19. Довідково-інформаційні документи. План роботи (визначення, види та основні вимоги до оформлення, склад реквізитів).

План – це документ, у якому подано перелік видів робіт, що мають бути виконані. У планах указуються терміни виконання, пріз-вища виконавців, обсяг роботи.

Розрізняють плани прості і складні. (види)

Залежно від того, на який час планується робота, ці документи поділяються на:

– щоденні,

– тижневі,

– місячні,

– квартальні,

– піврічні,

– річні тощо.

Залежно від виконавців плани можна поділити на індивідуальні і колективні.

Плани роботи установ (організацій) підписуються керівниками, а деякі узгоджуються з вищими або суміжними установами.

Найчастіше плани роботи затверджуються керівником чи колегі-альним органом.

Плани можуть бути оформлені у формі таблиці чи записані як текст.

Реквізити плану такі:

– назва установи;

– назва виду документа;

– вказівка на термін укладання плану;

– текст із вказівкою на термін виконання та виконавців;

– дата складання;

– гриф узгодження;

– гриф затвердження;

– печатка.

План - це короткий перелік проблем, досліджуваних у науковому тексті; "порядок розміщення частин якого-небудь викладу, його композиція"71.

За допомоги плану узагальнюють і "згортають" інформацію наукового джерела, за ним розкривають, про що написано, яка основна думка, яким чином доведено її істинність, якого висновку доходить автор тексту.

Формулювання пунктів плану має лаконічну і чітку структуру, перший і останній пункти логічно розпочинають і завершують виклад основних питань тексту. Необхідно вміти виокремлювати в тексті головні думки, встановлювати співвідношення між ними і на цій підставі членувати текст, добирати заголовки до розділів.

Цінність плану полягає у тому, що він допомагає усвідомити прочитане і стисло відтворити в пам'яті зміст наукового джерела, зосереджуючи увагу на найсуттєвішій інформації.

За структурою план може були простим і складним.

Простий, якщо в ньому зазначені лише основні питання, у пунктах простого плану перелічують основні мікротеми тексту.

Складний, якщо поруч з основним є додаткові запитання, пункти складного плану розбивають на підпункти.

Питальний план складають за допомоги питальних речень, які розкривають проблематику тексту у логічній послідовності; кожному інформативному центру відповідає одне запитання, а кожне наступне пов'язане з попереднім.

У номінативному (називному) плані послуговуються називними реченнями, у яких головний член (підмет) виражений іменником або субстантивованою частиною мови (прикметником, дієприкметником) тільки у формі називного відмінка.

Тезовий план - сформульоване основне положення абзацу, його мікротема.

20. Довідково-інформаційні документи. Протокол. Витяг з протоколу (визначення, види та основні вимоги до оформлення, склад реквізитів).

Протокол – це документ, у якому фіксується хід і результат роботи нарад, зборів, конференцій. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення. Протокол веде секретар або інша призначена особа (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій усі члени комісій. Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданнях їх список складається окремо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються.

Вимоги:

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ має такі частини:

- слухали;

- виступили;

- ухвалили.

Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються ініціали й прізвища доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається. Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й резолюційної частин.

За обсягом фіксованої інформації протоколи бувають трьох видів.

1) короткі (записуються обговорювані питання, прізвища доповідачів, прийняті рішення);

2) повні (відрізняються від коротким стислим поданням виступів доповідачів і учасників);

3) стенографічні (дослівно фіксують увесь хід засідання).

Реквізити:

Назву виду документа, яку пишуть посередині рядка;

Порядковий номер протоколу;

Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада);

Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція;

Дата проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста);

Кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. У разі великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10 —12 осіб, то вказують усіх присутніх;

Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку;

Текст;

Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).

Витяг із протоколу це документ, який являє собою частину протоколу, потрібну для вирішення окремого питання.

Вимоги:

Як правило, цей документ оформлюється на прохання особи, коло питань, висвітлюваних у витягах, різноманітне (напр., про затвердження теми дисертації, про обговорення звіту. Про надання путівки до оздоровчого закладу тощо), у протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його було вручено чи надіслано.

Основні реквізити: назва документа; дата; заголовок, список присутніх; номер по порядку і зміст питання порядку денного, яке висвітлюється в документі; власне текст витягу, в якому відтворено процес обговорення вказаного питання і прийняті рішення; підпис г Класифікація протоколів[ред. • ред. код]

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:

Стислі, в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою «Слухали» — назва питання, хто висловився.

Повні, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол заносять також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

витяг з протоколу — коротка форма повного протоколу. У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно. Якщо хід засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься; розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Коли хід зборів, нарад, засідань фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.оловуючого; підпис секретаря.

21. Довідково-інформаційні документи Доповідна записка (визначення, види та основні вимоги до оформлення, склад реквізитів).

Доповідна записка - це документ, адресований керів­никові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції.

Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.

2 Доповідна записка складається з таких реквізитів:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про…).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Деякі реквізити в доповідних записках як внутрішніх документах досить часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголовок).

види

Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, адресовані керівнику вищої організації.

Внутрішні доповідні записки оформляють на чистому аркуші паперу від руки. Зовнішні ( що виходять за межі установи) оформляють на загальних або спеціальних бланках з поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

Вимоги:

Зміст доповідної записки повинен бути лаконічним за формою викладу (він, як правило, розбивається на пункти), наведені факти – достовірними, пропозиції – сформульованими. Якщо наведені факти або зроблені висновки потребують цифрового чи документального підкріплення, то вони оформляються як додаток до неї. Закінчується доповідна записка висновками, повідомленням про вжиті заходи і конкретними пропозиціями.