34. Этикетные требования при деловой встрече, беседе

Следование правилам этикета на деловой встрече позволит вам установить атмосферу взаимного уважения и сотрудничества уже с первых минут встречи. Игнорирование правил бизнес-этикета и непродуманный план встречи в большинстве случаев являются двумя основными причинами. Именно из-за них деловая встреча может закончиться неудачей.

1. Приезжайте вовремя. Одно из самых очевидных, но часто игнорируемых правил - всегда приезжаете к месту встречи на 15 минут раньше. Это позволит вам занять наиболее удобное и комфортное для вас место, а также лишний раз просмотреть план встречи.

2. Планируйте. Если будущая деловая встреча предусматривает участие группы людей, хорошим тоном будет предварительное ознакомление всех участников с планом встречи. Это обязанность ложится на плечи инициатора встречи. Чем раньше Вы предоставите план всем участникам, тем больше вероятность, что встреча приведет к нужному результату. Не стесняйтесь разослать план за неделю до времени Х – так Вы избежите ненужных рокировок непосредственно во время встречи.

3. Будьте готовы. Если встреча предполагает рассмотрение каких-либо материалов (буклетов, договоров, технических заданий и т.д.) – убедитесь, что Вы захватили с собой достаточное количество копий. Это особенно важно, если встреча проходит в офисе Ваших партнеров или на нейтральной территории (кафе, ресторане), где Вы не сможете вовремя найти принтер или копир, чтобы размножить материалы.

4. Делайте перерывы. Бизнес-эксперты говорят, что деловая встреча предполагает обязательный перерыв каждые 1,5-2 часа. Перерыв должен длиться около 15 минут, перерыв на ланч – как минимум 30 минут.5. Обозначьте дресс-код.Встречи на высоком уровне (менеджеры и топ-менеджеры компаний) требуют соответствия дресс-коду. Ваша основная задача – убедиться, что внешний вид всех участников встречи с Вашей стороны будут соответствовать проводимому мероприятию. Всем участникам встречи, озвучивать дресс-код не всегда бывает приемлемым (участники компании-партнера и т.д.). Сообщите им полный состав участников – они будут Вам благодарны за предоставление информации.

6. Нельзя перебивать участников и не давайте этого делать другим! Если Вы являетесь организатором встречи, постарайтесь распределить время для высказываний всех участников встречи. Еще важно обозначить моменты, когда остальные могут задавать вопросы или высказывать контраргументы. Если Вы являетесь участником и чувствуете, что не можете найти «промежуток» в жарком споре, чтобы вставить свое слово – с помощью жеста дайте понять организатору встречи, что у Вас есть, что добавить к обсуждению.

7. Слушайте. Задать вопрос, на который ответ уже прозвучал – не самый лучший способ расположить к себе оппонента. У вашего собеседника всегда может сложиться ложное впечатление о том, что вы невнимательно слушали все, что он вам говорил. Поэтому слушайте, делайте заметки и задавайте четкие и конструктивные вопросы.

8. Избегайте раздражающих действий. Старайтесь избегать действий, которые могут нервировать или раздражать участников встречи – например, постукивания ручкой по столу. Это ставит под сомнение ваше уважение к говорящему, яможет сбить его с мысли. Вам тем более нужно следить за своими действиям, когда слово берет участник Вашей компании.

9. Отключите сотовый телефон. Если существует вероятность, что во время встречи Вы можете получить срочный звонок, поставьте сотовый на беззвучный режим и извинитесь перед участниками встречи, если Вам необходимо будет выйти для разговора. То же самое касается и ноутбуков – если они не являются необходимым элементом делового обсуждения – переведите ноутбук в спящий режим и опустите экран, чтобы не закрывать обзор себе или другим участникам встречи.

10. Нежданные гости. Если список участников заранее согласован и у Вас нет времени внести в него изменения, согласовав участие еще одного человека с организатором встречи, откажитесь от идеи привести на встречу «нежданного гостя». Такое может быть допустимо только в случае форс-мажора (к примеру, один специалист вашей компании заболел, и вы решили заменить его другим специалистом). В этом случае заранее сообщите организатору встречи об этом, чтобы он успел объявить о произошедших перестановках.

11. Подводите итоги. Когда встреча подойдет к концу, не забывайте подвести итоги, кратко озвучив то, что обсуждалось на встрече, а также результаты, к которым пришли ее участники. Также важно еще раз озвучить дальнейшие шаги, которые требуются от участников встречи, и сроки, в которые они должны быть совершены.

12. Заканчивайте встречу вовремя. Даже если предмет встречи требует более длительного обсуждения и лично у вас есть время, чтобы продлить встречу еще на 2 часа, у других участников встречи могут быть другие дела. Корректно остановите обсуждение в момент, когда встреча должна была завершиться согласно Вашему плану, и опросите всех участников – есть ли у них время, чтобы продолжать беседу. И если не все участники настроены продолжать разговор здесь и сейчас, назначайте время и место новой встречи. Вам будет гораздо проще сделать в этот конкретный момент, т.к. участники, которые торопятся по другим делам, будут гораздо более лояльны в отношении своего графика и быстрее пойдут на компромисс.