2. Проверка операций с производственными запасами

Проверка осуществляется по данным счетов бухгалтерского учета 10 «Материалы», 14 «Резервы под снижение стоимости запасов», 15 «Заготов­ление и приобретение материалов», 16 «Отклонение в стоимости материалов», 18-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, рабо­там, услугам», 002 «Имущество, принятое на ответственное хранение», 003 «Материалы, принятые в переработку)», 006 «Бланки строгой отчет­ности», Вначале устанавливается, как выполняется соблюдение принятой учетной политики. Проверка проводится на основе изучения первичных документов, в том числе типовых, регистров синтетического и аналитиче­ского учета, отчетов материально ответственных лиц с приложениями; журнала-ордера № 6 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», докумен­тов по результатам проведенных инвентаризаций и других, учитывающих специфику работы проверяемой организации.

2.1. Оценка системы внутреннего контроля

Знакомство с учетной политикой и спецификой деятельности конкрет­ной организации позволяет правильно оценить систему внутреннего кон­троля (далее - СВК) и определить направления проверки. В любом случае необходимо установить перечень материально ответственных лиц, а затем проверить наличие заключенных с ними договоров о полной индивидуаль­ной материальной ответственности.

Организация системы внутреннего контроля по операциям с запасами во многом зависит от осуществляемых организацией видов экономической деятельности. Однако есть ряд общих аспектов, которые следует учитывать и соблюдать. Эффективно функционирующая система внутреннего контроля по операциям с запасами должна обеспечить:

• сохранность запасов в местах складирования и хранения;

• подбор и расстановку кадров, регламентацию прав, обязанностей и ответственности в их должностных инструкциях;

• своевременное и правильное документальное оформление хозяйственных операций с запасами;

• контроль за движением запасов;

• соблюдение необходимых запасов по количеству и ассортименту и др.

Складское хозяйство

Складское хозяйство - это помещения и (или) места приема, выдачи, хранения запасов. В зависимости от вида экономической деятельности складское хозяйство может состоять из складов, кладовых, навесов для материалов открытого хранения и т.п. Руководство организации должно обеспечить контроль за доступом на территорию складского хозяйства:

• организовать пропускную систему автотранспорта и граждан на территорию организации, в том числе в места складирования запасов;

• в необходимых случаях установить видеонаблюдение за перемещением по территории;

• организовать охрану мест складирования и хранения запасов и др.

Применительно к помещениям складского хозяйства также может предъявляться ряд требований, в том числе по пожарной и экологической безопасности, что устанавливается внутрифирменными локальными актами. Работ­ники должны быть ознакомлены с данными требованиями, а в самой организации должен быть закреплен работник, ответственный за соблюдение таких условий.

Помещения должны отвечать температурному режиму и влажности. Стеллажность должна позволять оптимально разместить запасы, а имеющаяся погрузочно-разгрузочная техника - свободному перемещению.

По окончании работы склады закрываются ключом и опечатываются.

Ключи, печати хранятся у кладовщиков (МОЛ). Учтенные дубликаты ключей помещаются в упаковку, исключающую какую-либо возможность несанкционированного доступа к дубликатам ключей, и хранятся у лиц, ответственных за сохранность имущества. Не реже одного раза в квартал проводится проверка их наличия. При обнаружении утраты ключа руководителю юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю необходимо сообщить о происшествии в органы внутренних дел и принять меры к немедленной замене замка.

Складское помещение и его оборудование необходимыми средствами безопасности должно соответствовать ряду требований:

• наличие огнетушителя и его исправность;

• наличие охранно-пожарной сигнализации и ее исправность;

• в некоторых складских помещениях могут быть установлены системы наблюдения (слежения) и др.

При больших объемах запасов организация заключает договор со страховой компанией.

В некоторых организациях может быть установлен особый порядок учета для учета движения запасов:

• драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них;

• комплектующих изделий и полуфабрикатов (покупных и собственного изготовления), содержащих драгоценные металлы и драгоценные камни;

• спирта и спиртосодержащих жидкостей;

• топлива (бензина);

• дорогостоящих материальных ценностей;

• сильнодействующих ядовитых веществ и др.

Организации, применяющие особый порядок учета производственных запасов, должны составить и утвердить перечень этих запасов, формы первичной учетной документации, отразить особенности учета в учетной политике.

В состав оборудования складского хозяйства могут входить следующие оборудование и технические средства:

• металлические шкафы или сейфы (например, для драгоценных метал­лов, бланков строгой отчетности);

• весоизмерительные приборы;

- другое оборудование.

Перечень такого оборудования, периодичность проведения поверки, орга­низация и порядок проведения поверки приведены в СТБ 8003-93 «Система обеспечения единства измерений Республики Беларусь. Проверка средств измерений. Организация и порядок проведения» (далее - СТБ 8003-93). На практике различают первичную и эксплуатационную поверку.

Первичная проверка средств измерений проводится при выпуске из производства или ремонта, а также для средств измерений, ввезенных по импорту и прошедших государственные приемочные испытания (п. 4.1.1 СТБ 8003-93). Такая поверка проводится представителями государственной проверки на платной основе работниками собственной поверительной лаборатории организации, аккредитованной в установленном порядке.

Эксплуатационные поверки подразделяются на периодические, внеочередные, инспекционные и экспертные.

Периодическая поверка средств измерений проводится через межповерочные интервалы, установленные с учетом обеспечения пригодности к применению средств измерений на период между поверками (п. 4.1.2 СТБ 8003-93).

Внеочередная поверка средств измерений проводится до окончания срока действия периодической поверки в следующих случаях (п. 4.1.3 СТБ 8003-93):

- необходимости подтверждения годности средств измерений к применению;

- ввода средств измерения в эксплуатацию (при необходимости);

- повреждения поверительного клейма, пломбы или утери документа, подтверждающего прохождение средств измерений первичной или периодической поверки;

- применения средств измерений в качестве комплектующих, или передачи средств измерений на длительное хранение, или отправки потребителю средств измерений по истечении межповерчного интервала на них.

Инспекционная поверка средств измерений производится при осущест­влении государственного надзора и ведомственного контроля за состоянием и применением средств измерений для выявления пригодности к примене­нию средств измерений.

Экспертная поверка средств измерений производится при возникнове­нии спорных вопросов по метрологическим характеристикам, исправности средств измерений и пригодности их к применению собственной поверитель­ной лабораторией организации, аккредитованной в установленном порядке.

Поверка средств измерений, в отношении которых осуществлено утверж­дение типа средств измерений и которые применяются вне сферы законода­тельной метрологии, осуществляется юридическими лицами и индивидуаль­ными предпринимателями, осуществляющими производство средств изме­рений, их ремонт, реализацию, применение, передачу в аренду, в том числе прокат; либо на основе договора иными юридическими лицами и индивиду­альными предпринимателями (ст. 25 Закона об обеспечении единства из­мерений), т.е. на платной основе.

Кадровая политика

Разделение обязанностей включает:

разделение ответственности и полномочий в ходе осуществления деятельности;

установление иерархии подотчетности работников друг другу;

политику в отношении надлежащей деловой практики;

знания и опыт работников, занимающих ключевые позиции;

предоставляемые возможности для выполнения профессионала обязанностей;

систему информирования работников организации:

- о целях и стратегиях организации;

- взаимодействиях каждого работника с другими работниками органи­зации;

- вкладе каждого работника организации в достижение общих целей.

На основании штатного расписания оформляются приказы о приеме граждан выполняющих функции кладовщиков, заведующих складов и др., являющихся МОЛ. Следует иметь в виду, что при приеме на работу МОЛ необходимо соблюсти ряд требований:

1. в Примерный перечень должностей и работ, замещаемых или выпол­няемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письмен­ные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2000 № 764, включены начальники цехов и участков, их заместители, прорабы; старшие мастера и мастера; начальники комплексов перегрузоч­ных; старшие товароведы и товароведы; агенты по снабжению, экспедиторы по перевозке грузов; заведующие хозяйством;

2. кладовщики (МОЛ). Кроме того, работы по приему на хранение, об­работке, хранению, отпуску материальных ценностей на складах, базах (нефтебазах), автозаправочных станциях, в холодильниках, пищеблоках, хра­нилищах, на заготовительных (приемных) пунктах, перегрузочных участках и комплексах, в камерах хранения, кладовых и гардеробах; по экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов включены в Примерный перечень работ, при выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность, утвержденный постановлением Министер­ства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 № 54. Следовательно, с МОЛ должен быть заключен договор о полной индивидуальной либо коллек­тивной материальной ответственности. Один экземпляр такого договора находится у работника, а другой - в организации;

3. работники, профессии и должности которых указаны в Перечне категорий (профессий и должностей) работников, допуск к работе которых осуществляется после проведения предварительного профилактического наркологического осмотра при поступлении на работу, утвержденном по становлением Министерства здравоохранения, Министерства внутренних дел и Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 08.08.2005 № 23/243/104, проходят профилактический наркологический осмотр при поступлении на работу. К числу таких должностей относятся: заведующий складом, кладовщик, рабочий, грузчик, которые в силу своих служебных обязанностей имеют доступ непосредственно к наркотическим средствам, психотропным веществам и их прекурсорам.

Контрольные действия представляют собой политику и процедуры, которые помогают удостовериться, что распоряжения руководства выполняются. Примерами контрольных действий являются:

1) санкционирование (разрешение вышестоящего руководства на совершение хозяйственной операции или осуществление тех или иных действий и процедур). С этой целью оформляется Перечень лиц, имеющих право под­писи первичных учетных документов. Типовой или примерной формы данного документа нет.

2) проверка физического наличия и состояния объектов. Такая проверка организуется с помощью инвентаризаций. В соответствии с п. 82 Инструкции № 133 данные о наличии остатка горюче-смазочных материалов в баках транспортных средств, машин и механизмов на конец отчетного месяца, учтенные на субсчете «Топливо в баках транспортных средств», ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков. Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризаций приведены в Инструкции по инвентариза­ции активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 (далее - Инструкция № 180). Сроки проведения инвентаризаций (годовых, в течение года), перечень активов и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавлива­ются руководителем организации (п. 8 Инструкции № 180). Следовательно, по остальным видам топлива, в том числе учтенного на других субсчетах, следует закрепить соответствующим документом руководителя организации. Как правило, организации оформляют график проведения инвентаризаций на календарный год, в котором предусмотрено проведение инвентаризации тары как минимум на первое число последнего отчетного месяца.

Одним из элементов сохранности имущества является регулярное проведение инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации регулируют Инструкция № 180 и Инструкция № 133.

Периодичность проведения инвентаризации, а также состав комиссии по ее проведению утверждаются руководителем организации;

3) обработка информации предполагает своевременное документальное оформление хозяйственной операции и передачу для обработки этих доку­ментов в бухгалтерскую службу (документооборот).

Инвентаризация

На основании полученной информации устанавливаются порядок и пе­риодичность проведения инвентаризаций у данных лиц, в том числе пере­дача товарно-материальных ценностей на время болезни, отпуска и других причин отсутствия материально ответственного лица.

Сформированная таким образом информация позволяет выявить воз­можные нарушения и отклонения. Наряду с этим устанавливаются аспек­ты, связанные с инвентаризациями:

- как часто они проводились;

• по какой причине;

• как оформлены результаты инвентаризаций;

- какие выявлены отклонения и как они отражены в бухгалтерском учете;

- какие меры приняты по отклонениям и нарушениям, выявленным в ходе инвентаризаций. Инвентаризация запасов проводится для выявления соответ­ствия фактического наличия этого вида имущества данным бухгалтерского учета. Одновременно с фактической проверкой запасов проводится проверка состояния складского хозяйства, в том числе правильности организации хранения и размещения запасов.

По результатам проведенной инвентаризации могут быть выявлены излишки и недостачи. В обоих случаях материально ответственное лицо обязано представить объяснительную записку о возникших отклонениях.

Проверка операций по поступлению материалов

Вначале оценивается система внутреннего контроля организации. С этой целью изучаются аспекты, связанные с заключением и исполнением договоров с поставщиками, право подписи данных договоров, право подписи на документах по движению материалов и график документообо­рота и технологической обработки информации. Структура документооборота должна быть такой, чтобы обеспечить своевременное по­ступление необходимой информации как для учета, так и для контроля и оперативного управления движением материалов, их наличием и обеспечен­ностью производства с учетом плана производства продукции (работ, услуг). На основе договоров и сопроводительных документов сравниваются сопро­водительные документы поставщиков с приходными ордерами, актами при­емки и записями в карточках складского учета, реальностью обязательств; соответствие записей синтетического и аналитического учета по балансовым счетам и субсчетам.

При анализе плана производства и показателей запасов одновременно сопоставляются нормативы и нормы их расхода.

Используя приемы документального контроля, устанавливаются последовательность, своевременность, полнота и правильность заполнения учетных документов и наличие обязательных реквизитов в них.

В ходе проверки устанавливается правильность оценки материалов в за­висимости от источников их поступления.

Проверка операций по недостачам и порче, обнаруженным при приемке материалов

Проверка поступления и приемки материалов в организации, как прави­ло, начинается со знакомства с работой материального отдела бухгалтерии.

Предметом внимания проверяющего являются состав, подчиненность и квалификация учетных кадров; перечень используемых нормативных до­кументов; наличие графика (схемы) документооборота; обоснованность выбора в учетной политике организационных, методических и технических аспектов по данному участку учета; наличие схем отражения на счетах хо­зяйственных операций с материалами; используемые методы внутреннего контроля (инвентаризация, документирование, нормативный учет). С целью оценки системы внутреннего контроля целесообразно провести тестирование.

Основанием для приемки и оприходования материалов являются сопроводительные (товарно-транспортные накладные, товарные накладные и др.) на поступившие в организацию материалы. Приемка и оприходование поступающих материалов и тары под материалы оформляются в день поступления приходными ордерами при отсутствии расхождений между данными сопроводительных документов и фактическими данными (по количеству и качеству).

Оприходование материалов, закупленных за наличный расчет, производится на основании документов, подтверждающих покупку, которые при­лагаются к авансовому отчету.

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в сопроводительных документах, а также в случаях установления недостач и порчи, обнаруженных при приемке материалов, приемку осуществляет комиссия (в составе комиссии должен присутствовать представитель поставщика или представитель незаинтересо­ванной организации), которая оформляет акт о приемке материалов, служа­щий основанием для предъявления претензий поставщику. Акт составляется в двух экземплярах для бухгалтерии и отдела снабжения с целью отправки претензионного письма поставщику или транспортной организации.

На основе изучения и сопоставления данных первичных расчетно-платежных документов (счетов-фактур, накладных) и учетных регистров (Главной книги) устанавливаются полнота оприходования материалов, пра­вильность их классификации и оценки, правильность отражения на счетах бухгалтерского учета недостач и порчи материалов, обнаруженных при их приемке; недостач и порчи в пределах и сверх норм естественной убыли; выявление виновных лиц; расчеты с поставщиками на момент выявления недостач или порчи и соответственно предъявление претензии поставщикам; правильность отражения в учёте недостачи и порчи при отсутствии вино­вных лиц или при отказе судом в иске о взыскании с них недостающих сумм.

Проверка правильности оценки материалов при их отпуске в производство и ином выбытии

Выбытие материалов связано с их передачей в производство, реали­зацией (продажей), передачей в уставный капитал другой организации или в счет вклада по договору простого товарищества, безвозмездной пере­дачей (дарением) другим лицам, при недостачах, выявленных в результа­те проведения инвентаризации, и др. При этом используются различные счета бухгалтерского учета для отражения таких операции. Проверяющий устанавливает соответствие отнесения на себестоимость затрат по материальным ресурсам с учетом требовании методических рекомендаций по планированию, учету и калькулированию, учетной политики фактическим данным, отраженным в бухгалтерском учете на основании накопительных ведомостей по расходу материалов, сальдовых и оборотных ведомостей, журналов-ордеров. Особое внимание уделяется отражению операций в части списания отклонений, а также по нормируемым расходам и правильности документального оформления.