5.2. Долучення документів до документаційної системи

Кп ш питань чрліїн ииіія до і\ чснп-і іЬи \ мічітш до і)<ж \ менша- \ шипах систем, технологічні аспекти долучений документів, \ основи функціонування автоматизованих систем діловодства. ».і», ( ,оі' щ іно/кіііп ч'іі '/щ/чіі'і// снгтми інрпчиніїіиції

Організація долучення документів до систем

Долучення документів до документаційної системи — це виз­ начення необхідності того, що створені або надіслані до устано­ ви документи треба включити до документаційної системи цієї установи, зареєструвати в ній, використовувати, опрацьовувати, і зберігати [73]. ^,г1^:іі

310

Метою долучення службових документів до документаційних систем є:

• встановлення взаємозв'язків між службовим документом, автором та службовою потребою, що зумовила його ство­рення;

• розміщення службового документа з його взаємозв'язками в документаційній системі;

♦ встановлення зв'язків з іншими службовими документами. Долучення службового документа до документаційної системи

дає змогу визначити місцезнаходження службового документа відповідно до контексту дії, яку здійснюють після його одержан­ня, та є підтвердженням того, що він буде брати участь у робочій операції.

Рішення про те, які службові документи треба долучати до доку­ментаційної системи, а які ні, мусить базуватися на аналізі діяль­ності та звітності установи. Для цього слугують типова номенклату­ра справ та відповідні інструкцій' з діловодства, що визначають, які службові документи й де потрібно зберігати і термін їх зберігання.

Прикладами службових документів, які не потрібно долучати до системи, можуть бути такі, що [74]:

а) не зобов'язують установу чи працівника до певної дії;

б) не документують жодних зобов'язань або обов'язків;

в) не містять інформацію, пов'язану з діяльністю установи, про яку вона зобов'язана звітувати.

У традиційних документаційних системах установ долучення службового документа з паперовим носієм здійснюється шляхом фізичного розміщення його в хронологічній послідовності у до­сьє або теки після його опрацювання. Таке групування пов'язує окремий службовий документ з іншими документами відповідно до напряму діяльності та надає можливість будь-кому, хто хоче одержати інформацію, знайти і ознайомитись зі змістом відпо­відного документа.

Службовий паперовий документ може бути пов'язаний з ін­шими документом часом створення, фізичним сусідством, влас­ником або назвою досьє чи теки. Формальна документаційна система, де інформація записана на паперовому носієві, контро­лює, які справи створювати та як їх найменувати.

В електронних документаційних системах установ у разі надій-дення до них вхідного документа з паперовим носієм із середовища

311

системи забезпечується виклик пакета оптичного розпізнавання тексту, а після одержання його електронного образу — повернен­ня в систему з одночасним прикріпленням документа до елек­тронної реєстраційно-контрольної картки.

Під рухом електронних документів мається на увазі не фізич­не переміщення, а передача прав на застосування із повідомлен­ням конкретних користувачів і контролем за їх виконанням.

В електронних документаційних системах долучення електрон­них документів є результатом визначення, до якого класу нале­жить конкретний службовий документ, та подальше його розмі­щення у наперед визначеній послідовності серед іншої докумен­тації для опрацювання чи відповідного реагування.

Реєстрація вхідного електронного документа здійснюється в автоматизованому режимі. Для отриманого в результаті конвер­тації між двома документаційними системами документа більша частина реквізитів ЕРКК формується автоматично.

Електронний образ документа також прикріплюється до ЕРК. При цьому засвідчується ідентичність документа та його крипто-захист.

Технологічні аспекти долучення документів А. Приймання документів

Усі документи незалежно від виду носія, що надходять до уста­нови: поштою, факсом, доставляються кур'єром чи електронною поштою, приймаються керівником служби діловодства (началь­ником канцелярії або секретарем-референтом) й попередньо розглядаються ним. Прийманню підлягає також і доплатна ко­респонденція.

У разі надходження до служби діловодства документів із папе­ровими носіями розкриваються всі конверти, за винятком іменних листів, та тих, що мають напис «особисто» чи адресованих гро­мадським організаціям установи (профком, жіноча рада тощо), які передаються за призначенням.

При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсут­ності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові, а другий залишається

312

в службі діловодства. Зразок акта про відсутність вкладиша в конверті наведено у додатку 5.3.

Якщо виявлено пошкодження конверта, робиться відповідна позначка в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у ви­падку:

• коли лише за конвертами можна встановити адреси відправ­ників, час відправлення і одержання документів;

• коли у конверті бракує окремих документів чи номери доку­ментів не відповідають номерам на конвертах;

• долучення їх до судових справ, позовних заяв чи касаційних скарг,

♦ розгляду заяв, пропозицій і скарг громадян. Неправильно оформлені (непідписані, незареєстровані, не-

засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові чи пересилаються за належністю.

У разі надходження в електронну документаційну систему від­носно великого обсягу документів з паперовими носіями в системі передбачена спеціальна підсистема розпізнавання.

У цьому випадку після занесення реєстраційних даних про доку­мент у ЕРКК користувач автоматизованого робочого місця (АРМ) потокової реєстрації наносить на перший аркуш штрих-код, що відповідає внутрішньому системному номеру, який присвоюється документу системою.

Після цього документи в довільному порядку надходять на АРМ сканування, що обладнане швидкодіючим сканером. Від­скановані електронні образи документів надходять у базу даних і завдяки технології виділення штрих-коду «прикріплюються» до відповідних контрольно-реєстраційних карток документів.

Процес долучення електронних документів до документацій­них систем включає розміщення детальних метаданих, які міс­тять, доповнюють та пов'язують інформацію про певний службо­вий документ незалежно від його формату. Такі метадані є суттє­вою інформацією для подальшого відстеження повноважень, статусу, структури й цілісності службового документа в будь-який момент, визначення його зв'язків з іншими службовими доку­ментами.

313

Попередній розгляд документів

• Перед долученням службового документа до документаційної системи необхідно з'ясувати необхідність здійснення цього проце­су. Метою попереднього розгляду надісланих документів є розпо­діл їх на такі, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєс­трації, а також встановлення строку виконання.

Попередній розгляд документів з паперовим носієм проводить­ся у день їх надходження або в перший робочий день у разі їх над­ходження в неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми розглядаються негайно.

У ході попереднього розгляду документів незалежно від їх но­сія варто керуватися статутом чи положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікатора­ми ділянок та питань діяльності підрозділів установи, інструкцією з діловодства, номенклатурами справ та схемами руху документів.

Керівництву або власникові установи насамперед мусять пе­редаватися документи урядових та інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують їх вирішення. Інші до­кументи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням.

Наслідки розгляду документів керівництвом або власником установи фіксуються в резолюції, правила складання якої наведе­ні в другому модулі посібника.

Для налагодження ритмічної роботи служби діловодства, за погодженням з керівництвом установи чи її власником, необхід­но чітко розподілити між підлеглими функції керування доку­ментами, визначити стратегічні дії, що забезпечують виконання вимог та правил щодо роботи з документами, забезпечення їх зберігання протягом того часу, доки вони потрібні.

Б. Реєстрування документів

Реєстрування, як уже зазначалось, — це спосіб формалізації долучення службового документа до документаційної системи. Основна мета реєстрування — засвідчити, що службовий доку­мент було створено або долучено до документаційної системи,

а додатковою перевагою є те, що реєстрування полегшує пошук необхідних службових документів.

Факт створення або надходження документів, незалежно від виду носія, фіксується проставлянням на ньому умовних позна­чень — реєстраційних індексів — з подальшим записом у реєстра­ційних формах необхідних відомостей про документ. Суть індек­сування полягає в зарахуванні документа до певної групи відпо­відно до його змісту (контексту).

Реєстраційні індекси складаються з порядкових номерів у ме­жах типу документів, що реєструються, і доповнюються індекса­ми за номенклатурою справ щодо питань діяльності, кореспон­дентів тощо. Реєструються документи для їх обліку, контролю ви­конання і оперативного використання наявної в них інформації.

Місце реєстрації документів повинне бути закріплене в інс­трукції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не під­лягають реєстрації (додаток 5.4).

Обов'язковій реєстрації підлягають документи, що:

• потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо);

• створюються і використовуються в установі;

• надходять від інших установ і приватних осіб.

Кожний документ, незалежно від форми його носія, реєстру­ється в установі лише раз:

• вхідні — днем надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час;

• створювані — днем підписання або затвердження. У разі пе­редачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється.

Проводиться реєстрація документів у межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєстру­ються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради, Президента України, Кабінету Міністрів України, а також орга­нів місцевої влади. Примірнии перелік можливих в установі видів документів для їх індексування за кореспондентською ознакою подано в додатку 5.5.

Реєструються також окремо накази керівника з основної діяль­ності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення

314

315

колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгал­терські зведення, звернення громадян, заявки на матеріально-тех­нічне постачання тощо.

Для реєстрації вхідних і створюваних документів з паперови­ми носіями може застосовуватися реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки (додаток 5.6).

У невеликих установах з обсягом документообігу щорічно до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації, зразок якої подано в додатку 5.7.

За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості кар­тотек залежать від конкретних потреб роботи установи. Так, в ус­тановах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозді­лах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для служби діловодства і структурного підрозділу, якому картка пере­дається разом із документом).

У разі взяття документа на контроль виготовляються три при­мірники картки. Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, зазвичай, складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів.

Перша частина реєстраційної картки використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга — для пошуку документів у процесі роботи над ними за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають за розділами та напрямами діяль­ності установи, покладеними в основу назв її структурних підроз­ділів.

У міру виконання документів картки з розділів першої части­ни із проставленими на них необхідними позначками перестав­ляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

Обов'язкові реквізити реєстрації документів з паперовими но­сіями:

• назва або характер документа;

• вид службового документа

• автор (кореспондент);

• дата документа;

• індекс документа;

• заголовок документа або його короткий зміст;

316

• резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

• відповідальний виконавець;

• строк виконання;

• позначка про виконання (короткий запис про вирішення питання;

• дата виконання та реєстраційний індекс документа-відповіді);

• певні вимоги до опрацювання службових документів і да­них; способи користуванням службовим документом.

Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержан­ні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розмі­щення додаткових реквізитів визначає установа.

За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі — центральний банк реєстраційних даних.

На паперових документах, що реєструються службою діло­водства або секретарем-референтом, на нижньому березі першо­го аркуша документа з правого боку штемпелем ставиться реєс­траційний штамп, яким визначається, чи підлягає документ по­верненню секретареві-референтові.

Обов'язковому поверненню підлягають нормативні докумен­ти та кореспонденція, одержана від Адміністрації Президента Ук­раїни, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, мі­ністерств, відомств, органів місцевих держадміністрацій, а також зареєстровані доручення.

Системами електронного ліловодства та документообігу (СЕДД) підтримуються, як і в традиційному діловодстві, базові групи документів: вхідні, вихідні (внутрішні) документи, а також листи і звернення громадян.

СЕДД допускають розподіл кожної з груп документів на до­вільні підгрупи, що поєднують документи за загальною тематич­ною ознакою, ознакою підрозділів або ознакою листування. Кожну з підгруп, також можна поділяти на більш дрібні підгру­пи тощо.

Наприклад, групу «Вихідні документи» можна розділити на підгрупи «.Документи, що відправляються», і «Внутрішні докумен­ти», а підгрупу «Внутрішні документи» — на підгрупи «Наказ», «Розпорядження», «Інструкції» тощо.

317

Розподіл на підгрупи визначається правилами документообігу і потребами довідково-аналітичної роботи, а склад підгруп і пра­вила формування реєстраційних номерів зберігаються в систем­ному довіднику групи документів.

До системи електронного документообігу установи, що міс­тить службові документи, необхідно долучати метадані, пов'язані з ними у спосіб, що [74]:

а) описує як зміст службового документа, так і контекст діяль­ ності, що відбувається;

б) робить службовий документ основним свідченням викона­ них дій;

в) надає можливість оперативно знайти та відтворити доку­ мент.

Реєстрування електронних документів встановлює, як міні­мум, такі метадані:

• унікальне умовне позначення, визначене системою;

• дату і час реєстрування;

• заголовок або скорочений опис;

• автора (особу або корпоративний орган), відправника чи одержувача.

Детальне реєстрування мусить пов'язувати службовий доку­мент з описовою інформацією про контекст, зміст та структуру документа і показувати його зв'язки з іншими спорідненими до­кументами. Кожний службовий документ або група документів мають містити інформацію про контекст та зміст документа й ін­ших споріднених документів.

У процесі реєстрування електронного службового документа до його унікального умовного позначення (метаданих), залежно від характеру діяльності, яку документують, вимог до установи та ха­рактеристик основних технологічних процесів у ній, може вклю­чатися також додаткова інформація (див. додаток 5.10).

У разі використання схем класифікації файл ( електронний документ) найкраще реєструвати одночасно з класифікуванням. Тип та складність схеми класифікації буде залежати від виду уста­нови. Відповідне закріплення індексів розширює можливості по­шуку електронних документів за допомогою класифікації їх кате­горій та носіїв.

В електронних документаційних системах процес реєстрації, окрім індексування та класифікування документів, мусить містити

318

також визначення статусу доступу та їх передання на зберігання чи вилучення для знищення.

Навіть якщо реєстрування автоматизоване не повністю, еле­менти процесу реєстрування (особливо деякі метадані, потрібні для реєстрування) можуть автоматично надходити з комп'ютерно­го і ділового середовища, до якого належить службовий документ.

Якої б форми не набувало реєстрування, загальним правилом є його незмінність. Проте, якщо зміни потрібні, це фіксують під час перевірки і результати цих змін зберігають.

Основи функціонування автоматизованих систем діловодства

Автоматизація традиційного, паперового, документообігу є про­міжним рішенням, яке використовується для підвищення ефек­тивності роботи установи перед переходом на електронний доку­ментообіг.

Для втілення цього рішення в конкретній установі потрібно створити тісно інтегрований комплекс програмних засобів, кот­рий повинен включати:

• операційні системи;

• систему управління базами даних (СУБД);

• систему автоматизованого діловодства і документообігу;

• систему автоматизації архівної справи;

• сервер обміну повідомленнями;

• програмні пакети.

Основа пропонованого рішення — це придбання системи ав­томатизації діловодства і документообігу (САДД), яка являє собою сучасне масштабоване рішення, розраховане на роботу з потоком вхідних паперових документів. В автоматизованій системі управ­ління документами можуть бути використані підсистеми обробки зображень документів, оптичного розпізнавання символів, уп­равління документами та програмне забезпечення робочих груп, характеристика яких подана у додатку 5.11).

Сукупність нових технологій роботи з електронними доку­ментами, дозволяє організувати «безшовну» взаємодію зазначе­них підсистем та якісне виконання операцій обробки документів. У першу чергу до таких операцій можна віднести:

♦ розпізнавання текстів, що трансформують інформацію на паперових документах в електронну форму;

319

• засоби передачі даних;

• засоби збереження електронної інформації;

• електронний аналог власноручного підпису.

Стратегічним завданням для сучасної установи є проблема ви­бору такої системи управління документообігом, яка була б здат­на створювати, зберігати, здійснювати пошук, редагувати і роз­силати документи. Проблема полягає в тому, що лише небагато програмних систем даної категорії наближаються до того рівня, на якому всі перелічені функції забезпечуються одночасно.

Система управління документообігом може вважатись пов­ною, якщо вона взмозі виконати кілька ключових функцій, най­головніші з яких — надання можливості індексування і пошуку: відслідкувати стан документа, який знаходиться у будь-якому місці мережі підприємства, і швидко визначати його місцезна­ходження у разі потреби. Система повинна також мати можли­вість групувати документи (зводити в один файл тексти, графіки, таблиці), формуючи, в разі необхідності, складний документ.

Одиницею збереження в системі управління документообігом залишається електронна реєстраційно-контрольна картка (ЕРКК) документа — електронний аналог традиційної реєстраційно-кон­трольної картки, що містить вичерпну інформацію про документ і зберігається в єдиній базі даних.

База даних, яка зберігає ЕРКК документу, за аналогією з тради­ційним документообігом називається картотекою, хоча підтриму­ється вона сучасною високопродуктивною СУБД. Функціональні можливості системи управління документообігом повинні підтри­мувати ведення ЕРКК на всіх етапах виконання документу, вклю­чаючи його реєстрацію, накладання на резолюцій, оформлення зві­тів виконавцями, списання документа, або передання його в архів.

Сучасні спеціалізовані системи автоматизації діловодства, як правило, мають функції підмножини даних: ведення довідни-ків-класифікаторш, видів документів, що використовуються в системах, реєстраційних реквізитів документів, введення резо­люцій і контролю виконання документів, організації пошуку до­кументів, формування документів у справу, а також звітів про ви­конану роботу. Короткий опис змісту функцій систем автомати­зованого документообігу та діловодства наведено в додатку 5.12.

З узагальнюючою характеристикою етапів роботи цих систем можна ознайомитись скориставшись додатком 5.13.

Технології діловодства та програмні системи його автоматизації

Практика застосування різноманітних систем автоматизації діловодних процесів свідчить, що переважно використовуються дві технології, які умовно називають «західна» і «вітчизняна».

Західна технологія діловодства ґрунтується на високій вико­навчій дисципліні працівників. Основними його особливостями є такі:

• горизонтальний характер руху документів, що передбачає можливість надходження документа одразу ж до виконавця;

• відсутність централізованого контролю в межах установи;

♦ реєстрація документів безпосередніми виконавцями. Зазначена технологія передбачає використання програмних

систем, орієнтованих на максимально повне використання елек­тронних документів та засобів колективної роботи користувачів з документами, відсутність проміжних ланок та оптимізацію іс­нуючих ділових процесів в установі. Особливістю «західної тех­нології» є моделювання конкретних процесів документообігу і спрямування на ці моделі відповідних програмних систем.

Програмні системи для цієї технології, як правило, постача­ються не у вигляді автономного, відчуженого від розробок про­дукту, а як набір програмних засобів, з яких комплектується від­повідна автоматизована система.

Адаптація цих засобів до конкретних умов роботи установи, встановлення необхідних функціональних компонентів дає змо­гу виконувати завдання відповідно до місця кожного працівника в документаційній системі. Функції визначення маршруту руху документів в установі покладаються на інформаційного аналіти­ка — адміністратора системи, наявність якого обов'язкова.

До систем цього напрямку належать розробки фірм Сотра^, ІЇЩ, Моуєіі, Огасіе, Зутапіес та ін.; русифіковані версії західних систем: «Оосз Ореп»,'«Ьіпк \Уогсі», «Еоїш-ІВМ», «8іай\гаге»; програмні рішення, які створені на основі західних систем: «ОШ-се Меша», «Оос8 Ореп», «Оріітаї \Уогк-їклу», «БОСС- Рефе­рент», а також власні розробки компаній «Ьап Оосз», «Епесі Оґ-їїсе», «Документ-2000», «Крон», «Євфрат», «Ескадо».

Вітчизняна технологія діловодства не має аналогів в інших країнах ні за детальністю опрацювання технології роботи з доку­ментами, ні за масштабами розповсюдження.

320

321

Якщо на Заході розвиток автоматизації стимулює розвиток технологій документообігу, то як у Росії, так і в Україні найчасиі-ше йдеться про автоматизацію вже сформованої й відпрацьованої в радянські часи технології діловодства.

Вітчизняна технологія діловодства має такі особливості:

• чітке документальне підтвердження всіх кроків діяльності установи;

• вертикальний характер руху документів (керівник-викона-вець-керівник);

• централізоване відслідкування всього комплексу робіт з до­кументами, починаючи з моменту їх створення чи надійден-ня в реєстраційних журналах або в картотеках;

• наявність спеціалізованих діловодних служб (управління справами, секретаріатів і канцелярій);

• фіксація технології діловодства в державних стандартах, інс­трукціях і правилах з діловодства, інших нормативних доку­ментах;

• відносно невелика різноманітність процесів діловодства і документообігу та висока міра стандартизації.

Особливістю зазначеної технології є централізований контроль руху документів у реальному масштабі часу, необхідність отриман­ня оперативної інформації і ведення великої кількості різних жур­налів і картотек. Усе це дає змогу гарантовано відстежити шлях ру­ху будь-якого документа, що надійшов до установи, адже жоден за­реєстрований документ вже не може «зникнути безвісти».

Максимальна централізація контролю за документообігом пе­редбачає, що документ повинен бути спочатку переданий на роз­гляд керівництву, а лише потім, разом з резолюціями відповідно до службової ієрархії (через керівників структурних підрозділів) надійти до виконавців.

Діловодні операції при цьому фактично відокремлено від ро­боти з самими документами, безпосередньо з якими працюють керівники і виконавці, а діловодний персонал контролює їхні дії за допомогою різних реєстраційно-контрольних карток. Як нас­лідок, програмні засоби, що реалізують зазначену технологію, орієнтовані передусім на забезпечення супроводу паперового до­кументообігу, зниження трудомісткості рутинних операцій з оп­рацювання документації, поступовий перехід до електронних об­лікових документів.

Системи автоматизації діловодних процесів

Основою функціонування майже всіх систем автоматизації ді­ловодства і документообігу (як західних, так і вітчизняних) стали серверні технології, що дають змогу одночасно створювати, ана­лізувати, перерозподіляти інформацію, здійснювати її швидкий перегляд і пошук.

Найбільш прийнятнішою для автоматизації документообігу є система типу клієнт-сервер.

Клієнтська частина цМ системи дає можливість користувачам за допомогою відповідних прикладних програм отримувати, ре­дагувати, створювати і надавати для загального користування но­ву інформацію.

Серверна частина системи призначена для довгострокового зберігання інформації (файловий сервер), створення і поповнен­ня баз даних конкретної установи (сервер баз даних), виходу до зовнішніх інформаційних ресурсів (сервер виходу в Інтернет), підключення до зовнішніх мереж (модеми, маршрутизатори то­що) передавання повідомлень адресатам. Для серверної частини може застосовуватися мережева операційна система Шпйат 8ег-гег, а для клієнтської — Шпйот Рго$есіопаІ.

Слід зазначити, що інформаційні технології в складі системи клієнт-сервер використовують систему Інтернет/Інтранет, де Інтранет — внутрішня корпоративна мережа установи, яка пра­цює за стандартами Інтернет. Канали передавання даних мають забезпечувати створення загального інформаційного простору в установі. Це дає можливість мати реалізовані зв'язки між ко­ристувачами з будь-якого місця корпоративної мережі або з від­даленими користувачами в системі діловодства і документообігу через Інтернет.

Програмні системи автоматизації діловодних процесів україн­ський дослідник А.Л.Маньковський пропонує позиціонувати за таким переліком:

• спеціалізовані системи автоматизації діловодства («Де-ло-8.0», «Ьап Оос8», «Золушка»);

• системи автоматизації документообігу, що забезпечують довільний обмін документами та інформацією («ОШсе Ме­діа», «Ескадо»);

322

323

• системи управління потоком робіт, які дають можливість ав­томатизувати складні багатокрокові алгоритми роботи з до­кументами (в корпораціях «Орита-\Уогкз», «Ьлпкз \Уогкз», «Згаплуаге»);

• системи колективного опрацювання документів з орієнтацією на автоматизацію роботи невеликого колективу і підтримку сумісного використання інформації групою користувачів (Огоир \^іге і Ьогиз ІЧоїез («Ьоґиз-ІМВ»);

• електронні масиви документів, призначені для зберігання документів в електронному вигляді та їх пошуку («Оосз Ореп», «Євфрат»).

Ефективна реалізація діловодних завдань вимагає застосуван­ня потужних спеціалізованих систем управління базами даних масштабу установи, наявності відповідних засобів проектування та використання спеціальних платформ для функціонування систем управління електронного документообігу.

Найпопулярнішою серед зарубіжних платформ, яку викорис­товують вітчизняні фірми для розробки систем управління елек­тронним документообігом є Ьоіиз ІЧоіез/Вотіпо, найуспішніший приклад програмного забезпечення для робочих груп. Це потуж­ний програмний продукт з великою кількістю різноманітних функцій. Окрім вбудованих операцій для роботи з поштою, осо­бистим і груповим календарем, заготовками для проведення дис­кусійних форумів, зазначена платформа надає можливості щодо створення спеціалізованих баз, в яких документи мають налаш­тований зовнішній вигляд, склад берегів та «запрограмовану по­ведінку», що дає змогу опимально переводити традиційний папе­ровий документообіг в електронний.

Прикладом такої розробки є створена компанією «Інтерсофт» російськомовна система електронного документообігу та діло­водства іТ8-Оп1се (лу\\г\у-іі$.с1п..иа)

Лише недавно на українському ринку почали з'являтися ком­плексні рішення, які повністю враховують специфіку ведення віт­чизняного діловодства: мову, традиції ведення і організації, нор­мативні вимоги, можливість адаптації і технологію автоматизації.

Серед систем автоматизації діловодства та електронного доку­ментообігу значну частку займають системи: «ДОК ПРОФ^М 2.0» товариства «Квазар-мікро», «Атлас ДОК» корпорації «Ат­лас», «АСКОД» закритого акціонерного товариства «ІнфоПлюс»,

«Ме§аро1І8™. Документообіг» закритого акціонерного товариства «Софтлайн», «Летограф» однойменної кампанії, «ДЕЛО» кампа­нії НЕТКОМ ТЕКНОЛОДЖІ та інші.

Характеристика окремих систем електронного діловодства та документообігу подана в додатку 5.14.