Правила написання автобіографії

Основними блоками інформації в автобіографії, яка потрібна відділу кадрів, є такі відомості про укладача:

1. Прізвище, ім’я, по батькові; дата і місце народження. Ці дані можуть вказуватися по-різному. Наприклад: «Я, Смирнов Сергій Павлович, народився 9 вересня 1964 року в місті Подільську Московської області». Можна вказати ці відомості і за типом анкети: «Смирнов Сергій Павлович. Дата народження: 9 вересня 1964 року. Місце народження: місто Подольськ Московської області».

2. Раніше в автобіографії було прийнято вказувати соціальний статус батьків, наприклад «у сім’ї інтелігентів (робітників, селян)». Зараз чоловік молодше 50 років так уже не напише – зникла необхідність у вказівці соціального класу (і слава Богу). Але потреба у відомостях про батьків не зникла, тому відразу після зазначення прізвища, імені, по батькові, дату та місце свого народження логічно вказати ці відомості. Наприклад: «Народився в сім’ї лікарів – батько, Іван Павлович Ручкін – хірург, мати, Софія Миколаївна Ручкіна – терапевт».

3. Отримана освіта (які освітні установи, періоди, результати). Зазвичай, пишуть так: «Середню школу № 3 міста Астрахані закінчив у 1974 році». Якщо укладач автобіографії закінчив школу з медаллю, і він вважає цю інформацію важливою, не слід обмежувати його в бажанні розповісти про свої успіхи і досягнення. Після школи ідуть усі рівні освіти (середній, вищий, аспірантура і т.д.). Якщо якийсь навчальний заклад не закінчено – вказується причина. Про такі підстави відрахування, як академічна неуспішність, як правило, охочих писати немає. Зовсім інша справа, якщо відрахування носить «особистий», а то й «політичний» характер, наприклад: «З інституту був відрахований у 1978 році з другого курсу за «політичні виступи». Оскільки навчання (особливо, в середніх і вищих освітніх установах) дуже часто співпадає з першими етапами трудової діяльності, бажано вказати, що одночасно з навчанням працював (на таких-то підприємствах, в такі-то періоди, в такій-то посади або за такою -то професією).

4. Трудова діяльність. Тут важливою є інформація про те, на якому підприємстві, в установі або організації почав працювати, в якому підрозділі, на якій посаді або за якої професії. Наприклад: «У вересні 1986 року з розподілу поступив на роботу на завод« Орбіта »на посаду техніка». Якщо на одному підприємстві упорядник автобіографії працював тривалий час і були переміщення, то вказуються підрозділи, посади (професії) і періоди. Наприклад: «У лютому 1980 року був прийнятий на роботу в Державний науково інститут автомобільного транспорту (НІІАТ) на посаду техніка інформаційно центру. З 1984 по 1987 – інженер з експлуатації обчислювальних машин, з 1987 по 1991 – начальник інформаційно центру ». Далі вказуються етапи роботи на інших підприємствах. Якщо укладач ніде не працював, то бажано вказати інформацію про те, чи був він офіційно визнаний безробітним, був на обліку на біржі праці, чи проходив перепідготовку і т.д.

При описі етапів трудової діяльності можна звернути увагу «автобіографа» на причини звільнень, переміщень і зміни професії. Зазначені блоки інформації є головними, але не єдиними. Одночасно з навчанням, трудовою діяльністю в житті людини відбуваються й інші важливі події. У першу чергу – це зміна сімейного стану (одружився, розлучився, овдовів, народилися діти і т.п.).

Для чоловіків обов’язковим є зазначення періодів військової служби (наприклад, «на військову службу був призваний в жовтні 1991 року») і терміновості, відношення до військового обов’язку, військових звань. Жінкам у автобіографії бажано відобразити періоди перебування у відпустці по вагітності та пологах, по догляду за дітьми. Незайвими будуть і відомості про членство, участь у профспілкових та інших громадських організаціях (у період навчання у середніх та вищих навчальних закладах; протягом всієї трудової діяльності), про виконання громадської роботи і т.д.

Інформація про заохочення та нагороди в автобіографії, як правило, розкривається упорядником більш повно, ніж в інших документах. Якщо при заповненні анкети людина обмежена графами і питаннями, то тут у нього немає чітких регуляторів. Тому найчастіше, читаючи в автобіографії відомості про заохочення та нагороди, відчувається, що їх писали з гордістю, усвідомлюючи значимість своєї вкладу в суспільне і трудове життя.

Наприкінці автобіографії вказуються паспортні дані, домашня адреса і телефон, дата складання автобіографії, а також проставляється підпис укладача. Автобіографія не завіряється ні підписом працівника відділу кадрів, ні іншої посадової особи. Не ставиться на ній і печатки. Автобіографія заповнюється від руки розбірливим почерком, чорнильною або кульковою ручкою. Використання зелених і червоних чорнил (пасти) не дозволяється. В автобіографії не допускаються виправлення і помарки.

Остаточний варіант автобіографії поміщається в особисту справу. Але не слід забувати про неї назавжди. Зміни, що відбулися в автобіографії упорядника за час роботи на підприємстві, відображаються в окремому документі-додатку, т.зв. «Додатку до автобіографії». Через якийсь час можна цілком оновити автобіографію, при цьому стару автобіографію і доповнення до неї поміщають в розділ особової справи «Додатковий матеріал».

ДОВІДКА

 Довідка – документ, який містить опис або підтвердження яких-небудь фактів чи подій (Додаток 4).

 Реквізити:

-     назва виду документа (Д О В І Д К А);

-     дата, номер;

-     місце складання або видання;

-     текст;

-     додаток;

-     підпис.

             Довідки поділяють на дві групи:

¨  службового (інформаційного) характеру, що описують і встановлюють факти та події, містять відомості службового характеру;

¨  особистого характеру, що засвідчують якийсь юридичний факт і видають зацікавленим громадянам або установам.

       Довідку службового характеру складають на запит або за вказівкою організації вищого рівня чи посадової особи даного підприємства.

       Особливості оформлення службової довідки:

¨   довідка містить результат узагальнень яких-небудь відомостей, обстежень, відряджень тощо;

¨  у довідці констатують тільки факти (без висновків і пропозицій);

¨  довідку, яку направляють посадовій особі даної установи, підписує укладач, організації вищого рівня – керівник установи;

¨  довідка може бути складена з декількох розділів;

¨  довідку можна скласти у формі таблиці;

¨  довідка може мати пояснення й посилання;

¨  довідку з виробничої тематики складають у двох екземплярах, один із яких направляють адресату, другий – підшивають у справу;

¨  адресат оформлюють як і на інших ОРД, але без указівки поштової адреси.

       Довідку особистого характеру видають громадянам для підтвердження місця роботи, заробітної плати, місця проживання тощо.

       Вимоги щодо оформлення довідки особистого характеру:

¨  довідку особистого характеру складають на бланку, який має реквізити: різновид документа (ДОВІДКА), дату, індекс, текст, підпис, відбиток печатки;

¨  текст довідки починають із указівки в називному відмінку прізвища, імені, по батькові особи, про яку подають відомості;

¨  у кінці тексту необхідно вказати установу, до якої цю довідку надають;

¨  якщо є адресат, наприкінці тексту не вказують, куди направляють довідку;

¨  у тексті довідки не повинно бути архаїчних зворотів: “Дійсна довідка”, “Дійсно проживає”, “Дійсно працює”; слід писати: “Видано для подання в (ЖЕК, ліцей, райвиконком” тощо);

¨  оформлюють такі довідки в одному екземплярі.

Розписка — це документ, який підтверджує передачу й одержання грошей, матеріальних цінностей, доку­ментів тощо від установи чи приватної особи.

Розписки можуть бути приватними й службовими та повинні містити такі реквізити:

1. Назва документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис.

5. Засвідчення (за необхідності).

Текст приватної розписки має містити такі відомості:

Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, хто дає розписку й підтверджує отримання (за необхідності вка­зується назва документа, що підтверджує особу отриму­вача, та його вихідні дані).

Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, кому дається розписка (за необхідності вказується назва доку­мента, що підтверджує його особу, та його вихідні дані).

Конкретні дані (найменування, кількість, стан, тер­мін тощо) матеріальних цінностей, що передаються. Кількість, вартість вказуються цифрами й словами.

Засвідчення підпису особи, яка дає розписку, за необ­хідності засвідчується посадовою особою установи, де вона працює, за місцем проживання чи нотаріальною конторою.

У тексті службової розписки вказуються посади осіб, повні назви установ, які вони представляють, на підставі якого розпорядчого документа передано й отримано ма­теріальні чи грошові цінності.

При необхідності в розписці вказуються прізвища свідків передачі цінностей з їх підписами.

Доручення — це документ, за яким приватна чи посадова особа, організація передає права (повноваження) іншій особі чи організації здійснювати від її імені за­фіксовані в дорученні дії.

Доручення можуть бути особистими (приватними) і офіційними (службовими). Приватні доручення можуть бути написаними від руки. Для офіційних доручень виготовляються, як правило, відповідні бланки. Бланки доручень можуть мати захист від фальсифікації (водяні знаки тощо), такі бланки підлягають суворій звітності.

Доручення обов’язково мають бути засвідченими нотаріально або ж підписом посадової особи та печаткою установи. Доручення, що не виходять за межі установи (найчастіше це особисті доручення, пов’язані з одержанням заробітної плати, стипендії тощо), можуть засвідчуватися підписом  керівника структурного підрозділу та печаткою цього підрозділу.

Залежно від обсягу та змісту повноважень доручення можуть бути:

- разові — це, як правило, одноразове отримання грошових чи матеріальних цінностей;

- спеціальні — передається право здійснювати в ме­жах певного часу однотипні дії (певні господарські чи банківські операції, представництво в судових органах тощо);

- генеральні — на виконання розширених повнова­жень (управління й володіння рухомим і нерухо­мим майном, банківські операції, представницькі функції в судових органах тощо).

Доручення складається з таких реквізитів:

1.Назва документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис довірителя.

5. Засвідчення підпису довірителя (дата засвідчення, посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка за­свідчила доручення, печатка). Засвідчення здійс­нюється за місцем роботи чи проживання довіри­теля або в нотаріальній конторі.

Текст особистого доручення містить, як правило, такі дані:

1. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю).

2. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається доручення, дані документа, що посвідчує особу.

3. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повнова­ження.

4. Термін дії доручення.

Текст генерального (спеціального) доручення складаєть­ся з таких частин:

1. Місце, число, місяць, рік укладання документа (лі­терами й без скорочень).

2. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю). Якщо довірителем виступає установа, то вказується посада, прізвище, ім’я, по батькові, назва установи, закладу довірителя або назва установи-довірителя.

3. Домашня адреса довірителя (адреса установи).

4. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю), дані докумен­та, що посвідчує особу, якій видається доручення.

5. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повнова­ження.

6. Термін дії доручення (словами).

Крім засвідчення (дата засвідчення вказується ліво­руч літерами) за необхідності вказується:

1. Запис про стягнення державного мита чи гербового збору.

2. Номер, під яким зареєстровано генеральне дору­чення.

44. Анотація. Протокол, витяг з протоколу. Доповідна і пояснювальна записка.

Анотація - стисла характеристика змісту книги, статті. Вона допомагає, наприклад, під час першого ознайомлення з книгою, а також під час добору та вивчення літератури з певного питання.

У кінці анотації обов'язково зазначають коло читачів, яким рекомендовано роботу.

Зразки анотацій:

Культура мови на щодень / Я. Я. Дзюбишина-Мельник, Н. С. Дужик, С. Я. Єрмоленко та ін. - К: Довіра, 2000. -169 с.

У посібнику вміщено практичний матеріал із складних випадків сучасної літературної норми - труднощі вибору слів, утворення граматичних форм, наголошування. Читачі дізнаються про значення й правильне вживання деяких слів, скористаються російсько-українським словничком поширених мовних зворотів.

Для широкого читацького загалу.

Орфографічний словник української мови: Близько 125000 слів / Уклад.: С. І. Головащук та ін. - 2-ге вид., випр. і допов. - К: Довіра, 1999. - 989 с. - (Словники України).

Нове видання орфографічного словника української мови відображає сучасний стан розвитку всіх сфер літературної мови, включаючи й найновіші запозичення

Крім загальновживаної лексики словник містить найпоширенішу термінологію, географічні назви. Написання слів, 'їх наголошування та відмінювання повнозначних частин мови узгоджено з новим українським правописом.

Словник розраховано на широке коло користувачів: викладачів і студентів вищих та середніх навчальних закладів, учителів та учнів шкіл, адміністративних працівників, ділових людей, письменників, учених, працівників культури тощо.

Протокол - це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах фіксуються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій - усі члени президії.

За обсягом фіксованої інформації протоколи переділяють на: Смислі, в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою "Слухали" - назва питання, хто висловився.

Повні, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол заносять також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

Стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно.

Протокол має такі реквізити:

1. Назва виду документа, яку пишуть посередині рядка.

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада).

4. Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція.

5. Дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації ліворуч. У цьому ж рядку праворуч пишуть місце проведення (назву міста).

6. Кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. За великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10-12 осіб, то вказують усіх присутніх.

7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку.

9. Текст.

10. Перелік додатків до щютоколу із зазначенням кількості сторінок.

11. Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).

Основний текст протоколу переділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить: "Слухали", "Виступили", "Ухвалили", що оформлюються без відступу від межі лівого берега.

Слово "Слухали" друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку), тему доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється розділ "Виступили".

У розділі "Ухвалили" повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції.

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому - результати голосування.

Результати голосування з кожної кандидатури записуються так:

7. За Кондратюка Б. П. - 45 голосів, проти - 2, утримався - 1.

Протоколи групуються в хронологічному порядку та за номерами; документи, що стосуються одного протоколу,- за порядком денним.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи.

Рішення колегій установ упроваджуються в життя наказами керівника організації.

Крім повного протоколу, є ще витяг з протоколу.

Витяг з протоколу - це коротка форма протоколу. В ньому вказують:

1. Назву виду документа.

2. Порядковий номер.

3. Назву зборів, засідання, наради тощо.

4. Дату проведення, місце проведення.

5. Присутніх.

6. Текст, що складається з розділів "Слухали" і "Ухвалили".

7. Підписи голови й секретаря.

У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Доповідна записка - це письмове повідомлення на ім'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.

Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, адресовані керівникові вищої організації. Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного й ініціативного характеру.

Зміст доповідної записки має бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини, подавши в кінці чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки або передруковують.

Пояснювальна записка - це письмове пояснення на вимогу керівника щодо ситуації, яка склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше - порушення дисципліни, невиконання службових завдань). Інколи пояснювальна записка - це вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).

Доповідна і пояснювальна записки близькі за формою, й до них мають входити такі реквізити:

1) посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається записка;

2) назва виду документа;

3) зміст записки;

4) посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис;

5) дата складання.

Якщо ці документи не виходять за межі установи, їх оформлюють на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровуються за її межі, - пишуть на бланку і реєструють.