. 6 Организационно-экономическая характеристика предметной области автоматизации на ооо «Альянс»

Успешное осуществление производственного процесса зависит от оперативного планирования и правильной организации работы на предприятиях общественного питания. Сущность оперативного планирования заключается в составлении производственной программы предприятия. Вопросами планирования производственной программы занимаются заведующие производством (заместители), начальники производственных цехов, бригадиры, работники бухгалтерии.

Оперативное планирование в ресторане «Альянс» включает в себя следующие элементы [40, стр. 114-119]:

1. Составление планового меню на неделю и разработку на его основе меню- плана, отражающего дневную программу предприятия.

2. Расчет потребности в продуктах для приготовления блюд, предусмотренных планом - меню.

3. Оформление требования - накладной на отпуск продуктов из кладовой.

. Распределение сырья между цехами и бригадами.

. Производственная программа составляется на основании:

. Графика загрузки торгового зала и расчета посетителей.

. Определения количества блюд реализуемых за день.

8. Составление плана - меню.

9. Расчет сырья, необходимого для приготовления данных блюд.

10. Составление технологических карт.

Для решения перечисленных задач в ресторане ООО «Альянс» на настоящий момент достаточно широко используется современная компьютерная техника. Фактически уровень автоматизации некоторых служб ресторана (бухгалтерия, отдел кадров, планово-финансовый отдел) находится на высоком уровне. В основе используемой информационной системы ООО лежит программный комплекс на основе 1С:Предприятие версии 8. 0. Используется конфигурации 1С:Бухгалтерия и 1С: Торговля. Приведем краткую характеристику использования системы программ 1С:Предприятие на ООО «Альянс»

Используемая конфигурация программного комплекса "1С:Предприятие 8. 0" включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности бухгалтерии, администрации и отдела кадров. Финансово-экономический отдел в настоящее время не использует программные решения от 1:С, его информационная система основана на программных продуктах фирмы «Галактика», наиболее подходящих для решения стоящих перед подразделением задач финансового анализа и прогнозирования. При этом продукты «галактика» и 1:С работают в единой информационной системе, поскольку программные решения обеих фирм позволяют использовать практически все документы в обеих программных комплексах совместно. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу. Гибкость платформы позволяет применять 1С:Предприятие 8. 0 в самых разнообразных областях:

автоматизация бухгалтерского учета в полном объеме, в том числе и процессов начисления заработной платы;

автоматизация работы отдела кадров ресторана;

автоматизация основных аспектов организационной и хозяйственной деятельности;

ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;

решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;

В используемой конфигурации реализован детальный оперативный учет товаров на складе, обеспечивается полный контроль товарных запасов ресторана. Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов - поступление товаров, перемещение товаров, реализация товаров, инвентаризация и т. п. Поддерживается учет товаров в различных единицах измерения (упаковках).

Конфигурация позволяет проводить инвентаризацию товаров на складе. По результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница между учетным количеством и выявленным в результате инвентаризации. После чего оформляются документы списания (в случае недостачи товаров) или оприходования (в случае выявления излишков товаров).

Однако, в силу специфики ресторанной деятельности, в рамках существующих программных решений представляется довольно сложным обеспечить решение очень важных задач, имеющих решающее значение для организации эффективной работы ресторана «Альянс». Самой сложной и одновременно самой важной задачей является автоматизация создания комплексного плана-меню на день. Дадим развернутую характеристику задачи и опишем сложности, связанные с автоматизацией данной предметной области.

Основой деятельности ресторана является тщательно разработанный список предлагаемых блюд с различными вариантами оформления и сервировки. Для клиента ресторана всё это представляется в виде меню ресторана, которое обязательно присутствует на каждом столике. В настоящее время в меню ресторана «Альянс» имеется свыше 300 товарных позиций. Далее, для приготовления каждой порции, представленной в меню, может потребовать несколько десятков различных продуктов. Специалисты ресторана для каждого представленного в ресторанном меню блюда формируют так называемую технологическую карту. Пример такой карты вынесен в Приложение 4.

Первый шаг оперативного планирования: составление технологических карт. В технологических картах указываются: наименование блюда, номер и вариант рецептуры, норма вложения сырья массой нетто на одну порцию, а так же дается расчет на определенное количество порций или изделий, указывается выход блюда, приводится краткое описание технологии приготовления блюда. На основании технологических карт происходит формирование заказа товаров для выполнения производственными подразделениями ресторана плана-меню на день. Этот план-заказ составляется ежедневно заведующим производством ресторана и не позднее, чем за 12 часов начала следующего рабочего дня предоставляется специалистам отдела снабжения, которые обязаны оперативно обеспечить текущие потребности производственных цехов ресторана.

Основной этап оперативного планирования в ресторане «Альянс» - составление плана-меню. В нем приводятся наименования, номера рецептур и количества блюд. К основным факторам, которые необходимо учитывать при составлении плана-меню относятся: примерный ассортимент выпускаемой продукции, рекомендованный для общественного питания в зависимости от его типа и вида предоставляемого рациона, наличие сырья и его сезонность. Блюда и закуски, включенные в план-меню, должны быть разнообразными по видам сырья, так и по способам тепловой обработки, учитывается так же квалифицированный состав работников, мощность производства и оснащенность его торгово-технологическим оборудованием, а так же трудоемкость блюд. Утверждая план-меню, директор и заведующий производством несут ответственность за то, чтобы блюда, включаемые в меню, были в продаже в течение всего дня торговли предприятия.

План-меню составляется специалистами отдела планирования. В основе плана-меню лежат уже сформированные заказы (в среднем, уровень обеспеченности ресторана предварительными заказами составляет сейчас около 70-75% в зависимости от сезона) и анализ статистики заказов, позволяющий выявить сезонные закономерности посещаемости и предпочтений клиентов. Источниками оперативной информации для отдела планирования является информация, поступающая от менеджеров ресторана, работающих с корпоративными и постоянными клиентами. Источниками аналитической информации являются статистические данные, формируемые руководителями смен и содержащие исчерпывающие данные о заказах за смену. Аналитическая обработка производится с использованием программного комплекса «Галактика 5. », которые в настоящее время полностью удовлетворяет всем стоящим перед отделом планирования задачам.

Таким образом, процесс оперативного планирования на ООО «Альянс» можно представить в виде следующей схемы:

Рис. 1. 4. Основные информационные потоки на ООО «Альянс»

Анализ данной схемы позволяет выделить наиболее слабые места сложившейся информационной системы на предприятии.

Первой важной проблемой является оперативный учет заказов начальниками смен. Они собирают данные по заказам от официантов и менеджеров зала в течение всего рабочего дня и затем должны сформировать окончательный список всех заказов с учетом их особенностей. В настоящее время, несмотря на то, что рабочее место начальников смен оборудовано компьютерной техникой, отчет за смену выполняется, как правило, в рукописном виде или, некоторыми начальниками смен, в форматах Word или Excel. Понятно, что затраты живого труда на формирование таких отчетов довольно велики. Кроме того, при поступлении отчетов в бумажном или печатном виде, сотрудники отдела планирования должны впоследствии переводить их в электронный вид, внося данные в базу данных системы «Галактика» для последующей аналитической обработки. Так что фактически одну и ту же работу приходится выполнять дважды.

Связана указанная сложность прежде всего с тем, что начальники смен не умеют пользоваться программным комплексом «Галактика» ввиду его высокой сложности для обычного пользователя.

Далее, используемое на предприятии программное обеспечение не позволяет эффективно работать с технологическими картами ресторана. Система 1:С изначально не предназначена для хранения и эффективной работы с массивами информации, имеющими древовидную структуру произвольной длины. Правда, возможна разработка дополнительных программных модулей для 1:С, решающих указанную проблему, но практическая работа с ними оказывается уже более сложной. Автоматизировать в рамках программного комплекса 1:С Предприятие все аспекты технологических процессов в ресторане не представляется возможным. Вот и оказывается, что формирование заказа на поставку продуктов на основании плана-меню специалисты отдела снабжения должны проводить «вручную», опираясь в основном на калькулятор и ручку. Кроме того, что при этом наблюдаются малопроизводительные траты рабочего времени, по мере увеличения объемов обслуживания клиентов всё чаще стали наблюдаться фактические ошибки в расчетах, приводящие зачастую к срыву выполнения дневной производственной программы ресторана и ведущие к вынужденным дополнительным расходам.

Наконец, одна из приоритетных задач, которые сейчас ставят рестораторы, в частности, руководство ООО «Альянс» - добиться того, чтобы система не только помогала обслуживать гостей, но и предусматривала возможности для развития заведения: возможность делать различные дисконтные программы, программы лояльности, обслуживание постоянных клиентов. Понятно, что любой ресторатор хочет видеть в своем заведении постоянных клиентов (именно они дают 80% оборота). К таким посетителям нужно подходить индивидуально, предоставлять скидки, особое обслуживание и т. д. Изменились условия рынка, конкуренция растет, и необходимо прилагать больше усилий на привлечение гостей в свое заведение. Популярны акции по привлечению в кафе и рестораны определенной категории посетителей: предположим, в ресторане объявляются скидки на конкретные позиции блюд в конкретные часы один день в неделю. Поскольку это не банальная процентная скидка, а дисконт, привязанный ко времени и дню недели, реализовать его можно не во всех системах. А когда система автоматизации не предусматривает такую функцию, предоставление скидки гостям отдается на откуп персоналу, а значит, разница в цене благополучно оседает в карманах официантов. Программа по привлечению клиентов выливается в дополнительные непредвиденные расходы.

Поэтому в настоящий момент ресторану «Альянс» необходима эффективная и достаточно простая информационная система, позволяющая решать следующие задачи:

хранение технологических карт ресторана в удобном для обработки виде и в формате, позволяющем осуществлять доступ к информации с использованием уже работающих на предприятии программных комплексов - 1:С и «Галактика».

обеспечивать удобный ввод данных по заказам за смену начальниками смен

обеспечивать на основании предоставляемых отделом планирования данных (плана-меню) автоматическое формирование заказа на поставку продуктов в цеха

обеспечивать контроль выполнения дневного задания производственными цехами ресторана

обеспечивать контроль выполнения дневного задания по обслуживанию клиентов в соответствии со сформированным плановым заданием

обеспечивать текущий анализ выполнения производственных программ с детализацией по цехам, сменам, сотрудникам и в разрезе типов и наименований блюд.

При этом используемый программный комплекс должен быть достаточно простым в эксплуатации для того, чтобы пользоваться им могли и неподготовленные сотрудники, имеющие лишь основные навыки работы с вычислительной техникой.

Можно констатировать, что в ресторане «Альянс» наблюдаются существенные трудности с организацией эффективных информационных каналов и обработки информации на некоторых участках работы предприятия - прежде всего в области оперативного планирования, управления и контроля производства. Используемые на предприятии программные комплексы не позволяют успешно решать сложившиеся проблемы. Поэтому администрации ресторана необходимо в кратчайшие сроки решить проблему автоматизации указанных процессов с использованием новых программных решений. Это будет способствовать росту эффективности труда, снижению накладных расходов и повышению конкурентоспособности ресторана «Альянс».