2. Сортировка базы данных

После ввода данных вам может потребоваться упорядочить их. Процесс упорядочения записей в базе данных называется сортировкой. Порядок сортировки записей определяется конкретной задачей. При сортировке изменяется порядок следования записей в базе данных или таблице. Таким образом происходит изменение базы данных. Вы должны иметь возможность восстановить исходный порядок следования записей. Универсальным средством для этого является введение порядковых номеров записей. В сочетании со средствами Excel по восстановлению данных это полностью защитит вашу базу от потерь при случайных сбоях в работе.

Команда Данные | Сортировка устанавливает порядок строк в таблице в соответствии с содержимым конкретных столбцов.

Сортировка по возрастанию предполагает следующий порядок:

Числа

Текст, включая текст с числами (почтовые индексы, номера автомашин)

Логические значения

Значения ошибок

Пустые ячейки

Сортировка по убыванию происходит в обратном порядке. Исключением являются пустые ячейки, которые всегда располагаются в конце списка.

Тип данных влияет на результат сортировки. Для получения правильного результата все ячейки в столбце должны содержат один и тот же тип данных. Введите данные как числа или как текст, но избегайте ситуации, когда в ячейках одного столбца содержатся числа и текст.

При выборе Данные | Сортировка открывается окно диалога “Сортировка диапазона”, которое позволяет вам указать поля для сортировки и определить критерий сортировки (рисунок 3). С помощью раскрывающегося списка Сортировать по вы можете выбрать столбец для сортировки. Порядок сортировки устанавливается переключателями по возрастанию или по убыванию.

При сортировке по возрастанию текстовые данные упорядочиваются в алфавитном порядке от А к Я. Числовые данные упорядочиваются по возрастанию значений от минимального к максимальному. Даты упорядочиваются от наиболее ранней даты к наиболее поздней. При выборе переключателя по убыванию порядок сортировки изменяется на противоположный.

Два дополнительных раздела Затем и В последнюю очередь, по позволяют определить порядок вторичной сортировки для записей, в которых имеются совпадающие значения.

Переключатель Строка меток столбцов указывает, имеется ли в сортируемом списке строка заголовков, которую нужно исключить из сортировки. При наличии в списке меток столбцов выберите переключатель Есть, в противном случае — Нет.

Окно диалога содержит кнопку Параметры, в результате нажатия которой открывается окно диалога “Параметры сортировки” (рисунок 4). С помощью этого окна вы можете:

определить пользовательский порядок сортировки для столбца, указанного в раскрывающемся списке Сортировать по;

сделать сортировку чувствительной к использованию прописных и строчных букв;

изменить направление сортировки (вместо сортировки сверху вниз установить сортировку слева направо).

В “Адресно-телефонной книге” сотрудники фирмы записаны в алфавитном порядке. В этом примере вам предстоит расположить их в порядке убывания стажа работы.

Рисунок 3 - Окно диалога “Сортировка диапазона”

Рисунок 4 - Окно диалога “Параметры сортировки”

Для сортировки базы данных выполните следующие действия:

Установите маркер на ячейку “Адресно-телефонной книги” и выберите Данные | Сортировка. Появится окно диалога “Сортировка диапазона”.

В раскрывающемся списке Сортировать по выберите поле “Стаж работы”.

Установите переключатель в положение по убыванию.

Окно диалога “Сортировка диапазона” с установленными параметрами сортировки представлено на рисунке 3.

Нажмите кнопку OK.

На рисунке 5 показана “Адресно-телефонная книга” после сортировки. Записи в ней расположены в порядке убывания стажа работы сотрудников. Обратите внимание на поле “№ п/п”. Восстановить исходный порядок сортировки данных можно при помощи сортировки текущей базы по полю “№ п/п” с переключателем по возрастанию.

Рисунок 5 - База данных после сортировки

В данном конкретном случае исходный порядок записей можно восстановить сортировкой в порядке возрастания по полю “Фамилия”. Нумерация по порядку в “Адресно-телефонной книге” была введена после ввода данных в алфавитном порядке.