Вопрос 7: Управление изменениями Цели управления изменениями

Для обеспечения эффективного контроля за содержанием работ проекта должны быть определены формальные процедуры управления изменениями.

Следующие элементы проекта могут быть подвергнуты изменению:

• Цели проекта

• Специфические планы

• Организация проекта

• Использование ресурсов

• Контракты

• Используемые стандарты

• Внешние факторы, влияющие на проект.

Причинами изменений в содержании работ проекта могут быть:

• Изменения на рынке

• Действия конкурентов

• Технологические изменения

• Изменения в ценах и доступности ресурсов

• Экономическая нестабильность

• Ошибки в планах и оценках

• Ошибки в выборе методов, инструментов, организационной структуре или стандартах

• Изменения в контрактах и спецификациях

• Задержки поставок или поставки низкого качества

• Необходимость ускорения работ

• Влияние других проектов.

Все множество изменений можно разделить на два основных типа:

• Осознанные (желательные) изменения

• Вынужденные изменения.

Например, когда необходимо ускорить выполнение проектов с тем, чтобы быстрее запустить производство или выпустить товар на рынок, принимается решение сократить сроки выполнения проекта. В данном случае руководство проекта осознанно осуществляет временные изменения с тем, чтобы получить выгоду от более раннего окончания проекта. Когда же график работ должен быть передвинут на более поздние сроки из-за некачественных поставок, низкой производительности труда, руководство вынуждено пойти на пересмотр временных параметров выполнения работ.

Вынужденные изменения должны быть вовремя распознаны и реализованы с наименьшими убытками. Возможность же выполнения желаемых изменений должна быть идентифицирована и реализована с определенной выгодой для проекта.

Неконтролируемые изменения, производящиеся в процессе реализации проекта, могут носить чрезвычайно разрушительный характер для всего процесса управления. Для эффективного управления изменениями в ходе реализации проекта необходима соответствующая методика.

Данная методика должна обеспечивать:

• эффективные взаимосвязи между участниками проекта;

• четкое разграничение ролей и ответственностей, связанных с каждым изменением;

• возможность четко отслеживать влияние изменений на временные и стоимостные показатели проекта.

Процесс контроля за реализацией изменений

В целом, методику управления изменениями можно рассматривать как набор документов, регламентирующих учет и сопровождение каждого отдельного изменения от появления потребности в нем до его полной реализации. Конкретные реализации данной методики могут значительно варьироваться не только в зависимости от области деятельности и принятой в организации системы управления, но могут изменяться от проекта к проекту и в рамках одной организации.

Кто-либо из участников проекта - заказчик, команда проекта или третья сторона - могут инициировать запросы на изменение. Любые из этих запросов на функциональную модификацию, должны быть надлежащим образом задокументированы и пройти через процесс контроля за изменениями. Без такого контроля, менеджеру проекта будет трудно контролировать исполнение работ оставшейся части проекта.

В общем виде данная методика должна регламентировать прохождение изменения через пять основных стадий.

1. Описание.

На начальной стадии необходимо уяснить и описать предлагаемое изменение. Предложение документируется и обсуждается.

2. Оценка.

Вторая стадия предусматривает полномасштабный анализ влияния предлагаемого изменения. Для этого производится сбор и согласование всей информации, необходимой для оценки последствий данного изменения. Результаты исследования документируются и обсуждаются.

3. Одобрение.

Рассматриваются результаты исследований и принимается решение: одобрить изменение, отказать, отложить. Если принято решение отложить реализацию изменения, то необходимо провести дополнительные исследования и расчеты. Если принимается положительное решение, то утверждаются исполнители и выделяются средства на проведение изменения. Принятые решения документируются.

4. Реализация.

Изменение вносится в план проекта и реализуется.

5. Подтверждение исполнения,

Контроль корректного и полного выполнения работ в рамках данного изменения. В случае положительного результата изменение снимается с контроля.

Можно привести следующие примеры документов, регламентирующих и протоколирующих прохождение изменения:

• «Отчет о проблеме» - описание проблемы, возникшей в ходе реализации проекта. Формируется на начальной стадии.

• «Запрос на осуществление изменения». Формируется на начальной стадии.

• «Описание предлагаемого изменения» - информация об изменении, его текущем статусе, инициаторах и ответственных за выполнение и контроль. Формируется на начальной стадии и корректируется на последующих стадиях.

• «Сводная форма контроля изменения» - содержит обобщенную информацию об изменении

Таблица. 4.5. Пример формы контроля изменения.

Сводная форма контроля изменения
Проект: Пакет работ: Работа:
Описание изменения:
Последствия изменения:
Стоимость изменения: Экономия в результате изменения:
	ФИО	Подпись	Дата
Инициировано: Контроль: Разрешено:

Каждая стадия прохождения изменения предусматривает регламентируемое методикой распределение ролей среди участников проекта. Например, в группе управления проектом выделяется ответственный за сбор и обработку поступающих отчетов о текущих проблемах и запросов на осуществление изменений. Для контроля за прохождением изменения назначается администратор процесса.

Специальным документом регламентируется проведение переговоров и принятие решения о реализации изменения, в которых участвуют менеджер, ответственный за реализацию данной части проекта, представитель заказчика, а при необходимости, и представители заинтересованных организаций.

Таким образом, в идеальном случае контроль изменений представляет собой комплексную технологию управления проведением изменения проекта с соответствующим набором документации и распределением обязанностей.

Таблица 4.6. Цикл контроля изменения.

Шаг	Начальный статус	Конечный статус
Идентификация проблемы	Нет	Проблема
Описание проблемы	Проблема	Разрешение проблемы или Заявка на изменение
Анализ и описание изменения	Заявка на изменение	Предлагаемое изменение
Рассмотрение и утверждение изменения	Предлагаемое изменение	Предложение отвергнуто Необходима доработка Необходимо утверждение финансирования Изменение утверждено
Доработка (детальный анализ последствий)	Предлагаемое изменение	Детальное описание изменения и последствий
Переговоры	Предлагаемое изменение	Финансирование утверждено
Реализация	Изменение утверждено	Изменение реализовано
Подтверждение исполнения	Реализованное изменение	Реализация принята
Закрытие	Реализованное изменение Корректность реализации подтверждена	Снято с контроля