3.5 Специальное делопроизводство

В целях обеспечения физической сохранности документов, изданий (книги, брошюры, журналы), предотвращения разглашения содержащихся в них сведений, составляющих коммерческую тайну, руководителем предприятия (фирмы) вводится специальный порядок их учета, хранения, использования и уничтожения. Этот порядок является обязательным для всех сотрудников предприятия (фирмы).

Организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну, возлагается на специально назначенного в этих целях сотрудника.

Для выделения из общего информационного потока документов, являющихся носителями закрытой информации, на них в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного листа к этим документам и изданиям проставляется индекс «КТ» или «Коммерческая тайна» и номер экземпляра.

Маркировка документа производится исполнителем под контролем лица, подписывающего документ (руководителя подразделения) с учетом утвержденного руководителем предприятия перечня сведений, составляющих коммерческую тайну, а издания - автором, под контролем руководителя, утверждающего издание к печати.

Все входящие, исходящие и внутренние документы, издания, имеющие маркировку «КТ», подлежат регистрации, в процессе которой у документов учитывается количество листов, а у изданий — проставляемость экземпляров.

Учет документов и изданий с индексом «КТ» осуществляется в журнале или карточках отдельно от другой документации.

Для обеспечения сохранения коммерческой тайны печатание документов проводится специально выделенным для этого сотрудником (сотрудниками). На последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа проставляется количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя документа, фамилия лица, печатавшего документ, и дата. Отпечатанные документы вместе с черновиками передаются на регистрацию сотрудником, отвечающим за учет. Черновики уничтожаются этим сотрудником.

Размножение документов с помощью множительной техники, персональных компьютеров производится с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов производится поэкземплярно.

Отправка документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется с разрешения конкретных руководителей, определяемых директора предприятия (фирмы), с проставлением визы на копии исходящих документов.

Документы, дела, издания, содержащие коммерческую тайну, как правило, должны храниться в металлических шкафах в помещении службы безопасности (у лица, отвечающего за работу с ними). С разрешения руководителя предприятия (фирмы) определенные сотрудники при наличии соответствующих условий могут хранить такие документы на рабочих местах.

Передача документов, дел, изданий другим сотрудникам производится через отвечающего за специальное делопроизводство работника. Передача осуществляется под роспись в реестре. Сотрудники, выезжающие в командировки, могут взять с собой документы «КТ» только с разрешения директора предприятия (фирмы), о чем ставится в известность служба безопасности.

Документы, дела, издания с индексом «КТ» уничтожаются по акту. В учетных документах проставляется отметка типа: «Уничтожено. Акт № , от (дата)».