5. Учет и отчетность, порядок хранения пропусков, печатей.

Инструкция может содержать и другие разделы.

При разработке инструкции о контрольно-пропускном режиме определяются виды и группы пропусков, которые будут действовать на предприятии.

Целесообразно установить постоянные, временные, разовые и материальные пропуска. Образцы бланков пропусков разрабатываются организацией и по своему внешнему виду должны отличаться друг от друга. Все виды пропусков, за исключением материальных, оформляются и выдаются специально назначенным лицом. Материальные пропуска должна оформлять бухгалтерия.

Постоянные пропуска выдаются сотрудникам, принятым на постоянную работу, а также (по обстоятельствам) работникам других организаций, постоянно обслуживающих организацию. Постоянные пропуска должны иметь фотографию владельца. Постоянные пропуска могут храниться на руках у их владельцев. Целесообразно раз в полгода (раз в год) менять эти пропуска, тем самым не давая никому воспользоваться утерянным пропуском. Постоянные пропуска лиц, убывающих из организации на длительное время (отпуск, болезнь, командировка и т.п.), должны быть сданы в службу охраны. Пропуска уволенных сотрудников с работы должны уничтожаться.

Временные пропуска выдаются лицам, находящимся на временной работе, например, практикантам. Срок действия и порядок оформления временных пропусков определяется инструкцией о контрольно-пропускном режиме. Временные пропуска могут быть с фотографией и без фотографии. Временные пропуска без фотографии действительны только при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

Разовые пропуска (для посетителей) выдаются на одно лицо и только для разового посещения предприятия и его подразделений. Пропуск оформляется и действителен при наличии документа, удостоверяющего личность. Разовые пропуска должны периодически меняться по цвету бланков и другим признакам. Разовый пропуск, выданный водителю транспортного средства, может служить одновременно и разовым пропуском для транспорта.

Разовый пропуск действителен для входа на территорию предприятия или его подразделения в течение определенного времени. Контроль за посетившими предприятие по разовому пропуску осуществляется с помощью отметки на оборотной стороне пропуска, где указывается время посещения, заверенное подписью лица, принявшего посетителя. Разовый пропуск изымается на КПП контролером при выходе посетителя из учреждения. По лицам, не вышедших из учреждения по истечении срока действия пропуска, принимаются меры по выяснению причин задержки.

Фамилии лиц, посетивших предприятие по разовому пропуску, могут записываться в специальную книгу учета.

Материальные пропуска для вывоза (выноса) товарно-материальных ценностей выдаются бухгалтерией и руководством организации. Срок действия пропуска определяется инструкцией о контрольно-пропускном режиме. Материальные пропуска должны изыматься на КПП и сдаваться в бюро пропусков.

Образцы всех действующих пропусков должны находиться на КПП. Для обучения работников охраны выделяется необходимое количество образцов пропусков.

Оборудование КПП должно обеспечивать необходимую пропускную способность и возможность тщательной проверки пропусков и документов у проходящих лиц, досмотра всех видов транспорта, провозимых грузов и удовлетворять следующим требованиям: (1) исключать возможность несанкционированного проникновения через КПП на предприятие (из предприятия) людей и транспортных средств; (2) способствовать сокращению времени на проверку документов, досмотр транспорта и материальных ценностей; (3) способствовать исключению (сведению к минимуму) ошибок охранника при пропуске людей и транспорта; обеспечивать меры безопасности охранника при досмотре транспортных средств.

Все виды КПП должны быть оборудованы необходимыми видами связи и тревожной сигнализации. На КПП рекомендуется располагать внутренний телефон и список телефонов.

В контрольно-пропускном помещении устраиваются проходы, которые оборудуются техническими средствами охраны и физическими барьерами. В комплект оборудования, как правило, входят: (1) средства механизации или автоматизации системы контроля доступа; (2) физические барьеры (ограждения, турникеты, калитки); основное и резервное освещение; (3) средства связи и тревожной сигнализации; (4) системы видеоконтроля.

В качестве средств контроля доступа могут использоваться различные турникеты. Наиболее простыми и надежными для использования в организациях являются роторные турникеты, позволяющие обеспечить полное перекрытие зоны прохода. Они могут быть различными по высоте – от поясных до турникетов в полный рост, которые конструктивно подобны вращающимся дверям.

В состав транспортного КПП входит досмотровая площадка и служебные помещения.

Досмотровая площадка предназначена для размещения автомобилей при их досмотре. Досмотровые площадки могут располагаться как на территории предприятия, так и за ее пределами, на территории, непосредственно примыкающей к основным воротам КПП. Поверхность досмотровой площадки покрывается бетоном или асфальтом. На проезжей части площадки выделяется место остановки транспорта для досмотра, ограниченное двумя линиями «СТОП», выполненными белой краской. В целях обеспечения безопасности движения транспорта не менее чем в 100 метрах от ворот с правой стороны или над дорогой устанавливается указательный знак «Движение в один ряд», а в 50 метрах от ворот – знак ограничения скорости до 5 км/час. На автомобильных КПП используются ворота с ограничением и без ограничения габаритов по высоте. По конструкции они могут быть распашными или раздвижными (выдвижными). Распашные ворота должны оборудоваться фиксаторами.

В нерабочее время, выходные и праздничные дни допуск сотрудников в организацию должен быть ограничен с предъявлением постоянного пропуска.

Дежурные специальных служб организации (электрики, сантехники, истопники и т.д.), работающие посменно, допускаются на территорию в нерабочее время, в выходные и праздничные дни по спискам, утвержденным «начальником службы безопасности».

На основании действующего законодательства и решения администрации отдельные категории лиц пользуются правом прохода на предприятие без пропуска при предъявлении служебного удостоверения. К ним относятся: (1) работники прокуратуры; (2) работники милиции; (3) государственные инспекторы надзорных и контрольных органов; (4) работники санитарно-эпидемической службы, осуществляющие санитарный надзор.

Категории лиц, имеющих право прохода на предприятие без пропуска (по служебным удостоверениям), должны быть четко отражены в инструкции о контрольно-пропускном режиме.

В целях осуществления пропускного режима на территории предприятия и в его структурных подразделениях приказом по предприятию утверждается перечень категорированных подразделений (помещений). В этих помещениях устанавливается специальный режим и повышенная ответственность за его соблюдение работниками этих подразделений. Допуск в эти помещения осуществляется строго по списку, согласованному со службой безопасности. Прием посетителей сторонних организаций и предприятий, как правило, максимально ограничивается.

Во всех помещениях категорированных подразделений должны быть вывешены списки работников, имеющих допуск в эти помещения. Все помещения по окончании работ осматриваются дежурными по подразделениям и лицами, ответственными за их противопожарное состояние. По окончании рабочего дня категорированные помещения запираются на замок, опечатываются и сдаются под охрану.

Представитель охраны проверяет сигнализацию в присутствии работников, сдающих помещение. Ключи от этих помещений в опечатанных пеналах сдаются под расписку начальнику караула.

Получение ключей, вскрытие помещений, оборудованных охранной сигнализацией, производят лица, имеющие право вскрытия этих помещений с предъявлением постоянного пропуска. Списки лиц, имеющих право вскрывать (закрывать) указанные помещения, с указанием номеров печатей, которыми опечатываются помещения, и номеров служебных телефонов подписываются начальником подразделения и утверждаются начальником службы безопасности.

Все лица, пытающиеся пройти через КПП без предъявления пропуска, по чужому или неправильно оформленному пропуску, пронести запрещенные предметы, задерживаются. По каждому факту задержания дежурный по организации составляет служебную записку о нарушении пропускного режима.

Допуск на территорию (с территории) автотранспортных средств производится при предъявлении водителем личного пропуска, транспортного пропуска и путевого листа. Грузчики и сопровождающие лица, следующие с транспортом, пропускаются через КПП на общих основаниях.

Все транспортные средства при проезде через КПП подвергаются досмотру. Въезд и стоянка на территории предприятия транспорта, принадлежащего сотрудникам на правах личной собственности, разрешается по специальным спискам.

Автомашины сторонних организаций, прибывшие с грузом в адрес предприятия в рабочее время, допускаются на территорию по служебным запискам с досмотром на транспортном КПП.

Вывоз и вынос готовой продукции и других материальных ценностей с территории предприятия осуществляется по материальным пропускам установленного образца.

Все документы на вывозимые (выносимые) с предприятия материальные ценности регистрируются в бюро пропусков по книге учета и затем передаются в бухгалтерию. Документы на вывоз (вынос) материальных ценностей должны быть выписаны только на то количество груза (мест, веса и т.п.), которое может быть вывезено (вынесено) одновременно, и действительны только на дату, указанную в разрешительном документе.

Вывоз с территории предприятия различного мусора, земли и снега может производиться без оформления документов, но с обязательной регистрацией на транспортном КПП.

В целом организационно-административные меры и инженерно-технические решения в системе контрольно-пропускного контроля не могут существовать в отрыве от других элементов системы безопасности организации малого предпринимательства и должны в нее органично вписываться.