15. Функции контроля

Контроль - означает, прежде всего, ограничение. Тем не менее он позволяет руководству удерживать работника в определенных рамках, для того чтобы организация достигала целей. Т.е. контроль, позволяет выявить проблему до того, как эта проблема перерастет в кризис и дает возможность скорректировать деятельность организации. Т.е. контроль это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль должен быть всеобъемлющим, то есть осуществляется по направлениям:

1. Контроль над человеческими ресурсами

2. Над материальными ресурсами

3. Над финансовыми ресурсами

Существуют 3 типа контроля:

• Предварительный контроль

• Текущий

• Заключительный контроль

Предварительный контроль –

1. над человеческими ресурсами, тщательный анализ деловых и профессиональных качеств претендента на должность, и отбор наиболее подготовленных.

2. Материальные ресурсы – контроль осуществляется на основе выработки стандартов минимально допустимых уровней качества поступающих материалов, и проверка на соответствие этим стандартам.

3. Финансовые ресурсы – определение источников денежных средств при открытии фирмы.

Текущий контроль

1. Основным объектом являются подчиненные и для него характерна обратная связь -данные о полученных результатах. Примером обратном связи является замечание руководителей, что подчиненный делает, что то не так, и он обязан скорректировать свою деятельность.

2. Контроль над мат ресурсами обычно осуществляется в результате инвентаризации, которую необходимо проводить не реже одного раза в год.

3. Контроль над финансовыми ресурсами осуществляется бухгалтерией. Основными документами учета и отчетности является бухгалтерский баланс за отчетный период, отчет о движении денежных средств и отчет о прибылях и убытках.

Заключительный контроль

Здесь обратная связь используется после того, как работа выполнена, те по истечении определенного периода сравнивают фактические полученные результаты с плановыми. Этот контроль дает руководству информацию необходимую для планирования, в случае если аналогичные работы будут проводиться в будущем.

Функция контроля – это процесс, который имеет 3 этапа:

1. Установление стандартов.Стандарты - конкретные цели, которые поддаются количественному измерению.Цели храктеризуются наличием временных рамок, в которых и должна быть выполнена работа.

2. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе руководитель должен определить, на сколько допустимы или безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. В связи с этим, необходимо установить масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение не должно вызывать тревоги. Если будет слишком большой масштаб, то отклонения могут приобретать грозные очертания, если слишком маленький, то организация будет реагировать на небольшие отклонения, тогда процесс контроля будет не эффективным. Поэтому чтобы быть эффектимным контроль должен вестись по принципу исключения, то есть система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов

3. Действия. После выявления отклонений руководитель должен выбрать линию поведения.

1. Ничего не принимать, если цель достигается. Незначительно отклонение

2. Устранить отклонение

3. Пересмотреть стандарты, если они были ошибочны