1.6 Робота з базою даних в Excel

Не потрібно вставляти окремий рядок з дефісів чи знаків рівності, тому що Excel може витлумачити таке підкреслення, як дані.

Нові дані можна додавати безпосередньо в кінець списку. Дуже зручним може виявитися порядкове редагування списку за допомогою стандартної екранної форми. Для цього необхідно виділити якусь комірку в списку та виконати команду Данные→Форма. Необхідно пам’ятати, що перед виконанням команди Данные→Форма повинна бути виділена тільки одна комірка в списку, інакше у формі можуть з’явитися неправильні заголовки стовпців.

У Excel є команда текст по стовпцях, що дає можливість дуже просто створювати списки з даними, які містяться в текстових файлах. Також можна скористатися Майстром перетворень.

2 Обробка списків за допомогою форми даних

2.1 Вікно форми

Для спрощення введення та обробки інформації у списках вико­ристовується діалогове вікно форми даних.

Форма – це вбудований засіб для введення та обробки інформації в списку.

У цьому вікні знаходять­ся кілька полів введення, назви яких відповідають заголовкам полів списку. Для введення вікна форми даних потрібно вибрати Данные→Форма. На екрані з'явиться вікно форми (рис. 1.3). У вікні форми даних можна вести пошук інформації, вводити нові записи в список, видаляти існуючі та редагувати записи.

У заголовку вікна форми виводиться ім'я робочого листа. У ві­кні форми вказана загальна кількість записів списку та номер по­точного запису. Для переходу від одного поля до іншого використо­вується клавіша Tab.

Рисунок 1.3 - Вікно форми

У формі можна змінювати значення комірок таблиці. Після натиснення кнопки Закрыть всі зміни будуть відо­бражені в електронній таблиці. Кнопка Удалить видаляє зі списку активний запис. Якщо потрібно вставити в список новий запис, то потрібно натиснути кнопку Добавить. Поля форми стануть порож­німи і в них можна буде вводити дані. Новий запис вставляється за допомогою форми даних лише в кінець списку. Якщо потріб­но вставити новий запис усередину списку, то це можна зробити лише безпосередньо на робочому листі без форми даних, вибравши Вставка→Строки.

2.2 Пошук записів у списку

За допомогою форми даних можна виконувати пошук записів у списку. Перед початком пошуку записів потрібно активізувати перший запис списку і відкрити вікно форми даних. Для пошуку за­писів потрібно натиснути кнопку Критерии. В результаті на екрані з'явиться порожня форма без записів. У цій формі задаються кри­терії пошуку. Якщо потрібно знайти запис із точно відомим зна­ченням деякого поля, потрібно задати це значення у відповідному полі. Після цього потрібно натиснути кнопку Далее. У формі відо­бразиться перший запис, що задовольняє зазначені критерії. На­тискаючи кнопку Далее, можна переглянути решта знайдених запи­сів. Щоб повернутися до побудови умов, потрібно натиснути кнопку Критерии. Якщо невідоме точне значення поля, а відоме приблизне (наприклад, потрібно знайти записи, в яких деяке поле починається з букви К), то при заданні критеріїв відбору використовують симво­ли «*» (для заміни довільної кількості невідомих символів) або «?» (для заміни одного невідомого символ). Для пошуку числових зна­чень у критеріях пошуку використовують оператори порівняння

(>, <, = ,<>,<=, >=).

Наприклад, якщо ми хочемо знайти всіх студентів, у яких стипендія 100 грн., то у полі стипендія вікна форми після натискання кнопки Критерии необхідно записати =100, і у списку послідовно з’являться записи тих студентів, у яких стипендія дорівнює 100 грн.