4. Основні можливості субд Mіcrosoft Access.

Додаток Microsoft Access – це система управління реляційними базами даних (СУБД), призначена для роботи на автономному персональному комп'ютері (ПК) або в локальній обчислювальній мережі під управлінням сімейства операційних систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP і Windows Server 2003).

СУБД- це сукупність мовних та програмних засобів, які призначено для створення, ведення, спільного використання баз даних багатьма користувачами.

Популярність СУБД Microsoft Access обумовлена наступними причинами:

• доступність у вивченні й зрозумілість дозволяють Access бути однієї із кращих систем швидкого створення додатків керування базами даних;

• можливість використання OLE технології;

• інтегрованість із пакетом Microsoft Office;

• повна підтримка Web-Технологій;

• візуальна технологія дозволяє постійно бачити результати своїх дій і коректувати їх;

• наявність великого набору «майстрів» по розробці об'єктів

Microsoft Access є реляційною СУБД із табличною структурою даних. Це означає, що таблиці являють собою основний об'єкт збереження даних.

Наприклад, одна таблиця може містити дані про товари, інша – про виробників, третя – про постачальників цих товарів і т.д.

Ці окремі таблиці зв'язуються воєдино. Комбінація всіх таблиць і їхніх взаємних зв'язків складає «фундамент» бази даних.

СУБД Microsoft Access має потужні, зручні засоби візуального проектування об'єктів за допомогою Майстрів, що дозволяє користувачеві при мінімальній попередній підготовці досить швидко створити повноцінну інформаційну систему на рівні таблиць, запитів, форм і звітів.

До основних можливостям СУБД Microsoft Access можна віднести наступні:

• проектування базових об'єктів – двовимірні таблиці з полями різних типів даних;

• створення зв'язків між таблицями, з підтримкою цілісності даних, каскадного відновлення полів і каскадного видалення записів;

• введення, зберігання, перегляд, сортування, зміна й вибірка даних з таблиць із використанням різних засобів контролю інформації, індексування таблиць і апарата алгебри логіки;

• створення, модифікація й використання похідних об'єктів (запитів, форм і звітів).

5. Об'єкти субд Access.

Microsoft Access працює з об'єктами шести типів: таблицями, формами, звітами, запитами, модулями, макросами.

Таблиця – двовимірні таблиці, які використовуються для зберігання даних у реляційних базах даних. Дані зберігаються в записах, які складаються з окремих полів. Кожна таблиця містить інформацію про сутності певного типу (наприклад, товарах).

Крім даних, таблиці Access містять:

• інформацію про зовнішній вигляд таблиці (шрифти для відображення текстових даних, ширину стовпців, кольори і фон тощо.);

• інформацію про властивості таблиці як цілого (зв'язки між полями таблиць, ключові поля тощо);

• інформацію про властивості полів.

Запит - засіб для відбору даних, що задовольняють певним умовам. За допомогою запитів можна вибрати з бази даних необхідну інформацію.

Форма – засіб, який дозволяє спростити процес уведення або зміни даних у таблицях БД, що забезпечує введення даних.

Access надає можливість уводити дані як безпосередньо в таблицю, так і за допомогою форм. Форма в БД - це структуроване вікно, яке можна представити так, щоб воно повторювало форму бланка. Форми створюються з набору окремих елементів управління.

Зовнішній вигляд форми вибирається залежно від того, з якою метою вона створюється. Форми Access дозволяють виконувати завдання, які не можна виконати в режимі таблиці. Форми дозволяють обчислювати значення й виводити на екран результат. Джерелом даних для форми є записи таблиці або запиту.

Форма надає можливості для:

• уведення й перегляду інформації бази даних;

• зміни даних;

• друку;

• створення повідомлень.

Способи створення форм:

• Конструктор форм (призначений для створення форми будь-якої складності);

• Майстер форм (дозволяє створювати форми різні як по стилю, так і по змісту);

• Автоформа: у стовпець (багатосторінкова – поля для запису виводяться в один стовпець, у формі одночасно відображаються дані для одного запису);

• Автоформа: стрічкова (усі поля записи виводяться в один рядок, у формі відображаються всі записи);

• Автоформа: таблична (відображення записів здійснюється в режимі таблиця);

• Автоформа: зведена таблиця;

• Автоформа: зведена діаграма;

• Діаграма (створюється форма з діаграмою, побудованої Microsoft Graph);

• Зведена таблиця (створюється форма Access, яка відображується в режимі зведеної таблиці Excel).

Алгоритм створення форм наступний:

• відкрити вікно БД;

• у вікні БД вибрати вкладку Формы;

• клацнути на піктограмі Создать, розташованої на панелі інструментів вікна БД;

у діалоговім вікні, що з'явилося, «Новая форма» вибрати спосіб створення форми й джерело даних. Клацнути на кнопці ОК.

Звіт - засіб, який дозволяє добути з бази потрібну інформацію та представити її у вигляді, зручному для сприйняття, а також підготувати для роздруківки звіт, який оформлений відповідним чином.

Сторінки - сторінки доступу до даних являють собою спеціальну Web-сторінку, призначену для перегляду та роботи через Інтернет із даними, які зберігаються в базах даних Microsoft Access або БД MS SQL Server.

Макрос - набір макрокоманд, який створюэться користувачем для автоматизації виконання конкретних операцій.

Модуль - об'єкт, що містить програми мовою Visual Basic, які застосовуються в деяких випадках для обробки даних.

Під структурою таблиці розуміють її склад (кількість, послідовність, типи і властивості полів).

Поле - найменший пойменований елемент інформації, що зберігається в БД і розглядається як єдине ціле.

Поля характеризують структуру таблиці даних, а записи складають ту інформацію, що в ній утримується.

Поле може бути представлено числом, літерами або їх комбінацією (текстом). Наприклад, у телефонному довіднику полями є прізвище й ініціали, адреса, номер телефону, тобто три поля, причому всі текстові.

Запис - сукупність полів, що відповідають одному об'єкту. Так, абонентові телефонної мережі відповідає запис, що полягає із трьох полів.

Файл - сукупність зв'язаних за якою-небудь ознакою записів ( тобто відношення, таблиця). Таким чином, у простому випадку база даних є файл.