Пояснювальна записка

Пояснювальна записка – це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій, або вчинків працівників на вимогу керівника. Залежно від змісту і призначення пояснювальні записки поділяються на дві групи: записки громадян з приводу їх поведінки, роботи тощо; записки службового характеру.

Реквізити:

1. Посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається доповідна записка.

2. Заголовок.

3. Зміст записки.

4. Посада, прізвище, ініціали особи, яка подає записку, її підпис.

5. Дата складання записки.

Оформляється цей документ аналогічно доповідній записці.

Зразок:

Деканові педагогічного

факультету Кузнєцові О.А.

студентів 154 групи

Пояснювальна записка

Студенти 154 групи педагогічного факультету запізнилися на заняття з ”Української мови за професійним спрямуванням” тому, що доцент Петренко В.Л. затримала нас на своїй парі.

Староста 154 групи (підпис) В.І.Марченко

20.10.2006

Протокол

Протокол – це документ, в якому фіксуються послідовний хід і результати колегіальних органів, а також різноманітних нарад, обговорень. У протоколах відображаються усі виступи з питань, що розглядаються і прийняті рішення.

Протокол – це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від співробітника виконання доручених йому завдань.

Під час засідання протокол складається у чорновому варіанті. При цьому використовуються матеріали підготовки до засідання: кількість і прізвища учасників (за реєстраційним листком); зміст виступів береться з проектів виступів. Безпосередніх записів вимагають лише виступи учасників обговорень питань. Усі записи веде секретар, який потім оформляє текст протоколу. Після засідання кожен виступаючий повинен вичитати і підписати текст свого виступу.

Після зборів у розпорядження секретаря передаються письмові матеріали зборів: листи реєстрацій, тези доповідей та співдоповідей, проекти рішень, письмові запитання учасників зборів до виступаючих.

Після передруку, вичитки та підписання протокол розсилається усім учасником зборів, працівникам, яких стосуються прийняті рішення.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяються на:

- стислі – записана лише ухвала або резолюція, номер, дата;

- повні – записуються усі виступи;

- стенографічні – всі виступи, репліки, запитання і відповіді записуються дослівно.

Реквізити;

1. Назва документа.

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва зборів, конференцій, засідання, наради із зазначенням їх характеру.

4. Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори.

5. Дата.

6. Кількісний склад учасників.

7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний.

9. Текст протоколу.

10. Перелік додатків до протоколу.

11. Підписи керівників зборів.

Протокол складається з 2-х частин: вступної та основної (текст). Основний текст поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить три частини: “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ” (ці слова подаються із нового рядка великими буквами).

Текст протоколу, записаний на підставі виступів учасників зібрання, повинен бути стислим і лаконічним (для стислих і повних), але має містити інформацію, яка всебічно та зрозуміло характеризує обговорення конкретних питань.

Вислів “протокольна точність” відображає суть даного документа з обов’язковим додержанням змісту, форми та стилю викладу, позицій сторін в усіх розділах і пунктах протоколу.

Збори та конференції, на яких проводяться вибори таємним голосуванням, вимагають укладання окремих протоколів лічильної комісії. У першому протоколі зазначають склад комісії, а у другому – результати голосування та список осіб, які не брали у ньому участі.

Зразок:

ПРОТОКОЛ № 5

зборів педради ЗОШ № 45 м. Миколаєва

від 17 березня 2004 р.

Присутні: директор школи

Коновалова І.П., 57 вчителів.

Відсутні: 6 вчителів.

Порядок денний:

1. Звіт про роботу педагогічного колективу школи за І-ше півріччя 2003-2004 н. р.

2. Підготовка школи до ІV чверті.

1. СЛУХАЛИ: Інформацію Петрова К.П. (заступник директора з навчальної роботи) про успіхи учнів різних класів за І півріччя 2003-2004 н.р. (текст виступу додається).

ВИСТУПИЛИ: Ляшенко Ю.В. відзначила, що успішність учнів у ІІ чверті 2003-2004 н. р. суттєво підвищилася, у порівнянні з І чвертю; Федорова Т.К. запропонувала наприкінці кожного місяця проводити тестові контрольні роботи з математики та української мови; Заболотня Т.В. внесла пропозицію відкоригувати розклад та план роботи школи на наступний рік.

УХВАЛИЛИ: 1. Ввести щомісячні контрольні роботи.

2. Затвердити новий розклад і план роботи школи у наступній чверті.

2. СЛУХАЛИ: Виступ Антоненко А.Ю. про підготовку школи до ІV навчальної чверті (текст виступу додається).

ВИСТУПИЛИ: Юрченко А.Р. запропонував визначити обсяг роботи учнів з озеленення території навколо школи; Петренко К.Л. звернулася з проханням направити учнів 10-11 класів для проходження літньої практики в бібліотеці з метою допомогти реставрувати шкільні підручники.

УХВАЛИЛИ: 1. Озеленити територію школи.

2. Відремонтувати кабінет української мови та літератури.

3. Направити 10 учнів для проходження літньої практики у бібліотеці школи.

Голова зборів (підпис) Т.В.Ткаченко

Секретар зборів (підпис) В.К.Руденко