2.4 Поняття про етикет

Життя кожної людини складається зі спілкування з оточуючими. Сукупність норм і правил, покликаних регулювати зовнішні форми поведінки людини, звичайно називають етикетом. Етикет (з французької etiguette – ярлик, етикетка, церемоніал) – це правила поведінки і спілкування людей у суспільстві; зовнішній прояв відносин між людьми, культури особистості. Ці правила склалися в практиці людського спілкування, були систематизовані й визнані загальноприйнятими. Сюди входять: поводження, форми звертання, вітання, манери, одяг.

Правила етикету, як і будь-які інші правила, виникли у зв’язку з необхідністю впорядкувати спілкування людей, зробити його більш організованим, приємним і красивим.

Найважливіша риса етикету – вміння володіти собою, гамувати свої інстинкти і пристрасті. Ще одна – не менш важлива риса – шанобливе ставлення до гідності людини.

Серед наявних у суспільстві правил етикету людина вибирає кожного разу найдоречніше для даної конкретної ситуації, а разом із тим - те, до чого вона звикла, що здійснюється напівавтоматично. Оскільки форми спілкування в сучасному нам суспільстві надзвичайно різноманітні, то й єдиного етикету для всіх цих форм бути не може. Тому всі найважливіші форми спілкування були систематизовані й поділені на чотири групи, а вже в межах кожної з них діють цілком конкретні правила етикету.

1. Анонімне спілкування – взаємодія між незнайомими людьми.

2. Функціональне спілкування – службові стосунки.

3. Неформальне спілкування – спілкування молоді, товариства, групи, клуби.

4. Інтимно-сімейне[5].

Мовний етикет – це сукупність словесних форм ввічливості, прийнятих у певному колі людей, у певному суспільстві, у певній країні. але без яких не обходиться жоден народ. Мовний етикет вказує нам на межі, за які ми не повинні виходити при спілкуванні. Для того, щоб етикетні формули діяли, мало їх знати, треба ще бути вихованим, ввічливим, тактовним і доброзичливим.

Якщо поняття «етикет» містить у собі обов’язки людей один щодо одного, норми і правила їх поведінки та спілкування у різних ситуаціях, то поняття «службовий етикет» визначає норми і правила спілкування тільки на роботі. Мовленнєвий службовий етикет – це правила мовленнєвої поведінки на роботі.

Питання для самоконтролю:

1. Розкрити поняття «мовлення», «спілкування», «текст».

2. Вказати вимоги до усного ділового мовлення.

3. Вказати вимоги до писемного ділового мовлення.

4. Розкрити поняття «етикет», «службовий етикет», «мовний етикет».

3 Документ – основна одиниця офіційно-ділового стилю

3.1 Поняття про документ. Функції документів

Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки, називається діловодством (справочинством). Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати.

Носій – це матеріальний об’єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи зображувальної інформації, в тому числі у перетвореному вигляді.

Документування – регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу.

Юридична сила – здатність офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожної різновидності документів комплексом реквізитів – обов’язкових елементів укладання документів.

Державним стандартом установлений не лише склад реквізитів (усього 31), але і зони, і послідовність їх розташовування у документі. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, складають його формуляр. Він теж регламентований державним стандартом, тому для правильного укладання документа слід знати не лише його реквізити, а й схему (модель) їх розташовування. Наявність формуляра забезпечує спільність документування і спільність документації як у межах одного закладу, так і в цілому в країні.

Таким чином, документ – основний вид ділового мовлення, що фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність. Це матеріальний об’єкт, носій інформації про явища, події, факти, розумову діяльність людини. Документ повинен бути достовірним, містити конкретні, реальні відомості, пропозиції чи вказівки. Він повинен відповідати наступним вимогам:

• бути виданим повноважним органом або особою у відповідності до своєї компетенції;

• не повинен суперечити Конституції України, діючому законодавству;

• повинен бути складений за встановленою формою, відредагований і оформлений відповідним чином.

У соціальному плані будь-який офіційний документ поліфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що і дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа.

Соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна – документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

Правова – документ є засобом закріплення і змін правових відносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.