6.2. Процесс и методы контроля

При осуществлении контроля используют определенные методы. Методы контроля – это образа и приемы осуществления проверки соответствия подконтрольных объектов заданным параметрам. Методы контроля, несмотря на высокий уровень взаимосвязей, можно поделить на группы:

1. Фактические (лабораторный анализ, контрольное приобретение, контрольный обмер выполненных строительных, монтажных и ремонтных работ, хронометраж, инвентаризация, экспертиза, контрольный запуск сырья и материалов в производство, контрольный прием продукции по качеству и количеством, нормативная проверка, эксперимент и т.п.).

2. Расчетно-аналитические (технико-экономические расчеты, аналитическое оценивание, арифметическая проверка, статистическое оценивание).

3. Документальные (изучение сущности и содержания отображенных в документах операций, логическая проверка, проверка корреспонденции счетов бухгалтерского учета, встречная проверка документов и др.). Выбор методов контроля зависит, прежде всего, от объемов работы и задач. При этом целесообразно руководствоваться такими критериями: минимизация расходов рабочего времени на проводку самого большого объема контрольных работ; результативность и доказательность избранного метода; типу для конкретных объектов нарушения и адекватность методов их выявление.

Контроль должен осуществляться с учетом определенных принципов, а именно: системности, непрерывности, законности, объективности, независимости, гласности, эффективности, действенности, полноты, рациональности.

Специалисты приходили к выводу, что процесс контроля должен реализовываться в определенной последовательности через такие этапы:

1) Определение задач контроля. Наиболее распространенными задачами контроля есть: выявление соблюдения трудовой дисциплины на рабочих местах; выявление возможных злоупотреблений и краж в организации; определение соответствия оформления документации требованиям нормативно-правовых актов; проверка качества и количества изготовленной продукции ( предоставленных услуг); определение уровня технической подготовки и т.п.

2) Подбор критериев и стандартов. Необходимо заметить, что стандарты и критерии определяются и разрабатываются на предыдущих этапах технологии менеджмента: в процессе планирования, организация, мотивирование. А в процессе контролирования осуществляется их подбор согласно установленным задачам контроля. Критерий – это основание, мерило для оценивания, определение или группирование чего-то (например, критерии выбора материалов, сырья, каблука кадров и т.п.). Стандарт – совокупность принятых норм и нормативов. В свою очередь, нормы – это максимально допустимая величина абсолютных расходов сырья, материалов, топлива, энергии, работы и т.п. для изготовления единицы продукции установленного качества в обусловленный срок (например, расценка за изготовления единицы изделия, нормы запасов деталей на составе); нормативы – это показатели, которые характеризуют относительную величину (уровень, степень) использование орудий и предметов работы, их расходы на единицу площади, весы, объема (например, уровень фондоемкость, трудоемкость и т.п.).

3) Оценивание выполнения. Состоит в выявлении фактических, реальных данных относительно состояния, свойств и характеристик подконтрольных объектов. При этом целесообразно использовать специальные контрольные средства и приборы, ресурсы.

4) Сопоставление реальных результатов с принятыми критериями и стандартами. Состоит в осуществимые процедуры сравнения фактических данных, которые касаются подконтрольных объектов и установленных относительно этих объектов стандартов и критериев. На этом этапе происходит установления масштаба допустимых отклонений; формирование, передача и распространения информации о результатах контролирования; оценивание полученной информации.

5) Определение потребности в коррективах. На началах результатов, полученных на предыдущем этапе определяется потребность в коррективах. Осуществление корректив (устранение недостатков, корректирование стандартов и т.п.) реализуется благодаря функции регулирования.

Любой контроль должен иметь такие свойства:

• базироваться на гибких и динамических технологиях;

• отображать приоритеты организации согласно стратегическому направлению и деятельности;

• ориентироваться на достижение конкретных результатов;

• отвечать поэтому виду деятельности, которая есть основной для организации;

• обеспечивать своевременность, мобильность, надежность и гибкость применения контрольных операций;

• отмечаться простотой; быть экономическим, то есть базироваться на сопоставлении расходов на контроль с его достижениями.

В процессе осуществления любого контроля так или иначе будут затрагиваться интересы определенных работников. Поэтому, следует помнить о том, что под влиянием контроля возможные такие типы поведения людей: поведение, при которому люди будут лучше всего работать над тем, что попадается под контроль, то есть является предметом контроля; поведение, которое обусловлено отклонение в психике человека; поведение, которое может содействовать передаче работниками непригодной, неправдивой или неточной информации; поведение, направленное на утаивание необходимой для контроля информации; поведение, которое вызывает стрессы, создает конфликтные ситуации.