6.4. Особливості архівної роботи

Кат питань иимп.-и «о традиційних архівних приміщенії, ро-'ш шипі і архівними іЬкумаїтами. функціонування корпорчттиі пи\ с н^лктронііи\ архівні, ритіток єісктронних аргшв та" фпрщчшння іірми'ш веО-рі'іурсів

Вимоги до традиційних архівних приміщень

Усі документи, що утворилися в установі й мають політичну, наукову та історичну цінність, зберігаються в архівних підрозді­лах установи й після відповідної експертизи передаються до скла­ду Державного архівного фонду України.

Всі виконані документи з метою забезпечення їх обміну, збері­гання, швидкого пошуку формуються у справи і у встановленому порядку передаються до архіву.

Архів — це організація чи структурний підрозділ установи, який здійснює приймання і зберігання документів з метою вико­ристання ретроспективної документальної інформації.

Архівний підрозділ установи складає і постійно поповнює список органів — джерел комплектування, в якому зазначається категорія документів, які приймаються на зберігання.

Приміщення для архівного підрозділу установи будується спе­ціально або переобладнується з приміщень іншого призначення.

404

405

Архівний підрозділ установи, згідно Правил, повинен мати спеціально обладнані приміщення для [59]:

• приймання документів;

• зберігання документів (архівосховища);

• розміщення науково-довідкового апарату і облікових доку­ментів;

• роботи співробітників (робочі штати);

• роботи відвідувачів (читальний зал).

Площа архівосховища встановлюється, виходячи з реального обсягу і перспектив комплектування архівного відділу й інших підрозділів установи. Приміщення будується з вогнетривкими стінами й перекриттями з межами вогнестійкості не менше двох годин. Поєднання архівосховищ і робочих приміщень будь-яко­го призначення не допускається.

Вікна приміщень архівного підрозділу установи, розміщення яких допускає проникнення сторонніх осіб, обладнуються відкид­ними металевими ґратами, які замикаються зсередини на замок і опечатуються. Двері приміщення архівного підрозділу мають бути металеві або оббиті металевим листом, з надійними замками підвищеної таємності.

В архівосховищах забороняється проводити газові, каналізацій­ні та інші магістральні трубопроводи. Забороняється розміщення архівосховищ у неопалюваних, сирих приміщеннях, не пристосо­ваних для роботи, а також у приміщеннях з пічним опаленням.

Для захисту документів від пилу в архівосховищі потрібно:

• забезпечувати максимально можливу герметичність примі­щень,

• обладнувати вентиляційні системи протипиловими фільтрами;

• встановлювати системи, які очищають повітря від пилу;

• при провітрюванні архівосховищ вікна і кватирки затягува­ти марлею, змоченою 50-% розчином гліцерину і старанно викрученою.

Для організації належного зберігання та захисту службових документів сховище оцінюють згідно з такими чинниками:

• сховище треба розташовувати в місці, до якого легко доби­ратися, та яке не має явних зовнішніх ризиків;

• структура будівлі має забезпечувати відповідний вибір та ста­більність температури та вологості, захист від пожежі затоплен­ня, забруднювання (радіоактивними ізотопами, токсинами та

пліснявою), заходи безпеки, контрольований доступ до зон зберігання, системи виявляння несанкціонованого доступу та відповідний захист проти ураження комахами або паразитами; ♦ стелажі архівосховища повинні відповідати формату доку­ментів та бути достатньо міцними, щоб витримати вагу доку­ментів. Контейнери та пакування мають витримувати тиск, спричинений вмістом, та не пошкодити службові документи під час зберігання. Користування службовими документами може стати підставою для застосовування спеціального за­хисного пакування, щоб забезпечити додатковий захист від пошкодження при проведенні розвантажувальних робіт. Установи на свій розсуд можуть скористатися послугами під­рядника для зберігання службових документів та надавати доступ як до друкованих копій, так і до електронної інформації. У таких випадках важливо, щоб угоди про надання послуг встановлювали права і обов'язки власників документів та постачальників послуг.

Робота з документами в архівосховищі

Переданая до архіву або вилучення службових документів з од­наковими строками їх зберігання для знищення та терміни вико­нання цих дій мають бути легко визначені в документаційній системі.

Наприклад, службові документи, де інформація записана на паперовому носієві, що мають однакові строки передання до ар­хіву або вилучення їх для знищення та терміни виконання цих дій, можуть фізично зберігатися поряд.

Щоб підтвердити або внести поправки до статусу передання службового документа до архіву або вилучення його для знищен­ня, необхідно до передання службового документа переглянути історію користування ним.

До інших важливих операцій передання документа належать:

а) вибір сукупності дій, що ініціюють початок передавання або знищування службових документів;

б) підтвердження, що операція, якої стосується службовий до­ кумент, завершена;

в) зберігання звітного документа про передання службових документів до архіву або про його знищення.

Фізичне знищення службових документів здійснюють методами, що відповідають рівню конфіденційності. Установа може зберігати

406

407

результати перевірки, де задокументовані всі випадки знищення службових документів. Також може бути необхідною згода відпо­відних повноважних органів.

Знищення може здійснювати третя сторона, яку найняли для виконання цієї роботи і яка має на це відповідні повноваження. Для будь-яких випадків знищення документів третьою стороною необхідна наявність відповідних сертифікатів.

Фізичне знищення службових документів здійснюють відпо­відно до нормативно-правових актів. У передбачених цими акта­ми випадках фізичне знищення службових документів в органі­зації необхідно погоджувати з відповідною архівною установою.

Організація повинна зберігати задокументовані свідчення про всі випадки знищення службових документів.

Службові документи в електронній формі можна знищувати шляхом переформатування або перезаписування за гарантії, що пе-реформатуванням ці документи не можна відновити.

Наявності інструкцій щодо знищення службових документів недостатньо для того, щоб забезпечити знищування всіх систем­них посилань до даних, долучених до програмного забезпечення системи.

Резервні копії, що містять покоління даних системи, також треба переформатувати або перезаписати перед тим, як заверши­ти ефективне знищення інформації на електронних носіях.

Ефективною альтернативою є фізичне знищення носія інфор­мації, особливо якщо знищення, переформатування чи переза-пийування або неприйнятні, або є небезпечними для знищення цифрової інформації.

За певних обставин може відбуватися передання прав контролю за службовими документами. Такі обставини виникають, наприк­лад, під час реструктуризації, коли установа припиняє існування або коли ділова діяльність переводиться у регіон з дешевшою ро­бочою силою. У таких випадках визначають службові документи, які треба передати, вилучають їх із наявних документаціиних систем та передають їх фізично.

Передавання прав власності або контролю за документами ін­шій установі може містити:

а) обов'язки, пов'язані з керуванням службовими документами;

б) передавання у регіон з дешевшою робочою силою або орга- нізації-підряднику;

в) передавання до сховища;

г) передавання до архіву.

Ключовим елементом у зв'язку з передаванням прав власнос­ті на службові документи є визначення звітності за них. У цьому контексті виникають такі питання:

• Чи була встановлена операційна та адміністративна необ­хідність передавання службових документів з дотриманням відповідних повноважень?

• Чи вирішені питання повноважень та звітності?

• Чи взято до уваги вплив на службові документи установи, що передає службові документи?

• Чи виконано поточні правові, політичні та регулятивні зо­бов'язання?

Якщо установою передаються електронні документи, треба розглянути такі питання:

• сумісність апаратного та програмного забезпечення;

• метадані (контрольна та залежна від контексту інформація);

• документація про бази даних (технічна інформація про об­робку даних та їх структуру);

• ліцензійні угоди;

• стандарти [73].

У випадках, коли документи передають з-під контролю або власності установи (наприклад, під час приватизації державних ус­танов), може знадобитися дозвіл уповноваженої архівної установи.

Коли державні документи, що містять особисту інформацію, повинні передаватися установам з іншим правовим статусом, треба враховувати ряд чинників (особливо в тих випадках, де тре­ба застосовувати вимоги до свободи інформації та законодавство про дотримання таємниці приватного життя).

За цих обставин мають бути забезпечені вимоги до зберігання службових документів, захисту особистої інформації та послідов­ного забезпечування доступу до них.

Видача документів з архіву у тимчасове користування в підроз­діл, у діловодстві якого вони утворилися, або підрозділ-право-наступник проводиться лише за письмовою згодою керівництва фондоутворювача або органу підрозділу, якому підпорядковуєть­ся документоутворювач. Без погодження можуть бути видані:

♦ особові справи колишніх працівників — із питань кадрових апаратів та військово-лікувальних комісій органу, установи;

408

409

• нормативні документи — за запитами співробітників органу, установи;

• припинені кримінальні справи, справи протокольного ви­робництва — за запитами правоохоронних органів;

• архівні матеріали для науково-дослідної роботи працівни­кам органу, установи за запитом, підписаним керівником органу установи.

Справи видаються для користування терміном до ЗО днів. За необхідності провадження зазначеного терміну керівник підроз­ділу, в якому знаходиться видана справа, подає до архівного під­розділу письмовий мотивований запит. Дозвіл на продовження терміну надає керівник інформаційного центру. У міру потреби працівник архівного підрозділу перевіряє наявність та стан справ, які знаходяться в тимчасовому користуванні.

Архівні документи, які здаються на зберігання в архівні під­розділи установи, можуть використовуватися в наукових, прак­тичних та інших цілях. Працівники архівних підрозділів установи можуть користуватися у своїй службовій діяльності документами тільки з дозволу керівника архівного підрозділу.

Архівні підрозділи установи для використання документів, які зберігаються, здійснюють:

• видачу справ у тимчасове користування;

• інформування зацікавлених органів про документи, які збе­рігаються;

• видачу з питань органів та громадян архівних довідок, копій, витягів;

• підготовку документів для опублікування, експонування на документальних виставках, використання в літературі, мис­тецтві, засобах масової інформації.

Функціонування корпоративних електронних архівів

Для електронних документів установи, організації чи корпо­рації необхідно створити відповідний електронний архів.

Корпоративний електронний архів можна визначити як ком­плекс апаратно-програмних засобів і технологій, що використо­вуються для створення установою архіву документів у електрон­ному вигляді.

410

Метою створення електронного архіву є забезпечення опера­тивного і повноцінного доступу до всіх документів, які зберіга­ються і надходять до системи управління відповідно до наданих прав.

Для створення електронного архіву необхідно вирішити два ос­новні завдання: введення в ПК масиву наявних у архіві документів і забезпечення можливості в потрібний час і в зручній формі опе­ративного повнотекстового доступу до їх електронних копій.

Інформатизацію архівної справи в установі треба будувати за такими принципами:

• спадковість автоматизованих архівних технологій роботи з документами щодо традиційних;

• спадковість розвитку самих архівних технологій;

• системність і реалізація автоматизованих архівних техноло­гій на рівні архіву;

• внутрішньогалузева уніфікація з метою інтеграції в єдину систему інформаційних ресурсів. ціаІ

Зазначені принципи побудови архіву вимагають дотримання чинних міжнародних, національних і галузевих стандартів робо­ти з документами, уніфікації програмного забезпечення та фор­матів подання даних.

Багатообіцяючим сектором ринку промислових інформацій­них систем, вважає проф. Г. Г. Асеєв, є система РОМ (Ргосіисі Т)а-іа Мапа§етепі) — система управління даними про виробничі про­цеси. РБМ-технолбгія призначена для управління всіма даним про виріб та інформаційними процесами життєвого циклу виро­бу, що створюють і використовують ці дані [80].

Основною ідеєю РБМ-технологій, як підкреслює проф. Г.Г. Асєєв, є підвищення ефективності управління інформацією за рахунок під­вищення доступності даних про виріб, які вимагаються для інфор­маційних процесів життєвого циклу. Для реалізації РОМ технологій існують спеціалізовані програмні засоби — РБМ-системи, які вис­тупають як засіб інтеграції всієї множини використовуваних прок­ладних комп'ютерних систем (САПР, АСУП тощо) шляхом акуму-люваня даних, що надходять до них, у логічно єдину модель на ос­нові стандартних інтерфейси» взаємодії.

Користувачами рЬМ-систєми можуть бути всі працівники ус­танови, діяльність яких пов'язана з життєвим циклом того чи ін­шого виробу.

411

Основними функціями корпоративного електронного архіву в установі мають стати [80]:

• сканування текстів традиційних документів;

• розпізнавання і коригування помилок;

• створення та міграція електронних документів і образів;

• індексування документів;

• оперативний пошук і відображення документів;

• аналіз руху електронних документів;

• управління досконалим функціонуванням всієї системи і т.ін.

Для реалізації зазначених функцій у корпоративному елек­тронному архіві потрібно створити відповідні підсистеми введен­ня, зберігання, індексування, пошуку і відображення інформації, аналізу, управління потоками, адміністрування і науково-техніч­ного супроводження, які й відображуватимуть рівень культури виконання вказаних операцій.

Зберігання службових документів в електронній формі, щоб запобігти їх утраті, зумовлює використання додаткових засобів та стратегій зберігання:

а) системи дублювання — це метод копіювання електронних документів для запобігання їх втратам через збої системи. Такі системи мають охоплювати програму регулярного дуб­ лювання, багаторазові копії на різних носіях, зберігання ре­ зервних копій у різних місцях та забезпечування як звичай­ ного, так і швидкого доступу до резервних копій;

б) щоб запобігти фізичному пошкодженню носія, треба здій­ снювати поточне обслуговування. Службові документи тре­ ба копіювати на новіші версії того самого носія (або на інші нові носії), щоб запобігти поступовому руйнуванню даних;

в) старіння апаратного та програмного забезпечення може вплинути на можливість читання електронних документів, що зберігаються.

Проблеми розвитку електронних архівів

Розвиток в Україні інформаційного суспільства призвів до ак­тивного використання інформаційних ресурсів. Робота з інфор­мацією, накопиченою за багато років як в електронному, так і в паперовому форматах, є актуальною для багатьох споживачів.

Традиційні інформаційні структури, маючи значний досвід у формуванні та представленні інформаційного масиву, сьогодні вже не в змозі задовольнити інформаційні потреби користувачів. Орієнтуватись у великих обсягах документів та ефективно пра­цювати з ними, користуючись лише традиційними засобами по­шуку інформації, стає неможливим, оскільки ці засоби не відоб­ражають оперативно і в достатній повноті весь масив інформації, що потрібен користувачу.

Значним недоліком традиційної інформаційної структури є її віддаленість від великої групи користувачів. Водночас доступ­ність інформації до різних регіонів в оперативні терміни та в дос­татній повноті є однією з характерних рис інформаційного сус­пільства. Тож, відсутність цілісної уніфікованої системи збере­ження інформації, що представлена в електронному вигляді, та такої самої цілісної системи її відображення підкреслюють акту­альність питання формування різноманітних фондів електрон­них архівів.

Проблема розвитку і формування електронних архівів знай­шла відображення в публікаціях таких науковців, як Т.П. Павлу-ша, Г.Н. Юхимець, М.С. Слободяник, С.Г. Кулєшов, Л.А. Дубро-віна, Г.В. Боряк які теоретично обґрунтували ідеї створення елек­тронних архівів, розробили стратегію формування національних електронних ресурсів.

Активне відображення цієї проблеми в публікаціях вітчизня­них та зарубіжних науковців підтверджує своєчасність і доціль­ність розробки теоретико-методологічних засад та організіцій-но-методичних засобів розвитку електронних архівів.

Доцільно звернути увагу на те, що створення і підтримка елек­тронних архівів потребує вирішення цілого ряду технічних проб­лем: використання різних форматів представлення документів, видів та способів обробки інформації, врахування мовних особ­ливостей, побудова інформаційно-пошукових систем для вже іс­нуючих баз даних і неструктурованих масивів документів тощо. Важливими фундаментальними питаннями є розробка терміно­логічних стандартів та стандартів структури опису електронних об'єктів.

Розвиток мережі Інтернет як системи інформаційних комуні­кацій зумовлює необхідність розробки системи організаційних,

412

413

технічних, правових заходів для забезпечення довготривалого збереження та доступності документів, розміщених на веб-серве-рах мережі Інтернет.

Порівняльний документознавчий аналіз інформаційних веб-ресурсів, архівних документів показує, що веб-ресурси за кількістю спільних ознак ближчі до архівних документів, оскіль­ки кожен веб-ресурс є сукупністю історично та логічно пов'яза­них документів, які утворилися в процесі діяльності певної уста­нови, організації або особи.

Документи, що утворюють веб-ресурс:

• є унікальними мають спільне походження і найчастіше од­норідні за змістом та формою представлення;

• мають виконувати функцію ретроспективної пам'яті;

• початкове призначення веб-ресурсів з плином часу втрача­ється, але може зберігатися їхнє історичне, наукове, соці­альне, економічне, політичне та культурне значення;

• можуть бути архівним документам, яким притаманна наяв­ність багаторівневих різнопланових зв'язків між докумен­тами.

Все це зумовлює вимогу до їхнього зберігання як єдиного ком­плексу, не розпорошуючи на окремі, не пов'язані між собою до­кументи електронної бібліотеки.

Саме тому організацію збереження веб-ресурсів доцільно про­водити із застосуванням архівних технологій. Основним прави­лом у цьому повинна стати неподільність зберігаємого веб-ресур-су, що випливає з принципу походження і вимагає збереження архівної копії веб-ресурсу в цілісності: без поділу, вилучення або додавання документів для забезпечення його повної достовірнос­ті та інформаційної цінності.

414

Крім того, використання архівної технології не лише в органі­заційному, а й у науково-обліковому контексті призначено: ство­рити умови для повноцінної державної реєстрації веб-ресурсів як частини культурного надбання, та залучення до наукового обігу інформації про ці документні ресурси.