1. Створення нової бази даних.

Створення бази даних завжди починається з розробки структури її таблиць. Структура повинна бути такою, щоб при роботі з базою в неї було потрібно вводити якнайменше даних. Якщо введення якихось даних доводиться повторювати неодноразово, базу роблять з декількох зв'язаних таблиць. Структуру кожної таблиці розробляють окремо. Для того щоб зв'язки між таблицями працювали надійно, і за записом з однієї таблиці можна було однозначно знайти запис в іншій таблиці, треба передбачити в таблиці унікальні поля. Унікальне поле - це поле, значення в якому не можуть повторюватися. Якщо дані в полі повторюються і необхідно видавати повідомлення про це, то для таких даних використовують ключове поле.

1. Проектування бази даних

Перед тим як створювати таблиці, форми та інші об'єкти, потрібно задати структуру бази даних. Добра структура бази даних є основою для створення адекватної вимогам, ефекти­вної бази даних. Сам процес проектування бази даних являє со­бою складний процес проектування відображення опису предме­тної області у схему внутрішньої моделі даних. Перебіг цього процесу є послідовністю більш простих процесів проектування менш складних відображень. Ця послідовність у процесі проек­тування весь час уточнюється, вдосконалюється таким чином, щоб були визначені об'єкти, їх властивості та зв'язки, які будуть потрібні майбутнім користувачам системи.

Пропонуємо майбутнім користувачам систем управління ба­зами даних два підходи, два варіанти проектування баз даних. Перший варіант - поетапне проектування - широко відомий, бо він запропонований фірмою Microsoft. Другий варіант – логічне моделювання «сутність-зв’язок» відображує практичний досвід проек­тування.

2. Етапи проектування бази даних

Нижче наведені основні етапи проектування бази даних:

1. Визначення мети створення бази даних.

2. Визначення таблиць, що їх повинна містити база даних.

3. Визначення необхідних у таблиці полів.

4. Завдання індивідуального значення кожному полю.

5. Визначення зв'язків між таблицями.

6. Відновлення структури бази даних.

7. Додавання даних і створення запитів, форм, звітів та інших об'єктів бази даних.

8. Використання засобів аналізу в СУБД.

Розглянемо ці етапи дещо детальніше.

1. Визначення мети створення бази даних. На першому ета­пі проектування бази даних необхідно визначити мету створення бази даних, основні її функції та інформацію, яку вона повинна містити. Тобто потрібно визначити основні теми таблиць бази даних та інформацію, що міститимуть поля таблиць.

База даних має відповідати вимогам тих, хто безпосередньо з нею працюватиме. Для цього потрібно визначити теми, які по­винна покривати база даних, звіти, які вона має видавати, про­аналізувати форми, що у даний момент використовуються для запису даних, порівняти створювану базу даних із добре спроек­тованою, подібною їй базою.

2.Визначення таблиць, які повинні містити база даних.

Одним із найскладніших етапів у процесі проектування бази да­них є розробка таблиць, тому що результати, які повинна видава­ти база даних (звіти, вихідні форми тощо), не завжди дають по­вне уявлення про структуру таблиці. У разі проектування таблиць зовсім не обов'язково використовувати СУБД. Спочатку краще розробити структуру на папері. Отже, у разі проектування таб­лиць слід керуватися такими основними принципами:

— інформація в таблиці не повинна дублюватися. Не повинно бути повторень і між таблицями. Коли певна інформація зберіга­ється лише в одній таблиці, то і змінювати її доведеться лише в одному місці. Це робить роботу ефективнішою, а також виклю­чає можливість розбіжності інформації в різних таблицях. На­приклад, в одній таблиці мають міститися адреси й телефони клі­єнтів;

кожна таблиця повинна містити інформацію лише на одну тему. Дані на кожну тему опрацьовуються набагато легше, якщо вони утримуються в незалежних одна від іншої таблицях. Наприклад, адреси та замовлення клієнтів зберігаються в різних табли­цях, щоб у разі вилучення замовлення інформація про клієнта за­лишилася в базі даних.

3. Визначення необхідних у таблиці полів. Кожна таблиця містить інформацію на окрему тему, а кожне поле в таблиці міс­тить окремі дані по темі таблиці. Наприклад, у таблиці з даними про клієнта можуть бути поля з назвою компанії, адресою, міс­том, країною і номером телефону. Під час розробки полів для кожної таблиці необхідно пам'ятати:

— кожне поле має бути пов'язане з темою таблиці;

— не рекомендується включати до таблиці дані, що є резуль­татом виразу;

— у таблиці має бути вся необхідна інформація;

— інформацію варто розбивати на найменші логічні одиниці (наприклад, поля «Ім'я» і «Прізвище», а не загальне поле «Ім'я»).

4. Задання індивідуального значення кожному полю. З тим, щоб СУБД могла зв'язати дані з різних таблиць, наприклад дані про клієнта і його замовлення, кожна таблиця повинна містити поле чи набір полів, що задаватимуть індивідуальне значення кожного запису в таблиці. Таке поле чи набір полів називають

основним ключем.

5. Визначення зв'язків між таблицями. Після розподілу да­них по таблицях і визначення ключових полів необхідно вибрати схему для зв'язку даних у різних таблицях. Для цього потрібно визначити зв'язки між таблицями. Бажано вивчати зв'язки між таблицями в уже існуючій базі даних. Для перегляду зв'язків у вибраній базі даних відкриваємо її і вибираємо відповідні команди.