4.6. Закон информированности и упорядоченности

В современном обществе уровень развития государств определяется не только экономическими и природными ресурсами, но и состоянием информационного обеспечения или состоянием информационной среды, в которой живет государство.

Информационная среда включает в себя совокупность всех естественнонаучных знаний, которыми владеют люди, живущие в данной стране. Часть этих знаний воплощена в материальных ценностях и орудиях производства. Нормы общей и политической культуры, морали, состояние взаимосвязей, определяющих информационный обмен между людьми, общественными группами и организациями и многое другое — все это также важнейшие элементы информационной среды. При описании систем, связанных с другими системами различными типами коммуникаций, часто говорят, что информационная среда рассматриваемой системы является частью общего информационного пространства.

Закон информированности и упорядоченности означает, что любая социальная организация способна к выживанию только в том случае, если она обеспечена полной достоверной и упорядоченной (структурированной) информацией.

Полнота информации определяется возможностями доступа к ресурсам информационного пространства, в котором действует организация, а также состоянием внешних и внутренних коммуникационных связей. В современных условиях любой организации доступны очень большие объемы информации. Информационный «голод» может возникнуть не из-за отсутствия информации, а из-за необходимости затрачивать на ее отбор и обработку большое количество времени и средств (имеются в виду материальные и людские ресурсы).

Кроме того, в условиях рынка и острой конкурентной борьбы часть информации о деятельности организаций переводится в разряд строго конфиденциальной, становясь при этом недоступной не только для членов других организаций, но и для большинства членов своей организации.

Достоверность информации — необходимое условие использования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными и не вызывать сомнений. В ряде случаев в информационные базы данных вводится заведомо ложная информация, чтобы дезинформировать конкурентов или подорвать к ним доверие со стороны клиентов. Поэтому следует перепроверять и уточнять полученную информацию, прежде чем использовать ее для работы.

Упорядоченность информации подразумевает структурирование или распределение информации по степени ее важности для решения задач управления организацией.

Своевременное перераспределение информации в организации, как правило, отслеживает секретарь или специальный уполномоченный работник. В его обязанности входит также управление разграничением доступа к различным видам информации: открытой, для служебного пользования, секретной, совершенно секретной и особой важности.

Наиболее сложной и ответственной задачей в формировании внутренней информационной системы является сбор и систематизация информации, полученной из различных подразделений организации. Основным потребителем информации является система управления организацией.

Из общего потока система управления воспринимает и отбирает только ту информацию, которая соответствует поставленным целям и может быть использована в процедурах управления. Поэтому в первую очередь вся доступная информация должна быть упорядочена по целевому признаку.

Первым этапом структурирования информации является определение цели отбора информации из общего потока. Выявив цель, производят сбор необходимой информации.

На втором этапе производят обработку и распределение информации по степени ее важности. Наиболее ценная информация анализируется системой в первую очередь и доводится до сведения всех заинтересованных лиц.

Третий этап упорядочения или структурирования информации должен обеспечить ее хранение. Этот этап предусматривает также разработку системы признаков, по которым нужная информация может быть найдена.

Не менее важен такой фактор, как объем информации. Ведь чем большей информацией (ни не избыточной) распола­гает организация о внутренней и внешней среде, тем у нее больше шансов достичь устойчивого развития.

При сборе, обработке и структурировании информации принимаются во внимание следующие характеристики: объем, достоверность, ценность, насыщенность и гриф информации.

Известно, что в бизнесе побеждает тот, кто владеет информацией, поэтому ценность информации для деловой организации определяется во многом такими свойствами, как оперативность, достоверность и надежность.

Оперативность (своевременность) получения информации.

Достоверность и надежность информации. В каналах передачи информации искажения могут быть вызваны как техническими, так и социально-психологическими причинами. Наслоение на передаваемую информацию личного и группового интереса является главным социально-психологическим фактором. Известно, что некоторые недобросовестные предприниматели прибегают к умышленной дезинформации, чтобы ввести в заблуждение клиентов, конкурентов или контролирующие органы.

В отдельных случаях использование ложной информации может повлечь за собой крах организации, поэтому, беря на вооружение любую информацию, необходимо убедиться в ее достоверности и надежности.

Под надежностью информации понимают степень ее соответствия реальной ситуации, конкретным целям организа­ции и методам управления. Понятие надежности тесно переплетается с представлениями о достоверности информации, которая, в свою очередь, непосредственно связана с коммерческой безопасностью.

При оценке достоверности получаемой информации целесообразно разделить ее на три информационных категории:

• информационные сообщения, полученные из источника, о котором вы собираете информацию;

• информация, полученная из независимых источников;

• информация, полученная из неофициальных источников.

Информацию, входящую в первую категорию, получают из опубликованных материалов о деятельности интересующего предприятия, включая каталоги, проспекты и рекламные сообщения, а также статистические отчеты.

Информацию, относящуюся ко второй категории, иногда удается получить от организаций, которые сотрудничают с интересующим нас предприятием, и в государственных органах, осуществляющих контроль за деятельностью организаций. К ним относятся: судебные, исполнительные и налоговые инспекции.

Информация двух первых категорий отличается друг от друга не только содержанием, но и уровнем ее достоверности. В первом случае мы имеем дело с информацией, в которой явно приукрашены положительные аспекты деятельности организации и скрыты ее отрицательные стороны, поэтому уровень достоверности этих источников информации может быть охарактеризован как средний. Источники информации второй категории имеют, как правило, сравнительно высокий уровень достоверности. Однако в этом случае мы получаем, в основном, негативную информацию.

Сведения, получаемые на уровне неофициального общения, занимают промежуточное положение между двумя первыми категориями информации. Эти сведения принято называть слухами и считать ненадежной информацией.

Каждая организация должна стремиться к тому, чтобы получить исчерпывающую информацию о деятельности своих конкурентов, партнеров и даже клиентов. Но в то же время необходимо заботиться о и том, чтобы закрытая информация не стала достоянием сторонних лиц. В этой связи уместно упомянуть о грифе информации

К закрытой информации относятся секретные, совершенно секретные сведения и информация особой важности. Распространение закрытой информации преследуется законом. Конфиденциальными сведениями можно считать информацию для служебного пользования.

Входная информация отражает структуру рынка, содержит информацию о деятельности государственных органов и о социально-экономическом состоянии общества. Обработку поступающей маркетинговой информации рекомендуется осуществлять в следующей последовательности:

• определение потребностей рынка;

• выявление товаров и услуг, способных удовлетворить потребности рынка;

• сбор и анализ информации о конкурентах, оценка конкурентоспособности отобранных для реализации товаров и услуг;

• оценка потребительских качеств и доходности выявленного набора товаров и услуг;

• поиск надежных поставщиков;

• оценка возможности удовлетворения спроса путем продажи товаров и услуг в рамках реализации коммерческой идеи торгового предприятия;

• организация рекламы и другие мероприятия, способствующие повышению спроса на предлагаемый товар или услуги.

Заметим, что предлагаемая последовательность обработки информации, в зависимости от конкретных условий может видоизменяться и дополняться.

Выходная информация является активным средством, которое обеспечивает создание имиджа организации и способствует вхождению организации в рынок. С этой целью используется реклама. Рекламная деятельность — это самое существенное приложение закона информированности и упорядоченности.

Основными источниками объективной и достоверной выходной информации о деятельности организации являются, безусловно, документы и материалы статистической, финансовой и бухгалтерской отчетности, при составлении которых должны выполняться все требования соответствующих государственных стандартов. Распространению выходной информации способствует двусторонний информационный обмен с партнерами и клиентами, возникающий в процессе переговоров, участия в выставках, проведении презентаций.

Переговоры — это попытка нескольких заинтересованных лиц прийти к соглашению о том, как вести себя по отношению друг к другу. Из наличия общих целей отнюдь не вытекает совпадение или противоположность интересов. В ходе переговоров речь идет о совместной деятельности двух или более организаций, каждая из которых при этом стремится наиболее эффективно решить свои собственные проблемы.

При проведении переговоров можно использовать следующие механизмы перехода от одного альтернативного варианта к другому:

• взаимные уступки;

• ссылки на наличие других возможностей;

• нагнетание обстановки;

• угроза прекращения переговоров;

• затягивание времени (уход от темы переговоров, намек на необходимость проведения дополнительного анализа и уточнения рыночных условий);

• требование твердых гарантий;

• ссылка на невозможность применения санкций в случае нарушения договора.

Можно не сомневаться, что умелое использование перечисленных выше приемов обеспечит принятие решения, учитывающего интересы всех организаций-участников переговоров.

Выставки. Выставочная деятельность является частью рекламной кампании, направленной на создание имиджа организации, и во многом способствует ее продвижению на рынок. Немаловажной частью этой деятельности является возможность использования полноценного информационного обмена с другими участниками выставки и посетителями. На выставке предоставляется возможность не только себя показать, но и на других посмотреть, а также перенять полезный опыт ведущих фирм и наладить новые контакты.

Презентации, как правило, устраиваются в начальный пе­риод работы организации или при освоении нового вида деятельности. Кроме того, ряд фирм, занимающихся определенными видами деятельности (туристический и шоу-бизнес, рекламная деятельность, продажа автомобилей и др.), проводят периодические презентации, например один раз в год. На презентацию приглашаются учредители организации, основные инвесторы, имеющиеся и предполагаемые партнеры. Презентацию, как и участие в выставках, следует рассматривать в качестве составляющего элемента рекламной кампании, обеспечивающего возможность наиболее полного двустороннего информационного обмена.

В рамках действия закона информированности и упорядоченности рассмотрим информационные потоки и связи внутри организации, которые реализуются в соответствии с иерархической структурой. В связи с этим целесообразно выделять восходящие и нисходящие информационные потоки, т.е. потоки информации с нижних уровней системы на верхние и наоборот. Обмен информацией между отдельными подразделениями одного уровня иерархической структуры относится к типу горизонтальных коммуникаций. Кроме того, существует информационный обмен между неформальными группами и межличностные коммуникационные связи. Для координации информационных потоков в организации, как правило, создаются специальные информационные службы. Они есть и в крупных магазинах, и в банках, и в различных обслуживающих фирмах.

Умение правильно организовать информационный обмен и обеспечить использование высококачественной информации в значительной мере определяют эффективность работы системы управления и организации в целом. Эта задача может быть успешно решена только в результате анализа действия всех информационных потоков как внутри, так и вне организации.

В части полноты информации использование современных сетей связи, например интернет, обеспечило доступ как к информации внешних организаций, расположенных во всех частях света, так и к централизованным базам данных, которые представляют собой огромные по объемам хранилища упорядоченной информации.

Средства сети позволяют не только получать информацию, но и создавать собственные хранилища информации, структурированной в соответствии с целями деловой организации, и передавать другим организациям информацию о своей деятельности. Создаваемые в сети электронные представительства, которые являются виртуальным отображением организации, доступны людям во всем мире.

В теории и практике управления материальными и финансовыми потоками в сфере производства и обращения появились не осязаемые в классическом смысле этого слова объекты, которые нельзя увидеть и тем более пощупать. Тем не менее, их использует достаточно большое количество совершенно реальных людей. Такие объекты получили название виртуальных предприятий.

Заметим, что буквальный перевод с английского слова «виртуальный» — это несуществующий, воображаемый объект.

В настоящее время виртуальные предприятия существуют не только в сфере производства и товародвижения, но и в области управления финансовыми потоками. Свои сайты есть у политических партий, средств массовой информации, фирм, занимающихся медицинским обслуживанием, шоу-бизнесом, организацией отдыха и т.д. Есть сайты знакомств, развлечений. Бурное развитие сетевых технологий управления в процессах реализации товаров и услуг привело к появлению новых, но уже достаточно устоявшихся к настоящему времени понятий, таких как электронная коммерция, электронная торговля и виртуальный магазин.

Электронная коммерция — это ведение бизнеса с использованием современных информационно-коммуникационных технологий.

На начальном этапе электронная коммерция развивалась на основе использования сетевых технологий в процессах реали­зации товаров и услуг, а также информационного обеспечения решения задач управления. Последующее, достаточно быстрое увеличение количества предприятий, использующих преимущества электронной коммерции, привело к тому, что сложилась глобальная информационная среда, включающая в себя деловые организации самых различных типов: предприятия торговли, покупателей, производителей товаров, финансовые учреждения, обеспечивающие бизнес-процессы, транспортно-экспедиционные службы и многие другие.

На первый взгляд, Интернет для деловой организации, представляется лишь удобным средством организации эффективного информационного обмена, который может успешно использоваться в маркетинговых исследованиях, рекламе, обеспечении торговых операций, финансовых трансакций и т.п. Но это далеко не единственное направление влияния новой информационной среды на бизнес-процессы. Подключившись к сети Интернет, организация получает доступ в реальном масштабе времени к информационным ресурсам предприятий, учреждений и отдельных лиц, расположенных в любой точке земного шара.

Информация о деятельности организации становится доступной любому юридическому и физическому лицу, являющемуся абонентом сети. Использование всемирной сети неизбежно ведет к глобализации рынка, вызывая изменения в самой идеологии ведения бизнеса, а следовательно, и изменения как в принципах работы организации, так и в структуре ее системы управления.