2. Поняття про документообіг, його значення в бухгалтерському обліку.

Бухгалтерські документи проходять досить довгий і складний шлях від моменту виписки до здачі їх на зберігання в архів.

Під документообігом потрібно розуміти шлях проходження документів від місця його складання або надходження ззовні до місця обробки і зберігання за певним маршрутом в певному порядку і в установлені терміни.

Для планування і управління документообігом в бухгалтерії використовуються графіки, за допомогою яких встановлюється чіткий маршрут, терміни обробки на кожному етапі і користувачі.

Розглянемо більш детально зміст документообігу в бухгалтерському апараті, виділивши основні етапи проходження документів:

1. виписка і оформлення документів.

Вони складаються при зпроведенні операцій оперативними працівниками і служать виправданням дій матеріально відповідальних осіб, підтверджують правильність цих операцій.

2. прийом документів в бухгалтерію і їх перевірка:

• “формальна перевірка"

• “по суті"

Поступивши до працівників бухгалтерії, документи перевіряються в зв'язку з тим, що багато з них складається тільки оперативними працівниками без участі працівників обліку. Перевірка документів повинна проводитись з точки зору законності операцій, виконання встановлених вимог, їх оформлення і правильності арифметичних підрахунків і обчислень.

Перевірка документів за формою, так звана “формальна перевірка", повинна встановити повноту заповнення реквізитів документа, наявності в ньому відповідних підписів. При цьому одночасно перевіряється відображення сцті операцій, чіткість проставлення її вимірників (в натуральному, трудовому, грошовому відбитті), правильність вказівки дати складання документа і т.д.

Перевірка законності операцій, оформлених документами (названа перевіркою документів “по суті"), полягає в з'ясуванні дотримання діючих правил проведення господарських операцій, відповідності їх плановим завданням, нормам або кошторисам, їх господарській доцільності і т.д.

При виявленні в документі яких-небудь неточностей працівник обліку повинен повернути його для виправлення або затримати. Повертаються документи, якими оформлені операції, виконані без належного дозволу, з незаповненими реквізитами, які містять арифметичні помилки. Такі документи можуть бути прийняті бухгалтерією тільки після ліквідації цих дефектів.

Документи, що свідчать про проведення незаконних операцій або мають сліди підробки підписів, підчистки цифр і т.п. не можуть служити основою для обліку. Їх потрібно затримувати з метою з'ясування суті виявленого факту і вживання необхідних заходів відносно винних осіб.

Перевірені і прийняті бухгалтерські документи зазнають облікової обробки, яка складається з 3-х етапів:

1. розцінки

2. групування

3. контировки

Розцінка документів або таксировка - це оцінка в грошовому вимірюванні вказаних в документі матеріальних цінностей. Багато документів не містять грошового вимірника. Грошова розцінка проводиться в бухгалтерії на основі цінників на матеріали, даних про фактичні витрати або планових цін на продукцію.

Розцінені (протаксовані) документи зазнають групування.

Групування документів полягає в підборі їх в пачки, однорідні за своїм змістом. Згруповані за однорідними групами, вони дають можливість робити записи загальними підсумками. Групування первинних документів завершується складанням зведених документів, які полегшують подальшу обробку отриманих даних.

Надалі документи прямують на контировку (розмітку).

Контировка документів - це вказівка кореспонденції між рахунками по даній операції, тобто складання бухгалтерського запису. Від правильності бухгалтерського запису залежить отримання достовірних показників господарської діяльності підприємства.

Після контировки документів операції відбиваються на синтетичних і аналітичних рахунках. Потім документи здаються в архів.

Всі документи, що використовуються в поточному бухгалтерському обліку, підлягають обов'язковому зберіганню. Для цього документи комплектуються в хронологічному порядку, систематизуються по облікових регістрах, переплітаються або підшиваються в папки, які нумеруються і озаглавлюються.

В бухгалтерському архіві зберігаються документи за поточний рік, оскільки вони потрібні для різного роду довідок. На початку року документи за минулий рік передаються з бухгалтерського архіву в загальний архів підприємства. Там вони знаходяться протягом термінів, визначених діючими правилами. Терміни зберігання встановлюються Головним архівним управлінням КМУ.

3 роки - всі первинні документи і облікові регістри.

5 років - акти документальної ревізії і аудиторських перевірок.

10 років - річні форми бухгалтерської звітності разом з пояснювальними записками.

75 років - особові рахунки працівників (за мінусом віку працівника після його звільнення).

Документи з минулими термінами зберігання актуються і знищуються (на підставі наказу).