4. Створення діаграм у ms Excel.

Основні поняття

Діаграми використовуються для графічного відображення та аналізу даних робочого листа.

Діаграму можна впровадити як об'єкт у робочий лист, що містить вихідні дані. У такий спосіб дані, на основі яких побудована діаграма, та сама діаграма будуть відображені поруч і в такому вигляді можуть бути роздрукованими. Впроваджені діаграми зберігаються як об'єкти робочого листа у робочій книзі.

Діаграму можна також створити на окремому листі — листі діаграм. При цьому лист діаграм буде вставлений у робочу книгу та збережений разом з іншими листами робочої книги.

Діаграма, незалежно від місця її розміщення, буде пов'язана з вихідними даними робочого листа (на основі яких вона побудована). Зміна даних у листі автоматично призведе до змін у діаграмі.

Для побудови нової діаграми Excel надає у допомогу користувачу майстра діаграм, що робить цей процес максимально інтуїтивно зрозумілим. Створення діаграми зводиться до виділення діапазону чарунок, що містять вихідні дані, та активізації майстра діаграм. Далі, у виведених послідовно на екран вікнах майстра діаграм, варто задати потрібні параметри створюваної діаграми, що визначають її вид, оформлення, специфіку розгляду вихідних даних.

При роботі з діаграмами зручно використовувати панель інструментів «Диаграммы», що дозволяє, наприклад, легко змінити тип діаграми. За допомогою панелі інструментів «Диаграммы» можна створити діаграму відразу без допомоги майстра діаграм. Для відображення вказаної панелі на екрані виконайте команду «Вид\Панели инструментов» та вкажіть її ім’я. Можна також вибрати ім'я панелі з контекстного меню будь-якої відображеної панелі інструментів.

При активізації діаграми Excel переходить у режим роботи з нею, змінюючи відповідним чином головне меню, максимально пристосовуючи його до можливостей зміни та оформлення діаграми. Зокрема, пункт меню «Данные» замінюється на пункт «Диаграмма», змінюються підменю пунктів «Вставка», «Формат» та ін.

При створенні та роботі з діаграмами Excel часто використовує поняття: ряди даних та категорії.

Ряди даних — це набори значень, що потрібно відобразити на діаграмі. Наприклад, при побудові прибутку компанії за минуле десятиріччя рядом даних є набір значень прибутку за кожний рік.

Категорії  служать для упорядкування значень у рядах даних. При розгляді прибутку за минулі десять років категоріями є роки.

Іншими словами, ряди даних — це ті значення, які потрібно вивести на діаграмі, а категорії — це “заголовки”, над якими ці значення відкладаються. Можливо, корисною виявиться природна математична аналогія: категорії являють собою значення аргументу, а ряди даних — відповідні значення функції.

Створення діаграм

Для побудови діаграми Excel надає користувачу майстра діаграм, який послідовно у чотирьох вікнах діалогу запитує необхідну інформацію та створює відповідно до неї діаграму. Щоб скористатися майстром діаграм:

• Виділіть у робочому листі дані для побудови діаграми. Текстові заголовки даних також можна включити у виділений діапазон. Можна виділити і декілька несуміжних діапазонів.

• Клацніть на кнопці  — «Мастер диаграмм»на панелі інструментів «Стандартная» або виконайте команду «Вставка\Диаграмма…».

• Виберіть потрібний вигляд діаграми (поля «Тип» та «Вид»).

• Перевірте діапазон чарунок, що містять дані для побудови діаграми. При необхідності зазначте шляхом уведення з клавіатури (або виділення на робочому листі за допомогою миші) інший діапазон чарунок.

• Визначте, чи розташовані дані у рядках або стовпчиках.

• Введіть, при бажанні, назву для діаграми та осей координат.

Натисніть кнопку «Готово» у будь-якому вікні майстра діаграм. Дозволяється скасувати відображення інших вікон та створити діаграму з урахуванням заданих параметрів, визначаючи інші за умовчанням. Кнопка «Назад» дозволяє, при необхідності, повернутися до попереднього вікна та зробити необхідні зміни.

Створену діаграму можна у будь-який момент змінити та перемістити в іншу область листа, якщо діаграма створена не на окремому листі.

Якщо ви вказали, що діаграму потрібно вставити на окремому листі, то лист діаграми з тимчасовим ім'ям «Діаграма 1» буде вставлений безпосередньо перед поточним робочим листом. При необхідності можна перейменувати або перемістити лист діаграми, як і будь-який робочий лист.

Існує можливість також виділити дані для побудови діаграми на окремому робочому листі, натиснувши клавішу <F11>. Excel вставить у робочу книгу лист діаграм і створить діаграму на основі формату, що використовується за умовчанням.