3.Патентні та нормативні документи

Нормативний документ - документ, що встановлює правила, загальні принципи чи характеристики щодо різних видів діяльності або їх результатів. Нормативний документ є продуктом стандартизації. Стандартизація - це діяльність з метою досягнення відповідного ступеня впорядкування у визначеній галузі шляхом установлення положень для загального та багаторазового використання, для вирішення існуючих або можливих задач.

Патентний документ містить інформацію про результати науково-технічної діяльності, заявлені або визнані як об'єкти промислової власності, і про права власників на винаходи.Патент (лат. patens – свідоцтво, грамота) – документ, що засвідчує офіційне визнання чого-небудь винаходом і право винахідника на нього. Крім того, це документ на право займатися торгівлею або промислом. Винахід – нове й технічне рішення вдання у будь-якій галузі соціальної діяльності, що має істотні відмінності, дає позитивний ефект. Право на винахід засвідчується авторським свідоцтвом або патентом. Це основні охоронні документи.

5. Розслідування та облік виробничого травматизму

Виробничий травматизм - явище, що характеризується сукупністю виробничих травм. Виробнича травма - травма, отримана працівником на виробництві й викликана недотриманням вимог безпеки праці. До травматизму на виробництві належать: • нещасні випадки;• професійні захворювання.• професійні отруєння. Нещасний випадок на виробництві - це обмежений у часі або раптовий вплив на працівника небезпечного фактора виробничого середовища чи середовища помешкання, який відбувся в процесі виконання ним трудових обов'язків чи завдань керівника робіт і внаслідок якого заподіяна шкода його здоров'ю або настала смерть. У результаті нещасного випадку виникають травми. Травма - ушкодження тканин і органів людини з порушеннями їхньої цілісності та функцій, викликане дією факторів зовнішнього середовища. Залежно від характеру ушкоджень травми класифікуються (підрозділяються) на такі:• механічні (забиття, переломи, порізи тощо);• термічні (опіки, обмороження, сонячні удари);• хімічні (гострі отруєння, опіки кислотами, лугами);• електричні (електричні удари, електричні травми);• променеві (опіки, ушкодження тканин, кровотворних органів);• нервово-психічні (переляк, шок);• комбіновані. Залежно від типу відповідальності визначається сума виплат (сума відшкодування збитку). Розслідування нещасних випадків проводиться з метою з'ясування їх обставин, причин, визначення класифікації нещасних випадків за зв'язком із виробництвом і типом відповідальності. На підставі результатів розслідування розробляються заходи щодо запобігання подібним випадкам, а також із вирішення питань соціального захисту потерпілих. Комісія зобов'язана протягом трьох діб: • обстежити місце нещасного випадку, одержати пояснення потерпілого, якщо це можливо, опитати свідків нещасного випадку та причетних до нього осіб; • визначити відповідність умов та її безпеки вимогам законодавства про охорону праці; • з'ясувати обставини і причини нещасного випадку; • визначити, чи пов'язаний цей випадок з виробництвом; • установити осіб, які допустили порушення вимог законодавства про охорону праці, розробити заходи щодо запобігання подібним нещасним випадкам; • скласти акт розслідування нещасного випадку за формою Н-5 згідно з додатком 2 у трьох примірниках (далі - акт форми Н-5), а також акт про нещасний випадок, пов'язаний з виробництвом за формою Н-1 згідно з додатком 3 у шести примірниках (далі - акт форми Н-1), якщо цей нещасний випадок визначено таким, що пов'язаний з виробництвом, або акт про нещасний випадок, не пов'язаний з виробництвом, за формою НПВ згідно з додатком 4, якщо цей нещасний випадок визначено таким, що не пов'язаний з виробництвом (далі - акт форми НПВ), і передати їх на затвердження роботодавцю; • у разі виявлення гострого професійного захворювання (отруєння), пов'язаного з виробництвом, крім акта форми Н-1 скласти також у чотирьох примірниках карту обліку професійного захворювання (отруєння) за формою П-6 згідно з додатком 5 (далі - карта форми П-5). Акти форми Н-5 і форми Н-1 (або форми НПВ) підписуються головою і всіма членами комісії. У разі незгоди із змістом зазначених актів член комісії письмово викладає свою окрему думку, яка додається до акта форми Н-5 і є його невід'ємною частиною, про що робиться запис акті форми Н-5. Нещасні випадки, про які складаються акти за формою Н-1 або НПВ, беруться на облік і реєструються роботодавцем у спеціальному журналі. Роботодавець має негайно вжити заходи щодо усунення (ліквідування) причин нещасного випадку і після закінчення розслідування протягом доби розглянути та затвердити акти за формою Н-1 або НПВ. Затверджені акти протягом трьох діб надсилаються: • потерпілому або довіреній особі разом з актом розслідування нещасного випадку; • керівникові цеху або іншого структурного підрозділу, де стався нещасний випадок, для здійснення заходів щодо запобігання подібним випадкам; • відповідному робочому органу виконавчої дирекції Фонду разом із копією акта розслідування нещасного випадку; • відповідному територіальному органу Держнаглядохоронпраці; • профспілковій організації, членом якої є потерпілий; • керівникові (спеціалісту) служби охорони праці підприємства або посадовій особі (спеціалісту), на яку роботодавцем покладено виконання функцій спеціаліста з питань охорони праці (разом із першим примірником акта розслідування нещасного випадку). Копія акта за формою Н-1 надсилається органу, до сфери управління якого належить підприємство. У разі відсутності такого органу - відповідній місцевій держадміністрації або виконавчому органу місцевого самоврядування

БІЛЕТ 21

БІЛЕТ 22

БІЛЕТ 23

1.Основні функції документа.Головні функції – це зберігання й передача інформації в часі та просторі. Створюється документ з метою забезпечення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації.

Загальні функції Інформаційна — документ створюється для передачі або зберігання інформації.Соціальна — задовольняє певну соціальну потребу.Культурна — засіб зв'язку між організаціями та суспільними структурами.

Спеціальні функції 

Управлінська — за допомогою документа виконується управління підприємством.

Правова — за документом закріплена юридична сила.

Історична — надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі.

ФУНКЦІЇ ДОКУМЕНТА - Полягають в суспільній ролі, соціальному призначенні, цілях і завданнях документівГОЛОВНА ФУНКЦІЯ - Найбільш узагальнююча функція, Полягає в здатності документа зберігати і передавати (поширювати) інформацію у часі та / або просторі

ЗАГАЛЬНІ ФУНКЦІЇ - Характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду. Інформаційна функція - Полягає в здатності документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань

2.Контроль за виконанням документа. Документи, що знаходяться на контролі. Основна мета контролю - забезпечення виконання тих документів, які за дорученням керівника взяті на контроль. Контроль забезпечує своєчасне та якісне виконання документів. Відповідальність за це несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. Якщо документ виконується кількома виконавцями, відповідальним є той, який у резолюції вказаний першим. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу. У структурних підрозділах його здійснює секретар або особа, відповідальна за ведення діловодства. Строки виконання документів розраховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних установою документів чи від дати надходження - для вхідних. Ці терміни можуть бути типовими та індивідуальними. Для окремих, найбільш масових категорій документів встановлюються типові строки виконання відповідно до актів вищих органів законодавчої та виконавчої влади України. В інших випадках вони не повинні перевищувати 10 днів. Триваліші терміни встановлюються для документів складних за характером виконання. Індивідуальні строки виконання встановлюються для найбільш важливих документів керівником установи. Кінцева дата фіксується у тексті документа. Контроль за виконанням документів включає:

• постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

• перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;

• попередню перевірку і регулювання ходу виконання;

• облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);

• інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

• повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів;

• зняття документів з контролю;

• формування картотеки виконаних документів.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи, на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів з пропозиціями щодо поліпшення роботи. Відомості про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю, подаються за встановленою формою.

3.Структура та реквізити газет та жур­налів.

Ознака	Вид	Різновид
1.	За функціональністю	Загальнополітичні Спеціалізовані Спеціальні випуски	Професіональна, профспілкова, партійна тощо. З питань культури, літератури, мистецтва, релігійна. Рекламна, для відпочинку, для дітей та юнацтва
2.	За видавцем (засновником)	Державні, партійні, профспілкові, кооперативні, комерційні, творчої спілки, товариства та ін.
3.	За часом випуску	Ранішні, вечірні
4.	За періодичністю	Щоденні, щотижневі, щомісячні
5.	За місцем видання	Загальнонаціональні, регіональні, місцеві, корпоративні
6.	За матеріальною конструкцією	Окремі одиничні номери (випуски), комплекти

Газета - основний вид періодичного видання, що виходить через невеликі проміжки часу, яке містить офіційні матеріали, оперативну інформацію та статті з актуальних суспільно-політичних, наукових, виробничих та інших питань, а також літературні твори та рекламу Традиційно газетне видання випускається у вигляді одного або декількох аркушів друкованого матеріалу визначеного формату, видавничо пристосоване до певної специфіки. Обсяг газети може складати від 2 до 100 і більше сторінок.

Структура та реквізити газети Кожен номер газети має сукупність визначених постійних елементів: - заголовок газети; - сторінки номера; - текстові матеріали, їх заголовки; - ілюстрації тощо. Найменування реквізиту1.Зображення нагород (якщо є)2. Назва організації вищого рівня (якщо є) 3. Назва виду документа(газета) 4. Довідкові дані про організацію видавця 5 Реєстраційний індекс 6. Місце складання або видання 7. Заголовок газети 8. Дата та/або номер видання 9. Текст, що поділяється на рубрики тощо.

4. Використовуючи дані презентації фірми, створити Web-сторінку.

5. Вступний інструктаж та його мета. Правила проведення та оформлення

Закон України «Про охорону праці» від 14.10.92 р. № 2694-ХІІ вимагає, щоб усі працівники при прийомі на роботу і в процесі трудової діяльності проходили на підприємстві навчання, інструктаж і перевірку знань з питань охорони праці. Допуск до роботи осіб, які не пройшли навчання і перевірки знань з питань охорони праці, забороняється. Мета інструктажу – навчити працівника правильно і безпечно для себе і навколишнього середовища виконувати свої трудові обов'язки. Порядок проведення вступного інструктажу Вступний інструктаж проводиться з метою ознайомлення працівників, що прийняті на роботу, з вимогами охорони праці, гігієни та санітарії, протипожежної безпеки, правилами внутрішнього трудового розпорядку, надання першої медичної допомоги при настанні нещасного випадку. Строк та періодичність його проведення збігається з моментом прийняття працівника на роботу, тобто до початку фактичного виконання трудових обов’язків, передбачених трудовим договором (контрактом). Згідно з Типовим положенням вступний інструктаж проводиться: 1) з усіма працівниками, які приймаються на постійну або тимчасову роботу, незалежно від їх освіти, стажу роботи та посади; 2) з працівниками інших організацій, які прибули на підприємство і беруть безпосередню участь у виробничому процесі або виконують інші роботи для підприємства; 3) з учнями та студентами, які прибули на підприємство для проходження трудового або професійного навчання; 4) з екскурсантами у разі екскурсії на підприємство. Вступний інструктаж проводиться спеціалістом служби охорони праці або іншим фахівцем відповідно до наказу (розпорядження) по підприємству, який в установленому Типовим положенням порядку пройшов навчання і перевірку знань з питань охорони праці. Даний інструктаж проводиться в кабінеті охорони праці або в приміщенні, що спеціально для цього обладнано, з використанням сучасних технічних засобів навчання, навчальних та наочних посібників за програмою, розробленою службою охорони праці з урахуванням особливостей виробництва. Програма та тривалість інструктажу затверджуються керівником підприємства. Запис про проведення вступного інструктажу робиться в журналі реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці, який зберігається службою охорони праці або працівником, що відповідає за проведення вступного інструктажу, а також у наказі про прийняття працівника на роботу. На сьогодні у роботодавців також часто виникають запитання щодо оформлення контрольних листів проходження навчання та інструктажів з питань охорони праці. Як же діяти, коли представники державних органів нагляду за охороною праці вимагають пред’явити такі контрольні листи? Тут слід розуміти, що таку форму, як «контрольний лист проходження навчання та інструктажів з питань охорони праці», не передбачено жодним нормативним актом з охорони праці, а тому їх неведення не є порушенням нормативних актів з охорони праці й відповідальність за це наставати не може.

БІЛЕТ 24

1.Узгодження, підписання та затвердження документів. Узгодження документа полягає в попередньому розгляді його проекту. У процесі узгодження визначається правильність зафіксованих положень, їх обгрунтованість, правомірність стосовно діючого законодавства. У процесі узгодження виявляються і враховуються інтереси різних підрозділів, реалізується комплексний підхід до вирішення питань. Проекти документів узгоджуються з установами, організаціями, структурними підрозділами, які компетентні в питаннях, що відображені в документі. Розрізняють дві форми узгодження документів - внутрішнє /з підрозділами та службовими особами установи / і зовнішнє /з підвідомчими та непідвідомчими організаціями /. Внутрішнє узгодження документів відбувається у такій послідовності: з функціональними, галузевими, територіальними підрозділами, дорадчими органами даної установи та громадськими організаціями; з працівниками, які відповідають за рішення функціональних питань /головні та старші спеціалісти /; з фінансовими підрозділами або з головним бухгалтером, юридичною особою, з замісником керівника, який займається цим питанням. Внутрішнє узгодження документа оформляється візою. Візи складаються з особистого підпису та дати. Якщо необхідно, позначаються посада візуючого та розшифровується його підпис /ініціали та прізвище /.

Наприклад:

Начальник відділу кадрів /підпис / С. І. Петров 25.04.00

В установах, що функціонують на основі єдиноначальності, документи підписує одна службова особа - керівник закладу, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Право підпису документів закріплюється в положенні або статуті установи та її структурних підрозділів. Порядок підпису документів встановлюється наказом керівника установи або інструкцією з діловодства. Підпис - обов'язковий реквізит документа. Складається з назви посади особи, яка підписує документ, її особистого підпису і розшифрування цього підпису /обидва ініціали і прізвище /. Ініціали проставляють попереду прізвища. Розшифровка підпису не береться в дужки.

Назва посади може бути короткою /ге: бланку / і повною /до й складу входить повна назва установи/, якщо документ друкується на чистому папері.

Підіте вміщується праворуч під текстом на відстані двох-трьох рядків після закінчення його /або після перерахування у додатку документів /.

Найменування посади звичайно пишеться ліворуч від прізвища, саме ж прізвище друкується тоді на рівні останнього рядка назви посади.

Начальник товарного відділу Г. Б. Середа

У підписах під офіційними документами прийнято вказувати, крім посади, також персональні звання і вчені ступені: спочатку посада, потім персональні, почесні звання та інші звання. Завідуючий кафедрою управління торгівлею, професор М.Д. Виноградський.

Особистий підпис на документі повинен бути достатньо розбірливим /іноді виникає необхідність установлення саме того, хто підписав даний документ /. Надто широкі, розгонисті підписи справляють неприємне враження, свідчать про поспішливість або неуважність.

Два підписи або більше ставляться тоді, коли відповідальність лягає на кілька осіб. Наприклад, на протоколах - підпис голови та секретаря, на атестатах - підпис директора школи, завуча та вчителів, на договорах - підписи сторін, на фінансово-розрахункових документах - підпис керівника та головного бухгалтера.

Підписи кількох службових осіб на документах розміщуються один під одним у послідовності, яка відповідає посаді:

Директор об'єднання їдалень А. В. Сиротенко

Головний бухгалтер М.. С. Сущук

Якщо документ підписують кілька осіб з однаковою засадою, їх підписи розміщують на одному рівні:

Директор центрального Директор фабрики, універмагу /особистий підпис / «Прогрес» /особистий підпис /

. А. Коваль Г. С. Сніженко

Коли документ підписує комісія, позначаються обов'язки по комісії, а не посади:

Голова комісії /особистий підпис / С. Г. Боровський Члени комісії /особистий підпис / А. В. Сердюк / особистий підпис / Г. А. Ганюк

Після підписання деякі види документів, нормативні акти передбачають їх затвердження. Це статути та положення про підприємства та їх структурні підрозділи, штатні розклади, інструкції звіти, баланси, окремі різновиди актів та ін.

Затвердження має на меті санкціонувати поширення дії документа на певне коло підрозділів, організацій чи структурних осіб. Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням розпорядчого документа /наказу, рішення /. Елементи грифа затвердження: слово ЗАТВЕРДЖЕНО, назва посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, дата затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ресторану /підпис / О. П. Білоус 05.10. 99 Гриф затвердження розмішується в правилу кутку документа й оформляється великими літерами.

При затвердженні документа розпорядчим актом:

Наприклад: ЗАТВЕРДЖЕНО наказом директора фірми від 04.02. 00 №16Документ що підлягає затвердженню, отримує юридичну силу лише з моменту його затвердження.

2.Вимоги до оформлення наказу основної діяльності організації.

Наказ — це розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетен­ції, обов’язковий для виконання підлеглими. Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в його тексті.

Право під­писання наказів визначається законодавством: зазвичай це право мають керівники установ, їхні перші заступни­ки, а також деякі посадові особи відповідно до їх повно­важень і компетенції.

Наказ діє доти, доки не буде скасований (особою, яка його підписала, або вищою інстанцією) або поки не буде виконаний чи поки не закінчиться термін його дії, вка­заний у самому наказі.

Накази бувають індивідуальними й нормативними:

Індивідуальні накази пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності конкретних осіб (заохочення й стягнення, переведення на іншу роботу тощо).

Нормативні накази — це безособові накази, які регламентують трудову діяльність усього трудового колективу чи його частини (правила внутрішнього трудового розпорядку, реорганізація структурних підрозділів тощо).

Розрізняють два види наказів:

— за особовим складом;

— з питань основної діяльності.

Накази щодо особового складу (це, як правило, індивідуальні накази) пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності окремих працівників (зарахування на посаду, звільнення, преміювання тощо).

Накази з питань основної діяльності (нормативні на­кази) — це документи, які оформляють рішення керівника щодо організації роботи установи в цілому чи його структурних підрозділів (конкретні заходи щодо вико­нання директив вищих органів, планування роботи окремих структурних підрозділів тощо).

Накази складаються з таких реквізитів:

1. Зображення Державного герба України

2. Назва організації вищого рівня

3. Назва організації  - має відповідати назві, зазначеній в її установчих документах (положенні, статуті)

4. Довідкові дані про організацію

5. Код форми наказу (при використанні ПК)

6. Назва виду організаційно-розпорядчого документа (наказ, розпорядження та ін.)

7. Дата документа

8. Реєстраційний індекс

9. Заголовок до тексту наказу

10. Текст наказу

11. Підпис

12. Візи.

 

3.Еволюція розвитку картографічних до­кументів.

Картографічний документ - це вид ідеографічного документа, що містить картографічні зображення - рисунки земної поверхні, які відображають уявлення людей про оточуючий простір свого існування.

4.Засобами правової пошукової системи Ліга:Закон відшукати інформацію про тарифи на утримання тварин у м. Києві (видавник КМДА). Скопіювати тарифи на комунальні послуги по утриманню тварин у файл MS Word. Файлу дати назву “Тарифи ”.

6. Первинний інструктаж на робочому місці, його мета. Правила проведення та оформлення. Первинний інструктаж на робочому місті проводять з усіма без винятку особами, яких вперше беруть на роботу, переведеними з інших робіт, учнями або студентами, що прибули на практику або навчання, з іншими працівниками, які будуть виконувати нову для них роботу. Програму первинного інструктажу розробляє виконавець робіт, узгоджує її зі службою охорони праці, а затверджує роботодавець.

Первинний інструктаж на робочому місті проводить керівник робіт (бригадир, майстер, виконроб) індивідуально з кожним працівником або групою працівників, які виконуватимуть одну і ту ж роботу, за типовою програмою. Особливу увагу звертають на небезпечні та шкідливі виробничі чинники, правильні прийоми праці при застосуванні технологічних засобів, машин, інструментів, механізмів, на правильне користування захисними засобами та на інші питання, від яких залежить безпека праці ял даному робочому місті. Після перевірки знань та навичок інструктованих допускають до самостійної роботи.проведення первинного інструктажу на робочому місті оформляється записом у спеціальному журналі, де виконавець робіт своїм підписом підтверджує факт знання працівником правил безпеки праці, а інструктований своїм підписом підтверджує те, що він прослухав інструктаж і отримав відповідні знання. Журнал реєстрації первинного інструктажу на робочому місці має кожен виконавець робіт.

БІЛЕТ 25

1.Поняття справи, вимоги до оформлення справ постійного терміну зберігання.

Систематизація документів

Справа – це сукупність документів, які стосуються одного питання чи

ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.

Формування справи – це визначення належності документів до певної справи й систематизація документів усередині справи.

Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів, збереженню їх, упорядкуванню діловодства.

При формуванні справ рекомендується дотримуватися таких вимог:

– до справи включаються документи, робота над якими завершена;

– документи, що підшиваються до справи, повинні бути оригіналами або

завіреними копіями;

– документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;

– документи, що стосуються одного питання, включаються в одну справу;

– до справи включається один примірник документа;

– кожен вміщений до справи документ повинен бути правильно оформлений,

мати дату, підпис, позначку про виконання та ін.;

– до справи формуються, як правило, документи одного року (крім

перехідних справ);

– до справи не підшиваються ті документи, що підлягають поверненню, а

також чернетки;

– документи всередині справи повинні розташовуватися в хронологічній або

нумераційній послідовності;

– документи обмеженого доступу формуються окремо від решти документів.

Розпорядчі документи разом з додатками до них групуються за їх видами та хронологією. При цьому накази з питань основної діяльності, з особового

складу, різних адміністративно-господарських питань слід розміщувати у

різні справи.

Документи засідань колегіальних органів групуються у двох справах:

– протоколи й документи до них (доповіді, довідки та ін.);

– документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії

рішень тощо).

У зв’язку з великим обсягом і різноманітною тематикою листування в

практиці найчастіше формується у справи за змістом та кореспондентським

принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь розташовується за документом-запитом.

Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки

(швидкозшивачі) розраховані на 200–250 аркушів (30–40 мм). Папки

імпортного виробництва дозволяють збільшити обсяг підшитих документів у

2–3 рази.

2.Закон України «Про діловодство». Основна характеристика. КОНЦЕПЦІЯ  проекту Закону України "Про діловодство"

І. Загальна частина Сутність та значущість діловодства. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами. Діловодство є сферою практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації. Нині у світі спостерігається всезбільшувана увага до нормативного, методичного та наукового забезпечення керування документацією, яке у нашій країні ототожнюють з теорією і практикою діловодства.

Нормативно-правове регулювання діловодства в Україні. На сьогодні в Україні нормативно-правове регулювання організації діловодства здійснюється за такими актами: Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів, Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності; в засобах масової інформації та ін.

Питання організації діловодства, що потребують законодавчого регулювання. Незважаючи на унормування в Україні нормативно-правовими актами інструктивного характеру організації й здійснення основних технологічних процесів діловодства та спеціальних його напрямів, правові засади низки аспектів організації діловодства як в масштабах країни, так і в окремому суб'єкті діловодства, не встановлені. Наведу декілька прикладів:

• існує необхідність визначення основних принципів державної політики з діловодства і суб'єктів її реалізації;

• в українському законодавстві не обумовлена відповідальність за порушення в організації та здійсненні діловодства, а також відшкодування шкоди, завданої внаслідок таких порушень.

• в Україні діють національні стандарти щодо застосування формуляра-зразка управлінського документа, вимог щодо оформлення організаційно-розпорядчих документів, розроблення уніфікованих систем документації. Однак відповідно до Закону України "Про стандартизацію" стандарти застосовують на добровільних засадах, якщо інше не встановлено законодавством. Це призводить до нехтування вимогами нормативних документів, якими є стандарти, під час створення організаційно-розпорядчих документів, розроблення уніфікованих форм управлінських документів;

ІІ. Мета та основні завдання

Мета Закону полягає у встановленні правових засад організації діловодства в Україні для визначення єдиних норм створення управлінських документів та роботи зі службовими документами з будь-якими носіями інформації в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, а також на підприємствах, в установах та організаціях всіх форм власності.

Основними завданнями Закону є:

визначити основні принципи державної політики з діловодства;

впровадити правові засади організації діловодства в країні для їхньої сумісності з законодавчими нормами організації архівної справи, електронного документообігу, інформаційної діяльності;

розмежувати повноваження суб'єктів організації діловодства в країні;

утвердити норму щодо неухильного виконання основних нормативно-правових актів та нормативних документів, спрямованих на організацію діловодства, зокрема, інструкції з діловодства, переліків документів зі строками їх зберігання, стандартів на створення управлінських документів;

впровадити єдині норми створення управлінських документів та організації роботи зі службовими документами в умовах застосування електронного документостворення та документообігу для запобігання втрат електронної службової інформації;

забезпечити права власності установ на їх службові документи та документаційні фонди;встановити відповідальність за порушення законодавства про діловодство, зокрема з метою запобігання втрат та несанкціонованого знищення службових документів, у тому числі під час ліквідації та реорганізації установ;визначити загальні засади застосування державної та інших мов у діловодстві.

ІІІ. Очікувані результати

Застосування Закону дасть змогу:забезпечити реалізацію державної політики з діловодства;запровадити законодавче регулювання організації діловодства з врахуванням міжнародної практики стандартизації процесів керування документацією;забезпечити прозорість рішень органів державної влади, доступ громадян до відкритої службової інформації;уніфікувати законодавство з організації діловодства, архівної справи та застосування електронного документообігу;забезпечити неухильне виконання суб'єктами діловодства всіх форм власності вимог щодо документування управлінської інформації, строків та організації зберігання службових документів;підвищити рівень нормативного, методичного і наукового забезпечення організації діловодства в країні, а також рівень контролю за здійсненням діловодства на підприємствах, установах, організаціях;оптимізувати процеси документостворення та документообігу в суб'єктах діловодства;створити умови для збереженості документаційних фондів суб'єктів діловодства, захисту їх службової інформації.

3.Характерні риси картографічних документів.

Картографічний документ - це вид ідеографічного документа, що містить картографічні зображення - рисунки земної поверхні, які відображають уявлення людей про оточуючий простір свого існування. Головне місце серед картографічних документів займають видання. На думку Н.М.Кушнаренко, картографічне видання виділяють із масиву видань за ознакою знакової природи інформації або за формою інформаційних знаків, за допомогою яких фіксується інформація . Велику частину картографічного видання займає картографічний твір (один або кілька). Під картографічним твором розуміють твір, головною частиною якого є зображення, побудоване в картографічній проекції, – зменшене, узагальнене зображення поверхні Землі, поверхні іншого небесного тіла або позаземного простору у визначеній системі умовних знаків. За структурою і матеріальною конструкцією картографічні видання розподіляються на три різновиди:карти, атласи, глобуси. Глобуси до видань выдносяться умовно: це недрукований, об'ємний документ.

4.Створити базу даних для обліку вхідної кореспонденції. Таблиця “Вхідна кореспонденція” повинна мати такі поля: № з/п; № вхідний; № вихідний; назва відправника; джерело отримання (поле зі списком); дата відправки; дата отримання; короткий зміст; прізвище виконавця. Ввести в таблицю не менше шести записів. Створити автоформу.

5.Повторний інструктаж на робочому місці, його мета. Правила проведення та оформлення. Повторний інструктаж проводять індивідуально або з групою працівників, які виконують однотипні роботи за програмою первинного інструктажу у повному обсязі відповідно до графіка, строки якого затверджує головний інженер. Термін проведення чергового інструктажу для кожного працівника визначається залежно від дати проведення з ним первинного чи попереднього повторного інструктажу, але проміжок між періодично повторними інструктажами не має перевищувати 3-х місяців для працівників на роботах з підвищеною небезпекою та 6-ти місяців для інших видів робіт. Про наступне проведення повторного інструктажу виконавець робіт мас попередити працівника за 10 днів. Після іспитів результати повторного інструктажу беруться на облік у цехових журналах.

БІЛЕТ 26

1. Систематизація категорій документів.

Систематизація документів — один з найдавніших і найпоширеніших методів їхньої аналітико-синтетичної обробки, оскільки вона відповідає потребам людей у поділі знань за галузевою ознакою, диференціації наукових знань. Під систематизацією розуміють визначення класифікаційного індексу документа відповідно до його змісту за таблицею певної системи класифікації. Таким чином, при систематизації здійснюється переклад ознак змісту документів з природної мови на штучну мову класифікаційних індексів певної систематичної документної класифікації. Без попередньої систематизації інформації неможливо уявити такі найважливіші бізнес-процеси, як документообіг, діловодство, створення матеріальної та електронного архіву, створення різних баз даних. Саме систематизація інформації є попереднім етапом для таких важливих у діловодстві робіт, як складання номенклатури справ, індексування документів, каталогізації. Без якісної і ретельно проведеної систематизації інформації неможливе створення архіву фірми, ні паперового, ні електронного, неможливо його повноцінне функціонування. Якісна систематизація документів — це порядок і надійність, зручність пошуку, це завершення в строк справи і відсутність проблем у відносинах з перевіряльними органами та інспекціями. Систематизація інформації є запорукою успішної роботи кожної організації. Саме систематизація інформації є попереднім етапом для таких важливих у діловодстві робіт, як складання номенклатури справ, індексування документів, каталогізації. Без якісної і ретельно проведеної систематизації інформації неможливе створення архіву фірми, ні паперового, ні електронного, неможливо його повноцінне функціонування. Якісна систематизація документів - це порядок і надійність, зручність пошуку, це завершення в строк справи і відсутність проблем у відносинах з перевіряльними органами та інспекціями. Систематизація інформації є запорукою успішної роботи кожної організації.

2. Підготовка справ тривалого зберігання до передачі в архівний підрозділ.

Закінчені діловодством справи тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архівний підрозділ установи для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архівний підрозділ установи за погодженням з її керівником.Підготовка документів до передачі в архівний підрозділ установи включає:- експертизу цінності документів;- оформлення справ;- складання описів справ;- передачу справ до архівного підрозділу установи і забезпечення схоронності документів.Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.Для організації та проведення експертизи цінності документів в установах та їх структурних підрозділах створюються постійно-діючі експертні комісії.Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архівний підрозділ установи для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архівний підрозділ установи за погодженням з її керівником.Підготовка документів до передачі в архівний підрозділ установи включає:- експертизу цінності документів;- оформлення справ;- складання описів справ;- передачу справ до архівного підрозділу установи і забезпечення схоронності документів.Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.Для організації та проведення експертизи цінності документів в установах та їх структурних підрозділах створюються постійно-діючі експертні комісії.Документи установи групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не-провадиться.Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою.Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: „є документи за... роки".На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за погодженням з архівним підрозділом установи, номер опису і фонду.У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва установи (структурного підрозділу).Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у структурному підрозділі, при методичній допомозі архівного підрозділу установи.Передача справ в архівний підрозділ установи здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи.Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ установи оформляє видачу справ у тимчасове користування. Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого строку зберігання передаються в архівний підрозділ за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. В кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу установи розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архівному підрозділі установи.Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися в архівний підрозділ установи за номенклатурою справ.

3. Властивості карти як основного виду картографічного документа.

Основні властивості карти як картографічного документа

розкрито на схемі 6.3.

4. Створити базу даних для обліку вихідної кореспонденції. Таблиця “Вихідна кореспонденція” повинна мати такі поля: № з/п; № вихідний; прізвище та ім'я відправника; короткий зміст; дата відправки; спосіб відправки (поле зі списком); адресат. Ввести в таблицю не менше шести записів. Створити автоформу.

5. Цільовий інструктаж, його мета. Правила проведення та оформлення.Цей інструктаж проводиться з працівниками, якщо:виконуються разові роботи, які не пов’язані з безпосереднім обов’язками за фахом або разові роботи за межами підприємства та ін.;необхідно провести роботи з ліквідації наслідків аварій, стихійного лиха або інших непередбачуваних негативних наслідків;проводять роботи, на які оформляється наряд-допуск, дозвіл або інший документ;

відбувається організація масових заходів з учнями у вигляді екскурсії і т. ін.Цільовий інструктаж проводить керівник робіт залежно від характеру завдання, виробничих обставин, можливих видів небезпек, технологічних засобів і способів виконання трудової діяльності і завершується усним опитуванням набутих знань. Цей інструктаж фіксується у наряді-допуску або іншому документі, що дозволяє проведення даного виду робіт.

БІЛЕТ 27

1. АКТ – документ, складений декількома особами, що підтверджує встановлені факти або події. Акти складають при ревізії підприємства або окремих посадових осіб, при виявленні дефектів, недостачі, при передаванні-прийманні справ, при проведенні випробувань нових виробів і зразків, при прийомі закінчених об'єктів, при обстеженні, здаванні документів на знищення, на списання господарського інвентарю, устаткування, інструментів, при нещасних випадках тощо.Акти по матеріальних, фінансових та інших важливих питаннях затверджує керівник підприємства.Комерційні акти, що встановлюють факти ушкодження, псування або недостачі вантажу чи інших порушень правил транспортування, складають на типографському бланку-зразку, заповнюють без виправлень, підчищень,  закреслень. Завіряють такі акти підписами двох сторін. Реквізити акта:-     назва виду документа (А  К  Т – подвійна розрядка);-     дата, індекс;-     місце складання;-     заголовок до тексту;-     гриф затвердження;-     текст;-     позначка про наявність додатка;-     позначка про контроль;-     позначка про виконання й направлення його у справу. Вимоги до оформлення тексту Текст акта складають із двох частин: вступної та констатуючої. Вступну частину будують за схемою:

Підстава: Складений комісією в складі: Голова: Члени комісії: Були присутні: При перерахуванні осіб, які беруть участь в упорядкуванні акта, вказують посади, ініціали, прізвища.Якщо акт складений комісією, то першим указують голову комісії, його посаду, ініціали й прізвище. Прізвища членів комісії розташовують за абеткою, нумерують арабськими цифрами.У констатуючій частині викладають мету,  завдання, сутність і характер проведеної роботи, фіксують установлені факти.У тексті повинні бути відомості про кількість екземплярів акта й куди вони спрямовані.Дата акта повинна відповідати дню факту або події, що фіксується.Після упорядкування акта комісія повинна ознайомити з його змістом осіб, згаданих в акті, під розписку.