

В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие. 01- государственный герб РФ;02- герб субъекта РФ;03- эмблема организации или товарный знак;04- код организации;05- код формы документа;06- наименование организации;07- справочные данные об организации;08- наименование вида документа;09- дата документа;10- распространенный номер документа;11- ссылка на регистрационный номер и дату документа;12- место составления или издания документа;13- гриф ограничения доступа к документу;14- адресат;15- гриф утверждения документа;16- резолюция;17- заголовок к тексту;18- отметка о контроле;19- текст документа;20- отметка о наличии приложения;21- подпись;22- гриф согласия документа;23- виды согласования документа;24- печать;25- отметка о заверении копии;26- отметка об исполнители;27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;28- отметка о поступлении документа в организацию;29- отметка для автоматического поиска документа.

Приказ – это правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач.

Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках. В состав реквизитов приказа входят:1) реквизит углового или продольного штампа с указанием вида документа,2) заголовок к тексту,3) дата выхода, номер приказа,4) текст приказа,5) подпись руководителя,6) визы, согласования и др,7) дата, отметка об исполнении приказа и перенос на магнитный носитель.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей:1) констатирующей;

2) распорядительной.

В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа.

Распорядительная часть начинается со слова Приказываю: (без кавычек), печатаемого с новой строки прописными буквами. После слова Приказываю ставится двоеточие. Часто приказ предусматривает выполнение разнохарактерных действий, поэтому его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и на подпункты.

Пример:

Акционерное общество

“РОСТОВТРАНСАВТО”

344015 г. Ростов-на-Дону, ул. Сиверса 10, ТФ 65-43-90 факс 89-56-23 р.с.№4861033/573 в филиале Инкомбанка г. Ростов-на-Дону. МФО 6789943.

ПРИКАЗ

№00“Заголовок к тексту”

“Место составления или издания”

(Заголовок к тексту отвечает на вопрос “О чем?” и начинается с предлога “О.....”).

1. Констатирующая часть. (Иногда констатирующая часть опускается, когда основания очевидны).

2. Распорядительная часть.

3. Контроль. (Контроль за исполнением приказа возложить на... (указывается должность, Фамилия И.О. или наименование структурного подразделения)).

Наименование

должность руководителя (личная подпись) И.О.Фамилия.

Визы:

Должность (личная подпись) И.О. Фамилия.

00.00.00.

Отметка об исполнении приказа, отметка о переносе данных и направлении его в дело, на машинный носитель.