3. Вклад информатизации в организационную науку

Современный мир вступил в эпоху формирования информационного пространства, которое базируется на развитии сетевых систем телекоммуникации и использовании компьютерных технологий сбора, обработки и хранения информации. Отличительной особенностью нового информационного пространства является неограниченная возможность доступа к нему широкого круга пользователей. Можно говорить о создании новой информационной среды жизнедеятельности человека.

В отличие от других объектов материального мира, информация обладает не только количественными характеристиками, но и смысловым содержанием, причем для обеспечения деятельности организаций последнее качество является наиболее важным.

На начальном этапе ценность информации определялась возможностью ее использования для решения задач управления организацией. Впоследствии выяснилось, что указанный чисто математический подход не дает возможности полностью раскрыть значение информации в работе организаций как сложных объектов, обязательно включающих в себя социальную составляющую.

В последние годы заметные достижения в области осмысления роли информации в деятельности организаций связаны с развитием информатики — науки, изучающей процессы передачи, обработки и хранения информации. В результате проведенных исследований было установлено, что в практиче­ских задачах управления информация выступает как объективная категория, исполняющая роль регулятора деятельности организации, который отражает требования окружающей среды. Точно так же система внутриорганизационных информационных связей обеспечивает учет воздействия свойств внутренней среды на работу организации.

Указанные свойства объективно определяют ведущую роль информации в развитии любой организации. Чем сложнее по своей структуре организация, тем большие объемы внутренней и внешней информации используются для обеспечения ее жизнедеятельности. Поэтому уровень информатизации организации является ведущим показателем обобщенного понятия качества организации и определяет ее способность к выживанию в условиях конкуренции.

Во множестве функций, которые выполняет информация в процессе жизнедеятельности организации, следует подчеркнуть два основных фактора.

Первый из них обусловлен тем, что информация, используемая в производственном процессе, носит производительный характер и, следовательно, играет роль ресурса, необходимого для выпуска конечного продукта. Вторая особенность воздействия информатизации на жизнедеятельность организаций заключается в том, что развитие подхода к информации как к самостоятельному объекту привело к созданию нового научного направления — информационной экономики.

Развитие и успешное внедрение в практическую деятельность научных разработок в этой области, которое началось с 90-х годов XX века, было обусловлено следующими причинами:

• возрастающим влиянием научно-технического прогресса на деятельность организаций;

• определяющим влиянием уровня информационного обеспечения,

• революционным характером темпов развития информатизации;

• переходом к межгосударственным формам экономической деятельности.

В информационной экономике информация рассматривается как результат интеллектуального труда всех членов общества. С этой точки зрения она превращается в товар, т.е. предмет купли-продажи, имеющий свои специфические особенности по сравнению с традиционными товарами и услугами.

Классический подход к оценке целесообразности использования информационных ресурсов с помощью получаемого экономического эффекта оказался малопродуктивным. Это связано с тем, что многие достижения составляют коммерческую тайну. Для получения содержательных оценок в этой области следует развивать государственные системы статистического анализа деятельности организаций. Параллельно необходима государственная поддержка независимых маркетинговых агентств, занимающихся сравнительной оценкой деятельности различных организаций.

В развитии таких агентств заинтересованы сами организации, так как только с использованием маркетинговой информации, полученной из независимых источников, занимающихся анализом деятельности большого количества фирм, они могут объективно оценить позиции своей организации и перспективы выживания. Личная заинтересованность вынуждает клиентов поставлять в независимые агентства дополнительную (по сравнению с требованиями государственной статистической отчетности) информацию о своей деятельности. В качестве клиентов в данном случае выступают юридические лица — субъекты экономической деятельности.

Специфика информации как продукта заключается в том, что при одинаковом содержании она может иметь различные формы материального воплощения, что значительно расширяет возможности ее использования. Она может быть представлена в виде документов, печатных изданий, передана в словесной форме, размещена на магнитных носителях.

В отличие от материальных продуктов, информация не разрушается в процессе использования и, следовательно, может использоваться многократно. Однако имеется существенное ограничение: информация быстро устаревает и теряет оперативность.

Ценность информации заметно повышается, если она носит адресный характер, т.е. ориентирована на определенный круг пользователей. Характеризуя специфику информации как продукта, следует отметить такое ее свойство, как уникальность. Действительно, нет смысла тратить время и средства на производство еще одного уже имеющегося информационного продукта, достаточно лишь обеспечить к нему доступ заинтересованных лиц, используя, например, процедуру тиражирования или поместив его в общедоступную базу данных.

С указанных позиций характеристики качества информационного продукта заметно отличаются от аналогичных показателей материального продукта или услуги. Тем не менее, и в том, и другом случае основой разработки набора характеристик качества должна служить её полезность, т.е. степень востребованности другими организациями и людьми.

Окончательная полезность информации может быть определена только после ее использования в процессах управления или производства. Следует учитывать тот факт, что в ходе использования информация может изменяться, что приведет к соответствующему изменению качества информационного продукта с точки зрения деятельности данной организации. Из сказанного, в частности, следует, что оценка качества (полезности) информационного продукта всегда носит субъективный характер, связанный с деятельностью конкретной организации.

Многие организации вынуждены обращаться к услугам «навигаторов» — фирм, специализирующихся на поиске целевой информации по заказам организаций и частных лиц. Это объясняется тем, что во всемирной сети Интернет содержится большое количество самой разнообразной информации, поэтому поиск необходимой информации требует значительных временных и материальных затрат. Естественно, за услуги подобного типа приходится платить. Цена таких услуг может зависеть от размера информационного массива или числа содержащихся в нем элементарных сообщений.

К информационным продуктам следует также отнести различные виды программных пакетов. Некоторые из них реализуют новейшие методики управления и оценки эффективности управленческих решений. Стоимость программных пакетов определяется их сложностью, объемом, затратами на разработку и востребованностью на рынке информационных услуг.

Переход общества к информационной экономике, главной движущей силой которой является появление нового вида организующего и производительного ресурса — информации, порождает ряд новых проблем в теории развития организаций. Они связаны с тем, что информатизация меняет не только характер функционирования систем управления, но и методологию их действия, что, в свою очередь требует структурной перестройки систем управления.

Одним из наиболее эффективных методов реорганизации является внедрение модульного принципа построения производственных процессов. За счет этого заметно расширяются возможности использования современных информационных технологий и повышаются реактивные способности всей организации. В достаточно развитых организациях в самой системе управления целесообразно выделить, кроме управляющей и управляемой частей, еще и функциональную часть. Функциональная часть занимается информационной поддержкой процедур принятия решений, а принятие решений реализуется в управляющей части.

Переход к модульному принципу построения структур управления организациями тесно связан с новым направлением теории организации, занимающимся разработкой международных стандартов на структуру и элементы систем управления.

Для организации, занимающейся конкретным типом деятельности, стандарты дают возможность составить полный перечень элементов системы управления. Необходимость повышения потенциала выживаемости организации в условиях конкурентной борьбы требует включения в ее структуру дополнительных (возможно пока резервных модулей), которые будут задействованы при перестройке организации на другие виды деятельности в случае возникновения нештатных ситуаций, делающих нецелесообразным достижение главной цели.

Изменения в подходе к анализу организаций связаны также с тем, что в информационной экономике основной формой накопления ресурсов является накопление знаний и полезной информации. В частности, высококвалифицированные специалисты рассматриваются организацией как наилучшие носители новейшей информации. Поэтому особое внимание должно быть уделено процедурам отбора персонала, разработке системы повышения квалификации. Носителями ценных знаний являются также новейшие технологии работы, оборудование и другие материальные ресурсы.

Рассмотренные принципы находят свое реальное воплощение при разработке экспертных систем принятия управленческих решений. Основным свойством таких систем является их способность к самообучению. При этом для обучения используется не только информация, поступающая из внешней среды, но и циркулирующая в организации внутренняя информация, поскольку при принятии любого управленческого решения обязательно задействуются данные о работе организации и интеллектуальный потенциал менеджера.

Именно менеджер должен выбрать из множества альтернативных вариантов управления организацией, предлагаемых экспертной системой, наиболее подходящий вариант, обеспечивающий оптимальное достижение поставленной цели. Информация об этом событии заносится в систему самообучения. Несмотря на то, что экспертные системы построены на основе формальных машинных алгоритмов, наличие блока самообучения постепенно превращает экспертную систему в информационный продукт интеллектуального типа.

Наиболее эффективным (с технологической точки зрения) методом накопления знаний является создание в организации собственного сервера, подключенного к всемирной сети Интернет. Обладая мощным вычислительным ресурсом и практически неограниченным резервом наращивания памяти, он обеспечивает доступ ко всей информации, циркулирующей как во внутренней, так и во внешней среде организации. В свою очередь, любой член организации имеет доступ к информации, хранящейся на сервере, или через него может получить доступ к внешней информации

Модульный принцип управления в сочетании с возможностями средств коммуникации значительно повышает адаптивные способности организаций. Способность организаций к быстрой реакции на изменения во внешней среде существенно расширяет их возможности в борьбе за выживание. Развитие средств коммуникации, и в частности сетевых технологий передачи информации, ведет к глобализации экономической деятельности.

Успешное вхождение организаций в информационную экономику немыслимо без создания высокоразвитой инфраструктуры информационного обеспечения, включающей в себя современные средства связи. Во всем цивилизованном мире за счет государственного финансирования ведется большая доля НИОКР, и поддерживаются в рабочем состоянии организаций, занимающиеся развитием и поддержкой действующих систем связи.

Необходимой составляющей этой инфраструктуры является парк современных ПЭВМ. Любая организация должна быть оснащена современными компьютерами, по возможности включенными во внутреннюю сеть, имеющую выход в Интернет. По мере развития информационных ресурсов коммуникациями будут охвачены все организации, ведущие экономическую и общественную деятельность.

Создание развитой информационной среды приведет к изменению характера взаимодействия между организациями, к созданию новых форм объединений, которые обеспечат продвижение нашей страны в направлении дальнейшего освоения современных методов ведения экономической деятельности.

Контрольные вопросы к теме

1. Что принято называть организационной наукой?

2. Как развивалась организационная наука в Европе?

3. Как шло развитие североамериканской теории организации и управления?

4. Когда начали проводиться систематизированные исследования по теории организации?

5. Назовите известных Вам основоположников организационной науки.

6. Какие Вы знаете классические модели организаций?

7. Охарактеризуйте организацию как трудовой процесс (по Тейлору).

8. В чем особенности концепции Г. Файоля и Л. Урвика, сводивших организацию к обезличенному механизму.

9. В чем суть бюрократической организации (по М. Веберу)?

10. Какова основа организации общинного типа, обоснованной Э. Мэйо и Ф.Фотлисбергером?

11. Что такое социотехническая организация (теория Гласиер)?

12. Какова суть интернационистской модели организации, согласно Ч. Бернару, Г. Саймену, Дж. Марчу?

13. Назовите отличительные особенности естественной организации (по Т. Парсону, Р. Мертону, А. Этциони).

14. Какую модель организации предложил Игорь Ансофф?

15. В чем суть системного подхода к построению организации?

16. Как развивалась организационная мысль в России?

17. Каковы перспективы развития теории организации?

18. Оцените роль новых информационных технологий в развитии организационной науки.

19. Что составляет основу информационной экономики?

КОНТРОЛЬНЫЕ ТЕСТЫ К КУРСУ

1. Теория организации:

А. Наука, изучающая основные принципы, законы и закономерности природы и общества.

Б. Наука о принципах, законах и закономерностях создания, развития и функционирования организаций.

В. Наука о количественных соотношениях и качественных характеристиках объектов окружающего мира.

2. Организация как социальное явление:

А. Группа людей, объединившихся для достижения определенной цели в области производства товаров, услуг, информации и знаний.

Б. Большая группа разных людей, собравшихся для чего-либо в определенное время в каком-нибудь одном месте.

В. Частный предприниматель, ведущий самостоятельную коммерческую деятельность.

3. Организационная система:

А. Коллектив сотрудников, выполняющих общую работу в строгом соответствии с полученным от руководителя заданием.

Б. Единое образование из взаимодействующих между собой звеньев, предназначенное для целенаправленной деятельности.

В. Сложный механизм, состоящий из различных частей и элементов и выполняющий различные функции.

4. Объекты внешней среды организации:

А. Люди и организации, с. которыми взаимодействует рассматриваемая организация.

Б. Все то, что находится за пределами данной организации.

В. Природные и климатические условия, в которых функционирует рассматриваемая организация.

5. Хозяйственные организации:

А. Группа людей, объединившихся между собой на основе взаимной симпатии и привязанности.

Б. Союзы, партии, группы, сформированные по интересам.

В. Организации, специализирующиеся на производстве товаров, услуг или информации.

6. -Общественные организации:

А. Группа друзей, отправившихся во время отпуска в туристический поход.

Б. Объединение людей, выработавших определенную, общественно значимую цель.

В. Организации, специализирующиеся на производстве товаров народного потребления.

6. Ассоциативные организации:

А. Религиозные организации.

Б. Потребительские кооперативы.

В. Семья, неформальные группы.

8. Неформальные организации:

А. Кооперативные организации с небольшой численностью персонала.

Б. Не зарегистрированные в государственном порядке организации.

В. Государственные и муниципальные предприятия.

9. Унитарные предприятия:

А. Коммерческие организации, наделенные правом собственности.

Б. Коммерческие организации, не наделенные правом собственности.

В. Некоммерческие организации, не наделенные правом собственности.

10. Формальные организации:

А. Зарегистрированные в установленном порядке организации.

Б. Организации, не ведущие хозяйственной деятельности, направленной на получение прибыли.

В. Группа людей внутри организации, объединенных общими интересами и стремящихся к достижению единой цели.