8.1. Зміст організації управлінської праці менеджера

Управлінська праця - є специфічний вид виробничої діяльності. Предметом управлінської праці є людина та її діяльність, а безпосередньою метою є координація зусиль колективу щодо забезпечення його узгоджених дій у досягненні поставлених цілей.

Ефективність (результативність) управлінської праці в значній мірі залежить від особистих ділових якостей керівника та його вміння використовувати існуючі методи організації роботи з колективом.

Організацією особистої праці керівника й підпорядкування йому фахівців потрібно починати з опису їхніх робочих місць і закріплення цього опису в посадових інструкціях. Опис робочого місця в апараті управління повинен містити чотири елементи:

- перелік завдань (функцій), для вирішення яких існує, або створюється робоче місце;

- опис обов'язків, які покладаються на працівника й випливають із завдань (функцій) на даному робочому місці;

- опис прав і повноважень, які забезпечують виконання завдань (функцій) і обов'язків;

- відповідальність, яка матиме місце у випадку невиконання обов'язків та перевищення прав.

На практиці нерідко спостерігається невідповідність між названими елементами. Наприклад, в одних випадках працівник який має складні обов'язки не має необхідних для їхнього виконання повноважень, а в інших випадках - навпаки:

самовільно присвоїв повноваження. Тому часто диспропорція в обов'язках і правах менеджера стає причиною злочинної діяльності.

Таким чином, впорядкування посадових обов'язків та повноважень керівника є основою організації його особистої праці

У практиці діяльності керівника важливе місце посідає вміння планувати свою роботу, як щоденну, так і перспективну. Наприклад, кожної п'ятниці доцільно визначити завдання на майбутній тиждень і вносити їх у календар. Дрібні роботи доцільно згрупувати. Найбільш складні роботи необхідно виконувати на початку робочого дня. Не слід починати роботу з ознайомлення з поштою, оскільки вона рідко містить у собі щось дійсно термінове.

Як правило, досвідчений керівник виробляє для себе й інші прийоми особистої роботи.

8.2.Організація роботи з документами

Серед найбільш трудомістких робіт одне з чільних місць посідає робота з документами. Незважаючи на нововведення в техніці та технології, вони не дають сьогодні відчутного зниження трудомісткості документування управлінської праці. На роботу з документами працівники апарату управління витрачають від ЗО до 70 % свого робочого часу.

Документування - це процес вивчення обсягу вхідної та підготовки вихідної інформації на основі листів, наказів, розпоряджень тощо. Через суттєві недоліки в технології документування виникають перевантаження працівників (наприклад, коли керівник намагається бути в курсі всіх питань і прагне охопити всю інформацію, його робоче місце стає "вузьким" в інформаційному пошуку).

Які є шляхи раціоналізації роботи керівника з документами?

Перший шлях - це використання менеджером режиму "фільтрації" документів, які надходять, тобто відбір лише тих із них, за яким рішення може бути прийняте тільки ним самим. Попередній розподіл вхідної документації адресатом повинен здійснюватися в канцелярії, чи секретарем керівника відповідно до функцій та видів робіт у апараті управління.

Другий шлях передбачає вдосконалення роботи з вихідними документами. Керівник повинен якомога більше делегувати право підпису документів відповідним виконавцям, звичайно, в межах існуючих законоположень, згідно раціонального розподілу прав та обов'язків між ними. У цьому випадку досягається подвійний ефект: він вивільнятиме свій час для інших важливих робіт і цим підвищуватиме ініціативність підлеглих.

Третій шлях удосконалення роботи з документами - це підвищення швидкості індивідуальної роботи керівника з ними. Для цього він повинен володіти прийомами швидкого (динамічного) читання. Для керівника сучасного виробництва така потреба з'явилася давно. Дослідження показують, що уповільне читання викликане цілим рядом причин, про які піде мова в темі "Розвиток складових особистого менеджменту".