2.2. Складання заголовка документа

Коло питань: шгальні вимоги до скигЛити шго иша документа^- І юбражсинчАсрисіівногогеріїїі Укриши, кюра чіення слипсми ар гаштції (томірпосо такт і ікржамшх нагород, ііаіпн-ниитни ! автора ііок\ менша; нанесення /кшМкімих дати про ор.'аниа-цші іііОі'кі піднрш мстаа поштова її телеграфна ініріт, но­мер тсісфпт; рахунок в пітку, «ч шачі-шіч нами «ш)\ <іок\

Загальні вимоги до складання заголовка документа

Заголовок документа — це реквізити документа, що розміщують­ся у верхній його частині й можуть включати зображення герба чи емблеми організації, її повну назву як автора документа, довідко­ві дані: адресу, номери телефонів, факсу, розрахунковий рахунок у банку, коди тощо.

Форма заголовка, його дизайн, виконана в кольорі емблема (а іноді й девіз) — «обличчя» установи. Ознайомлюючись з доку­ментом, отримувач, безумовно, насамперед буде цікавитись його змістом, але обов'язково зверне увагу й на заголовок, якому дасть свою оцінку, мовби «переносячи» його на діяльність самої установи.

Вдале розміщення компонентів заголовка, його оригінальна емблема, шрифт сприятливо впливають на партнерів, споживачів, конкурентів полегшують розв'язання можливих проблем з інши­ми органами.

95

Виготовляючи бланк документа, використовують сигніфіка-ційні (знакові) та комунікаційні реквізити заголовка (1—10), що фіксують ознаки приналежності та забезпечують уключення до­кумента до відповідної системи комунікацій.

Можливе також нанесення позначок для розміщення семан­тичних реквізитів: 11,12,13,14,16,19,20,21, що полегшують оп­рацювання інформації.

Розглянемо детальніше нанесення реквізитів заголовка.

Зображення Державного герба України (реквізит 1)

Проектуючи макет бланка, необхідно пам'ятати, що зобра­ження Державного герба помішується на печатках органів дер­жавної влади і державного управління, грошових знаках та знаках поштової оплати, службових посвідченнях, штампах, бланках до­кументів органів державної влади, інших державних органів, мі­ністерств та відомств, а також підприємств, установ та організа­цій у передбачених законодавством випадках.

Розміщують зображення Державного герба України на бланках документів з обов'язковим додержанням пропорцій щодо його зоб­раження відповідно до Постанови Верховної Ради України «Про Державний герб України» від 19 лютого 1992 р. М2137-ХИ [25].

Зображення герба Автономної республіки Крим розміщується відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республі­ки Крим й Закону України «Про Автономну республіку Крим» від 7 березня 1995р. № 95/95 - ВР [11].

Зображення герба Автономної Республіки Крим розміщують лише із зображенням Державного герба України. Порядок вико­ристання зображення герба Автономної Республіки Крим вста­новлюється нормативно-правовими актами республіки.

Коло підвідомчих установ, котрі можуть наносити Державний герб України на бланки своїх документів, визначає кожне мініс­терство (відомство). Проставляти цей реквізит на документах суб'єктів підприємницької діяльності недержавної форми влас­ності забороняється [5].

Відтворювати надпис «Україна» під зображенням Державного герба України дозволяється тільки на бланках організацій, яким надано статус національних закладів.

96

Розміщується зображення Державного герба України на блан­ках з кутовим розташуванням реквізитів (кутових бланках) на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організа­ції, а на бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів — у цен­трі верхнього берега.

Розмір зображення Державного герба України: висота 17 мм, ширина 12 мм. Діаметр зображення — не більше 20 мм.

Всі гербові бланки підлягають особливому обліку. На їх зворо­ті типографським способом проставляється порядковий номер, а за необхідності і серія цих номерів. Облік гербових бланків ве­деться окремо за видами бланків у реєстраційно-обліковій формі, їх зберігають у шафах, які замикаються й опечатуються.

Знищення гербових бланків здійснюється за актом з поміткою в звітно-реєстраційній формі.

Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) (реквізит 2)

Емблема організації — це символічне графічне зображення, що розкриває напрямок її діяльності. Емблема організації полегшує пошук документа, але не замінює її найменування.

Як емблему організації можна використовувати товарні знаки або знаки обслуговування, які можуть бути у вигляді малюнка, абревіатури, слів або ж бути буквенно-графічними.

Емблему організації не відтворюють, якщо є зображення Дер­жавного герба України або герба Автономної республіки Крим.

Розташовується реквізит на лівому березі бланка документа на рівні назви організації. Емблема організації може бути розміщена над реквізитом «назва організації», а також частково на площі, відведеній для неї і для реквізиту „назва організації. Заміна назви організації її емблемою не допускається, навіть якщо назву пов­ністю відтворено в емблемі

На бланках документів недержавних підприємств, установ та ор­ганізацій дозволено розташовувати зображення емблеми на вер­хньому березі документа, тобто на тому місці, де на бланках держав­них організацій розміщують зображення Державного герба України.

Висоту зображення емблеми рекомендовано робити не більше 17 мм (інші розміри зображення емблеми стандартом не обумовле­ні). Реєструєься зображення емблеми за встановленим порядком.

97

Зображення нагород (реквізит 3)

Застосовується цей реквізит замість внесення назв орденів у найменування установи, поліпшує вигляд документа, зменшує обсяг заголовка. За наявності зображення Державного герба Ук­раїни зображення нагород розмішується під ним.

Зображення державних нагород може бути нанесено на лівій частині площі, відведеній для реквізитів «Назва організації вищо­го рівня»; «Назва організації», «Назва структурного підрозділу орга­нізації».

Філії і підрозділи установи, яка має державні нагороди, також можуть наносити їх на свої бланки.

Якщо згідно з нормативно-правовим актом назву нагороди включено до назви організації, то розміщувати на бланку зобра­ження цієї нагороди вже не потрібно.

V ...... Ш

Код організації (реквізит 4)

Зазначений реквізит указується в разі потреби згідно з відпо­відним класифікатором — єдиним державним реєстром підпри­ємств та організацій України (ЄДРПОУ), що введений у дію пос­тановою Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 р. № 118 зі змінами й доповненнями, внесеними постановами Кабінету Мі­ністрів України від 17 серпня 1998 року № 129 та від 25 серпня 1998 року №1336 [27].

Згідно з цим документом, «державний реєстр — це автомати­зована система збирання, накопичення та обробки даних про підприємства та організації всіх форм власності.

Розроблено і створено Державний реєстр з метою: забезпечен­ня єдиних принципів ідентифікації суб'єктів господарської ді­яльності та їх державного обліку в межах інформаційного просто­ру України; забезпечення державних органів інформацією про суб'єкти господарської діяльності; взаємодії на єдиних методоло­гічних засадах з базами даних Національного банку, Державної податкової адміністрації, Фонду державного майна, інших мініс­терств і центральних органів виконавчої влади.

Особливе значення державного реєстру полягає в забезпечен­ні оперативного переходу до міжнародних систем класифікації та кодування.

До Державного реєстру включаються дані про суб'єкти госпо­дарської діяльності: фізичні та юридичні особи, а також їх філії, відділення, представництва, інші відокремлені підрозділи, що розташовані на території України і провадять свою діяльність на підставі законодавства України; юридичні особи, а також їх філії, відділення, представництва, інші відокремлені підрозділи, розта­шовані за межами України, які створені з участю юридичних осіб України і діють відповідно до законодавства іноземних держав.

Ведення ЄДРПОУ здійснює Державний комітет статистики України. Код організації є однією з основних пошукових ознак інформації в системах автоматизованого діловодства та докумен­тообігу (САДД). Завдяки цьому коду можна значно прискорити переведення інформації, її розпізнавання та зменшити можли­вість помилок під час ідентифікації назви.

Код підприємства чи установи вміщує три блоки: ідентифіка­ції, найменування об'єктів та класифікаційних ознак. Блок іден­тифікації складається з шестизначного ідентифікаційного коду і одного знака контрольного розряду.

Наприклад:

Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ 02018490 або

Код ЄДРПОУ 02018490

В заголовку бланка проставляється лише ідентифікаційний код, який розміщується після реквізиту 9 «Довідкові дані про ор­ганізацію».

На бланках уніфікованих форм документів (фінансових, плано­вих, звітно-статистичних тощо) код за ЄДРПОУ наносять у спеці­ально відведених для цього місцях.

Код форми документа (реквізит 5)

Код форми документа визначає належність конкретного доку­мента до певного класу та підкласу уніфікованих форм докумен­тів (УФД) й разом з реквізитом 04 «Код організації» є однією з го­ловних пошукових ознак в САДД.

Проставляється цей реквізит згідно з ДК 010-98 «Державний кла­сифікатор управлінської документації», який є складовою частиною

98

99

державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) являє собою номенклатурний перелік назв уніфікованих форм документів з унікальними кодовими позначеннями.

Використовується ДКУД під час збирання та опрацювання до­кументів за відповідними уніфікованими формами всіма органі­заціями незалежно від форми власності в процесі виконання ни­ми управлінських рішень. Затверджено ДК 010—98 наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 р. № 1024 [72]. Витяг з державного класифікатора подано в додатку 1.9.

Орієнтовано ДКУД на забезпечення опрацювання інформа­ції із застосуванням ПК та прогресивних інформаційних техно­логій.

ДКУД містить 15 класів, починаючи з організаційно-розпо­рядчої і закінчуючи словниково-довідниковою документацією, а саме:

1. організаційно-розпорядча документація (код 02);

2. первинно-облікова документація (код 03);

3. банківська документація (код 04);

4. фінансова документація (код 05);

5. звітно-статистична документація (код 06);

6. планова документація (код 07);

7. ресурсна документація (код 08);

8. торговельна документація (код 09);

9. зовнішньоторговельна документація (код 10);

10. цінова документація (код 13);

11. документація з праці, соціальних питань і соціального за­хисту населення (код 15);

12. документація з побутового обслуговування населення (код 17);

13. бухгалтерсько-облікова документація (код 18);

14. документація з Пенсійного фонду (код 20);

15) словниково-довідкова документація (код 21); Необхідність фіксування коду форми документа організація

чи підприємство вирішують окремо для кожного виду документа. Ідентифікація уніфікованих форм управлінських документів здійснюється через ієрархічну класифікацію з трьома ступенями. Складається кодове позначення з семи цифрових десяткових знаків й має такий вигляд:

XX XX XXX

Клас форми

Підклас форми

Реєстраційний номер форми

Так, структура коду форми організаційно-розпорядчого доку­мента складається з:

• коду класу форми ОРД (два знаки);

• коду підкласу форми ОРД (один знак);

• коду управлінського завдання, для рішень якого складається документ (один знак);

• коду форми документа, що складається з коду найменуван­ня документа (два знаки) і порядкового номера в межах кон­кретного найменування документа (один знак).

Наприклад:

код Статуту підприємства — 0202015,

де: 02 — клас форми документа «Уніфікована організаційно-розпорядча документація;

02 — підклас форми документа «Документація з організації процесів управління»; 015 — реєстраційний номер, код форми документа.

Друкують зазначений реквізит шрифтом 9 друкарських пун­ктів праворуч над реквізитом «Назва виду документа».

Найменування автора (реквізити 6, 7, 8)

Реквізити, що визначають автора службового документа, роз­міщуються в такій послідовності, щоб чітко була окреслена під­порядкованість. Спочатку зазначається назва вищої організації або засновника (міністерство, корпорація, відомство), нижче — повна назва установи, організації чи дочірнього підприємства, ще нижче, якщо є потреба,— назва структурного підрозділу орга­нізації.

Назва організації вищого рівня (реквізит 6) може зазначатися скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скоро­чення — повністю.

100

101

Наприклад:

ДЕРЖСПОЖИВСТАНДАРТ УКРАЇНИ ДЕРЖАВНЕ ПІДПРИЄМСТВО «УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ І НАВЧАЛЬНИЙ ЦЕНТР ПРОБЛЕМ СТАНДАРТИЗАЦІЇ, СЕРТИФІКАЦІЇ ТА ЯКОСТІ» (ДП «УКРНДНЦ») або

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

УНІВЕРСИТЕТ ТУРИЗМУ

На бланку організації, яка має подвійне або потрійне підпо­рядкування, вказують всі організації вищого рівня. Наприклад:

МІНІСТЕРСТВО ТРАНСПОРТУ ТА ЗВ'ЯЗКУ УКРАЇНИ

УКРЗАЛІЗНИЦЯ

ПІВДЕННО-ЗАХІДНА ЗАЛІЗНИЦЯ

На бланку організації, яка водночас підпорядкована місцевій держадмістрації і міністерству чи іншому органу виконавчої вла­ди розміщується лише назва держадміністрації, наприклад:

або

ЛЬВІВСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ КУЛЬТУРИ

ОДЕСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ

Скорочену назву організації можна зазначати на бланку лише в тому разі, якщо її офіційно зафіксовано в установчому документі.

Скорочену назву подають окремим рядком нижче від повної наз­ви, в дужках або без них:

ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ

УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУТ

АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА

(УНДІАСД)

Назву структурного підрозділу організації (реквізит 8) або терито­ріального відділення, філії, посадової особи зазначають переважно на бланках внутрішніх документів (протокол, службові записки, акти тощо), а також на бланках листів у разі, коли структурний під­розділ є автором документа, а його керівник (посадова особа) має право виготовлення власного бланка документа.

Розміщують цей реквізит під назвою організації, наприклад:

ДЕРЖАВНА АКАДЕМІЯ КЕРІВНИХ КАДРІВ КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ

ІНСТИТУТ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ КАНІВСЬКА ФІЛІЯ

Всі вказані реквізити подаються у називному відмінку. Склад-носкорочені назви підприємств і організацій, якщо вони зазначе­ні в статуті чи положенні про їх створення, можуть писатися в дужках, або без них, наприклад:

«ЛУГАНОВА», або

ВОДОКАНАЛ

Складноскорочені назви, що утворилися з початкових звуків, можуть писатися без скорочень, наприклад:

«УКРАГРОБУД», або

«ПРОДСІЛЬМАШ».

Розміщують скорочену назву, зазвичай, окремим рядком у центрі заголовка.

Якщо в установчих документах поряд з назвою організації ук­раїнською мовою надається назва іноземною мовою, то остання відтворюється під назвою організації, що зафіксована україн­ською мовою.

102

103

Наприклад:

ЄВРОПЕЙСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ Е^КОРЕАN ІЖІУЕК8ІТУ

Документи, підготовлені спільно двома або більше організаці­ями, слід оформлювати не на бланку, а на чистому аркуші паперу. При цьому назви організацій розміщують відповідно до їх рангу. У разі оформлення документа, підготовленого кількома організа­ціями одного рангу, їхні назви розміщують на одному рівні.

Наприклад:

Міністерство Державний комітет Державний комітет фінансів статистики архівів

України України України

ПОСТАНОВА

20.08 2009 м. Київ № 214/175/132

Організації, які згідно з законом мають право використовува­ти поряд з українською мовою мови національних меншин, мо­жуть друкувати реквізити заголовка двома мовами.

Нанесення довідкових даних про організацію

Довідкові дані про організацію (реквізит 9)

Реквізит містить поштову і телеграфну адреси, номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, Е-таі1, адреса сайту, номер рахунка в банку, дані про ліцензії тощо.

Розміщується реквізит тільки на бланках для листів і слугує для інформації про відправника — одноосібного чи колективно­го створювача тексту документа.

Порядок та форма запису відомостей про поштову, телеграф­ну та електронну адреси організації мають відповідати поштовим «Правилам надання послуг поштового зв'зку» [39], наприклад:

ТОВ «ДІЛО»

вул. Маршака, 35, Київ-54, Україна, 03054,

тел. (044) 555-03-16, факс (044) 295-03-15,

Е-таіІ: раїепа @ еиитЬ.еа'и.иа.

ппр://\¥\у\у сіііо. кіеу.иа.

На бланках для листів, що стосуються розрахунково-грошо­вих операцій, для вивільнення від постійної інформації тексту документа може бути вказаний розрахунковий номер у відділен­ні банку, наприклад: .

Р/р 8170235669754 у відділенні Укрсопбанку М. Ірпінь. МФО 3567123

Якщо організацію зареєстровано за однією адресою, а розта­шована вона за іншою, то у бланку зазначають поштову адресу за місцем розташування організації. В окремих випадках дозволя­ється зазначати на бланку дві адреси —фактичну та юридичну. Наприклад:

ЗАКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО «АКВАБАНК»

Юридична адреса: Фактична адреса:

вул. Миру, 35-а, вул. Ентузіастів, 24,

м. Київ, 03035, м.Донецьк, 49051,

тел.: +38 (044) 501-97-71, тел.: +38 (0562) 333-444

факс: +38(044)501-97-70 факс: +38 (0562) 333-400

Р/р № 32009104600 в Управлінні НБУ у Дніпропетровській обл. МФО 307І23 Код ЄДРПОУ 26237202

Друкують реквізит «Додаткові дані про організацію» розміром 9 пунктів шрифту нижче від реквізиту «Назва організації», або під реквізитом «Назва структурного підрозділу».

Визначення назви виду документа Назва виду документа (реквізит 10)

Визначається цей реквізит як назва сукупності документів, що виконують однорідні функції (наказ, рішення, протокол тощо). Це один із обов'язкових реквізитів, що сприяє вивченню документа.

Назва виду документа (відсутня тільки на службових листах) дає перше уявлення про нього та його призначення, оскільки визначені управлінські рішення повинні оформлюватися відпо­відними уніфікованими формами документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації.

Зазначений реквізит може бути зазначений на спеціальному бланку (бланку конкретного виду документа, наприклад, бланк

104

105

постанови) або надрукований на загальному бланку організації при безпосередньому оформленні документа.

Друкують назву виду документа нижче від реквізиту «Назва організації». На кутовому бланку — без відступу від межі лівого берега.

Виходячи з найменування виду документа згідно з ДК 010-98 [98] встановлюється перелік необхідних для його оформлення подальших реквізитів, структура тексту, особливості викладу ма­теріалу, ступінь обов'язковості виконання поставлених вимог.

Вищезазначені реквізити (1—10) можуть бути надруковані в межах відведеної формуляр-зразком площі одним із двох спо­собів:

• центрованим (початок і кінець кожного рядка рівновіддале-ні від меж площі (поздовжнє розміщення реквізитів);

• прапоровим (кожен рядок реквізиту починається від лівої ме­жі площі формуляра (кутове розміщення реквізитів).

На бланках спільних підприємств реквізити заголовка можуть друкуватися двома мовами, наприклад — українською і англій­ською. При цьому, реквізити заголовка, надруковані українською мовою, розміщуються зліва.

2.3. Датування та індексування документів

Кою питань: датування с.п жі'шаих дакумснтнг шісжііппп> [ датування документіваніїхрішавшка, < посопи простийтння дати, індексування сіужошип Очкучеитш^- іичюлідпи ть ш Оектип, (к іаіііті індексу доку чиїми, шн іиаїшн на нюске 1і'і.' ту и\Мнмадокумента, мит ск шдшшн айо «шкінші

Датування службових документів Дата документа (реквізит 11)

Дата документа — цей реквізит є обов'язковим елементом будь-якого документа. Позбавлений дати, він певною мірою втрачає юридичну силу. Тому кожен, хто складає, виконує, зат­верджує чи підписує будь-який діловий папір, повинен привчи­тися проставляти дату.

Датою документа може стати день його створення і (або) під­писання, погодження затвердження, прийняття, видання або ре­єстрації. А саме:

• датою листа або наказу є день їх підписання;

• датою звіту, плану чи інструкції — день їх затвердження;

• датою установчого договору — дата його затвердження;

• датою протоколу чи акта - час здійснення зафіксованих у них вчинків, подій, фактів, явищ.

Датою документа, що приймається колегіальним органом (рі­ шення, ухвала тощо), є дата його прийняття. Датою вступу в си­ лу розпорядчого документа — день його одержання адресатом, якщо документом не обумовлено інший термін. Для службового листа основною датою є дата реєстрації в книзі вихідних доку­ ментів. .

Документи набувають чинності з моменту їх підписання (по­годження, прийняття, затвердження тощо), якщо у тексті або за­конодавством не передбачена інша дата. Документи, які підляга­ють державній реєстрації у Мін'юсті України, набувають чинності через 10 днів після їх реєстрації.

Дати підписання, затвердження ділових паперів, а також ті, що є в тексті, переважно оформлюються цифровим способом. При цьому день місяця і місяць позначаються двома парами арабських цифр. Щоб не виникло подвійного тлумачення в роз­шифруванні дати документа, цифрове позначення року (з 2000 до 2033 р.) повинне складатись з чотирьох цифр.

До початку нового століття елементи дати в службових доку­ментах позначались трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 17 червня 1951 ро­ку можна було писати: 17.06.51.

Новим національним стандартом ДСТУ 4163 - 2003 дозволе­но також оформляти дату у послідовності: рік, місяць, число. Наприклад:

26 січня 2009року можна записати: 2009.01.26. Зазначений спосіб використовується у службовому листуванні з іноземними партнерами, оскільки відповідає міжнародній сис­темі датування документів (180 8601:2000 «Елементи даних і фор­мати для обміну інформацією. Представлення дат і часу»).

106

107

Якщо порядковий номер місяця або числа місяця складається з однієї цифри, те перед нею необхідно проставляти нуль. Наприклад:

9січня 2010року слід писати: 09.01.2010.

Словесно-цифровий спосіб оформлення дати (скажімо, «21 бе­резня 2009 р.») може вживатися у нормативно-правових актах та в документах, що містять відомості фінансового характеру.

Так посилання у тексті на правовий акт або інший документ, зазвичай, оформляється таким чином:

Лист № 201 від 17грудня 2008 року.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі служ­бові позначки на документах, пов'язані з їх проходженням та ви­конанням (резолюції, погодження, візи, позначки про виконан­ня документа та направлення його до справи тощо).

Проставляється дата підписання документа в його лівій вер­хній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цьо­го місці бланку.

Якщо документ складено не на бланку, його дата проставля­ється нижче від підпису, без відступу від межі лівого берега. На документах, які спільно видають дві або більше організацій, має бути зазначена лише одна дата.

Слід також зауважити, що дата підписання або затвердження документа повинна власноручно проставлятися посадовою осо­бою, яка його підписала.

Реєстрування службових документів

Реєстрування — це спосіб формалізації долучення службового документа до документаційної системи. Основна мета реєстру­вання — засвідчити, що службовий документ було створено або долучено до документаційної системи, а додатковою перевагою є те, що реєстрування полегшує пошук службових документів.

Факт створення або надходження документа фіксується прос­тавлянням на ньому умовних позначень —реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відо­мостей про документ. Суть індексування полягає в зарахуванні документа до певної групи відповідно до його змісту (контексту).

Реєстраційний індекс документа (реквізит 12)

Реквізит «Реєстраційний індекс документа» — це умовне поз­начення, що надається документу під час його реєстрації. Реєс­трації підлягають документи, створені установою, та ті, що над­ходять від інших організацій і фізичних осіб, крім документів, які не підлягають реєстрації.

Список документів, що підлягають реєстрації, має бути в до­датку дф інструкції з діловодства організації чи установи, й мусить бути затверджений її керівником.

Реквізит»Реєстраційний індекс документа» забезпечує юри­дичну силу документа. Він є одним із реквізитів, що дає змогу швидко розшукати потрібний документ.

Проставляють реквізити «Дата документа» та «Реєстраційний індекс документа» на спеціально відведеному місці на бланку, наприклад:

[15.10.2008№ 05-24/149] або

[2009. 11.10. МАВ 07-22/45]

Складається реєстраційний індекс документа з його порядко­вого номера, який визначають за відповідною реєстраційною формою (журналом, картотекою, або базою даних вхідних доку­ментів), що запроваджена в установі.

За потреби реєстраційний індекс документа можна доповнюва-т|4\за рішенням установи, умовним позначенням групи докумен­тів згідно з класифікатором питань (виконавців, кореспондентів тощо, прийнятим в установі) або індексом справи за номенклату­рою справ та індексом структурного підрозділу, інформацією про кореспондента, виконавця тощо.

Наприклад: у реєстраційному індексі 24/149:

149 — порядковий реєстраційний номер документа за відповід­ним журналом реєстрації документів у межах одного року,

24 — умовне позначення групи документів згідно з класифікатором питань (виконавців, кореспондентів тощо, прийнятим в установі.

Вихідний номер службового документа № 07—22/45 означає:

07 — шифр підрозділу установи,

22 — номер справи, в якій зберігається копія вихідного докумен­та за номенклатурою для цього підрозділу,

45 — номер документа за відповідним журналом реєстрації ви­хідних документів у межах одного року.

108

109

Реєстраційним індексом внутрішніх організаційно-розпоряд­чих документів організації, протоколів засідань колегіальних ор­ганів, актів комісій тощо є порядковий номер документа у межах календарного року.

У навчальних закладах реєстрацію документів ведуть, зазви­чай, протягом навчального року. На початку кожного нового нав­чального року нумерація поновлюється.

При реєстрації звернень, скарг та пропозицій громадян до ке­рівника організації застосовуються літерно-цифрові позначення.

Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то ре­єстраційний номер складається із реєстраційних іїадексів кожної з цих установ, які проставляють через правобіжну похилу (нав­кісну) риску з послідовного зазначення авторів документа зліва направо.

Місце розташування реєстраційного індексу залежить від ви­ду бланка та виду документа, тобто проставляється на відповід­ному місці документа, визначеному формуляром-зразком.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь (реквізит 13)

Зазначений реквізит заповнюють лише в тому разі, коли оформлюють лист-відповідь на будь-який ініціативний документ (звернення, запит, пропозицію тощо). Реквізит має включати да­ту й індекс, вказані організацією, що видала або уклала документ, на який дається відповідь.

Вказаний реквізит переноситься особою, що складає доку­мент, з ініціативного документа. Наприклад:

[На №04-20/83 від 12.12.2008}

Слово рік або скорочення/? на документі не проставляється.

Якщо вихідний лист є відповіддю на декілька листів однієї ор­ганізації, то необхідно оформити посилання на реєстраційні ін­декси і дати, зазначені в усіх цих листах. Наприклад:

[На №04-20/83 від 12.12.2008, №04-20/85 від 14.12.200Щ

Якщо в рдному вихідному листі дають відповідь на листи від багатьох різних організацій, то посилання на реєстраційні номери

і дати листів слід розташовувати один під одним у такій самій послі­довності, в якій зазначено назви цих організацій у реквізиті «Адресат». Наприклад:

На №04-20/83 від 12.12.2008. На №18-22/851 від 14.12.2008. На №205/43 від 12.12.2008.

Розташовується реквізит нижче або на рівні реєстраційного індексу, переважно на спеціально відведеному для нього місці на бланку.

Місце складання або видання документа (реквізит 14)

Місце складання або видання документа вказують у тому ви­падку, якщо його не можна визначити за реквізитами «Назва ор­ганізації» та «Довідкові дані про організацію», наприклад:

ЗАТ «Торговий центр «О'КЕЙ»

Застосовують цей реквізит з метою уникнення помилок при визначенні місцезнаходження організації. Його можна простав­ляти у всіх документах, крім листа, в якому ця інформація завжди міститься у реквізиті «Довідкові дані про організацію».

Для будь-якого суб'єкта господарювання (фізичної чи юри­дичної особи) місцем видання документа є місце його державної реєстрації.

Слід звернути увагу на таку особливість. Місце видання не треба вказувати в документі, якщо воно включене до назви орга­нізації, наприклад:

ВАТ «Кам'янець-Подільський агрохімкомбінат» або

Дарницька районна в м.Києві державна адміністрація

Місце складання або видання документа необхідно обов'язко­во зазначити у тому разі, якщо документ цієї організації було складено або видано в іншому місті.

Реквізит має бути узгоджений з адміністративно-територіаль­ним поділом країни і офіційно встановленими назвами населе­них пунктів. У назвах населених пунктів треба вживати тільки за­гальноприйняті географічні скорочення (м. — місто, с. — село, смт — селище міського типу, с-ще — селище).

110

111

Проставляється реквізит на тому ж місці, що й реквізит 13 нижче від реквізитів 11, 12 на всіх документах, окрім листів, ос­кільки вони поміщаються в довідкових даних про організацію.