4. Документация и документооборот.

4.1. Основные группы документов, порядок их проверки, подписания, формирования, хранения.

Все операции банков (расчётные, кассовые, кредитные и др.) совершаются в банке и отражаются в бухгалтерском учёте на основании расчётно-кассовых документов, оформленных в установленном законодательством порядке.

Расчётно-кассовые документы поступают в банк от клиентов, от других банков, а также составляются в банках и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществлять банковский контроль.

Все расчётно-кассовые документы по характеру отражаемых операций подразделяются на кассовые, мемориальные, внебалансовые.

Кассовые документы используются при оформлении операций, регламентированных нормативными правовыми актами Национального банка по ведению кассовых операций в банках Республики Беларусь.

Мемориальными документами производится оформление безналичных операций банка и его клиентов. К мемориальным документам (бумажным или электронным) относятся расчётные документы, мемориальные ордера. Мемориальные документы применяются для совершения и отражения в бухгалтерском учете операций банка и клиентов по безналичному перечислению средств в соответствии с нормативными правовыми актами Национального банка. Мемориальными ордерами также оформляются внутрибанковские операции.

Внебалансовыми документами оформляются все операции по внебалансовым счетам. К внебалансовым документам относятся приходные и расходные внебалансовые ордера.

При оформлении расчётно-кассовых документов должны соблюдаться следующие требования:

при составлении расчётно-кассовых документов используются формы документов, изготовленные типографским способом либо составленные с использованием технических средств;

расчётные документы должны оформляться в соответствии с требованиями Национального банка по осуществлению безналичных расчётов;

документы по кассовым операциям должны соответствовать требованиям нормативных правовых актов Национального банка по ведению кассовых операций в банках;

для осуществления валютных операций представляются документы, предусмотренные соответствующими нормативными правовыми актами Национального банка;

денежные чеки и первые экземпляры расчётных документов, представляемые в банк клиентами, должны иметь подписи уполномоченных лиц и оттиск его печати, соответствующие карточке с образцами подписей и оттиска печати;

исправления в расчётно-кассовых документах не допускаются;

расчётно-кассовые документы составляются в количестве экземпляров, достаточном для совершения бухгалтерских записей по всем затронутым лицевым счетам.

Расчётно-кассовые документы, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должны иметь: контировку, то есть обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись; дату проводки; подпись ответственного исполнителя, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю, – подпись контролёра. электронные мемориальные документы удостоверяются электронной цифровой подписью соответствующих работников.

Предоставление работникам банка права единоличной или контрольной подписи на расчётно-кассовых документах оформляется приказом (распоряжением) руководителя банка с указанием фамилии, имени, отчества должностного лица; наименования должности; характера предоставленного права подписи. На основании приказа (распоряжения) оформляются образцы подписей. Образцы подписей заверяются подписями руководителя банка и главного бухгалтера банка и печатью банка. Право единоличной подписи на расчётно-кассовых документах предоставляется ответственным исполнителям. Право контрольной подписи на расчётно-кассовых документах, подлежащих дополнительному контролю, имеют все ответственные исполнители, на которых возложено оформление операций в банке, а также по должности руководители и главные бухгалтеры банков, их заместители. Образцами подписей работников банка с указанием характера подписи (единоличная или контрольная) снабжаются все работники, проверяющие и отражающие документы в бухгалтерском учёте.

Должностное лицо банка, подписавшее документ, несёт ответственность за правильность совершаемой по этому документу бухгалтерской операции в банке.

Подвергаются дополнительному контролю расчётно-кассовые документы: по операциям с ценными бумагами; по размещению денежных средств банка во вклады (депозиты) и долгосрочные финансовые вложения; по операциям с текущими (расчётными), вкладными (депозитными), ссудными и другими счетами физических лиц; по возврату средств, привлеченных банком во вклады (депозиты); по списанию суммы неустойки (штрафа, пени), не взысканной одновременно с основным платежом; по перечислению средств с субсчетов; по операциям с основными средствами, нематериальными активами, материалами, в том числе малоценными и быстроизнашивающимися предметами; по операциям финансовой аренды (лизинга); по суммам до выяснения; по выданным гарантиям, поручительствам; по операциям с дебиторами банка; по операциям с бланками строгой отчетности; по доходам; по расходам, в том числе будущих периодов; по другим счетам и операциям на основании отдельных решений банка.

Контрольную подпись главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, должны иметь расчетно-кассовые документы: по операциям с фондами банка; по операциям с иностранной валютой; по операциям с драгоценными металлами, драгоценными камнями; по операциям использования прибыли; по операциям списания долгов в убыток; по операциям закрытия текущих (расчётных) счетов; по операциям исправления допущенных ошибок в бухгалтерском учёте.