6. Управляйте змінами з урахуванням думок (точок зору) своїх співробітників.

Для цього необхідно:

• Проводити зміни поступово, пам'ятаючи, що за один раз співробітники можуть засвоїти лише певну кількість інформації

• З самого початку залучайте тих хто відіграє провідну роль у здійсненні проекту. Можливим вирішенням цієї проблеми є надання можливості їм усім висловитися у процесі детального визначення потреб бізнесу.

• Регулярно спілкуйтеся з такими співробітниками(з ключовими фахівцями) і надавайте їм можливість постійно висловлювати свою думку

• Складіть план навчання таким чином, щоб люди не тільки навчилися вводити дані в систему, а і зрозуміли як зміниться їх праця.

• Допоможіть користувачам системи побачити її цілком (повністю).

Іноді проект провалюється через те, що виконується поспіхом зважаючи на необхідність дотримання встановлених термінів, бюджетних обмежень і/або недостатнього досвіду і знань. Особливо складно запобігати впливові цих чинників в Україні, де обмеженість коштів через кризу в економіці є "нормальним" явищем і має місце всюди.

Звідси знання найбільш суттєвих помилок та запобігання їм є надзвичайно важливим. Здебільшого проект приречений на невдачу якщо:

1. При виборі системи основним критерієм була наявність її на ринку, а не її відповідність та ступінь задоволення потреб бізнесу компанії.

2. Впроваджена система здійснюється під керівництвом "слабкого" керівника проекту (або зовсім без нього, або план проекту недостатньо ретельно продуманий, пропущені окремі етапи, задачі, не вірно визначена трудомісткість тощо).

3. Не переглянуто(перепроектовано) методи ведення господарської діяльності компанії до вибору системи.

4. Не налагоджено зв'язок зі співробітниками (ключовими фахівцями та керівниками) з метою залучення їх до участі у впровадженні системи, їм не надана можливість переконатися у тому, що з їх думкою рахуються і їх потреби враховані.

5. Не відслідковується хід виконання робіт по проекту(контроль та регулювання виконання проекту), не коригуються етапи та терміни виконання задач.

6. Встановлені нереальні терміни і складено занижений бюджет.

7. Не приведені у відповідність новим вимогам рівень підготовки співробітників відділу інформаційних систем.

8. Не доручайте здійснення проекту кому-небудь з тих хто знає діяльність компанії як зсередини, так і ззовні. Тобто розуміє характер протікання внутрішніх інформаційних процесів і потреби фірми у зовнішній інформації (інформації про оточення).

8. Експлуатація системи

Етап експлуатації або супроводу системи є досить складною задачею.

Модернізація програмно-апаратної частини, спричинена фізичним і моральним старінням складових ІС; Необхідність відслідковування змін в законодавстві; Необхідність доробки системи; Забезпечення безпеки інформації в процесі експлуатації -- ці та багато інших питань постають перед персоналом, що відповідає за процес експлуатації системи.

Затрати на експлуатацію можуть бути суттєво знижені, якщо якісно виконано попередні етапи, в основному за рахунок розробки стратегії автоматизації і здійснення вибору системи та організації її впровадження.

Великої ваги набуває створення відповідного відділу на підприємстві. Він може мати різну назву: ІТ-підрозділ, Інформаційна спроба, Відділ АСУ, Відділ розробки впровадження та супроводу КІС.

Відділ розробки, впровадження та супроводу корпоративної інформаційної системи(КІС) повинен/може містити наступні підрозділи:

0. технічних засобів.

1. системних програмних засобів

2. прикладного програмного забезпечення

3. системного адміністрування

Підрозділ технічних засобів повинен виконувати наступні функції:

• аналіз напрямків розвитку обчислювальних засобів та розробка пропозицій з базових технічних засобів КІС;

• монтаж обладнання та ліній зв'язку

• забезпечення ремонту технічних засобів в процесі експлуатації ІС;

• розробка довгострокових планів модернізації та зміни застарілого обладнання або окремих його вузлів на більш удосконалене та перспективне;

• аналіз можливостей та розробка пропозицій щодо інтеграції усіх видів ІС та обчислювальних комплексів служб та підрозділів підприємства;

• забезпечення стабільного та безперервного зв'язку КІС з іншими ІС, обчислювальними комплексами структурних підрозділів;

• забезпечення можливості електронного зв'язку з ділерами, заводами, що постачають комплектуючі, та з крупними споживачами продукції підприємства.

Підрозділ системних програмних засобів повинен виконувати такі функції:

• аналіз перспективних засобів та вибір оптимальної автоматизованої системи управління або базових програмних засобів, СУБД та оболонок для розробки ІС.

• впровадження(розробка), та налагодження системи.

• експлуатація системи та усунення непередбачених ситуацій, що виникають в найбільш слабких або найменш осмислених та "вузьких" місцях системи.

• визначення перспективних шляхів розвитку системи та її модернізація

• забезпечення програмної інтеграції з іншими системами та обчислювальними засобами служб та підрозділів підприємства.

Підрозділ прикладного програмного забезпечення зважаючи на його основну задачу -максимальне полегшення виконання функцій співробітниками підприємства за допомогою їх автоматизації - повинен виконувати такі функції:

• аналіз користувацьких функцій та розробка пропозицій по їх автоматизації

• розробка прикладних програм та їх настроювання

• супровід та удосконалення прикладних програм

• визначення шаблонів звітів та довідок для їх автоматичного формування

• формування процедур генерації звітів та довідок

• підключення процедур генерації звітів та довідок

• моніторинг систем формування системного журналу

• автоматизація складання вихідних форм документів

• забезпечення сервісних функцій користувачеві з організації діалогу та використанню можливостей системи

• формування процедур з інформування користувача про події що вже сталися

• забезпечення імпорту/експорту даних з систем чи програмних комплексів служб та підрозділів підприємства

• підтримка користувацьких режимів

• забезпечення створення резервних копій інформації

• забезпечення безпеки даних

• захист від несанкціонованих дій

Підрозділ системного адміністрування повинен виконувати такі функції:

• визначення та коригування повноважень користувачів

• встановлення повноваження для нових робочих місць

• відключення користувачів від системи

• забезпечення моніторингу усіх подій та дій в системі