9.3. Способи виправлення помилок в облікових регістрах

При заповнені облікових регістрів можливі помилки з різних причин: внаслідок втоми, недбалості працівника, несправності засобів автоматизації облікової роботи тощо. Проте у первинних документах, облікових регістрах і звітах підчищення й несанкціоновані виправлення не дозволяються. А в документах, якими оформляють касові, банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускаються взагалі, документ при виникненні помилки необхідно оформляти заново.

Помилки можуть бути локальні — перекручування інформації тільки в одному обліковому регістрі (наприклад, неправильно поставлена дата) і транзитні – коли помилка автоматично проходить через декілька облікових регістрів, наприклад, неправильний запис будь-якої суми в журналі реєстрації господарських операцій призведе до помилок на рахунках бухгалтерського обліку, в оборотній відомості та фінансовій звітності.

Помилки трапляються при складанні кореспонденції рахунків (бухгалтерської проводки), при записах сум. Наприклад, записавши суму в дебет одного рахунка, бухгалтер забуває записати її в кредит іншого рахунка і навпаки. Або, записавши суму в регістри синтетичного обліку, бухгалтер забуває належним чином відобразити господарську операцію в аналітичному обліку.

Ця група помилок досить легко контролюється завдяки правильному веденню обліку методом подвійного запису.

Усі допущені помилки мають бути своєчасно виявлені та належним чином виправлені. Надійним, але досить громіздким способом виявлення помилок, є спосіб пунктування, коли суцільно або вибірково перевіряють записи, позначаючи перевірені суми певним чином.

Порядок виправлення помилок залежить від їхнього характеру і часу виявлення. Можливі такі способи виправлення помилок: коректурний, "червоне сторно" і метод додаткових записів. Кожен із цих способів використовують для виправлення певного виду помилок.

Коректурний спосіб виправлення помилок полягає в тому, що неправильний запис закреслюється однією рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильну суму або текст. Виправлення помилки має бути затверджено надписом "Виправлено" і підтверджене підписом особи, що підписала документ. Якщо помилку виправляють в обліковому регістрі, то затверджують виправлення підписом особи, що зробила виправлення із зазначенням дати. Цей спосіб може застосовуватися тоді, коли ще не складено бухгалтерські проводки і звіти, таким чином, його застосовують в основному для виправлення арифметичних помилок та описок.

Спосіб "червоне сторно" полягає в тому, що неправильний бухгалтерський запис роблять повторно в тій самій кореспонденції рахунків, що і помилковий запис, але червоним кольором, що означає запис зі знаком мінус. У цьому випадку суми, записані червоним чорнилом, віднімаються і помилкова сума анулюється. Одночасно звичайним чорнилом роблять другий запис із зазначенням правильної кореспонденції рахунків і суми. У результаті одержують правильне відображення операції в обліку.

Виправлення помилок способом "червоного сторно" оформлюють спеціальною бухгалтерською довідкою, в якій робиться посилання на номер і дату помилкового запису, що підлягає виправленню, а також документа, який став підставою такого виправлення. На практиці спосіб "червоного сторно" використовують у випадках, коли допущено помилку в кореспонденції рахунків, записана операція повністю не відбулася.

У випадку, коли запис на рахунках зроблено в більшій сумі, ніж потрібно, також роблять сторнування. Тоді на суму різниці між перебільшеною величиною і правильною сумою роблять часткове сторно. Цей прийом широко використовують для коригування планових показників до рівня фактичних при перевищенні планових показників над фактичними, наприклад, при калькулюванні собівартості готової продукції і визначенні її фактичного обсягу.

Спосіб додаткових записів застосовують у тих випадках, коли бухгалтерську кореспонденцію рахунків складено правильно, але в меншій сумі, ніж фактична господарської операції. Для виправлення такої помилки необхідно зробити додаткову проводку на різницю між правильною і помилково проведеною величиною.

Додаткові записи використовують при коригуванні планових показників наприклад, незавершеного виробництва, собівартості виготовленої і реалізованої продукції тощо, до рівня їх фактичного значення, якщо фактичні показники перевищують планові.