4.2. Документооборот по кассовым и безналичным операциям.

Все операции в Банке (расчетные, кассовые, кредитные и др.) совершаются и отражаются в бухгалтерском учете на основании расчетно-кассовых документов, оформленных в установленном порядке.

Кассовые документы используются при оформлении операций, регламентированных нормативными документами Национального банка Республики Беларусь по ведению кассовых операций в банках Республики Беларусь.

Контролер кассовых документов передает их в кассу под роспись кассира в кассовом журнале.

Данные кассовые журналы хранятся вместе с кассовыми журналами выводимыми на печать из программы «МЕБИУС», в отдельной папке.

Кассовые расходные операции, выполняемые ответственными исполнителями, контролируются централизованно контролёром. Контроль кассовых расходных операций должен быть организован так, чтобы была исключена возможность:

оплаты неправильно оформленных документов, оплаты чеков с подписями и оттисками печати, не соответствующими заявленным образцам, и чеков, выписанных из чековой книжки, не принадлежащей данному клиенту;

поступления в кассу чеков и других кассовых расходных документов, минуя соответствующих ответственных исполнителей и контролёра банка;

внесения исправлений и дописок в кассовые документы и журналы.

Документооборот и контроль по кассовым расходным операциям осуществляются в следующем порядке. Ответственный исполнитель, принявший денежный чек или другой расходный денежный документ:

убеждается в законности операции и возможности её совершения по состоянию счёта;

проверяет оформление документа в соответствии с правилами совершения данной операции;

сличает подписи и оттиск печати клиента на денежном чеке, а также номер денежного чека с номером, записанным в карточке образцов подписей и оттиска печати по счёту чекодателя;

подписывает документ;

выдает получателю денег контрольную марку от денежного чека или отрывной талон от расходного кассового ордера для предъявления в кассу;

направляет документ ответственному исполнителю, на которого возложен контроль кассовых расходных операций.

Контролёр проверяет:

правильность заполнения денежного чека или расходного кассового ордера;

соответствие подписей и печати клиента образцам, представленным банку, соответствие номера представленного денежного чека номерам, указанным в карточке с образцами подписей и оттиска печати;

наличие на оборотной стороне денежного чека разрешительной подписи на оплату денежного чека ответственного исполнителя и соответствие данной подписи образцам подписей работников банка, подписи получателя денег;

подписывает документ;

регистрирует документ в кассовом журнале по расходу;

передает документ в кассу.

Порядок направления контролёром кассовых расходных документов в кассу для оплаты устанавливается главным бухгалтером банка. В случае ведения разносной книги она должна содержать следующие реквизиты: номер денежного чека или расходного кассового ордера; сумму документа; подпись контролёра; расписку кассира в приёме документа. Дата указывается в начале записей за день.

В конце операционного дня производится сверка кассовых оборотов, приведенных в справке кассира, с записями в кассовом журнале контролёра. Сверка оформляется подписями кассира в кассовом журнале и контролёра на справке кассира.

Документооборот по приходным кассовым операциям должен быть организован так, чтобы выдача квитанций клиентам и зачисление сумм на их счета производились только после фактического поступления денег в кассу. При приёме денег заполняется приходный кассовый документ и передается контролёру, который, проверив правильность заполнения документа, подписывает его, делает запись в кассовом журнале по приходу и передает документ в кассу под роспись кассира в разносной книге или кассовом журнале.

В конце операционного дня производится сверка кассовых оборотов, приведенных в справке кассира, с записями в кассовом журнале контролёра. Сверка оформляется подписями кассира в кассовом журнале и контролёра на справке кассира.

Оформление безналичных операций Банка производится мемориальными документами.

Мемориальными ордерами оформляются безналичные операции Банка, связанные с осуществлением Банком кредитовых переводов от своего имени, межфилиальные расчеты, исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете, оплата стоимости оказанных Банком услуг, и другие операции Банка в случаях, предусмотренных законодательством. Мемориальные ордера по проводимым Банком операциям за счет прибыли (за исключением расходов, предусмотренных законодательством), по расходам за междугородние и международные разговоры, за услуги связи по мобильным телефонным разговорам, по расходам на строительно-монтажные работы, ремонтные работы подписываются Председателем Правления и главным бухгалтером или лицами ими уполномоченными.

Мемориальные ордера по расходным хозяйственным операциям филиалов подписываются главными бухгалтерами и директорами филиалов.

На первом экземпляре мемориального ордера должны быть подписи ответственного исполнителя, начальника структурного подразделения, либо лица, имеющего право контрольной подписи и штамп банка, на втором — штамп банка и подписи, предусмотренные на первом экземпляре и на третьем экземпляре — штамп банка и подпись ответственного исполнителя.

Дата составления мемориального ордера является датой отражения операции в балансе Банка, осуществляемой на основании данного мемориального ордера.

Мемориальные ордера оформляются в соответствии с нормативными актами Национального банка Республики Беларусь.

Порядок нумерации расчетных документов устанавливается ежедневно каждым ответственным исполнителем отдела структурного подразделения Банка в порядке возрастания, либо в порядке определяемом начальником соответствующего структурного подразделения.