6.3. Віды афіцыйна-справавых дакументаў

Усе афіцыйна-справавыя дакументы можна падзяліць на некалькі відаў:

• асабістыя дакументы: заява, даверанасць, аўтабіяграфія, скарга, рэзюме, службовая характарыстыка;

• адміністрацыйна-арганізацыйныя дакументы: палажэнне, правіла, інструкцыя, дагавор;

• распарадчыя дакументы: рашэнне, пастанова, распараджэнне, загад;

• інфармацыйна-даведачныя дакументы: даведка, дакладная запіска, тлумачальная запіска, службовая запіска, акт, пратакол;

• справавыя лісты: ліст-пытанне, ліст-просьба, ліст-зварот, ліст-прапанова, ліст-адказ, ліст-папярэджанне, ліст-запрашэнне, інфармацыйны ліст, суправаджальны ліст і інш.

Функцыя любога дакумента патрабуе таго, каб ён быў выкладзены зразумелай мовай. Фармулёўкі дакумента павінны быць правільнымі ў юрыдычных адносінах. Асноўнымі рысамі дзелавой мовы з'яўляюцца прастата, лаканічнасць, зразумеласць, дакладнасць, таму пры складанні дакументаў неабходна пазбягаць доўгіх фармулёвак.

Заява — гэта пісьмовая просьба адной асобы ці групы асоб ва ўстанову, арганізацыю альбо да службовай асобы. Заява можа быць напісана ад рукі ці надрукавана на лісце фармату А4. Для напісання заяў таксама могуць выкарыстоўвацца спецыяльна распрацаваныя бланкі.

Структура заявы:

• зверху пішацца назва арганізацыі, установы ці пасады, прозвішча, імя, імя па бацьку (ініцыялы) службовай асобы. Калі адрасат уяўляе сабою назву арганізацыі, то ён мае форму вінавальнага склону: У фінансавы аддзел НПА «Квант», калі гэта найменне службовай асобы — то форму давальнага склону: Дырэктару школы №12;

• з правага боку на трэцюю частку радка ў слупок пішацца прозвішча, імя, імя па бацьку таго, хто падае заяву; калі трэба, называецца яго пасада і адрас (дамашні адрас не пішацца ў заяве, калі заяўнік адрасуе яе кіраўніку сваёй ўстановы);

• праз адзін-два радкі пасярэдзіне ліста пішацца слова заява і ставіцца кропка;

• з чырвонага радка пачынаецца тэкст заявы. Змест заявы-просьбы звычайна пачынаецца словамі «Прашу + інфінітыў (дазволіць, дапусціць і інш.); тэкст заявы можа пачынацца і тыповымі канструкцыямі: у сувязі з тым, што..., на падставе таго, што... і інш.;

• калі да заявы прыкладаюцца якія-небудзь дакументы, то з абзаца пішацца слова Дадатак і з наступнага радка пад нумарамі пералічваюцца дакументы;

• унізе злева ставяць дату (назва месяца пішацца словам), а справа — подпіс.

Дырэктару педагагічнай гімназіі імя А. С. Макаранкі Сакалову Ф. С. настаўніка гісторыі Сіманавай Ніны Аляксееўны заява. Прашу прадаставіць мне чарговы адпачынак за 2011—2012 навучальны год з 25.06.2011 па 18.08.2012. Дата Подпіс

Начальніку ЖЭУ-5 Смірнову І.I Васільева Віктара Сяргеевіча, які пражывае па адрасе: г. Маладзечна, вул. Замшына, д. 16, кв. 103 заява. Прашу прыняць мяне на працу на вакантную пасаду галоўнага інжынера ЖЭУ-5. Дадатак: 1. Аўтабіяграфія. 2. Копія дыплома аб вышэйшай адукацыі. 3. Характарыстыка з апошняга месца працы. Дата Подпіс

Даверанасць — пісьмова аформленае ўпаўнаважанне, якое выдаецца адной асобай (давернікам) другой асобе (даверанаму) для прад'яўлення перад трэцяй асобай з мэтай здзяйснення пэўных юрыдычных дзеянняў. Даверанасці могуць завярацца па месцы працы або ў натарыяльнай канторы.

Тэкст даверанасці павінен утрымліваць наступныя звесткі:

• на які тэрмін выдадзена;

• установа, якая давярае, або прозвішча, імя, імя па бацьку таго, хто давярае;

• пасада, прозвішча, імя, імя па бацьку таго, каму давяраецца;

• што давяраецца (якія дзеянні павінен выканаць давераны);

• дата і подпіс давяраючага (даверніка);

• сведчанне подпісу.

Адрозніваюць даверанасці двух тыпаў: даверанасці, выдадзеныя афіцыйнымі асобамі, і даверанасці, выдадзеныя грамадзянамі.

Даверанасць Я, Лугавая Вольга Аляксандраўна, студэнтка 5-га курса гістарычнага факультэта дзённай формы навучання Беларускага дзяржаўнага педагагічнага ўніверсітэта, давяраю студэнцы 4-га курса гістарычнага факультата Беларускага дзяржаўнага педагагічнага ўніверсітэта атрымаць на пошце пасылку, дасланую на маё імя. Дата Подпіс Подпіс студэнткі Лугавой В. А. сведчу: дэкан гістарычнага факультэта БДПУ Дата, пачатка Подпіс

Даверанавасць Выдадзена______________________________________________ (месца і дата выдачы словамі) Я,____________ (прозвішча, імя, імя па бацьку), які пражывае па адрасе:_________________, Давяраю (каму) (прозвішча, імя, імя па бацьку), які пражывае па адрасе: ____________, атрымаць у касе_____________ (назва арганізацыі), якая зходзіцца па адрасе: _________ зарплату за жнівень 2011 г. і здзейсніць усе дзеянні, звязаныя з выкананнем дадзенага даручэння. __________ (подпіс) « » 2011 года сапраўдная даверанасць засведчана мною_____________ (прозвішча, імя, імя па бацьку), натарыусам (назва натарыяльнай канторы, № , дата выдачы ліцэнзіі). Даверанасць падпісана гр. (провішча, імя, імя па бацьку) у маёй прысутнасці. Асоба даверніка ўстаноўлена, дзеяздольнасць яго праверана. Зарэгістравана ў рэестры за №___. Натарыус: (подпіс, гербавая пячатка).

Аўтабіяграфія —дакумент, у якім змешчаны звесткі пра жыццёвы шлях, выкладзеныя ад першай асобы.

Структура аўтабіяграфіі:

• прозвішча, імя, імя па бацьку;

• час і месца нараджэння;

• заняткі бацькоў;

• гады вучобы (службы ў арміі);

• асноўнае з працоўнай і грамадскай дзейнасці;

• кароткія звесткі пра сваё сямейнае становішча;

• дата і подпіс.

Аўтабіяграфія Я, Віктараў Сяргей Сяргеевіч, нарадзіўся 7 чэрвеня 1976 года ў в. Асінаўка Маладзечанскага р-на Мінскай вобл. у сям'і служачых. Бацька, Сяргей Пятровіч, ваенны; маці, Лідзія Міхайлаўна, - медсястра. 3 1983 па 1993 г. вучыўся ў СШ № 2 г. Маладзечна. 3 1994 па 1996 г. праходзіў службу ва Узброеных сілах РБ. 3 1997 по 2002 г. вучыўся ў Ленінградскім караблебудаўнічым інстытуце. Атрымаў спецыяльнасць інжынера. 3 2002 па 2010 г. працаваў на пасадзе інжынера, затым старшага інжынера аддзела элекгронных прыбораў НПА «Граніт». 3 2010 г. перайшоў на выкладчыцкую работу ў Дзяржаўную марскую акадэмію імя адмірала С.А. Макарава. У 2011 г. абараніў дысертацыю на атрыманне вучонай ступені кандыдата тэхнічных навук. Зараз працую дацэнтам кафедры радыёэлектронікі Дзяржаўнай марской акадэміі імя адмірала С.А. Макарава. Жанаты. Шлюб зарэгістраваны ў 1998 г. Жонка Віктарава (дзявочае прозвішча - Прыходзька) Алена Сцяпанаўна, 1977 года нараджэння. Дзеці: сын Аляксей, 2000 г. н., дачка Марыя, 2006 г. н. Дата Подпіс

Інфармацыйна-даведачныя дакументы, іх кампазіцыйнае і моўнае афармленне.

Даведка — дакумент, які змяшчае апісанне і пацвярджэнне тых ці іншых фактаў. Даведкі звычайна падзяляюць на дзве групы: даведкі, якія ўтрымліваюць інфармацыю пра факты і падзеі службовага характару, і даведкі, якія выдаюцца зацікаўленым грамадзянам і ўстановам, у якіх засведчаны той або іншы юрыдычны факт.

Назва ўстановы (штамп) Дата Нумар Даведка Аксёнава Людміла Алегаўка з'яўляецца студэнткай дзённага аддзялення першага курса факультета пачатковай адукацыі Беларускага дзяржаўнага педагагічнага ўніверсітэта імя Максіма Танка. Даведка выдадзена для падачы ў ЖЭС г. Барысаў. Спецыяліст па персанале (подпіс) І.І. Сямёнаў

Дакладная запіска — дакумент, адрасаваны кіраўніку ўстановы, у якім змешчана інфармацыя пра пэўную сітуацыю, факт, а таксама ўтрымліваюцца вывады і прапановы аўтара-складальніка. Дакладная запіска можа быць падрыхтавана па ініцыятыве самога супрацоўніка, а таксама па ўказанні кіраўніка.

У залежнасці ад мэтавага прызначэння змест дакладной запіскі можа мець ініцыятыўны, інфармацыйны ці справаздачны характар.

10.03.2009 № 12 Генеральнаму дырэктару г. Мінск ТАА «Прэміум» Сыраежкіну М. В. Аб замене камп'ютара Дакладная запіска Даводжу да Вашага ведама, што на цяперашні час у маім распараджэнні знаходзіцца састарэлая мадэль кам’ютара, якая мае ненадзейныя эксплуатацыйныя якасці. Прашу разгледзець пытанне аб замене кам’пютара на больш новую мадэль. Спецыяліст па персанале ______________ (подпіс) В. Д. Бойка

Тлумачальная запіска — гэта дакумент, які тлумачыць змест асобных палажэнняў дакумента (плана, справаздачы, праекта і г.д.) ці прычыны таго або іншага здарэння, учынку. У адпаведнасці з гэтым усе тлумачальныя запіскі падзяляюцца на дзве групы. Да першай адносяцца дакументы, якія часцей за ўсё суправаджаюць асноўны дакумент і тлумачаць змест яго асобных палажэнняў. Другую группу складаюць тлумачальныя запіскі адносна якіх-небудзь здарэнняў сітуацый, учынкаў і паводзін супрацоўнікаў.

Тэкст тлумачальнай запіскі складаецца ў адвольнай форме, як правіла, з указаннем прычын, якія прывялі да парушэнняў. Абавязковымі элементамі з'яўляюцца дата, адрасат, подпіс складальніка.

Дырэктару па рэалізацыі УП «Каліна» Пятрову М. В. Тлумачальная запіска 20.02.2009 Аб спазненні на працу Я спазніўся на працу 19.02.2011 на адну гадзіну з-за паломкі і далейшага рамонту ўласнага аўтамабіля на СТА. Спецыяліст па персанале ________ (подпіс) В. Д Маслаў

Пытанні для самакантролю

1. На якія групы падзяляюцца афіцыйна-справавыя дакументы?

2. Якія дакументы адносяцца да асабістых?

3. Што такое заява, якую структуру яна мае?

4. Што такое аўтабіяграфія? Пералічыце яе структурныя элементы.

5. Якія службовыя паперы адносяцца да інфармацыйна-даведачных дакументаў?

6. Што такое тлумачальная запіска? Які алгарытм яе напісання?

Раздзел 7

КУЛЬТУРА ПРАФЕСІЙНАГА МАЎЛЕННЯ