Контроль

після чого документ передається виконавцеві; додатковий примір­ник реєстраційної картки зберігається в контрольній картотеці.

Картки контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової кар­тотеки за строками виконання документів, виконавцями, група­ми документів (накази, рішення тощо).

Підготовлений проект відповіді на контрольний документ або доповідна записка про наслідки виконання контрольного доку­мента доповідаються керівництву органу разом з контрольним документом і контрольною карткою.

Проекти відповідей на документи, які є на контролі у вищих органах, подаються на підпис керівництву установи не пізніше ніж за три дні до закінчення терміну виконання.

Документ вважається виконаним тоді, коли всі поставлені в ньому питання вирішені й кореспондентові (автору) дана від­повідь.

З контролю документ знімає керівник, який дав доручення про виконання, абр особа, що виконує його обов'язки. Це засвід­чується його підписом на контрольній картці,' ^:

Перевірка ходу виконання документа здійснюється, зазвичай, за пять днів до закінчення терміну виконання.

343

Якщо про виконання документа доповідалося керівнику уста­нови чи його заступникові в усній формі, то в контрольній картці робиться відповідний запис у графі «контрольні відмітки» за під­писом особи, яка доповідала про наслідки виконання.

Контрольні картки на виконані документи повертаються до служби діловодства (секретаріатів) з відмітками про результати виконання, зняття з контролю, причини порушення терміну (як­що це мало місце) не пізніше наступного дня після виконання документа.

Контрольні картки на виконані документи розміщаються в архівній картотеці, зберігаються протягом трьох років, після чого знищуються за актом.

В установах з обсягом документообігу понад 25 000 документів щорічно періодично складаються і надсилаються в структурні підрозділи-виконавці переліки документів, що перебувають на контролі (додаток 5.20). Після заповнення відповідних граф ці переліки повертаються до контрольної служби.

Автоматизована форма контролю

У сучасних установах організзація документообігу та контроль за виконанням документів провадяться за допомогою комп'ю­терної техніки. Підсумком автоматизованого пошуку є виведен­ня шуканої інформації або повідомлення про її відсутність.

Нагадування виконавцям про строки виконання, відомості про стан виконання, про перенесення строків, завершення виконання тощо , в разі необхідності виводяться на друкуючий пристрій.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені й кореспондентові дана повна відповідь.

Після виконання документи знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і картці ро­биться позначка про зняття з контролю. Дані про виконання до­кумента і зняття з контролю вносяться у контрольну картку та відповідний файл в ПК.

Відомості про наслідки виконання взятих на контроль доку­ментів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних орга­нів з пропозиціями щодо поліпшення усієї роботи.

Основним механізмом контролю за документами є резолюція керівника, де визначено, хто та у який строк має виконати певні дії над документом. СЕДД дає можливість формувати підзвітні резолюції, при цьому користувач може бачити всі резолюції або тільки резолюцію безпосереднього керівника залежно від того, як вона налаштована. Усі користувачі автоматично одержують документи на виконання відповідно до резолюції керівника.

Користувачі можуть працювати з електронними образами до­кументів або ж безпосередньо з документами, але при цьому може зберігатися паралельний рух паперових документів. Факт прий­няття документа користувачем на виконання та зняття з контро­лю фіксується за допомогою технології штрих-кодової ідентифі­кації документів.

Питання для самоперевірки

1. Який взаємозв'язок між документообігом та системою?

1. У чому полягає організування раціональної побудови доку­ментообігу?

2. Хто дозволяє впровадження систем електронного документо­обігу?

2. Що означає долучення документів до документаційних систем?

3. Охарактеризуйте технологічні аспекти долучення документів?

3. Поясніть основи функціонування автоматизованих систем ді­ловодства?

4. Перерахуйте програмні системи автоматизації діловодних

процесів?

8. Опишіть загальний порядок проходження документів в уста­нові?

8. У чому полягає робота над документами у підрозділах?

10. Поясніть застосування електронного підпису?

11. Які завдання і порядок контролю?

12. Як визначаються строки виконання документів?

13. Опишіть здійснення контролю за виконанням документів?

344

345

Перелік додатків до модуля 5

1. Схеми документообігу в установі.

2. Зразок оперограми руху внутрішніх розпорядчих документів.

3. Акт про відсутність вкладень в конверті.

4. Примірний перелік документів , що не підлягають реєстрації.

5. Перелік видів документів і кореспондентів для індексування.

6. Реєстраційно-контрольна картка.

7. Журнал реєстрації вхідних документів.

8. Журнал реєстрації вихідних документів.

9. Примірний перелік індексів керівного складу.

10. Перелік метаданих електронного службового документа.

11. Характеристика підсистем автоматизації діловодства.

12. Функції систем автоматизації діловодства діловодства.

13. Основні етапи роботи автоматизованих систем діловодства.

14. Системи електронного документообігу та діловодства.

15. Зведена таблиця підрахунку обсягів документообігу.

16. Приклади надсилання кореспонденції по Україні та за кордон.

17. Перелік документів, що знаходяться на контролі.

Додаток Ц.І Схеми документообігу в установі

А. Документообіг в установі без структурних підрозділів

Керівництво установи

_□

				Виконавці
Служба діловодства
і!
			Зовнішні партнери

Б. Документообіг в установі зі структурними підрозділами

Керівництво установи					Керівництво підрозділу установи
її у					А А 0 і
Секретаріат			>■	Секретарі структурних підрозділів		>■	Виконавці
і	1 «
Служба діловодства
! -		!
			Зовнішні партнери

346

347

Додаток 5.2

Додаток 5.3

Зразок оперограми руху внутрішня розпорядчого документу

Назва міністерства, відомства, організації

АКТ№

« »

м. Київ

Про відсутність вкладень у конверті

Підстава:

Складений зав. канцелярії

(Назва організації,

прізвище, ініціали)

Присутнії

(Прізвища, ініціали)

« »

Від

. ' (Назва організації, від якої надійшов пакет) надійшов пакет, в якому під час розкривання не виявлено таких

документів:

(Назва, номери документів, яких не вистачає)

Акт складений у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові для надсилання документів, яких не вистачає.

Зав. канцелярії розшифрування підпису.

(підпис)

348

349

Додаток 5.4

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

видів документів,

що не підлягають реєстрації

1. Листи, що найдійшли в копії до відома.

2. Телеграми і листи про дозвіл відряджень і відпусток.

3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

5. Зведення та інформація, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми, копії документів.

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад тощо.

8. Прейскуранти.

9. Норми витрат матеріалів.

10. Вітальні листи і запрошення.

11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

12. Наукові звіти за темами.

13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

14. Форми статистичної звітності.

15. Порядок денний та матеріали засідань колегії, вченої чи адмі­ністративної рад.

16. Листи підвідомчих підприємств та установ, надіслані у копії до відома, про виконання розпорядчих документів та дору­чень, інші документи довідкового характеру.

17. Документи бухгалтерського обліку та звітності підрозділів.

18. Позови та інші документи за судовими довідками.

19. Наукові звіти.

Додаток 5.5

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІІК

видів документів за кореспондентами

для індексування при реєстрації

1. Закони і постанови Верховної Ради України.

2. Доручення та листи Верховної Ради України.

3. Укази і розпорядження Президента України.

4. Документи Адміністрації Президента України.

6. Постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України.

8. Протоколи та виписки з протоколів засідань КМУ

9. Запити, звернення та листи народних депутатів.

10. Накази та рішення міністерств та відомств Україні, •

11. Розпорядження та вказівки місцевих органів державної влади.

12. Переписка з органами масової інформації

13. Договори з міжнародними організаціями.

14. Запити та переписка з громадськими організаціями.

15. Переписка з навчальними закладами

16. Переписка з об'єднаннями, корпораціями, асоціаціаціями, під­приємствами та організаціями інших галузей.

17. Запити правоохоронніх органів.

18. Переписка з проектними організаціями.

350

351

Додаток 5:6 РЕЄСТРАЦІІИНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Додаток 5.7

Журнал реєстрації вхідних документів

Індекс і дата документа

Примітка

352

Дата та індекс надходження

Заголовок документа або короткий зміст

виконавець

Резолюція, або кому направлено, відповідальний

Розписка про одержання документа

Дата передачі на виконання

Кому направлено

Дата одержання

Підпис про одержання

Дата

Позначки про контроль

Фонд№

Опис №

Коли і ким знято з контролю

Справа №

Номер справи, підпис	о
Номер листа- відповіді	<^
Результат розгляду	оо
Розпис про одер­жання	&**
Резолюція або кому направлено документ	чо
Короткий зміст	Ч~І
Кореспон­дент, дата і індекс одержаного документа	•**■
Індекс документа	сч
Дата над­ходження документа	гч
*§	-н

353

Додаток 5.8. Журнал реєстрації вихідних документів

Примітка

ю

Хто підписав документ

ІЛ

Короткий зміст

■ч-

Кореспондент

го

Дата та індекс документа

сч

.оі К

~

Додаток 5.9

ПЕРЕЛІК ІНДЕКСІВ КЕРІВНИКІВ

І СТРУКТУРНИХ ПІДРОЗДІЛІВ

(на прикладі навчального закладу)

1. Ректор.

2. Перший проректор.

3. Деканати:

1. Менеджменту і бізнесу.

2. Інформаційних систем та технологій.

3. Безпеки підприємництва.

4. Кафедри:

1. Соціально-гуманітарних дисциплін.

2. Права.

3. Іноземних мов.

4. Фінансів та банковської справи.

5. Обліку, аналізу і аудиту.

6. Економіки.

7. Маркетингу.

8. Менеджменту.

9. Математичних дисциплін.

10. Інформаційних систем і технологій.

11. Статистики та економетрії.

5. Юрисконсульт.

6. Бухгалтерія.

7. Видавництво.

8. Відділ кадрів.

9. Відділ ТЗН.

354

Додаток 5.10.

Перелік метаданих електронного службового документа

Характеристика підсистем автоматизації діловодства

Додаток 5.11.

№ п\п	Найменування
1	Назва документа або його заголовок
2	Опис або короткий виклад тексту
3	Дата створення
4	Дата і час передання та отримання
5	Вид службового документа — вхідний, вихідний,
	внутрішній
6	Дані про автора (із співавторами)
7	Дані про відправника (із його/ії належністю до
	організації)
8	Дані про одержувача (із його/ії належністю до організації)
9	Дані про форму носія інформації,
10	Позначення документа згідно схеми класифікації,
11	Зв'язки зі спорідненими службовими документами
12	Зазначення сфери ділової діяльності, з якої документ
	долучено
13	Програмне забезпечення та версію, за якими документ
	долучено
14	Стандарт, з яким узгоджується структура службового
	документа
15	Шаблони, необхідні для пояснення структури документа
16	Умови доступу до документної інформації
17	Терміни зберігання документа
18	Додаткова необхідна інформація про контекст документа

№ п\п	Назва підсистем	Короткий опис змісту функцій
1.	Системи обробки зображень документів	Призначені для введення, обробки, зберіган­ня і пошуку графічних образів документів на паперових носіях. Вони застосовуються в ор­ганізаціях з великим обсягом документообігу. Технічне забезпечення цих систем вміщує ви-сокошвидкісні сканери та документні контро­лери, які виконують швидку і високоефектив­ну компресію і декомпресію документів, а та­кож бібліотеки-автомати на базі оптичних нагромаджувачів з автоматичним поданням дисків. Комп'ютерні зразки документів знахо­дяться на сервері зображень, їх можна прогля­дати на робочих станціях-клієнтах
2.	Системи оптичного розпізнавання символів	Дають можливість отримувати електронні ко­пії документів з друкованих аркушів чи з доку­ментів, надісланих факсом. Для підвищення точності розпізнання тексту системи повинні виконувати ряд перевірок підсумкового доку­мента, наприклад, здійснювати частотний аналіз і порівнювати частоту появи певного символу в тексті з частотою його появи мовою оригіналу, а також знаходити неправильне розташування символів, виходячи з правил орфографії
3.	Системи управління документами	Призначені для автоматизації, пошуку і управ­ління електронними документами різних фор­матів, у тому числі і зображеннями документів. Сучасні системи управління документами да­ють можливість: виконувати індексування до­кументів; вести повнотекстовий пошук за клю­човими словами; управляти конфігурацією до­кументів з встановленням взаємозв'язків

356

357

Закінчення додатка 5.11.

Додаток 5.12

№ п\п	Назва підсистем	Короткий опис змісту функцій
		між окремими структурними компонентами; ансамблювати документ, тобто об'єднувати всі частини складного документа для подальшого відображення на екрані; організовувати доступ до документа незалежно від місця його збері­гання; управляти документами за допомогою ключових компонентів (найменувань розді­лів), здійснювати багаторівневий захист да­них, що відкриває доступ до документа лише окремим користувачам або ж встановлює об­межений доступ, наприклад «лише для скану­вання»; проводити адміністрування обліку і архівування, організацію видачі та повернен­ня документів, вести контроль за наявними версіями та їх розсиланням
4.	Програмне забезпечення робочих груп	Призначене для установ, працівникам яких за характером своєї діяльності необхідний пос­тійний обмін документами з виконанням зав­дань збереження, перегляду і сумісного вико­ристання. Основними функціями програмного забезпе­чення робочих груп можуть бути електронна пошта, підтримка відеоконференцій (нарад), управління зображеннями документів, їх мар­шрутизація та календарне планування
5.	Системи автоматизації діловодних процесів	Призначені для створення прикладних систем колективної обробки документів у процесі ви­конання конкретних бізнес-процесів. Документні потоки на підприємстві мають бу­ти пристосовані до існуючих бізнес-процесів і регламенту їх взаємодії

Функції систем автоматизації діловодства

№ п\п	Назва функції	Короткий опис змісту функції
1.	«Довідники-класифікатори»	Дозволяє здійснювати адаптацію системи до особливостей роботи певної установи. Викорис­тання довідників істотно полегшує роботу ко­ристувачів із системами, забезпечує застосуван­ня раніше введених значень і тим самим дає змо­гу виключати «рутинні» повторні операції вве­дення одноманітної інформації. До довідників-класифікаторів можуть бути занесені такі дані: назви підрозділів; прізвища посадових осіб; види (групи) документів; організації-кореспонденти; користувачі; громадяни; номенклатури справ; тематичний рубрикатор; грифи доступу; сукуп­ність тек користувача; види доставки; типи реєс­трів; стандартні списки розсилання; типи фай­лів; стандартні тексти; ключові слова; типи дій з документом. Можуть бути передбачені рівні доступу «Загальний», «Конфіденційний»! «Сек­ретний»
2.	Довідник «Типи дій»	Описує типи дій, які виконуються з документа­ми в установі, і включає такий набір: — назва дії (ознайомлення, з'ясування суті, нак­ ладення резолюції, підписання); — стан очікування — статус, якого набуває доку­ мент після визначення подальших дій з ним (на підпис, на резолюцію, для ознайомлення); — стан виконання (відмова — статус, якого на­ буває документ після завершення певної дії: підгшсаний/непідцисаний)

359

Продовження додатка 5.12

Додаток ШЛ$

№ п\п	Назва функції	Короткий опис змісту функції
3.	«Види докумен­тів що викорис-тову-ються в системах»	Містить дані про вхідні і вихідні документи, внутрішню кореспонденцію, письмові звернен­ня та скарги громадян
'■■ .4	«Реєстраційні реквізити документів»	Дає можливість заносити реквізити документа, ідентифікувати його і здійснювати над ним від­повідні подальші дії. Додатково надається мож­ливість занесення резолюцій і відповідних поз­начок
5.	«Ведення резолюцій і контроль виконання»	Забезпечує введення тексту резолюції з зазна­ченням прізвища (керівника), терміну передачі документа для виконання, строку та фактичної дати виконання, прізвища відповідального ви­конавця та співвиконавців (список), а також тексту звіту про виконання
6.	«Організація пошуку документів»	Допомагає здійснювати пошук: за реквізитами РК (дані: група документів, дата надходження, короткий зміст, тематичний рубрикатор, крите­рії пошуку вхідних і вихідних документів); за ре­єстраційними номерами (дані: вид документа, вихідний номер, рік); за резолюціями (дані: да­та, автор, виконавець, тип резолюції)
7.	«Формування звітів»	Передбачає підготовку необхідних зведень щодо виконання документів.
8.	«Формування документів у справи»	Дає можливість здійснювати формування доку­ментів у справи з відповідною відміткою в РК. При цьому список реквізитів може вміщувати: — відомості про виконання; — дату архівації та підпис; — номер опису; — архівний номер та режим архівації

Основні етапи роботи автоматизованих систем діловодства

№ п\п	Найменування етапу	Характеристика етапів роботи автоматизованих систем діловодства
1.	Реєстрація документів	На етапі реєстрації за допомогою матричного принтера штрих-коду в службову зону першого аркуша документа заноситься інформація про ре­єстраційний номер, вид документа, час реєстра­ції, найменування організації, яка направила до­кумент. Одночасно з цим автоматично створюєть­ся електронна реєстраційно-контрольна картка (ЕРКК), в якій зазначається група, вид документа та посилання в разі потреби на інший документ. Механізм групування документів з певного пи­тання дає можливість оперативно одержувати до­відку щодо виконання будь-якого з них
2.	Попередній розгляд документа	Цей етап полягає в скануванні його тексту за до­помогою ручного сканера штрих-коду. При цьому автоматично активізується ЕРКК, в яку вводиться інформація про конкретний термін виконання і тематику документа. Відповідно до обраної тема­тики документ автоматично адресується у відпо­відний підрозділ установи для розгляду, виконан­ня чи погодження
3.	Заповнення ре­єстраційної картки	В електронну реєстраційно-контрольну картку вводиться інформація про реєстраційні атрибути кореспондента й короткий зміст документа. На основі сформованої ЕРКК автоматично роздру-ковується паперова реєстраційно-контрольна картка для подальшої передачі безпосередньому виконавцю

360

361

Продовження додатка 5.13

Закінчення додатка 5.13

	№ п\п	Найменування етапу	Характеристика етапів роботи автоматизованих систем діловодства
	4.	Доставка документа в підрозділ	Залежно від рівня автоматизації в установі даний етап може бути як повністю автоматизованим, так і супроводжуватися паперовими документами. Працівник електронної канцелярії групує доку­менти, перевіряє їх комплектність і наявність до­датків. У випадку нанесення на паперовий доку­мент резолюції керівника працівник канцелярії сканує її за допомогою оптичного олівця, прово­дячи ним по рядках тексту доручення та дати роз­гляду документа. Розпізнаний за допомогою відповідної програми текст автоматично переноситься у відповідні гра­фи ЕРКК. Подібним чином за допомогою оптич­ного олівця скануються і переносяться до ЕРКК позначки на берегах документа та інша необхідна документальна інформація. Для підрозділів, які не мають автоматизованих робочих місць, службові документи роздруковуються й передаються вико­навцю разом з інформаційним листком і розпис­кою про отримання документа
	Ь.	Отримання до­кумента і його опрацювання ] і ] <	Отримавши паперовий документ, виконавець ска­нує нанесений на ньому штрих-код. Система ав­томатично закріплює документ за підрозділом, вводить інформацію про виконавця й забезпечує контроль виконання документа згідно з доручен­нями в резолюції керівника. Якщо ж документ пе-зедано виконавцю в електронній формі, то систе­ма автоматично виконує весь процес самостійно. Три цьому підсистема повідомлень своєчасно ін­формує виконавців і контролерів про наближення термінів виконання документа або його затримку

№	Найменування етапу	Характеристика етапів роботи автоматизованих систем діловодства
6.	Конвертування і відправка кореспонденції	На цьому етапі проводиться сортування і кон­вертування вихідної кореспонденції по адреса­тах. При цьому система автоматично формує та­кі службові документи: — «реєстр пакета», — «реєстр пакетів для фельдзв'язку», — «поштовий ордер», — «ордер телеграм». Зазначені документи повинні мати відповідне штрих-кодове маркування, при скануванні якого активізується електронний варіант реєстру чи ордера, може міститись інформація про конкрет­ного адресата і час відправлення документації. Спеціалізована система мусить забезпечувати закінчені програмні рішення автоматизації про­цесів діловодства, включаючи всі стадії життєво­го циклу документів від реєстрації до формуван­ня у справу. Перевагою зазначеної системи є універсаль­ність, можливість застосування в будь-яких уста­новах, високий рівень культури роботи з доку­ментами.

362

363

Найменування продукту

іТ8-0Шсе на платформі ЬоШз ЇЧоіе8/Т)отшо

№ |п\п

1.

Додаток 5.14 Системи електронного документообігу

Характеристика системи

Платформу Ьоїш Коїез/Воггшю випускає ком­панія ІВМ спільно з Ьоїш Веуеіортепі (\у\у\у-142.іЬт.сот.

На практиці платформа має чотири функції уп­равління інформацією:

• електронна пошта;

• спільні бази даних;

• керування потоком ділової інформації;

• робота в Інтернеті з забезпеченням повного доступу до різних служб мережі.

Зазначена платформа — це водночас:

• сервер електронної пошти; сервер додатків для роботи з документами і ство­рення систем автоматизації ділових процедур;

• веб-сервер, доповнений широкими можливос­тями інтеграції з реляційними СУБД;

• системи управління ресурсами підприємств (ЕКР-системи)

Ьоіш Моїез — штегрований поштовий та штер-нет-клієнт, клієнт для спільної роботи і роботи з документами, що забезпечує ще й можливості мобільної роботи користувачів.

Система іТЗ-ОШсе (\у\у\у-іІ8.сіп.иа) містить на­бір взаємозв'язаних модулш, кожен з яких вико­нує певні завдання пов'язані з обробленням ін­форманті^- (створення нумераторш, реєстрування документів) їх погодженням, структурованим збе­реженням, контролем виконання доручень, про­токолюванням дій над документами тощо

№ п\п

Найменування продукту

Система ДОК ПРОФ™ 2.0.

Продовження додатока 5.14

Характеристика системи

Система ДОК ПРОФ 2.0 (ппрі/ДюсргоШагаг-тісго.сот) української корпорації АТЗТ «Квазар-Мікро» призначена для автоматизації процесів за­гального діловодства, роботи зі зверненнями гро­мадян, контролю виконання доручень керівниц­тва, поточної роботи з документами в структурних підрозділах організації, обробки й погодження проектів документів, ведення електронного архіву.

Система встановлена у Кабінеті Міїгістрів Ук­раїни, Державному комітеті з питань регуляторної політики і підприємництва, Міністерстві охорони здоров'я, в АТ «Український інноваційний банк», ЗАТ «Оболонь», Вищій раді юстиції, ОАТ «Енер­гетична компанія «Севастопольенерг», корпора­ції «Українські будівельні матеріалш^.$дшністра~ ції Державної прикордонної служби, авіакомпанії «Аеросвіт».

Система має гнучкі засоби настроювання, які дають можливість реалізувати автоматизований процес діловодства та електронний документообіг у масштабах будь-якої установи зі складною орга­нізаційною структурою та територіально віддале­ними підрозділами.

Запровадивши Систему служба діловодства ор­ганізації має можливість зареєструвати документ будь-якого типу (лист, наказ, протокол, доручен­ня та ін.), створити необхідні картотеки (вхідних, вихідних документів), створити відповідні елек­тронні форми реєстраційних карток та встанови­ти правила формування реєстраційних індексів документів. У процесі реєстрації створюється ре-єстращйно-контрольна картка документа (РКК), яка містить усі реєстраційні реквізити. Реєстра­ційний індекс документа генерується автоматич­но на базі встановленого правила.

364

365

Продовження додатка 5.14

Продовження додатка 5.14

№ п\п

Найменування продукту

Характеристика системи

№ |п\п

Найменування продукту

Характеристика системи

№*>

Система забезпечує: заповнення берегів за допо­могою оптичного олівця (ручного сканера); авто­матичне заповнення полів за значеннями інших полів, які логічно пов'язані з ними (наприклад, після заповнення поля «Вид документа» автома­тично заповнюються поля «Кореспондент», «Хто підписав», «Посада»). Система дає можливість створювати дерево посилань між документами, що забезпечує оперативний доступ до будь-якого документа в листуванні щодо одного питання. Після заповнення берегів РКК на першій сто­рінці документа відбивається штрих-код і разом з ним проставляються літеро — цифрові дані, які у звичній для користувача формі відображають ін­формацію про реєстраційні реквізити документа. Сканований (електронний) образ документа авто­матично додається до його РКК.

Крім електронного образу документа, до РКК можна додати будь-які необхідні файли (додатки). На підставі визначеної на етапі реєстрації темати­ки документа система автоматично направляє до­кумент у відповідний підрозділ для виконання.

Функціональність системи розкривається в та­ких підсистемах: реєстрація документів; скану­вання структурованих документів; контроль ви­конання доручень керівництва; обробка обігу гро­мадян; підготовка проектів документів; рух доку­ментів; ведення електронного архіву документів; підготовка статистичних і стандартних звітів; об­мін документами із зовнішніми програмами

Система Атлас ДОК

Система Атлас ДОК розроблена АТЗТ «Атлас» (\у\у\¥.аі1аз.иа) й являє собою складний програмно-апаратний комплекс, який відповідає вимогам до сучасних автоматизованих систем. Призначена система для автоматизації процесів контролю і ор­ганізації документообігу й зорієнтована на вітчиз­няну модель діловодства.

Система впроваджена у Державній податковій ад­міністрації України, Пенсіїшому фонді України та ін­ших державних установах. Цей продукт насамперед може зацікавити установи, яким необхідно застосо­вувати формалізоване діловодство.

Основні підсистеми:

• реєстрація документш — реєстрація і облік до­кументів, ведення журналів реєстрації та облі­ку, складання номенклатури справ;

• контроль виконання — постановка на конт­роль, перенесення терміну виконання зав­дань, контроль стану виконання, зняття зав­дань з контролю згідно зі звітами, визначення результату виконання завдань, підтримка зав­дань централізованого і децентралізованого рівнів, підтримка деталізованих завдань;

• маршрутизація об'єктів документообіїу (^огк-по\у-підсистема) — маршрутизація реєстра­ційних карток, контрольних карток, елек­тронних версій документів, звітш щодо вико­нання контрольних завдань;

• колективна робота — ведення електронних версій документів, потокове завантаження електронного сховища, нормативно-довідко­ва інформація;

• пошук — атрибутивний пошук об'єктів доку-ментообіїу;

366

367

Продовження додатка 5.14

Продовження додатка 5.14

№ п\п

Найменування продукту

4.

Система «АСКОД»

Характеристика системи

• журнали реєстрації та обліку, контрольні картки, аналіз виконання завдань, аналітич­ні і статистичні довідки;

• адміністрування — розмежування повнова­жень, управління технологічними процесами, налагодження системи.

Система автоматизує такі бізнес процеси: реєс­трацію вхідних і вихідних документів, а також внутрішніх документів з використанням регістра-ційно-контрольних карток; підтримку версій до­кументів; виписку (з тимчасовим блокуванням для монопольного редагування, можливо, поза офі­сом) і повернення документів; реєстрацію місцез­находження паперового документа на будь-якому етапі його життєвого циклу: розгляд керівниц­твом, узгодження, виконання й т. ін.; здійснення контролю за своєчасним виконанням доручень, резолюцій і вказівок керівництва; долучення доку­ментів у справу відповідно до прийнятої в органі­зації номенклатури справ; швидкий пошук необ­хідної інформації за наявності руху паперових до­кументів; одержання необхідних стандартних форм і журналш, а також статистичних звітів з до­кументообігу установи; множинного обліїсу попе­редньо зареєстрованих документів

Система автоматизації процесів реєстрації, об­робки, проходження й контролю виконання службової кореспонденції, внутрішніх документів і звернень громадян розрахована на використання фахшцями з діловодства в міністерствах, відомс­твах, інших державних установах і на підприємс­твах. Цей програмний продукт, забезпечує роботу як окремого інспектора-діловода, так і цілих під­розділів (канцелярії, керування справами, загаль­ного відділу й т. ш.).

№ п\п	Найменування продукту	Характеристика системи
		Система автоматизує виконання таких процесш: — реєстрація й обробка вхідної кореспонденції; — реєстрація й обробка вихідної кореспонден­ ції; реєстрація й обробка нормативно-розпо­ рядчих документів; — реєстрація й обробка звернень громадян; кон­ троль виконання; — робота із взаємозалежними документами; формування статистичних довідок; — обробка електронних копій документів; функ­ ції електронної пошти; передання документів.
5.	Система «Ме§аро1І8™. Документо­обіг»	Система «Ме§аро1іі5™.Документообя'» є комп­лексним ріїяенням для побудови автоматизованих систем електронного документообіїу й автоматиза­ції ділових процесів і може успішно використовува­тися в різних структурах — від комерційних компа­ній до державних органів влади. Система призначена для виріїнення таких зав­дань: — організація електронного архіву документів з наданням потужних пошукових засобш і ме­ ханізмів спільної роботи з документам^ — забезпечення автоматизації складних ділових процесш в організації (\тогкио\у); — організація єдиного інформаційного простору для організації з розподіленою структурою; — автоматизація завдань з діловодства і контро­ лю виконавської дисципліни — функцій реєс­ трації, накладення резолюцш, доведення до­ кументів до виконавців, фіксації ходу вико­ нання, контролю виконання, автоматизація функцій ведення паперового архшу і т, ш.; — організація роботи зі зверненнями громадян; — формування різноманітної статистичної й аналітичної звітності.

368

369

Закінчення додатока 5.14

Додаток 5.15

№ Найменування Характеристика

п\п продукту системи

6. Система Розробником системи є компанія Р088 8ойтаге,;

РоякБос Іпс (США), — це гнучка система, яку легко присто-

сувати до будь-якого масштабу.

Розкос являє собою комплексне програмне рі­шення для автоматизації діловодства та управління бізнес — процесами як у державних установах, так і на недержавних підприємствах будь-яких розмірів і видів діяльності. Адаптацію та налагодження сис­теми для українського споживача здійснює компа­нія «ФОСС-Он-Лаин» (\у\у\у.І088.кпагкоу.иа).

З допомогою цієї системи можна автоматизувати роботу з документами (діловодство, документообіг, зберігання і пошук документів, ведення електрон­ного архіву документів тощо); підтримувати роботу з контрагентами установи (управління контактами з клієнтами і постачальниками, укладання догово­рів, обробка кореспонденції); автоматизувати робо­ту із замовленнями в сервісних центрах, на підпри­ємствах масового обслуговування (планування чер­ги замовлень, моніторинг обслуговування, форму­вання рахунків за послуги, складання звітів).

Автоматизація бізнес-процесів здійснюється за допомогою типових рішень на базі платформи Роз-яБос — набору готових засобів, реалізованих на під­ставі об'єктної моделі РоккБос і призначених для підтримки бізнес-процесів в умовах конкретного підприємства або групи підприємств. Типове рі­шення зберігається в окремій базі даних платформи РоззБос, що постачається разом з додатками.

Нині компанія «ФОСС-Он-Лайн» розробила й підтримує такі типові рішення: система електрон­ного документообігу; система управління договора­ми підприємства; система підтримки контактів з клі­єнтами; контроль і погодження.

Зведена таблиця підрахунку обсягів документообігу

	Документи	Кількість документів		Усього
№		оригінали	тираж (копії)
1	2	3	4	5
1.	Вхідні
2.	Вихідні
3.	Внутрішні
	Разом

Додаток 5.16

Перелік документів, що знаходяться на контролі

№	Документи	Кількість документів		Усього
		оригінали	тираж (копії)
і	2	3	4	5
І	Вхідні
2.	Вихідні
3.	Внутрішні
	Разом			—

370

Додаток 5.17

Продовження додатка 5.17

Приклади надсилання кореспонденції по Україні та за кордон

А. По Україні

1. У міста

Б. За кордон 1. До країн СНД

Адреса віправника:
В. Ф. Кушніренко
вул. Хрещатик, 5, кв. 20
м. Київ, 1
01001
	Адреса одержувача:
	В.В.Саленку
	вул. Б. Хмельницького, 20
	м. Львів, 1
	579015

Адреса відправника:
В.Ф. Шевчук
вул. Миру, 5, кв. 2,
м. Київ, 11,
Україна 01011
	Адреса одержувача:
	С.И. Иванову
	ул. Ленинградская, 3
	г. Саратов, 10
	Россия 24018

2. У сільську місцевість

2. До країн далекого зарубіжжя а) кореспонденту в Словенію:

Адреса віправника:

В.А. Марченко

вул. Леонтовича, 20, кв. 47

м. Івано-Франківськ, 16

76016

В.І.Тарасюку с. Зелений Гай, Дубинський район Рівенська область 35612

Л.Д. Баранов

вул. Ентузіастів, 21, кв. 29,

м. Житомир, 15, Україна

03115

Мауог

Вітіігіу Киреї, Рн. Б.

Мезіпі Щ1

УиЬУапа

Зіоуепіа

61000

372

373

б) кореспонденту в Англію:

Закінчення додатка 5.17

Модуль б і

систематизація

ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ЗБЕРЕЖЕННЯ

в) кореспонденту в СШЛ:

МЄ88Г8 ТЬ0Шр80П

алеї 8ол8

230 Майізоп Ауєлє

МаШзІопе, Кепі

2Н8 92 В

Огеаі Вгііаіп

Айепиоп; Мг. В. Раїтег

1 Систематизація документів та формування справ.

2. Оперативне зберігання документів.

3. Підготовка справ до подальшого зберігання і використання.

4. Особливості архівної роботи.

5. Робота з листами і скаргами громадян.

6. Робота.з документами, що містять комерційну таємницю.

Ог.ВопаІсІ Огееп Ргоґе880Г8 ЕтегіШз оґ Р8усЬо1о§у ТпеШіуегзііу оґОеощіа 139 Оак8 Ьапе Ко8^е11, СА 30075 (404) 640-8097, ША

6.1 .Систематизація документів

Кого пишіть: тнтхи то приміріш номенклатура справ, рої- | ,„„'„.,. „„Ни.н)ииш,и, німіс* л нптриаіроа, ніікарттимтнерс-,Шв типових документів, побудова зведеної номенклатури

'фЬщІш* «г/ч-им ,,шш, .прав, „а>п,ш.пт< і« пп^шш ../«/: електронних документів^ ■ НШц| Щ Щ/ШШ | ■

Для здійснення обгрунтованого розподілу Докумєшів, вста­новлення єдиної системи формування справ, їх обліку, швидкого відшукування документів за змістом та різновидом, відбору доку­ментів для державного зберігання у процесі діловодства в устано­ві мусить бути створена номенклатура справ.

375

374

Типова та приблизна номенклатура справ

Номенклатура справ — це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються у ді­ловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (ст. 1 Закону Ук­раїни «Про національний архівний фонд та архівні установи» [7].

У державному стандарті «Діловодство та архівна справа. Тер­міни та визначенш понять: ДСТУ 2732:2004» зазначено, що но­менклатура справ — це систематизованийі проіндексований спи­сок назв справ, до якого входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням строку їх зберігання [76].

Номенклатура справ необхідна кожній установі як проіндексо­ваний перелік заголовків справ чи систематизований у відповід­ному порядку класифікаційний довідник, що використовується під час вибудовування інформаційно-пошукової роботи: створен­ні єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для включення до архіву конкретної установи, відомчого архіву чи до складу Національного архівного фонду.

Розроблення номенклатури справ покладається на службу ді­ловодства (управління справами, загальний відділ, відділ доку-ментаційного забезпечення управління і контролю, канцелярію тощо) установи. На невеликому підприємстві функції такої служ­би може виконувати один працівник (найчастіше — секретар), відповідальний за організацію діловодства.

Зауважимо, що номенклатура справ є обов'язковим докумен­том для кожної організації. Якщо в новоутвореній установі вчас­но не розроблено номенклатуру, то ускладнюється групування документів справи, забезпечення їх обліку і розшуку, неможли­вим стає відбір документів для подальшого зберігання.

Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними. Класифікування документів закріплюють у номенклатурі справ. Якщо номенкла­туру справ складено правильно, то документи в міру їх виконан­ня вноситимуться До тих справ, які заздалегідь для них передба­чені, тоді знайти потрібний документ буде нескладно. Таким чином, номенклатура справ:

♦ є покажчиком індексів документів, що присвоюються піц час реєс­трації, оскільки індекс документа, зазвичай, містить індекс струк­турного підрозділу структури та номер справи за номенклатурою;

376

• визначає принципи розподілу документів та групування їх у справи;

• встановлює терміни зберігання документів;

• використовується як схема побудови довідкової картотеки віпрацьованих документів;

♦ слугує звітним документом структурного архіву.

Номенклатура справ — це документ, який створюють на спе­ціальному багатосторінковому трафаретному бланку формату А4. Реквізитами номенклатури справ є:

• назва структурного підрозділу;

• найменуваання документа;

• дата;

• індекс;

• Місце складання;

• гриф затвердження;

• гриф погодження;

• заголовок до тексту;

• текст (заповнюється в табличній формі);

• підпис;

• візи;

• виконавець.

За сферою використання розрізняють три види номенклатур справ: типова, примірна (взірцева) й індивідуальна.

Типова номенклатура справ має нормативний, тобто обов'язко­вий, характер для впровадження без жодних винятків. Складається номенклатура справ для однорідних за характером діяльності й структурою установ. Вона встановлює типовий склад справ з єди­ною системою індексації і є нормативним документом.

Примірна номенклатура справ встановлює орієнтовний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різ­них за структурою, і має рекомендаційний характер.

Типові і примірні номенклатури справ розробляються устано­вами вищого рівня (міністерства, державні комітети, інші органи державної влади, центральні установи країни, великі корпорації, концерни, асоціації, товариства та компанії) для мережі підві­домчих організацій або дочірніх підприємств, однорідних за харак­тером діяльності, з метою створення методичної основи раціо­нальної організації діловодства, уніфікації заголовків однотипних

377

справ та встановлення для них єдиних строків зберігання й вико­ристовуються як методичні посібники під час складання індиві­дуальних номенклатур.

Розробка індивідуальної номенклатури справ Незалежно від наявного типової чи примірної номенклатури справ кожна установа мусить мати власну, індивідуальну, номен­клатуру справ, в якій установлено конкретний перелік справ, що утворюються за час її діяльності.

Індивідуальна номенклатура справ включає заголовки лише тих справ, що ведуться в установі, з урахуванням специфіки її діяльнос­ті та принципу формування справ й складається, зазвичай, з номен­клатур справ окремих структурних підрозділів.

Залежно від обсягів документного масиву, включеного до систе­матизованого переліку, виокремлюють індивідуальну зведену но­менклатуру справ або номенклатуру справ структурного підрозділу. Розробляє номенклатуру справ структурного підрозділу поса­дова особа, відповідальна за діловодство в ньому із залученням провідних спеціалістів установи. Керівник структурного підроз­ділу підписує та обов'язково погоджує номенклатуру справ з екс­пертною комісією установи (якщо вона створена) та керівником архівного підрозділу установи (додаток 6.1).

Перед тим, як розпочати роботу над індивідуальною номенклатурою справ, необхідно ознайомитися з Методичними рекомендаціями з розробки та застосування примірник та типових номенкла­тур справ. Повний текст цього видання опубліковано на офіційно­му сайті Державного комітету архівів України .З формами побудови номенклатур справ можна ознайомитись у Правилах роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, зат­верджених наказом Держкомархіву України від 16 березня 2001 ро­ку МІ6 [59].

Працівникам служби діловодства апаратів місцевих держав­них адміністрацій можуть стати у пригоді такі нормативно-мето­дичні посібники, як:

Примірна номенклатура справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, розроблена УкрНДІ архівної справи та документознавства у 2003 році [60];

378

Примірна номенклатура справ апарату районної державної ад­міністрації області, розроблена УкрНДІ архівної справи та доку­ментознавства у 2004 році [61].

Основними принципами побудови індивідуальної номенклатури справ є:

• єдність у підході до обліку, систематизації, опису й пошуку документів;

• застосування індексації документів, що забезпечує внесен­ня до відповідних розділів номенклатури змін, доповнень і поправок;

• стабільність індексів справ, збереження за номенклатурою справ функції обліку документів.

Під час складання номенклатури справ слід керуватися поло­женням про орган, службу чи підрозділ установи, його штатним розкладом, планами і звітами про роботу, переліком документів із зазначенням строків їх зберігання, номенклатурами справ за по­передні роки. При цьому вивчаються документи, що створюють­ся в діяльності підрозділу, їх види і склад.

Використання переліків типових документів

За відсутності примірних та типових номенклатур справ, які можна взяти за основу, для розроблення індивідуальної номен­клатури справ використовують переліки типових документів із зазначенням строків зберігання документів і (або) відомчі (галу­зеві) переліки документів зі строками зберігання.

Одним із таких переліків є Перелік типових документів, що ут­ворюються в діяльності органів державної влади та місцевого са­моврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазна­ченням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України під 20 липня 1998 р. № 41 зі змінами і доповненнями.

Зазначений перелік типових документів опубліковано на сайті Верховної Ради України. Знайти цей документ можна, зазначивши такі пошукові реквізити:

• видавник — Головархів;

• вид документа — наказ;

• дата прийняття — 1998, 07 — Липень, 20;

• номер документа — 41.

379

Перелік типових документів є основним нормативним доку­ментом, який застосовують для визначення строків зберігання документів з метою їх відбору для внесення до Національного ар­хівного фонду (НАФ) України або вилучення для знищення. У Переліку зазначено документи, що утворюються під час доку­ментування однотипних управлінських функцій, які виконують­ся органами державної влади, органами місцевого самоврядуван­ня, іншими підприємствами, установами та організаціями в про­цесі діяльності, а також документи, що утворюються в результаті виробничої та науково-технічної діяльності підприємств, установ і організацій.

Види документів, зазначених у доповненнях до Переліку ти­пових документів, створюються переважно в діяльності комер­ційних структур і відображають питання організації системи уп­равління, кредитування, оподаткування, акціонування, ліцензу­вання діяльності установ, а також питання бухгалтерського облі­ку. До них належать:

• реєстраційні справи суб'єктів підприємницької діяльності;

• документи з ліцензування певних видів господарської діяль­ності;

• реєстри акціонерів; договори купівлі-продажу акцій;

• кредитні договори; документи на право власності та воло­діння;

• податкові накладні, погашені векселі тощо.

Для банківських установ обов'язковим для використання є Пе­реліку документів, що утворюються в діяльності Національного бан­ку України та банків України, із зазначенням строків зберігання [63].

Зазначений нормативно-правовий акт визначає строки збері­гання відповідних категорій документів, що утворюються в про­цесі діяльності центрального апарату, структурних підрозділів і одиниць, територіальних управлінь, спеціалізованих підирИ"-ємств, навчальних закладів Національного банку України та всіх інших банків України, їх філій, представництв і відділень. Побу­довано документ за функціонально-галузевим принципом із роз­ділів, що відповідають основним напрямам діяльності банків­ських установ.

Серед інших відомчих переліків треба також відзначити Перелік документів, що утворюються в процесі діяльності органів внутріш­ніх справ, навчальних закладів, підприємств, установ, організацій

380

системи МВС України, із зазначенням строків зберігання документів і Перелік документів, що утворюються в процесі діяльності внут­рішніх військ МВС України, із зазначенням строків зберігання доку­ментів, які були розроблені у 2002 році [64].

Для працівників служб діловодства митниць у нагоді буде Пе­релік документів, що утворюються в митних органах України, спе­ціалізованих митних установах та організаціях, із зазначенням строків зберігання, схвалений ЦЕПК Держкомархіву України 14 грудня 2005 р. [65].

Побудова зведеної номенклатури справ

Під час розроблення єдиної номенклатури справ установи вив­чаються номенклатури справ структурних підрозділів і аналізуєть­ся діяльність установи загалом. При цьому використовується:

• статут (положення) про установу;

• положення про структурні підрозділи установи;

• штатні розписи;

• типові чи примірні номенклатури та описи справ за минулі роки;

• класифікатори документів і кореспондентів, які функціону­ють в установі;

• реєстраційно-контрольні картотеки;

• типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків зберігання документів;

♦ перспективні плани і завдання установи на наступний рік. Складання зведеної номенклатури справ може грунтуватися

на двох принципах внутрішньої побудови: структурному та фун­кціональному.

Структурний принцип складання зведеної номенклатури справ використовується за чітко встановленої в установі структури, зат­вердженої штатним розписом. Підзаголовком у такій номенкла­турі справ є назва структурного підрозділу. Першим розділом її, зазвичай, зазначається служба діловодства, їй присвоюють індекс 01. Усі інші структурні підрозділи розміщують після служби діло­водства в порядку важливості;мі

Наприклад: канцелярія, організаційний відділ, плановий від­діл, відділ кадрів, відділ реалізації і збуту, транспортний відділ тощо.

381

Функціональний принцип (тобто за напрямами діяльності) ви­користовується при розподілі основних напрямів діяльності уста­нови між її структурними підрозділами, службами, творчими ко­лективами й окремими виконавцями.

Розділи і підрозділи номенклатури справ такої установи мають відображати управлінські функції та галузі і розміщуватися за ступенями важливості. Наприклад: керівництво, планування, фі­нансування, прогнозування, робота з персоналом тощо.

Отже, у номенклатуру справ як структурного підрозділу, так і зведену по установі включаються найменування справ, що відоб­ражають всі документальні ланки її роботи. Включаються у номен­клатури справ і незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, в тому числі довідкові й кон­трольні картотеки номенклатурних справ, документи, які утвори­лися за допомогою обчислювальних машин.

Справи з питань, вирішення яких триває понад один рік (пе­рехідні справи), вносяться в номенклатуру кожного року протя­гом усього строку їх вирішення.

До номенклатур справ включаються справи з грифом службо­вого користування (ДСК) та довідкові картотеки, журнали обліку документів і видань з грифом ДСК. Справи громадських органі­зацій розміщуються наприкінці номенклатури справ установи після справ основних структурних підрозділів чи функціональ­них об'єднань. Не включають у номенклатури справ друковані видання, збірники постанов, брошури, довідники, бюлетені, ре­феративні журнали, експрес-інформацію тощо.

За потреби до зведеної номенклатури справ складають довідко­вий апарат: пояснення, зміст, список скорочень. Довідковий апарат може вміщуватися або на початку, або в кінці номенклатури справ.

Оформлення й погодження номенклатури справ

Після остаточного доопрацювання зведена номенклатура справ погоджується з експертною комісією установи (ЕК, ЦЕК) і експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником установи. Установи, які не передають документи на державне зберігання, погоджують но­менклатури справ з ЦЕК або ЕК вищої установи.

У номенклатурі справ структурного підрозділу та зведеній но­менклатурі протягом діловодного року в графі «Примітка» необ­хідно своєчасно робити відмітки про:

• заведення і включення нових справ;

• наявність перехідних справ;

• осіб, відповідальних за формування справи;

• передавання справ до архіву чи для продовження в інших ус­тановах тощо.

Наприкінці діловодного року зведена номенклатура справ ус­танови та номенклатури справ усіх її структурних підрозділів обов'язково закриваються підсумковим записом, в якому зазна­чаються категорії та кількість фактично заведених за рік справ.

Підсумкові записи номенклатур справ структурних підрозді­лів підписують працівники, відповідальні за діловодство у своїх підрозділах, і передають підсумкові відомості до служби діло­водства. Керівник служби діловодства (або особа, відповідальна за діловодство на підприємстві) також зводить усі відомості ра­зом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ і повідомляє керівнику архівного підрозділу (або особі, відпові­дальній за архів підприємства) про фактичну наявність справ, за­ведених на підприємстві за рік.

Наприклад:

У 2008р. заведено 16 справ у 24 томи, які поставлені на інвентар­ний облік, з них постійного строку зберігання 10 справ у 13 томах, де­сятирічного — 3 справи у 9 томах, 3 справи перехідних на 2009р.

Начальник канцелярії Розшифрування підпису

(підпис)

Реєструються номенклатури справ у журналі реєстрації вихід­них документів установи та долучаються до справ з номенклату­рами. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомля­ється архів установи.

Складається зведена номенклатура справ у п'яти примірни­ках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погод­ження з державною архівною установою. Ці примірники розподі­ляються так:

1-й — недоторканний, зберігається в службі діловодства;

2-й — передається до архіву установи з метою контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

382

383

3-й — направляється до відповідної державної архівної уста­нови, з якою проводилося погодження;

4-й — використовується у поточній роботі служби діловодства; 5-й — розбирається за розділами Іипередається відповідним структурним підрозділам ртанови або функціональним утворен­ням для практичної роботи [59].

Зведена номенклатура справ установи, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щороку (не пізніше листопада — грудня) переглядається, аналізується! уточнюється. Після вне­сення відповідних змін вони передруковуються й затверджують­ся керівниками відповідних рівнів.

Повторному перегляду і погодженню з архівними органами зведені номенклатури справ підлягають раз на п'ять років або в разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи.

Підприємства недержавної форми власності, які не передають документи на зберігання до державного архіву, можуть складати зведену номенклатуру справ у трьох примірниках, а якщо вони не мають структурного поділу, — у двох примірниках.

Керівники служб діловодства новоутворених установ, підпри­ємств та організацій, заснованих на приватній формі власності, а також об'єднань громадян і релігійних організацій згідно з За­коном України «Про Національний архівний фонд та архівні ус­танови» [7] впродовж року з дня реєстрації повинні погодити свою номенклатуру справ з однією із державних архівних установ або архівним відділом міської ради.

Підприємства, що мають статус установ загальнодержавного значення, можуть звертатися до відділу формування Національ­ного архівного фонду та діловодства Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України.

Такими загальнодержавними установами передусім є цен­тральні органи державної влади, інші центральні установи Укра­їни (зокрема Національний банк України, Рахункова палата Ук­раїни, Господарський суд України тощо), а також корпорації, концерни, асоціації, товариства і компанії.

Підприємства, установи і організації інших форм власності, а також об'єднання громадян обласного значення мають зверта­тися до державних архівів відповідних областей або до державних архівів міст Києва і Севастополя. Невеликим підприємствам міс­цевого значення треба звертатися до архівних відділів міських рад або районних державних адміністрацій за місцем своєї реєстрації.

384

Групування у справи документів з паперовими носіями

Документи після їх виконання групують у справи, яким нада­ються найменування (заголовки), що в стислій, узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів.

Справа — це сукупність документів або документи, які стосу­ються одного питання чи виду діяльності й зібрані в окрему обк­ладинку, файл.

Формування справи — це визначення належності документів до певної справи та систематизація їх усередині справи. До справ го­тують документи, які за змістом відповідають заголовку справи. Головною частиною заголовка справи є виклад питання (предме­та), з якого вона заводиться.

Формування справ полягає у групуванні виконаних докумен­тів у справи відповідно до номенклатури. Розміщення справ у но­менклатурі структурного підрозділу мусить відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються, з урахуванням взаємозв'яз­ку документів, що знаходяться в конкретних справах.

Першою зазвичай розміщується група справ, яка містить до­кументи вищих установ, далі — група організаційно-нормативної документації (статути, положення тощо), потім — розпорядча до­кументація самої установи (постанови, накази, розпорядження і т. ін.), планово-звітна документація і листування. У групі листу­вання першими розміщуються справи, які містять листування з вищими органами.

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення — індекс (арабськими цифрами).

Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікато­ром структурних підрозділів) та порядкового номера в межах під­розділу. За наявності у справі томів (частин) індекс проставляєть­ся на кожному томі із зазначенням т. 1, т.2 і т.і.

Номенклатура справ структурного підрозділу установи скла­дається у трьох примірниках. Примірники номенклатури вико­ристовуються так:

1-й — недоторканний, зберігається у структурному підрозділі; 2-й — передається до канцелярії установи; 3-й — використовується для формування справ і пошуку пот­рібного документа.

385

Формуючи справи, слід дотримуватися таких правил:

• групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності — засвідчені у встановленому порядку копії) лише виконаних, правильно оформлених документів, не допускати включення чорнових, особистих, дублетних документів, різних варіантів документів, що підлягають поверненню, розмножених копій;

• об'єднувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом ряду років, поки дана особа працює в організації;

♦ групувати у справи окремо документи постійного і тимчасо­ вого зберігання. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного і тимчасового стро­ ків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, мо­ жуть об'єднуватися протягом діловодного року в одну справу.

Після закінчення року або перед переданням справи до архіву вони повинні бути розкладені в окремі справи згідно з номенклатурою: в одній справі — документи постійного, в іншій — тимчасового зберігання;

• включати у справу документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематич­ний комплекс: спочатку ініціативний документ, а потім усі інші документи в їх логічній послідовності;

• якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути оформлені у справи, передбачені номенклату­рою, слід завести нову справу з обов'язковим занесенням її найменування та строку зберігання в чинну номенклатуру;

• документи, створені засобами обчислювальної техніки, гру­пувати у справи на загальних підставах;

'* справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм зав­товшки).

Документи всередині справи вміщуються у хронологічній та логічній послідовності чи їх поєднанні.

Особливості формування окремих видів справ

Розпорядчі документи (постанови, накази, розпорядження тощо) разом із додатками включають^ справи за їх різновидами і хронологією.

386

Статути, положення та інструкції, затверджені як самостійні документи, групують також у самостійні справи.

Накази з основної діяльності, особового складу і господар­ських питань розміщують у три окремі справи.

Документи засідань колегіальних органів об'єднують у дві

справи:

• протоколи і документи до них (доповіді, довідки);

• документи з організації проведення засідань (порядок ден­ний, проекти та копії рішень тощо).

Протоколи засідань чи нарад групують у хронологічному по­рядку і за їх порядковими номерами. Документи до засідань сис­тематизують за датами та номерами протоколів; усередині групи документи, що мають відношення до одного протоколу, система­тизують за порядком денним.

Доручення вищих установ і документи, пов'язані з їх виконан­ням, групують у справи за напрямами діяльності установи. Якщо та­ких документів небагато, то їх формують в одну справу. Всередині справи документи систематизують за датами доручень. Затверджені плани, звіти групують у справах окремо від проектів цих документів.

Листування систематизують за змістом та кореспондентським принципом у хронологічній послідовності; документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

При поновленні листування документи включаються до спра­ви поточного року із зазначенням номера справи за попередній рік, в якій зберігаються документи з цього питання.

Документи-додатки, незалежно від дати їх створення, групу­ються в одну справу з документами, до яких вони додаються. До­даток, який має понад 250 аркушів, формується в окрему справу. При цьому на основному документі робиться відмітка про те, що додаток оформлено окремою справою.

Невиконані документи формувати у справи згідно Правил за­бороняється. Не допускається долучати до справ документи не за призначенням, зайві примірники [59].

Документи, що мають гриф обмеження доступу, видають та приймають під розписку. Забороняється:

• вилучати документи зі справ чи переміщувати їх з однієї справи до іншої без санкції керівника установи;

• виносити з приміщення без спеціального дозволу керівника установи;

387

♦ розмножувати документи без дозволу керівника установи (як­що є дозвіл, то розмноження здійснюють у присутності відпо­відальної особи, а браковані примірники зразу ж знищують). Працівникам установи та її структур дозволяється формувати передбачені номенклатурою справи тільки з питань, що належать до їх компетенції.

Після закінчення календарного року керівник установи своїм наказом призначає спеціальну комісію, яка забов'язана:

• перевірити наявність усіх документів;

• відібрати документи для зберігання в архівному підрозділі;

• визначити документи для знищення.

Документи в особових справах групують у хронологічному по­рядку в міру їх надходження у такій послідовності:

• внутрішній опис документів, що знаходяться у справі;

• заява про прийом на роботу;

• анкета, листок з обліку кадрів;

• автобіографія;

• документи про освіту;

• витяги з наказів про призначення, переміщення чи звіль­нення;

• доповнення до особового листка;

♦ довідки та інші документи, що мають відношення до особи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здо­ров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання, або розміщують у «Кишеньках» обкла­динок особових справ.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища то­що до особової справи не долучають у зв'язку з занесенням відо­мостей про це у доповнення до листка обліку кадрів.

Особові рахунки співробітників та інші обліково-статистичні документи систематизують у межах року прізвищами в алфавіт­ному порядку.

Особливості систематизації електронних документів

Процес систематизації електронних документів можна пов'яза­ти із класифікуванням напрямків діяльності та автоматизувати як окрему функцію системи. Він вимагає посилання на номенклатуру

388

справ, розроблену більш або менш формалізовано залежно від роз­міру і характеру установи та її звітності.

Процес систематизації електронних документів містить такі

етапи [73]:

• визначення операції або напрямку діяльності, які докумен­тує службовий документ;

• визначення місця операції (дії) та службових документів у від­повідній категорії документів згідно з номенклатурою справ;

• визначення строку зберігання та встановлення порядку дій із передавання службових документів до архіву або вилучен­ня їх для знищення;

• визначення строку, до якого треба зберігати метадані про документи, передані до постачальника послуг зовнішнього зберігання чи до архівів, або документи, які мають бути знищені.

Цільове призначення службового документа, його фізична форма, цінність та види користування ним визначають характер зберігання та обслуговування, щоб службовим документом керу­вали так довго, як це потрібно.

Важливо визначити ефективні та дієві засоби зберігання, оп­рацювання та забезпечення збереженості службових документів до того, як ці документи будуть створені, а потім переглянути за­ходи забезпечення збереження у разі зміни вимог до документів. Також важливо, щоб вибір способу зберігання був інтегрований у загальну програму керування документаційними процесами.

Установи можуть зробити це, проаналізувавши ризики для вибору умов фізичного зберігання та збереження, прийнятних для їх службових документів. Обираючи умови зберігання, крім умов фізичного зберігання, треба враховувати вимоги доступу та

безпеки.

Особливо важливі службові документи можуть потребувати додаткових заходів захисту та дублювання, щоб забезпечити дос­тупність у випадку катастрофи. Керування ризиками, згідно національного стандарту ДСТУ 4423-2:2005 (І80/ТК 15489-2:2501 МОА), охоплює розробку плану відновлення після надзви­чайної ситуації, що передбачає у випадку надзвичайної ситуації певну систему дій із визначеними пріоритетами [74].

389

6.2.Оперативне зберігання документів

Каш витань: визначення місця зберігання документів, віау-чення документів зі справ, особливості зберіганий с.іектрон-% них документів, мстосуианнп кінчім оргтехніки

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснює служба діло­водства чи призначена розпорядженням керівника особа. Визначення місця зберігання документів Документи з часу їх долучення до документаційної системи установи і до передачі у відомчий архів зберігаються за місцем формування у справах (у невеликих установах доцільно зберігати справи централізовано у службі діловодства).

Для підвищення оперативності пошуків документів справи розміщують відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкла­ динок справ, що містять документи з паперовими носіями, заз­ начають індекси за номенклатурою. ^ Індекс справи — це цифрове аба абетково-цифрове позначення справи у номенклатурі справ, яку фіксують на обкладинці спра­ ви. У разі зберігання справ у структурних підрозділах збереження документів і справ забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальні за документацію.

Справи повинні знаходитися в робочих кімнатах або спеціаль­но відведених для цього приміщеннях у шафах і столах, що зами­каються, чим забезпечується повне збереження документів.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального орга­ну зберігають у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар коле­гіального органу несе відповідальність за їх зберігання.

Надання індексів в електронних документаційних системах пов'язане з проведенням пошуку, де номер чи індекс зазначають «адресу» службового документа. Електронний Документ можна знайти, точно вказавши місце його розташування в документа-ційній системі.

Із використанням систем класифікації на основі напрямків ді­яльності цей процес містить такі етапи [73]:

а) визначення дії або напрямку діяльності, які документують;

390

б) визначення місця дії або діяльності згідно з системою кла­ сифікації в установі;

в) перевірка класу вищого рівня, до якого належать дія або нап­ рямок діяльності, для правильного вибору рівня класифікації;

г) перевірка класифікації за напрямками діяльності щодо структури установи, щоб установити, що вона відповідає підрозділу, до якого належить службовий документ;

є) закріплення ототожненої класифікації службового доку­мента на рівнях, що відповідають вимогам установи.

Видача документів зі справ

Стороннім установам справи, що містять документи з паперо­вими носіями, видаються лише з дозволу керівника установи.

На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазначають: структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, кому видано, дату повернення. Передбачають графи для розпи­сок в одержанні та прийманні справи.

Вилучення документів зі справ постійного строку зберігання забороняється. Як виняток вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання мають здаватися у відомчий архів для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися у відом­чий архів за погодженням з керівникамцустанов.

Зберігання електронних документів Важливими чинниками, що впливають на вибір умов зберіган­ня та можливих варіантів збереження електронних документів, є:

а) Обсяг та рівень зростання кількості службових документів. Прогнозоване зростання кількості документів може зумови­ ти перегляд використання деяких сховищ, якщо їхня міс­ ткість недостатня. Так само засоби зберігання у цифровому форматі для електронної документації треба оцінити щодо місткості зберігання. Вибір засобу зберігання має відповідати очіїсуваному обсягу та рівню зростання кількості документів.

б) Користування документами. Різні види користування служ­ бовими документами визначають необхідні рівні захисту від

391

втрат або пошкодження. Для електронних документів необ­хідно використовувати надійні системи та носії, що мають більший життєвий цикл. Крім того, ключовою умовою під час вибору варіантів зберігання для електронних документів є легкість зміни та захисту резервних копій.

в) Вимоги, пов'язані із забезпеченням та характером інформа­ ції службових документів. Деякі службові документи вима­ гають обмеженого доступу через конфіденційність, приват­ ний характер інформації або згідно із законодавством.

г) Фізичні характеристики. На зберігання службових тради­ ційних документів можуть впливати такі чинники, як: вага, необхідна площа, необхідність контролю температури та рівня вологості, особливі вимоги до фізичного зберігання (забезпечення збереженості) носія документа (наприклад, паперу, цифрового запису, мікроформ).

Службові документи в електронній формі можуть потре­бувати конвертування або перемішування їхньої інформа­ції. Засоби цифрового зберігання можуть потребувати онов­лення. Службові документи необхідно захищати від пожежі, затоплення та інших ризиків відповідно до місцевих умов, д) Вимоги до пошуку з погляду користування службовими до­кументами. Головний критерій — легкість виявлення (пошу­ку) службових документів. Службові документи, до яких звертаються частіше, потребують полегшеного доступу у схо­вищі. Електронні документи можуть зберігатися різними способами, що полегшують та прискорюють доступ до них. є) Відносна вартість варіантів зберігання службових докумен­тів. Критерій вартості може вплинути на рішення про залу­чення зовнішніх ресурсів для вирішення проблем фізично­го і (або) електронного зберігання та носія, обраного для зберігання електронних документів, ж) Потреби доступу. Аналіз витрат і результатів зберігання в са­мій установі порівняно зі зберіганням в інших місцях може виявити, що для цілковитого задоволення потреб установи необхідні багатоцільові сховища, система і (або) устаткування. Строк зберігання електронних документів на електронних но­сіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановле­ного законодавством для відповідних документів на папері.

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дуб­лювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку об­ліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні доку­менти повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При ко­піюванні електронного документа з електронного носія інформа­ції обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов'язкове додер­жання таких вимог:

1. інформація, що міститься в електронних документах, по­винна бути доступною для її подальшого використання;

2. має бути забезпечена можливість відновлення електронно­го документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3. у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронно­го документа, а також дату і час його відправлення чи одер­жання [73].

Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, в тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті.

Створення архівів електронних документів, подання елек­тронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється в порядку, визначеному законо­давством.

Застосування засобів оргтехніки

Як уже зазначалося, технологія документообігу має бути спря­мована насамперед на те, щоб створена документна інформація ма­ла властивості повноти й достовірності, максимально відповідала запитам її користувачів у формі подання, оперативності обробки,

392

393

забезпечення якості й ін. Засоби оргтехніки залежно від типу призначені максимально механізувати та автоматизувати всі про­цедури технологічного процесу обробки документів, включаючи їх зберігання.

Обробка документної інформації, що здійснюється в ході ви­конання управлінських рішень, має проводитися відповідно до існуючої структури організації і розміщення засобів оргтехніки: централізованої, децентралізованої, змішаної. При цьому зміша­на форма є найбільш гнучкою в ході реалізації процедур обробки документів. Значна частина операцій обробки документів має технічний і формально-логічний характер, хоча сучасні засоби організаційної й інформаційної техніки припускають і складніші процедури. Зазвичай обробляються як інформаційна складова документа, так і його фізичний носій.

Для оптимізації процесу вибору технічних засобів потрібно враховувати цілий ряд факторів, що впливають на цю процедуру:

а) спроможності офісу: загальний обсяг документообігу в орга­ нізації; характеристики документопотоків; обсяг докумен­ тів, переданих і прийнятих каналами зв'язку; обсяг копійо­ ваних документів як первинний, так і вторинний; займана площа і освітленість робочих зон; вологість і температура в приміщенні;

б) характеристики устаткування: технічні й експлуатаційні можливості; способи використання і вартість експлуатації; ергономічні характеристики; ступінь впливу на здоров'я ко­ ристувача тощо; фірма-виробник продукції^д бренд); вар­ тість запропонованого устаткування; вартість видаткових матеріалів та частота їх заміни [134]. ;,,(.-,;

Сучасна номенклатура засобів організаційної техніки припус­кає їх класифікацію відповідно до обраних ознак. Найбільш по­ширеною є функціональна ознака, що однозначно зв'язує проце­дури технологічного процесу обробки документів у службі діло­водства з технічними характеристиками і можливостями засобів оргтехніки.

З урахуванням сучасних тенденцій розвитку техніки і стану ринку за найзагальнішими ознаками подібності і відмінності за­соби оргтехніки поділяються на:

• засоби складання та виготовлення документів;

• засоби репрографії й оперативної поліграфії;

• засоби обробки документів;

• засоби збереження, пошуку і транспортування документів;

• засоби електрозв'язку;

• допоміжні засоби.

Перелік засобів оргтехніки за їх основними видами подано в додатку 6.3.

Нині відбувається бурхливий прогрес у використанні техноло­гій автоматизації роботи ^'документами. При цьому весь обсяг потреб організацій лише частково покривається конкретними, ок­ремо взятими технологіями. Якщо ще кілька років тому такі засо­би, як електронна пошта чи електронний архів, використовували­ся в роботі організацій паралельно з іншими системами автомати­зації діловодства, то зараз всі усвідомлюють необхідність єдиної ін­тегрованої системи управління документаційним забезпеченням.

Не можна обмежуватися простим прикріпленням реєстрацій­но-контрольних карток до електронних файлів документів, пот­рібні поточні технології перетворення паперових документів в електронні, сканери штрих-коду, засоби електронно-цифрового підпису та ряд інших сервісів роботи з документацією, в тому чис­лі засоби захисту документів. Досить актуальними є вимоги до на­явності засобів взаємодії між різними системами, що можуть ви­користовуватись в організаціях чи їхніх віддалених офісах.

6.3. Підготовка справ до подальшого зберігання і використання

Коло питань: експерти ш цінності документів, оформлення справ, оформ іення обк.іадинки справи, складання описів справ, правила передавання справ на зберігання, контро }ь за обігом і виконанням документів, особливості переміщення електрон­них документів в архів

Підготовка документів до подальшого зберігання і викорис­тання передбачає такі види робіт:

• експертизу цінності документів;

• оформлення справ;

• складання описів справ;

• передавання справ до відомчого архіву;

• забезпечення збереження документів.

394

395

Експертиза цінності документів

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цін­ності для встановлення строків зберігання та відбору на держав­не зберігання.

Для організації і проведення експертизи цінності документів, а також контролю за діяльністю експертних служб підвідомчих установ у міністерствах і відомствах створюються постійно діючі центральні експертні комісії. В інших установах і структурних підрозділах міністерств і відомств створюються постійно діючі експертні комісії.

До складу експертах комісш входить не менше трьох кваліфі­кованих працівників, у тому числі працівник служби діловодства. До складу експертних комісій включаються працівники, які ма­ють безпосереднє відношення до документів і можуть правильно визначити значення документа.

Порядок підготовки і передачі справ для зберігання до архів­ного підрозділу, а також правила користування архівними доку­ментами регламентуються Інструкцією з архівної роботи в уста­нові, органі.

Експертиза цінності документш проводиться на підставі номен­клатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазна­ченням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тимчасово­го строків зберігання та акти виділення документш і справ для зни­щення [59].

Відбирання документів для знищення і складання на них акта проводиться після підготовки описів справ постшного і тривало­го зберігання за цей самий період. Акт про виділення документів для знищення розглядається на засіданнях експертної комісії од­ночасно з описами справ (див. зразок в додатку 6.6.).

Для установ, що передають документи на державне зберіган­ня, акти затверджують кершники цих установ після затверджен­ня описів справ постійного зберігання експертно-перевірною ко­місією (ЕПК) відповідного державного архіву.

Знищення документів до затвердження акта забороняється.

Зі справ, що підлягають знищенню, можуть бути вилучені ок­ремі документи, необхідні для подальшої роботи. У цьому випад­ку в графі 7 акта зазначається, які документи вилучені, в графі 5

зазначається фактична кількість аркушів справи, що підлягає знищенню.

Після знищення документів працівники, яШвиконали цю ро­боту, затверджують факт знищення своїми підписами в акті, а в журналах обліку робляться відмітки про знищення справ, доку­ментів із зазначенням номера акта і його реєстрації

Після затвердження актів документи і справи, відібрані для знищення, працівники служби документації або відомчого архіву організації здають господарській службі або установам із заготів­лі вторинної сировини.

Оформлення справ

Документи установи формуються у справи, які підлягають оформленню при їх заведенні і після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберії^ання підлягають повному офор­мленню, яке передбачає: брошурування в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання (за потреби) внутрішнього опису документів; складання підсумкового напису; скріплення справи печаткою та взяття її на інвентарний облік; оформлення обкладинки справи.

Сформовані у справи документи тимчасового зберігання офор­мляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумерують­ся, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

При заведенні справи, яка підлягає зберпанню в архівному підрозділі на початку справи, перед внутрішнім описом докумен­тів підшивається аркуш використання справи, який до архівного підрозділу не заповнюється. Облік користування справою наста­лії діловодства здійснюється в установленому порядку.

Окремі документи, які мають велику історичну цінність, а та­кож особисті документи, фотокартки тощо вкладаються в кон­верти, які потім підшиваються до справи.

Усі підшиті до справи документи нумеруються простим графі­товим олівцем або нумератором у правому верхньому краю арку­ша, не зачіпаючи тексту. Забороняється для нумерації застосу­вання чорнила, пасти чи кольорових олівців.

Усі документи, незалежно від міри секретності, терміну збері­гання, вносяться до внутрішнього опису документів, який під­шивається на початку справи (тому).

396

397

У внутрішньому описі (в графі «Примітка») зазначається про вилучення документів зі справи (тому) з посиланням на відповід­ний акт.

У кінці внутрішнього опису справи працівник, який офор­мляє справу, із зазначенням своєї посади і дати складання робить підсумковий запис, зазначає кількість внесених до справи доку­ментів, на скількох вони аркушах; окремо зазначається кількість аркушів внутрішнього опису. Аркуші внутрішнього опису мають свою нумерацію.

У кінці справи (тому) працівник, який оформив справу, із заз­наченням своєї посади й дати складання робить засвідчувальний підпис, в якому зазначає цифрами та словами кількість підшитих у справі (томів) аркушів. Окремо зазначаються кількість аркушів внутрішнього опису, наявність аркуша використання справи, на­явність конвертів із вкладеннями, особливості нумерації, стан документів тощо.

Справи, незалежно від того, прошиті вони ручним способом чи переплетені друкарським, скріплюються печаткою

Закінчені провадженням томи справ ставляться на інвентар­ ний облік за журналом обліку журналів, картотек і закінчених провадженням справ. _1НШ

Оформлення обкладинки справи

Обкладинку справ постійного і тривалого зберігання офор­мляють за встановленою формою (додаток 6.7).

Оформлення обкладинки справ постійного терміну зберігання робиться чорним чорнилом або чорною тушшю; тимчасового збері­гання — синім чорнилом або за допомогою наклеєних на обкладин­ку паперових ярликів.

На обкладинці справи загального провадження зазначаються повна та офіційно прийнята скорочена назва органу структурно­го підрозділу, в якому заведена та закінчена справа, гриф секрет­ності, діловодний номер справи, номер тому, заголовок, крайні дати документів, кількість аркушів, термін зберігання справи, номер статті переліку та, за потреби, інші відомості.

На обкладинці справи, яка підлягає зберіганню в архіві, пе­редбачається місце для архівного шифру, який містить номер фонду, номер опису та номер справи.

Заголовок справи загального провадження, перенесений на обкладинку з номенклатури, наприкінці поточного року уточню­ється. У справах з наказами, протоколами засідань колегій та на­рад ставляться їх крайні номери. У разі потреби на окремі доку­менти, які мають важливе значення, складається анотація.

Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносять необхідні уточ­нення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів. У разі необхідності до заголовка справи вносять додаткові відомості (проставляють номери нака­зів, протоколів, вказують види і форми звітності тощо).

Дата на обкладинці має відповідати року заведення і закінчен­ня справи; у справі, що містить документи років, які передували рокові утворення справи, під датою робиться запис:

(знаходяться документи за роки).

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (час­тин), проставляють крайні дати документів кожного тому (части­ни). Позначення дати містить число, місяць і рік. Число і рік за­писують арабськими цифрами, назву місяця — словом.

На обкладинці проставляють номер справи за описом і (за по­годженням з відомчим архівом) номер опису і фонду.

У разі зміни назви установи (ії структурного підрозділу) про­тягом періоду, охопленого документами справи, або під час пере­давання справи до іншої установи (структурного підрозділу), на обкладинці дописують нову назву.

Документи постійного й тимчасового зберігання (10 та більше років) підшиваються або переплітаються в обкладинки з твердо­го картону. Документи тимчасового зберігання (до 10 років) до­пускається підшивати у м'які обкладинки.

Документи до справ підшиваються міцною ниткою в три-чо-тири проколи або переплітаються друкарським способом. При підшиванні справи з документів виймаються скріпки.

398

399

Складання описів справ

За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового скла­ду як установи в цілому (для установ з централізованим форму­ванням і зберіганням справ), так і кожного структурного підроз­ділу (для установ зі складною структурою) за встановленою фор­мою (додаток 6.8).

Описи справ структурного підрозділу складає особа, відпові­дальна за стан діловодства в структурному підрозділі, за методич­ною допомогою працівників архіву установи.

Складаючи опис справ структурного підрозділу, варто дотри­муватися таких правил [59]:

♦ номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового його позначення за номенклатурою справ з до­ даванням великої (початкової) літери найменування катего­ рії документів, що складають опис, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до нього справи.

(Так, описи справ постійного, тривалого зберігання і з осо­бового складу структурного підрозділу №5, що значаться за номенклатурою й заведені у 2009 р., можуть мати номери: 5П-09, 5Т-09 та 5К-09);

• графи опису заповнюються згідно з відомостями, винесени­ми на обкладинку справи. Опис на справі тривалого збері­гання мусить мати додаткову графу «Строк зберігання»;

• графа опису «Примітка» використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, передавання справ іншим

. структурним підрозділам установи, наявність копій тощо;

• систематизація справ структурного підрозділу, що вноситься до опису, має відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи в цілому;

• кожна справа вноситься до опису під порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером;

• у разі внесення до опису підряд справ з однаковими заголовка­ми повністю записується тільки заголовок першої справи; реш­та відомостей про справи вносяться до опису повністю (на кож­ному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

• справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

400

Описи ведуть протягом кіжькох. років з єдиною єррядагао ну­мерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

Наприкінці опису роблять підсумковий запис, в якому вказу­ють (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться за ним, перший і останній номери справ, обумовлюють особливості ну­мерації (літерні і пропущені номери).

До річного розділу опису вносять також справи, не завершені діловодством протягом року. В таких випадках наприкінці річних розділів опису кожного наступного року,, протягом якого справи продовжувалися, зазначають: *Д&щжеши№і з щюг& пишання дшш., також у розділі за рж, №»>.

Опис справ структурного підрозділу підписує укладач із зазна­ченням своєї посади; далі опис погоджується з наяашшиком кан­целярії і затверджується' керівником структурного підрозділу За наявності в стрзжтурному підрозділ установи експертної имшсії опис розглядається і затверджується нею. ■ і Опис справ структурного підрозділу установи складаю» у двда примірниках. Якщо цей структурний підрозділ має єжспєргау ко­місію, опис складають у трьох примшрникаж, оскільки один із них додається як підстава до протоишу єжшертаеї комісЖ.

Опис справ структурних підрозділів є підставою для складан­ня річного розділу зведеного опису справ установи,, за яким спра­ви передаються на з&ртавня до державних чи ваджииж арйюв України.

Зведений опис справ поетйиого звертання установи скяада-юта. у чотирьох примірниках. Опис справ підлягає обов'язковому затвердженню експергясьперсвіриою комісією відзишадащ¹© дер­жавного архіву через два роки ишаш завершення спра»у дідащдс^ тві. На затвердження державного архіву надсилають усі чотири примірники описів, один із яких після затвердження, залишаєтьг-ся у державному архіві, а решта повертається установі.

Відповідно до затверджених: описів установа зобов'язана пере­давати свої справа до державного архіву в установлені строки.

Зведені описи справ тривалого зберігання складають у двох примірниках і оформляють так само,, як і описи справ поетійіноь го зберігання. Описи справ тривалого! зберігання, на затверджен­ня архіву не надсилаються.

4І1І

Правила передавання справ на зберігання

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого збері­гання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліко­вими картками на документи передають до архіву установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2007р. передають до архіву у 2009*р). Справи тимчасового збері­гання передають до архіву на розсуд керівника установи.

Передачу справ до архіву установи здійснюють за графіком, складеним архівом і погодженим з керівниками структурних під­розділів та затвердженим керівником установи. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів установи оформляє їх видачу в тимчасове користування.

Приймання (передавання) кожної справи здійснює завідувач (спеціальний співробітник) відомчого архіву в присутності праців­ника діловодної служби лише після проведення експертизи її нау­ково-історичної цінності, повного впорядкування та оформлення.

Справи постійного і тривалого зберігання передаються до архі­ву за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. Наприкінці кожного примірника опису завідуючий архівом або особа, відпові­дальна за архів установи, розписується у прийнятті справ з обов'яз­ковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до ар­хіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділові, решта залишається в архіві.

Контроль за обігом і виконанням документів

Користування документами — операція керування докумен-таційними процесами, яка може потребувати долучення до сис­теми, щоб бути відображеною у метаданих.

Користування службовим документом може впливати на його статус доступу та передання до архіву або вилучення для знищення.

Керування користуванням службовими документами містить [73]:

• визначення дозволів користувачам документаційної систе­ми, пов'язаних із окремими особами та їхніми посадами в установі;

• визначення статусу доступу та забезпечування захисту служ­бового документа;

• визначення прав доступу до документів для сторонніх осіб;

• забезпечення доступу до службових документів із обмеже­ним статусом лише для осіб з відповідними правами згідно з класифікацією або рівнем безпеки;

• контроль за рухом службового документа для визначання того, хто його зберігає або зберігав;

• забезпечення документування всіх випадків користування службовим документом на відповідному рівні деталізації;

• перегляд класифікацій доступу до службових документів, щоб пересвідчитися, що вони є чинними та придатними для користування.

Для установи контроль за використанням службових доку­ментів у документаційній системі — це міра безпеки. Він гаран­тує, що зі службовими документами працюють лише користувачі з відповідними дозволами та повноваженнями.

Ступінь контролю за доступом та документування користу­вання залежать від характеру діяльності та службових документів, у результаті якої їх було створено. Наприклад, заходи обов'язко­вого захисту таємниці приватного життя згідно з чинним законо­давством вимагають документування випадків користування до­кументами, що містять інформацію особистого характеру.

Приклади користування документами використовують для визначення рівня використання інформації, що міститься в служ­бових документах, та для прийняття рішень про передавання цих документів на постійне зберігання або вилучення для знищення.

Для відстеження користування службовими документами і (або) їх руху застосовують як фізичні карткові системи докумен­тування руху, так і штрихкодові технології, електронні докумен-таційні системи, в яких перегляд службового документа автома­тично фіксується як операція системи. Системи контролю мають визначати місцезнаходження будь-якого службового документа у відповідний період часу та відстежувати всі його переміщення.

Особливості переміщення

в архів електронних документів

Службові документи, переміщені з поточних документаційних систем, мають залишатися доступними та придатними для вияв­ляння протягом всього періоду їх зберігання. При цьому треба дот­римуватися стандартних характеристик службових документів.

402

403

Якщо службові документи перемішують з безпосереднього фі­зичного середовища структурного підрозділу в інше контрольова­не установою місце, відповідальність за санкціонування знищен­ня або інші дії, пов'язані з передаванням цих документів, несе структурний підрозділ.

Службові документи, визначені для тривалого зберігання, не­обхідно зберігати в умовах, сприятливих для довготривалого за­безпечення їхньої збереженості.

Стратегії забезпечення збереженості можуть охоплювати копі­ювання, конвертування та переміщення документів [74].

а) Копіювання — це виготовлення ідентичної копії документа на тому самому носії (папір/ мікроплівка/електронний), нап­ риклад, з паперу на папір, з мікроплівки на мікроплівку або виготовлення резервних копій електронних документів (що також можна зробити на різних видах електронних носіїв).

б) Конвертування — це процес, що охоплює зміну формату до­ кумента, але забезпечує збереження ідентичної первинної інформації (змісту). Приклади: мікрофільмування доку­ ментів на паперовому носієві, відтворювання зображення, зміна набору знаків.

в) Переміщення — це процес, що охоплює комплекс організо­ ваних завдань, розроблених для того, щоб періодично пере­ давати цифровий матеріал з однієї конфігурації апаратного (програмного) забезпечення до іншої або з одного поколін­ ня технології до іншого.

Мета переміщення — зберегти цілісність документа та забезпе­чити для користувачів можливість пошуку, показу документів та іншого користування ними. Переміщення здійснюється, коли апаратне та (або) програмне забезпечення застаріє, або його засто­совують для переміщення електронних документів з файлу одного формату до іншого.

Із появою нових технологій для зберігання електронних доку­ментів протягом тривалішого часу можуть бути використані й ін­ші методи.

Щоб службові документи та пов'язані з ними метадані зали­шалися доступними і придатними для користування протягом усього періоду їх зберігання, процеси розроблення всіх систем мають охоплювати формулювання стратегій зберігання вилуче­них із документаційних систем електронних документів та пов'язаних з ними метаданих.

Службові документи, які через певний час мають бути знище­ні, слід зберігати, враховуючи настанову про регулярне знищу­вання цих документів після закінчення строку зберігання (нап­риклад, щорічно).

Якщо службові документи передають до посередника, що на­дає послуги зберігання за межами організації, або до зовнішньої архівної установи, або на постійне зберігання, або з інших при­чин, між зберігачем та стороною, що передає службові докумен­ти, укладають угоду, яка формально задокументовує тривалі зо­бов'язання зберігати документи та відповідно ними керувати, за­безпечуючи їхнє зберігання, передавання на постійне зберігання або вилучення для знищення та доступність.