2.4. Адресування та оформлення тексту документа

Каюпитань: шірсцьшши документа \\типові; іі керівним- І ні. ткадииіи чи примітиш пат. [юлтіичтн реквишщ на " шику, і-к.шдишш тем ту гЬку чашш: текст 4ик\ чсшги. »і- 1 гомлюк <іо тексту; обмеження дастут до <кщ \кшш гриф оомс-жі-нші Ои,-т\п\ і'ічгі.ііл-.инпш '

Адресування документа

Перед тим, як адресувати будь-який службовий документ особливо якщо цей документ оформлено на бланку, слід уважно ознайомитися з правилами адресування документів юридичним та фізичним особам.

Адресат (реквізит 16)

Зазначений реквізит повинен містити сукупність точних і повних даних, за якими документ може бути доставлений за призначенням: організації чи її структурному підрозділу, посадо­вим особам, просто громадянам.

Максимально реквізит «адресат» може складатися з таких еле­ментів:

• назва організації - адресата (у називному відмінку);

• назва структурного підрозділу;

• назва посади одержувача;

• прізвище (у давальному відмінку) та ініціали одержувача-

• поштова адреса.

Кожен елемент реквізиту «адресаті! ~ назва установи, підроз­ділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса - друку­ється з нового рядка без розділових знаків (крапок, ком тощо) розміром шрифту 14 друкарських пунктів на відстані 92 мм від межі лівого берега.

Наприклад:

Стоматологічний центр «ДЕСНА»

Начальнику відділу кадрів Зв'ягінцевій Г.В.

Кожну зі складових частин адресата друкують з нового рядка. Відстань між складовими частинами мусить становити 1.5 між­рядкові інтервали.

Довжина максимального рядка не повинна перевищувати 78мм і обмежуватися правою межею текстового берега. Розділові знаки (крапки і коми) між складовими частинами, адресата не ставлять.

З метою зменшення трудомісткості виконання друкованих ро­біт, початок і кінець реквізиту «адресат» у відведених для цього місцях на бланках документів, зазвичай, позначають дужками, що наносяться друкарським способом.

Якщо документ адресовано установі або її структурному під­розділу без зазначення посадової особи, їхні назви даються у на­зивному відмінку, наприклад:

[Міністерство освіти і щауки України Загальний відділ]

або

[Міністерство праці

Україїш

Управління справами]

Якщо документ надсилається посадовій особі із зазначенням установи чи структурного підрозділу, де вона працює, назва уста­нови відтворюється у називному відмінку, а посада і прізвище ад­ресата — у давальному, наприклад:

Міністерство внутрішніх справ України Управління кадрів

Головному спеціалісту Тарасюку В.І.

112

113

Адресуючи документ керівникові установи або його заступни­ку, назву установи включають до складу назви посади адресата, наприклад:

Віце-президенту ЗАТ «Надія» Семенченко Н.П. або

Директору заводу «Темп» Таргонському І.І.

У разі необхідності в реквізиті «адресат» можуть вказуватися почесне звання, військове звання, вчене звання, науковий сту­пінь адресата, наприклад:

Європейський університет

Завідуючому кафедри

маркетингу

проф. Луцію О.П.

Надсилаючи документ багатьом однорідним установам, адре­сата зазначають узагальнено в давальному відмінку множини, наприклад:

Директорам підрозділів або

Керівникам дочірніх компаній

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Сло­во «копія» перед позначенням другого, третього і четвертого ад­ресатів не вказується. При направленні документа більш ніж за чотирма адресами складається список на їх розсилання і на кож­ному документі зазначається тільки один адресат.

До складу реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну ад­реси установи повинні відповідати поштовим правилам пошто­вого зв'язку [39].

Складові поштової адреси вказують у називному відмінку в та­кій послідовності (встановлена правилами надання послуг пош­тового зв'язку):

♦ назва організації-адресата (для юридичної особи) або пріз­вище, ім'я та по-батькові чи ініціали (для фізичної особи);

• назва вулиці, номер будинку, корпусу, номер офісу чи квартири;

• назва населеного пункту (міста, селища міського типу, села тощо);

• назва району, області;

• назва країни (для міжнародних відправлень);

• поштовий індекс.

Такий порядок поширюється також на написання поштової адреси у реквізитах «Довідкові дані про організацію», «Адресат». Наприклад:

ТОВ «Видавничий дім «ДІЛО», вул. Осіння 3, Київ, 03035

Директору агенції «СВІТОЧ» Петренку О. С

просп. Правди, 98, оф. 1201, м. Полтава, 36012

Повна поштова адреса зазначається в разі направлення доку­мента разовим кореспондентам, наприклад:

Редакції наукового журналу «Економіка і управління»

бульв. Акад. Вернадського, 16-в, Київ, Україна, 03115

Адресуючи документ фізичній особі, спочатку зазначають у на­зивному відмінку прізвище, ім'я, по-батькові (або ініціали) адре­сата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.

Хмелик Анатолій Петрович

вул. Очаківська 27, кв. 10 м. Коростишів Житомирська область Україна, 02048

або

Слюсаренко Геннадій Анатолійович

вул. Жовта, буд. 12, кв 2, с. Плюти Обухівський р-н, Київська область Україна, 07401

114

115

Крапки і коми в кінці рядків поштової адреси допускається не ставити.

Якщо документ надсилається органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам, їх поштова адреса на доку­менті не проставляється. У таких випадках застосовують конверти із завчасно надрукованими на них адресами, які відправляють згід­но зі списками розсилання.

Зазначення на документі кількох адрес має на меті поінфор­мувати кожного одержувача про осіб в установах, яким його од­ночасно відправлено.

Складання тексту документа

Текст докумеші (реквізит 21) — це головний реквізит, заради якого створюється документ.

Приступаючи до складання тексту, насамперед необхідно виз­начити його мету, переконатись у відповідності змісту компетен­ції обраної установи, правильно визначити вид документа для фіксації управлінського рішення. Текст листа, наприклад, скла­дається з таких логічних елементів: вступу, доказів, закінчення.

Правила написання текстів документів та загальні вимоги що­до їх оформлення наведені у підрозділах 3.1—3.6.

Цілісний текст документа може складатися також на основі трафарету або макета, у формі таблиці чи анкети, й містити пос­тійну інформацію та пропуски для внесення змінної інформації.

Форма анкети використовується для викладу цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Використовуються анкетні тексти в організаційно-розпорядчих, звітно- статистичних документах з матеріально-технічного пос­тачання і збуту та фінансових документах тощо.

Форма таблиці зручна для викладу цифрової або словесної ін­формації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти ви­користовуються у планових, звітно- статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

Заголовок до тексту документа (реквізит 19)

Цей реквізит є невід'ємною частиною тексту документа, що оформляється на бланку або аркуші паперу формату А4 незалежно від його виду і призначення (крім телеграм, телефонограм, пові­домлень та відповідей на листи громадян).

Реквізит мусить відбивати головну ідею текст, його смисловий аспект. Формується він, зазвичай, за допомогою віддієслівного іменника у вигляді відповіді на запитання.

Наприклад:

наказ (про що?) — про створення підрозділу установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії; посадова інструкція (кого ?) — документознавця.

Якщо в документі порушується кілька питань, заголовок фор­мулюється узагальнено. Крапка в кінці заголовка до тексту не ставиться.

Мета створення заголовка — прискорити процес опрацювання документа і його проходження через структурні підрозділи уста­нови та службових осіб безпосередньо до виконавця. До початку виконання документа з його змістом ознайомлюються завідую­чий канцелярією, референт, секретар та інші особи. Кожен з них не завжди має час повністю читати документ. З'ясувати, про що в ньо­му йдеться, їм допомагає саме заголовок до тексту, який з цією ме­тою й створюється виконавцем документа.

Перенесений на реєстраційну картку (в базу даних) заголовок до тексту визначає її рубрику і тим самим дає змогу знаходити та використовувати документ у період його перебування в установі.

Заголовок до тексту має бути лаконічним, точним, максималь­но повно розкривати зміст документа, граматично узгоджуватися з його назвою. Якщо останній складається на основі уніфікованої форми, постійна частина заголовка, що входить у назву форми до­кумента, доповнюється інформацією, яка конкретизує його зміст.

Друкується заголовок до тексту малими літерами через один міжрядковий інтервал (1/6 дюйма). Масимальна довжина рядка не повинна перевищувати 73 мм (33 знаки). Загальний обсяг за­головка до тексту не повинен перевищувати 150 знаків (5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка 28 друкованих знаків). Не рекомендується завершувати рядок багаторядкового заголов­ка прийменником, сполучником чи числівником; їх краще пере­носити на наступний рядок.

У заголовку до тексту допускається скорочення слів. При цьому необхідно дотримуватися правил скорочення й написання скороче­них слів та словосполучень, що встановлені стандартом «Інформа­ція та документація. Скорочення слів в українській мові у бібліогра­фічному описі. Загальні мимоги та правила: ДСТУ 3582-97» [68].

116

117

Допускається (як виняток) продовжити заголовок до тексту при його великому обсязі до межі правого берега документа й роз­ташовувати його центровано над текстом.

Наприклад:

«Про вдосконалення ректорського контролю знань

у підрозділах Європейського університету в містах

Севастополі та Дніпродзержинську Дніпропетровської

області на 2008-2009 навчальний рік».

Відділяти заголовок від тексту необхідно трьома міжрядкови­ми інтервалами зверху та знизу.

Не прийнято розміщувати назви (заголовки) складових час­тин тексту в нижній частині аркуша, якщо під ними менше 5 рядків наступного тексту. В цьому випадку заголовок нової скла­дової частини тексту документа краще починати на наступному аркуші.

Обмеження доступу до документа Гриф обмеження доступу до документа (реквізит15)

Реквізит проставляється на документах, що містять інформа­цію особливого характеру для обмеженого кола осіб.

Віднесення інформації до державної таємниці здійснюється відповідно до Закону України «Про державну таємницю» від 21 січня 1994 р. № 3855-ХИ і Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про державну таємницю» від 21 вересня 1999 р. № 1079 [10].

Доступ до інформації може обмежуватися її власником тільки згідно з законодавством.

Проставляється гриф обмеження доступу до документів без лапок у правому верхньому кутку першої сторінки документа над реквізитами «Адресат» або «Гриф затвердження».

За необхідністю, його можуть доповнити номером примірника.

Наприклад:

Для службового користування Прим. 2

Інформація, якій надається гриф доступу, може мати інші об­межувальні грифи: «Таємно», «Цілком таємно», «Особливої важ­ливості», «Конфіденційно» тощо.

118

Наприклад:

Конфіденційно Прим. 1

Порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять кон­фіденційну інформацію, визначає Інструкція, що затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 зі змінами і доповненнями від 29 листопада 2001 року № 1601 та від 13 березня 2002 року № 281 [36].