5.2. Метод подвійного запису

Кожна господарська операція викликає одночасні зміни засобів та джерел їх формування. Тому такий характер господарської операції зумовлює необхідність відображення її на рахунках методом подвійного запису.

Подвійний запис — метод, що випливає з економічної суті відображення операцій, кожна з яких обумовлює зміни у двох частинах в активі, у пасиві чи в активі й пасиві одночасно [10].

Відображення кожної господарської операції двічі, за дебетом одного і за кредитом другого рахунків в одній і тій же сумі називають подвійним записом [11].

Це важливий методичний прийом, який в Міжнародних стандартах бухгалтерського обліку навіть викладено як обов’язків принцип, бо він забезпечує горизонтальний взаємозв'язок між рахунками, а також важливий контрольний прийом, оскільки очевидно, що скільки не було б операцій, але загальна сума записів за дебетом рахунків завжди має дорівнювати загальній сумі записів за кредитом рахунків.

Такий взаємозв'язок між рахунками, що виникає шляхом подвійного запису, називається кореспонденцією рахунків, а рахунки, що беруть участь в такій кореспонденції, кореспондуючими. Кореспонденцію рахунків також називають термінами: бухгалтерська проводка, контировка.

Для прикладу наведемо декілька операцій та їх бухгалтерське проведення.

Операція 1. У касу підприємства надійшли кошти з банку на суму 35000 грн. Дана операція викликає зміну в складі грошових коштів в касі (збільшення) і на рахунках в банку (зменшення). Обидва ці активи відображаються на активних рахунках: 301 «Каса» та 311 «Поточні рахунки в національній валюті». Збільшення на активних рахунках відображається за дебетом, а зменшення за кредитом. Тому цю операцію можна відобразити так:

Д-т 301 «Каса» 35000 грн.

К-т 311 «Поточні рахунки в національній валюті» 35000 грн.

Оскільки господарські операції здійснюються на основі первинних документів, то у формуванні господарської операції і при кореспонденції рахунків необхідно вказувати підставу (документ).

Залежно від кількості кореспондуючих рахунків розрізняють прості й складні бухгалтерські проводки.

Простою називають таку бухгалтерську проводку, за якою один рахунок дебетується, а другий кредитується на одну і ту ж суму, тобто коли кореспондують між собою тільки два рахунки. Розглянута в нашому прикладі бухгалтерська проводка — проста.

Складною називають таку бухгалтерську проводку, за якою один рахунок дебетується, декілька кредитується на загальну суму, або навпаки — один кредитується, а декілька дебетуються на загальну суму. Можлива навіть кореспонденція одночасно за дебетом і кредитом декількох рахунків. Але важливою умовою правильного складання складної проводки є дотримання рівності між загальною сумою за дебетом і кредитом кореспондуючих рахунків.

Наприклад, операція 2. З каси підприємства видано заробітну плату в сумі 27600 грн., у підзвіт на відрядження — 400 грн.

Бухгалтерська проводка за даною операцією буде такою:

Д-т 661 "Розрахунки за оплати праці" 27600 грн.

Д-т 372 "Розрахунки з підзвітними особами" 350 грн.

К-т 301 "Каса" 28000 грн.

Таким чином, у складних бухгалтерських проводках не порушується принцип подвійного запису, оскільки зберігається взаємопов'язане відображення господарської операції за дебетом і кредитом різних рахунків на одну і ту ж суму. Кожну складну бухгалтерську проводку можна розкласти на декілька простих. Однак застосування у практиці бухгалтерського обліку складних проводок більш доцільне, оскільки дозволяє зменшити кількість записів, зробити їх більш наочними.

Правильна кореспонденція рахунків має велике значення для організації бухгалтерського обліку, його достовірності й правильності, оскільки на перший план виступають сутність господарської операції і її правдиве відображення на рахунках. Тому з метою забезпечення єдиних підходів до відображення операцій розробляють інструкції і типові кореспонденції рахунків, що наведені в спеціальних довідниках і в інструкції до плану рахунків.

Господарські операції відбуваються і, відповідно, реєструються в певній хронологічній послідовності, а інформація про стан та рух об'єктів обліку систематизується на рахунках. Тому бухгалтерські записи (проводки) є одночасно хронологічними і систематичними.

Хронологічний запис являє собою відображення операцій у хронологічній (календарній) послідовності їх виникнення . Хронологічний запис здійснюється у спеціальних журналах реєстрації господарських операцій з обов'язковим відображенням нумерації операцій, їх змісту, сум і кореспондуючих рахунків. Підсумок цього журналу показує загальну суму зареєстрованих за місяць господарських операцій і використовується для перевірки повноти і правильності відображення операції на рахунках. Загальні арифметичні підсумки проведених у журналі сум за дебетом і кредитом мають збігатися з їх оборотами.

Хронологічний запис ще називають хронологічним обліком може здійснюватися за такою формою (табл. 5.2).

Таблиця 5.2

Журнал реєстрації операцій за______________ 200_ р.

№ з/п	Дата	зміст господарської операції та підстава	Сума, грн.	Проводка
				Д-т	К-т
1	22.11.0_	Надійшло в касу з поточного рахунка за чеком НН № 229023	35000	301	311

У практиці облікової роботи інформацію з бухгалтерської проводки систематизують на відповідних бухгалтерських рахунках. Тому таке групування називають систематичним обліком.

У результаті систематичних записів дані хронологічного обліку шляхом групування господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку упорядковуються, систематизуються. Прикладом систематичного запису на рахунках є відображення господарських операцій на наведених вище рахунках "Каса", "Розрахунки з постачальниками і підрядниками" тощо.

У практиці облікової роботи за певних форм бухгалтерського обліку хронологічний і систематичний облік ведуть паралельно в окремих облікових регістрах. Застосовують і комбінований спосіб записів господарських операцій шляхом поєднання хронологічного і систематичного записів, зокрема в таких облікових регістрах, як Журнал-Головна, журнали тощо [10].