3.2. Класифікація документів за

способом викладення матеріалу

Ка.ю питань: дпк\:\ичіти і інипким рівнем < мандариніишії прави т і\ ник иккіінч. дпи і менти і мнимім рівнем стамкгр- *

Усі ділові папери за способом викладення матеріалу, як від­значає у своїх роботах проф. А. П. Коваль, можуть бути поділені на дві категорії: документи з низьким та документи з високим рівнем стандартизації [106].

Документи з низьким рівнем стандартизації

За способом викладення в документах з низьким рівнем стан­дартизації звичайно виділяють такі види текстів: розповідь, опис, міркування.

Розповідь-повідомлення про події, явища, факти в їх хроноло­гічній послідовності; використовується в автобіографіях, прото­колах, звітах і подібних документах.

Послідовність викладення в розповіді підпорядковується най­частіше зовнішньому, хронологічному принципу, а не внутріш­ньому, причиново-наслідковому. Відступ від цього принципу можливий лише тоді, коли необхідно, наприклад, підкреслити залежність роз'єднаних у часі, але внутрішньо пов'язаних подій.

Опис — це спосіб характеристики явища через перелік ознак, властивостей тощо. Частини опису, які розкривають ті чи інші риси предмета чи аспекти питання, називаються елементами опису. Звичайно, опис включає загальну характеристику явища, елементи ж опису лише обґрунтовують і конкретизують НІ Опис застосовується у звітах, актах, наказах, постановах.

Міркування — спосіб викладення, за якого логічно послідов­ний ряд визначень, суджень і висновків розкриває внутрішній зв'язок явищ і зазвичай доводить певне положення через причи­ново-наслідкові зв'язки, розкриття змісту цих зв'язків, порівнян­ня. У міркуванні найчастіше щось доводиться.

У ряді документів усі три способи викладення поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один одного. У інших в основу побу­дови тексту покладається лише шлях доведення від загального до часткового або, навпаки, від фактів до узагальнень.

166

167

Послідовність викладення, що визначається побудовою кон­кретних доказів від загального до часткового, називається дедук­тивною, а від фактів до узагальнень — індуктивною.

Якщо на початку документа викладаються обставини, які вик­ликали його появу, або вказуються причини виникнення саме цього питання, а в кінці викладається мета, таке викладення на­зивається прямим. Якщо ж мета викладається на початку доку­мента, а вже потім даються пояснення, наводяться факти, розра­хунки, таке викладення називається зворотним [108].

У будь-якому разі викладення тексту документа належить вес­ти за такими правилами.

1. Дотримання законів логіки. Закони логіки не можна порушу­вати ні в загальній системі викладення, ні в переходах від однієї частини тексту до іншої, ні в окремих формулюваннях законів логіки. Тому, готуючи складний за змістом документ, слід добре продумувати його логічну структуру. А оскільки головною части­ною будь-якого документа є викладення його мети, то це і є ос­новним елементом логічної побудови змісту.

2. Переконливе і несуперечливе викладення мети документа є стрижнем, на який нанизуються в логічному порядку думки, покликані обгрунтувати, довести, роз'яснити й доповнити цю мету.

3. Достовірність фактичного матеріалу. Причиною помилок часто буває неуважність тих, хто відповідає за документ, їхнє неба­жання або невміння перевірити факти, підкріпитити загальну дум­ку точними даними, тобто відсутність культури документування.

оТак, у протоколах можуть бути пропущені цифрові дані висту­пу; у довідках механічно змінюють літери прізвища; плутають умовні позначення тощо. Все це знижує якість документа, бо факти — це його фундамент. Більше того, значущість багатьох видів документів (акти обстеження, звіти, доповідні записки) прямо залежить від того, наскільки повно представлений у них фактичний матеріал.

4. Урахування всіх фактів, повнота відомостей. Всебічний роз­ гляд проблеми особливо важливий у документах. На їх підставі вирішуються практичні питання політичного, суспільного і гос­ подарського життя, конфліктні ситуації. Існує також поняття «актуальність фактів», що характеризує ступінь їх важливості са­ ме в даний момент, у даній конкретній ситуації.

5. Композиційна довершеність діловим паперам надає вдале розміщення матеріалу, послідовне викладення, оптимально виз­начені характер та обсяг відомостей. У процесі викладення зміс­ту не слід перевантажувати документ другорядними деталями, дрібницями, зайвими словесними прикрасами й надлишковими трафаретними формулами. Автор мусить виділити головне, на­вести вирішальні аргументи, підкріпити їх лише найнеобхідні-шими фактами і цифрами.

6. Доцільність. Як свідчить практика, вміщення в один доку­мент тематично різнорідних, логічно не пов'язаних між собою положень призводить до того, що частина їх не враховується в хо­ді подальшої роботи над ним.

Невисока стандартизація організаційно-розпорядчих доку­ментів компенсується чіткістю, суворою логічністю викладення, його смисловою й словесною адекватністю.

Документи цього типу покликані відображати всю складність діяльності установ, динаміку, зміни, що там відбуваються, непе­редбачені ситуації й проблеми, що повсякчас виникають у тако­му складному й багатогалузевому господарстві, як велика органі­зація.

У процесі підготовки документів найважливішим є організу­вати викладення так» щоб у порівняно невеликий за обсягом текст укласти максимум потрібної інформації і висловити своє ставлення до неї.

Документи з високим рівнем стандартизації

Існує цілий ряд ситуацій, в яких можна наперед передбачити, що, кому й як належить повідомляти, тобто в які готові словесні формули вкласти інформацію. Процес підготовки стандартного документа зводиться до таких трьох операцій:

• вибір серед досить обмеженої кількості стандартних конс­трукцій потрібної в тому чи іншому випадку;

• заповнення формуляра;

• побудова за готовими зразками словосполучень і речень, не передбачених формулярами бланків.

Набір стандартних ділових паперів існує в кожній країні, обс­луговуючи різні аспекти суспільного життя та виробництва. І скрізь стандартизація мови офіційних документів розглядається

168

169

як ефективний засіб скорочення невиправданого інформаційного надлишку за рахунок економії мовних засобів. Перевага стандар­тизованих мовних зворотів полягає ще й у тому, що вони вимага­ють мінімального напруження при сприйманні та пришвидшують процес складання документа, даючи змогу заощаджувати зусилля на пошуки відповідних форм висловлення. Такі звороти, крім усього, відзначаються інформативною місткістю: адже вони сиг­налізують про зміст у найзагальнішій формі, зрозумілій для всіх і перевіреній тривалою практикою.

Щоб швидко, грамотно й точно відобразити певний виробни­чий момент чи ситуацію, потрібні готові, широко відомі словесні формули, які сприймаються як сигнали певного типу інформації.

Стандартні вислови як явище писемного мовлення, виника­ють як наслідок опису однотипних, неодноразово повторюваних виробничих ситуацій. Слова й словосполучення, особливо часто вживані у певних типах документів, утворюють своєрідний кар­кас їх змісту. В таких випадках складання документів може бути зведене до заповнення бланків. Тому прийнято говорити, що ді­лові папери не пишуться, а складаються чи укладаються.

Слід мати на увазі, що процес стандартизації мови ділових па­перів не є «канонізацією», «узаконенням» певних конкретних висловів, це — стандартизація моделі узагальненого зразка такого вислову. Зазвичай, ним є певний тип речення з чітко визначеним порядком слів і термінів, розміщенням групи підмета й групи присудка, головного й підрядного речень, що найкраще й найпов­ніше охоплює ряд схожих ситуацій. За таких умов укладання до­кумента зводиться до конкретного словесного наповнення зазна­ченої синтаксичної моделі.

Бувають випадки, коли автор документа свідомо відмовляється від стандартного викладення. Це означає, що документу надається особливого значення. Так, винятковість, незвичність певного ви­робничого моменту нерідко вимагає відповідного відображення у формі вільного, нестандартного листа. Як свідчать дослідники, нестандартний лист у бізнесі посідає особливе місце: поряд з яв­ною тенденцією до стандартизації мови ділового листування він по-старому має право на існування.

Є ще одна причина відступів від суворо стандартизованого викладення. За повної стандартизації кількість інформації на оди­ницю тексту документа настільки зростає, що навіть у разі таких

незначних ушкоджень тексту, як пропуск слова, нечітко надруко­ваний рядок та ін., втрата їх стає дуже відчутною, зміст докумен­та — важко зрозумілим. Тому незначні відступи від суворої логіч­ності викладення в бік деякого надлишку інформації забезпечу­ють її передачу й відтворення без помітних змістових утрат.

3.3. Граматична форма ділових документів

А'»їм питань: ь жшіапня іменники;, .асінт \ нашої прикметнії-; ми. і /. питі випадки кі'/ппанн» >и.і\.жбпьнх дні.\ ментах, пріш-мчіниі. ■ по • кдінн-чт чт ісчні. аїіревшт\рн та графічні ско-

Сучасний діловий документ вимагає знання і дотримання всіх вимог щодо його укладання. Але в процесі роботи дуже часто трапляються помилки. Для правильності в користуванні, запобі­ганні та виправленні помилок треба пам'ятати, що кожна помил­ка — це насамперед порушення якоїсь мовної норми.

Оскільки існують норми слововживання, граматичні, стиліс­тичні, орфографічні й пунктуаційні, то й помилки в документі відповідають цим нормам.

У писемному діловому мовленні, як підкреслює А.В. Корж, трапляються такі типові помилки [108].

♦ У змісті: тема розкрита неповно; про щось сказано недос­ татньо; у тексті щось зайве; перекручені факти чи події; не проведена основна думка; матеріал неповно викладає певну думку; нема послідовності у викладенні думки.

♦ Мовленнєві помилки: лексичні, фразеологічні, стилістичні. Слово, вжите в іншому значенні; зайве слово; невиправдані

повторення слова чи однакових за структурою речень; непра­вильно поєднуються слова за змістом; використано мовні засоби, що не відповідають стилю і задуму висловлювання, описуваному часу; суржики, русизми, неправильно вжиті фразеологізми.

• Граматичні помилки: морфологічні, синтаксичні. Непра­вильно утворені слова; слово, вжите в іншій формі, непра­вильно побудоване речення.

• Пунктуаційні помилки: неправильно розставлені розділові зна­ки. Від правильності вживання розділових знаків залежать чіт­ка побудова та точне викладення інформації в документі.

170

171

Вживання іменників та прикметників

При складанні документів виникають великі труднощі не ли­ше в доборі потрібних слів, а й у доборі відповідної граматичної форми. Найчастіше виникає сумнів щодо використання роду іменників, коли це стосується назви осіб за професією. Наприк­лад: професор — професорка, лікар — лікарка, фізик — фізичка, працівник — працівниця, викладач — викладачка [106].

Офіційні назви посад, професій — іменники чоловічого роду, тому залежні слова від найменування професій узгоджуються у формі чоловічого роду, наприклад: старший викладач Сидорчук Надія Никифорівна, науковий співробітник Галина Володими­рівна Агафонова, головний лікар Лідія Іванівна Дорошенко.

Коли ж після таких сполук на позначення жіночого роду стоїть дієслово, то воно узгоджується з прізвищем і вживається у формі жіночого роду. Наприклад: Старший викладач Г.І. Гаєвська відпові­дала на наші запитання. Головний прокурор Л.І. Ткаченко наголосила на цих рядках наказу керівника підприємства.

Не вживають у ділових документах узгодження типу: наша го­лова наказала, головна технолог поїхала тощо.

В офіційних ділових документах не рекомендується називати осіб за місцем проживання та їхньою професією типу: сільчани, городяни, заводчани, дистанційники, поштарі, а вживаються: мешканці села, меш­канці міста, робітники заводу, службовці дистанції, працівники пошти.

Досить часто в ділових паперах замість множини зустрічаємо однину. Наприклад: Фермер Павло Харченко зібрав великий урожай цукрового буряка, соняшника й картоплі.

Іноді в ділових документах іменники, що означають речовину (вода, олія, сіль, нафта, вино тощо), набувають форм множини. Наприклад: На цьому підприємстві можна придбати сухі вина, мі­неральні води, технічні мастила.

Чимало помилок у вживанні давального відмінка іменників. Так, іменники чоловічого роду в діловому мовленні мають пере­важно закінчення -у. Наприклад: ректору, а не ректорові, дирек­тору, а не директорові. Закінчення -ові, -еві використовуються переважно в художній літературі чи розмовній мові [128].

Багато помилок припадає і на вживання родового відмінка од­нини іменників чоловічого роду, де одні закінчуються на -а,-я (документа),, інші на -у,-ю (протоколу, принципу, факту). В таких випадках слід звертатися до орфографічного словника.

Щодо вживання прикметників, то тут можуть виникнути труднощі у використанні ступенів порівняння, оскільки в ділово­му мовленні частіше вживані аналітичні форми. Наприклад: пов­ний, більш повний, найбільш повний; вичерпний, більш вичерпний, найбільш вичерпний.

Складні випадки керування в службових документах

Ділові документи вимагають максимальної стислості й точ­ності передавання інформації. Будь-які відступи від правші вик­ладення змісту спричиняють серйозні помилки. Особливо уваж­ними треба бути до дієслів, що вимагають певного відмінка.

Найчастіше помиляються в тих випадках, коли при дієсловах, які вимагають певного відмінка, вживається спільний додаток різної форми. Наприклад: повідомляти новини сесії Верховної Ради України: інформувати про новини сесії Верховної Ради України.

Поширеними є помилки в усталених словосполученнях, вик­ликані змінами окремих слів. Наприклад: правильно вживати: довести до відома громадян (а не: довести для відома громадян).

Особливої уваги вимагають близькі за значенням слова, що зумовлюють різні відмінкові форми. Наприклад: наша земля бага­та на хліб. Наша земля славиться хлібом.

Неоднакових відмінкових форм вимагають одні й ті самі дієс­лова в російській та українській мовах. Наприклад: українське — підготуватися до чого? російське — подготовиться к чемуі

При складанні ділових документів треба звертати увагу і на відповідні прийменники, особливо під час використання устале­них словосполучень типу: покладається на..., схильнідо..., відраху­вання на... тощо.

Коли автори документа хочуть підкреслити напрям дії до чо­гось, використовують прийменники у(в) або до: летіти в літаку, зайти до вітальні.

Дуже складним є використання прийменників для, на. Щоб уникнути помилок, необхідно використовувати прийменник на, коли йдеться про сферу вживання. Наприклад: Виділити кошти на матеріали. Прийменник для вживається тоді, коли слід підкресли­ти мету дії. Наприклад: виділити кошти для придбання матеріалів.

172

173

Прийменник проти вживається в діловому мовленні при по­рівнянні. Наприклад: Кількість населення нашого міста зменши­лась вдвічі проти 1975року.

Прийменники завдяки, всупереч вимагають давального від­мінка. Наприклад: завдяки сумлінній праці, завдяки виконанню планів; всупереч прогнозам.

Перекладаючи з російської мови на українську, треба бути уважними саме в роботі з усталеними прийменниковими конс­трукціями. Наприклад:

Прийменник по в діловому мовленні

Для українського ділового мовлення важливе правильне вжи­вання прийменника по, особливо тоді, коли йдеться про перек­лад з російської мови на українську. Адже російські конструкції з прийменником по в українській мові перекладаються рядом прийменників і безприйменникових конструкцій. Наприклад:

• конструкціями з прийменником за: за свідченням; за власним бажанням; за дорученням; за наказом; за вказівкою; менеджер за професією і т. п.;

• конструкціями з прийменником з: з питань комерційної тор­гівлі; з ініціативи; дослідження з урології; курс лекцій з україн­ської мови; з багатьох причин; з певних обставин; з нагоди (чо­гось) іт. ін.;

• конструкціями з прийменником на: на замовлення; на вимо­гу; на пропозицію; на мою адресу;

• конструкціями з прийменником для: курси для вивчення; ко­місія для складання актів;

• конструкціями з прийменником після: після одержання пос­відчення; після повернення; після виходу; після розгляду (чо­гось) і т. і.

• конструкціями з прийменниками у(в): викликати у службо­вих справах; у вихідні; в усіх напрямах;

• конструкціями з прийменником по: черговий по району; на­каз по відділенню; спеціаліст по проектуванню споруд; колеги по роботі; по можливості і т. і.

• безприйменниковою конструкцією (з орудним відмінком іменника): повідомити телефоном; переказати телеграфом тощо [128].

174

Абревіатури та графічні скорочення

Абревіатура (від лат. скорочую) — скорочене складене слово (іменник), утворений поєднанням початкових літер, початкових складів, частин слів. Абревіатура має граматичне оформлення (рід, число) і функціонує як в усному, так і в письмовому мовлен­ні. Наприклад: СБУ, ВНЗ, Мінвуглепром та ін.

За вимовою розрізняють такі види абревіатур [126]:

• ініціальні (буквені) — утворені поєднанням назв перших букв кількох слів. На письмі вони передаються великими буква­ми. Наприклад: МВС, ОРД, ДАГ, ВНЗ, РВВС, ЧАЕС, СБУ, РУ тощо;

• складово-буквенні — утворені від перших літер і складів тих слів, які стали основою для їх утворення: райвно, спецкор то­що;

• складові — утворені від початкових частин кожного твірно­го слова: Мінпром, Інтерпол, Донбас, Мінфін, юрфак, комбат тощо;

• змішані — утворені за допомогою частини слова та цілого слова: спецгрупа, опергрупа, райвідділ, адміннагляд, меддопо­мога, державтоінспекція, оперуповноважений тощо.

Багато з них стали загальновживаними й увійшли в словнико­вий запас як повноправні лексичні одиниці. Вони постійно вжи­ваються в різних стилях писемної мови, у ігому числі й в офіцій­но-діловому.

Вимова абревіатур багато в чому залежить від кількості, а та­кож розміщення в ній голосних і приголосних звуків. Найголов­нішими закономірностями вимови абревіатур можна вважати такі [108]:

1. Абревіатури вимовляються як звичайні слова, за звуками: міськвно, соцзабез, загс тощо.

2. За звуками вимовляються також ініціально-звукові абревіа­тури, що складаються з ініціалів: ХДПУ, ТРК, СШД, ДТПТощо.

Однолітерні абревіатури з цифрами вимовляються за назвами цифр: К-19, Т-150, АН-24.

Графічні скорочення — це економне позначення слів у докумен­тах, їх особливість у тому, що вони вимовляються повністю і ско­рочуються лише на письмі. Графічні скорочення (крім стандар­тних скорочень значень метричних мір: м — метр, мм — міліметр, см — сантиметр) пишуться з крапками на місці скорочення.

175

Основним критерієм скорочуваності є доступність. Розрізняють два види скорочень:

а) для зорового сприйняття;

б) для вживання в писемній мові.

Графічні скорочення для зорового сприйняття не мають гра­матичного оформлення, позначаються малими літерами й запи­суються [128]:

а) через дробову риску: о/с (особовий склад), в/ч (військова части­ на), р/р (розрахунковий рахунок), п/п (порядковий номер) тощо;

б) через дефіс: м-ць (місяць), б-ка (бібліотека), в-во (видавниц­ тво), р-н (район), ф-ція (функція) тощо.

У писемній мові слова скорочуються на приголосну, після якої ставиться крапка: кв. (квартира), гр. (громадянин), див. (дивись), обл. (область), с. (село), стор. (сторінка), укр. (український) тощо.

Зберігається написання великих та малих літер, дефісів, нап­риклад: півн.-сх. (північно-східний), Півн.-Крим. канал (Північно-Кримський канал).

Не скорочуються слова на голосну, якщо вона не початкова в слові, і на ь. Наприклад: слово український може бути скороче­не: укр., україн., українськ.

При збігу двох однакових приголосних скорочення робимо після першого приголосного: змін, робота, відмін, навчання. За збігом двох і більше різних приголосних скорочення можна ро­бити як після першого, так і після останнього приголосного [5]: мід., мідн. (мідний); висот., висоти, (висотний).

До загальноприйнятих скорочень належать:

акад. — академік, вид. — видання, гр. — громадянин, див. — дивись, доц. — доцент, ім. — імені, іт. ін. — Іїаке інше, і под. — і подібне, напр. — наприклад, н.е — нашої ери, о. — острів, обл. — область, проф. — професор, р. — рік, ріка, рр. — роки, с.** село, сторінка, т. — товариш, том, тт. — томи.

Використовуючи абревіатуру та графічні скорочення, слід дотримуватися таких вимог:

1. Скорочення повинне бути зрозумілим і легко розгортатися в повну назву.

2. Скорочення не має збігатися за формою зі словом чи скоро­ченням, уже наявним у мові. Наприклад, ДДУ (Дніпродзержин-ський державний університет).

3. Скорочене слово мусить зберігати однакову форму в тексті.

Слід також пам'ятати [106]:

1. Загальноприйняті скорочення вживаються при переліку і по­силаннях поряд з цифрами: 1 млн., 50 см, 86 кг.

2. Географічні та топографічні поняття скорочують тільки перед словами, до яких вони відносяться. Наприклад: Київ, вул. Соло-м'янська, затока р. Дніпро, пл. Перемоги тощо.

3. Слово «рік» скорочується тільки при цифрах. Наприклад: 2007 р., на позначення періоду часу пишуть 2008—2009 рр., якщо ж між роками є прийменник «по», тоді слід писати: з 2008 р. по 2009/7.

4. При обчисленні часу в документах пишуть: 20 год. або 20—00, 8 год. 45 хв. або 8—45, слова «ранок», «день», «вечір» не вживаються.

5. Скорочені назви марок машин, літаків, що складаються з ок­ремих буквених чи змішаних індексів, пишуться без лапок вели­кими літерами: ФІАТ, ВАЗ-69, ТУ-144.

6. Запис порядкових числівників відрізняється від кількісних:

а) вводяться в текст з відмінковим закінченням: студент 5-го курсу; засуджено до 3-х років позбавлення волі;

б) при перерахуванні закінчення вживається лише один раз: студенти 1, 2, 3-го курсів.

7. Приблизна кількість відтворюється за допомогою слів по­над, до, більш, менш: до вересня 2009р., понад п'яти мільйонів гри­вень було вилучено...

8. Складні слова, де перша частина позначається цифрою, за­писуються за зразком: 20-річні злочинці, 50-кілометрова відстань, 15-літнє дівча.