1. Оформлення внутрішнього опису та підсумкового запису справ.

Для обліку документів окремих категорій справ постійного та тимчасового (більше 10 років) зберігання, облік яких викликаний специфікою документації (особливо цінні, особові, судові та слідчі справи, справи про присудження наукових ступенів) складається внутрішній опис документів. Внутрішній опис необхідно також складати у справах, сформованих по типам документів. Необхідність складання опису визначається інструкцією по веденню діловодства в установі. Внутрішній опис складається на окремому листку за формою, яка містить відомості про порядкові номери документів, їх індекси, дати, заголовки. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якому вказується цифрами та прописом кількість документів та кількість листків внутрішнього опису. При зміні складу документів справи ці зміни відображують в графі "Примітки" із посиланням на відповідні акти внутрішнього опису, і при необхідності складається новий підсумковий запис. 

2. Поняття документообігу. Види документообігу.

 Документообіг — це рух документів на підприємстві з моменту їхнього отримання від інших підприємств (створення) до моменту завершення їхнього оброблення та передання в архів. Обсяг документообігу визначають відповідно до кількості вхідних, вихідних та внутрішніх документів за певний період. Процес документообігу можна поділити на декілька етапів: — створення або одержання документів від інших підприємств; — перевірка документів; — обробка документів; — передавання документів до місця зберігання (в архів). Для раціонального руху документів по підприємству розробляють графік документообігу.  Залежно від обсягу документообігу установи розподі­ляються на 4 категорії: I — з обсягом документообігу понад 100000 документів на рік; II — з обсягом документообігу від 25000 до 100000 документів на рік; ІІІ — з обсягом документообігу від 10000 до 25000 документів на рік; IV — з обсягом документообігу до 10000 документів на рік.(централізована схема документообігу)

Документообіг може здійснюватись за централізованою та децентралізованою схемою. При децентралізованій схемі робота з документами здійснюється у структурних підрозділах в залежності від питань, які поставлені в документах. При централізованій схемі робота з документами проводиться у єдиному відділі незалежно від змісту документа.

3. Способи і засоби документування.

Документування – це створення документа з використанням різних методів, способів і засобів фіксації  інформації на матеріальному носії.

Метод документування – це прийом або сукупність прийомів фіксації інформації на матеріальному носії за допомогою знакових систем (характер кодів мов, знакові системи і т.ін.).

Спосіб документування – це дія або сукупність дій, вживаних при записі інформації на матеріальному носії (висікання, тиснення, різьблення, фарбування, перфорування, фотохімічний, електромагнітний, оптичний, електронний, механічний, ручний та ін.).

Засіб документування – це предмет (знаряддя) або сукупність пристосувань (устаткування, інструменти), використовуваних для створення документа. Засоби складання, копіювання й розмноження документів – це ручні, механізовані і автоматизовані пристосування.

 Способи і засоби запису інформації

Запис інформації – це спосіб фіксації інформації на матеріальному носії.

Залежно від способу фіксації інформації розрізняють рукописний, механічний, магнітний, оптичний, фотографічний, електростатичний документи.

Першим способом фіксації інформації є ручний спосіб – нанесення знаків від руки. Другий різновид друкарських документів – це ті, які отримані за допомогою копіювально-множильної техніки. До процесів оперативного розмноження документів відносяться офсетний, трафаретний, гектографичний друк. Текст на відтисненнях виходить шляхом перенесення фарби з друкарської форми на матеріал відтиснення (папір, картон). Механічний запис проводиться за допомогою зміни фізичного стану поверхні або структури носія. Фотографічний запис здійснюється зміною оптичної щільності носія запису відповідно сигналам записуваної інформації. Різновидом фотографічного запису є електронно-фотографічний запис, здійснюваний електронним пучком. Існує також електромагнітний і магнітооптичний запис. Першими з'явилися фонодокументи з електричним записом звуку. Технологія їх виробництва була розроблена у 20-х рр. у Німеччині. Одним з основних способів фіксації інформації є звукозапис – це запис звука на носії. Документи, що містять звукову інформацію, зафіксовану будь-якою системою звукозапису, називають фонодокументами. Запис і прочитування інформації можуть виконуватися й за допомогою лазерного променя (оптичний диск, диски типу CD-ROM, компакт-диск, голограми).