Тема 2.10. Документация и отчетность по охране труда Вопрос 2.10.1. Основная документация по охране труда

Руководство МОТ-СУОТ 2001 рекомендует, чтобы «сообразно размеру и характеру деятельности организации следует устанавливать и поддерживать документацию системы управления охраной труда, которая может охватывать:

а) политику и цели организации по охране труда;

б) распределение ключевых управленческих ролей по охране труда и обязанностей по осуществлению системы управления охраной труда;

в) наиболее значительные опасности/риски, вытекающие из деятельности организации, и мероприятия по их предупреждению и регулированию; и

г) положения, методики, инструкции или другие внутренние документы, используемые в рамках системы управления охраной труда».

Документация по охране труда так же обширна, всеобща и разнообразна, как и сама охрана труда. Ведение этой документации – внутреннее дело работодателя. Однако оно настолько важно, что все современные системы управления охраной труда специально оговаривают этот вопрос, описывают, ЧТО и КАК должен делать работодатель (в его же собственных интересах).

Из всего разнообразия документов, мы выделяем несколько основных типов документации по охране труда (и, конечно, по безопасности производственной деятельности, вопросы которых настолько тесно переплетаются на уровне работодателя, что порой не различимы, и ими на многих предприятиях и в организациях занимаются одни и те же работники, одни и те же службы).

Во-первых, это локальные нормативные акты работодателя, связанные с вопросами охраны труда и безопасности производства. Эти акты устанавливают организационно-управленческие правила соблюдения работниками требований охраны труда и, тем самым, работодателем – государственных нормативных требований охраны труда.

Заметим, что, если ни одного такого акта у работодателя нет, значит, он просто игнорирует и охрану труда, и государственные нормативные требования охраны труда, и трудовое законодательство, и, вообще, сам по себе Закон и руководствуется принципом: «Что хочу, то и ворочу!».

Во-вторых, это различные документы, фиксирующие деятельность работников (и тем самым – деятельность работодателя) по соблюдению требований локальных нормативных актов, государственных нормативных требований охраны труда и т.п. В переводной литературе (с английского языка) такую документацию называют «записи» (records). К такой документации относятся различного рода журналы, например, вводного инструктажа. Если у работодателя нет ни одного документа такого вида, считать, что он что-то делает в сфере охраны труда, было бы наивно. К такой документации следует отнести и результаты аттестации рабочих мест по условиям труда. Это самый большой тип документов по охране труда у работодателя. Он фиксирует (документирует) всю конкретную деятельность, но главное, мероприятия по профилактике производственного травматизма и профессиональной заболеваемости.

В-третьих, важнейшие документы охраны труда – материалы расследования несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. В принципе они тоже относятся к «записям», но их особый статус, их крайняя важность и для пострадавшего и для работодателя заставляют выделить их из массива всех других записей.

В-четвертых, это письма и предписания органов власти, надзора и контроля и т.п. Все они, как правило, требуют каких-то оперативных действий, а потому и выделены особо.

В-пятых, документы, содержащие государственные нормативные требования охраны труда. Все они нужны не только для их выполнения и для информирования работников об условиях их труда, их правах и обязанностях, но и для разработки локальных нормативных актов работодателя (по охране труда). Полезно иметь базу действующей нормативной правовой и нормативно-технической документации по охране труда и безопасности производственной деятельности и договор со сторонней организацией, осуществляющей информационное обслуживание по актуализации этой базы.

В-шестых, документы, содержащие требования к правильной эксплуатации того или иного оборудования, безопасному использованию инструмента, сведения об опасности материалов, сертификаты соответствия и т.п. «внешние» документы.

В-седьмых, документы официальной статистической отчетности работодателя перед органами государственной власти. Наличие этих документов подразумевает и восьмой тип – документы внутренней отчетности подразделений перед управлением, управления перед собственником (учредителем). Эти документы могут содержать сведения, составляющие коммерческую тайну работодателя.

В чем-то условно, но к особому, девятому, в классификации типу документов могут быть отнесены учебно-методические, чисто информационные и другие (не строго обязательные) документы, связанные с работами по охране труда и обеспечением безопасности производства.

Десятый тип образуют все прочие (не относящиеся к первым девяти типам) документы, которых, как правило, и на горе специалистам по охране труда, более чем достаточно.

Каждый из вышеназванных типов сам может быть разбит на подтипы, вплоть до конкретных документов.

К важнейшим локальным нормативным актам работодателя следует отнести правила трудового распорядка и коллективный договор. Оба эти документа выходят за рамки «чистой» охраны труда, но без них она не существует.

Другой вид локальных нормативных актов работодателя образуют документы об организации работ по охране труда. Это может быть Положение о системе организации работ по охране труда (СОРОТ) и приказ о введении СОРОТ в действие либо Положение о системе управления охраной труда (СУОТ) и приказ о введении СУОТ в действие и т.п.

К этому же виду следует отнести приказы по созданию органов управления охраной труда, а именно: приказы о создании службы охраны труда, о возложении обязанностей специалиста по охране труда дополнительно (по внутреннему совместительству) на других специалистов, приказы о создании комитета (комиссии) по охране труда в организации, протоколы избрания уполномоченных (доверенных) лиц по охране труда. Если работодатель заключил договор на обслуживание в сфере охраны труда, то нужно иметь копию этого договора и календарный план (техническое задание) с перечнем выполняемых работ.

К этому же виду относятся:

• Положения обо всех службах и отделах, включая службу и/или отдел охраны труда, должностные инструкции, где должны быть прописаны трудовые обязанности работников по охране труда, инструкции по охране труда для всех рабочих мест и всех выполняемых работ.

• Приказы о назначении ответственных лиц за производство работ повышенной опасности именуют лиц, имеющих право выдачи нарядов-допусков, ответственных руководителей работ и исполнителей работ.

• Документы по обучению персонала. К ним относят программы обучения, вопросники, экзаменационные билеты, перечни тех, кто должен обучаться и кто освобожден от того или иного вида обучения.

• Приказ о назначении постоянно действующих комиссий по проверке знаний охраны труда. Как правило, на предприятиях организуют комиссии двух уровней: одна комиссия – для проверки знаний руководителей и специалистов и вторая – рабочих. Приказ следует регулярно обновлять (не реже одного раза в год). Число членов комиссии должно быть не менее трех (председатель, секретарь и член комиссии).

• Программа вводного инструктажа должна соответствовать типовой и учитывать особенности производственной деятельности работодателя. Программа должна быть утверждена руководителем предприятия/организации (его заместителем, ответственным за охрану труда).

• Программа инструктажа на рабочем месте составляется с учетом особенностей выполняемых работ на данном рабочем месте.

• Список профессий работников, освобожденных от инструктажей на рабочем месте, утверждается руководством предприятия и согласовывается с представительным органом трудового коллектива.

• График проверки знаний по охране труда должен быть удобным и реальным. Следует вести регулярный контроль за его исполнением, а также вносить необходимые дополнения при штатных изменениях.

• Программы обучения рабочих безопасным методам труда и приемам оказания первой помощи пострадавшим должны быть составлены по всем профессиям и видам работ.

• Экзаменационные билеты или вопросники по охране труда. Все работники должны быть ознакомлены до начала проверки знаний (как минимум, за месяц) с экзаменационными билетами или со специальными вопросниками.

• Перечень работ повышенной опасности. Составляется на основании типового перечня с учетом условий данного предприятия и утверждается руководством предприятия. Следует внимательно отнестись к составлению перечня.

• Перечень должностей руководителей и электротехнического персонала, которые должны иметь квалификационную группу по электробезопасности.

• Перечень профессий и рабочих мест, требующих присвоения первой квалификационной группы по электробезопасности. В перечень включается и неэлектротехнический персонал, выполняющий работы, при которых может возникнуть опасность поражения электрическим током. Перечень должен быть утвержден руководителем предприятия.

Следующим «кругом» документов являются документы о медицинских осмотрах работников. Такими документами служат:

• Приказ об утверждении временных перечней вредных, опасных веществ и производственных факторов, а также работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические осмотры работников.

• График проведения периодических медицинских осмотров. График обычно составляют специалисты службы охраны труда и отдела кадров совместно с руководителями подразделений.

Следующим «кругом» документов являются документы о выдаче СИЗ. К ним, частности, относится: Перечень средств индивидуальной защиты, выдаваемых работникам.

Кроме выше изложенных документов полезно иметь на предприятии (и в подразделениях) следующие документы:

• Список работников, имеющих право на досрочный выход на пенсию.

• Список работников, имеющих право на дополнительный отпуск.

• Список работников, имеющих право на получение молока или другого равноценного ему продукта.

• Список работников, имеющих право на лечебно-профилакти­ческое питание.

К важнейшим документам, фиксирующим деятельность работодателя по выполнению государственных нормативных требований охраны труда, относятся документы, фиксирующие инструктирование и обучение персонала, т.е. его готовность и умение работать безопасно. К этим документам относятся:

• Журнал регистрации вводного инструктажа. Проведение вводного инструктажа должно быть скреплено подписями инструктируемого и инструктирующего.

• Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Инструктаж проводит руководитель, в чье непосредственное подчинение поступает работник. Инструктаж осуществляется индивидуально с учетом особенностей трудовых обязанностей работника.

• Журнал регистрации нарядов-допусков на работы повышенной опасности. Хранится на участке, осуществляющем эти работы.

• Фиксация выдачи СИЗ осуществляется в Личных карточках учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений. На каждого работника заводится такая карточка, в которой он расписывается за получение/сдачу спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений. При несчастном случае с работником эта карточка потребуется обязательно!

Следующим «кругом» «фиксирующих» документов являются документы по оценке условий труда. К таким документам относятся Материалы аттестации рабочих мест по условиям труда. Хранить материалы аттестации рабочих мест по условиям труда целесообразно в отделе охраны труда либо в отделе труда и заработной платы.

Следующим «кругом» документов являются документы, связанные с обязательным социальным страхованием от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. К ним относятся:

• Журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Журнал хранится в службе охраны труда.

• Акты о несчастных случаях на производстве (Н-1). Хранятся 45 лет, поэтому следует внимательно относиться к организации их хранения.

• Документы о профессиональных заболеваниях, материалы расследования острых отравлений и профессиональных заболеваний.

Выше мы перечислили самые-самые основные, самые-самые обязательные и необходимые документы по охране труда. Полностью перечислить все документы не позволяет ограниченный объем настоящего пособия.

Вся эта махина документов требует определенного порядка в их ведении, хранении, а также четкой организации документооборота.

Вся документация системы управления охраной труда должна: а) быть ясно изложена и оформлена так, чтобы быть понятной тем, кто ею должен пользоваться; б) периодически анализироваться, при необходимости обновляться, распространяться и быть легко доступной для всех членов организации, кому она предназначена и кого касается. Записи данных по охране труда должны поддерживаться в рабочем состоянии, а срок их хранения должен быть точно определен.

С позиций предупреждения несчастных случаев наибольшую роль призваны играть инструкции по охране труда на каждое рабочее место или выполняемую работу, а также журналы инструктажей. Все большую роль приобретают карты аттестации рабочего места по условиям труда. В любом случае нужно помнить, что поскольку охрана труда имеет существенную юридическую «окраску», то своевременное документирование всех и всяческих мероприятий и фактов охраны труда необходимы для правильного расследования несчастного случая и установления истинных причин происшедшего.