Основные приемы работы с базой данных
В данном разделе мы рассмотрим основные принципы и приемы работы с базами данных в Microsoft Access 2007. Описание будет построено на примере базы данных Контакты (см. рис. 4.10).
Работа с таблицей
Чтобы добавить в таблицу новый элемент, нажмите кнопку Новый контакт, которая находится над таблицей. В результате откроется окно, изображенное на рис. 4.11.
Рис. 4.11. Ввод и редактирование сведений о контакте
В соответствующих полях укажите фамилию и имя контакта, его адрес, телефоны и иные сведения. При необходимости вы можете добавить фотографию контакта. Для этого дважды щелкните кнопкой мыши в соответствующем поле, затем в открывшемся окне нажмите кнопку Добавить и укажите путь к файлу фотографии, после чего нажмите ОК.
Добавленная позиция отобразится в таблице (см. рис. 4.10). Для удаления элементов нажмите кнопку Удалить, которая расположена на вкладке Главная в группе Записи. Для сохранения выполненных изменений предназначена кнопка Сохранить группы Записи.
Вы можете изменять представление данных кнопкой Вид, которая находится на вкладке Главная. Нажав эту кнопку, вы откроете меню, в котором следует выбрать подходящий вариант представления: Режим формы, Режим таблицы, Режим макета или Конструктор.
Возможности программы предусматривают применение фильтра к отображаемым данным. Эту функциональность особенно удобно использовать при работе с большими объемами информации. Чтобы установить фильтр по какому-то условию, установите курсор в соответствующий столбец (например, если устанавливается фильтр по имени – в столбец Имя), щелкните правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполните соответствующую команду подменю Текстовые фильтры. Это подменю включает в себя несколько команд, определяющих порядок и направление применения фильтра.
Например, если вы установите курсор в столбец Имя, выберете пункт Текстовые фильтры → Равно, в открывшемся окне введете слово Иван и нажмете ОК, то в окне, изображенном на рис. 4.10, останется только одна позиция – Иван Петров, поскольку именно она соответствует условию фильтра.
Подобным образом устанавливают фильтр и по другим условиям. Например, вы можете оставить в списке только те контакты, у которых электронный почтовый ящик открыт только на www.mail.ru или которые работают только в определенной организации и т. д.
Чтобы снять установленный ранее фильтр, выполните команду Снять фильтр контекстного меню.
Добавлять в таблицу новые контакты вы можете не только вручную, но и в автоматическом режиме, путем импорта их из адресной книги Microsoft Outlook 2007. Для этого нажмите кнопку Добавить из Outlook, после чего в открывшемся окне выберите контакты для добавления в базу данных и нажмите в нем кнопку ОК.
Экспорт и импорт данных
Как уже отмечалось выше, возможности Access 2007 предусматривают выполнение операций импорта и экспорта данных. Чтобы выполнить импорт данных, например, из таблицы Excel, откройте вкладку Внешние данные и в панели Импорт нажмите кнопку Excel. В результате откроется окно, изображенное на рис. 4.12.
Рис. 4.12. Настройка параметров импорта
В поле Имя файла следует указать путь к файлу, из которого будут импортированы данные. Для этого нажмите расположенную справа кнопку Обзор и в открывшемся окне по обычным правилам Windows укажите требуемый путь. Затем с помощью переключателя выберите способ импорта.
При установке переключателя в положение Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных Microsoft Access автоматически создаст таблицу. Если же таблица уже создана, то ее содержимое будет заменено импортируемыми данными. При этом в базе данных не будут автоматически отражаться изменения, вносимые в файл-источник. Иначе говоря, если вы импортируете из файла Excel какие-то данные в базу данных Access, а затем внесете в файл-источник какие-либо корректировки, то в таблице Access они отражены не будут.
Если переключатель установлен в положение Добавить копию записей в конец таблицы, то справа становится доступным для редактирования поле, в котором из раскрывающегося списка следует выбрать название таблицы, в конец которой будут добавлены импортированные данные. При этом если такая таблица еще не создана, то Access 2007 создаст ее автоматически. Как и в предыдущем случае, если файл-источник после импорта данных подвергался редактированию, то эти изменения не найдут свое отражение в файле-приемнике (то есть в таблице, в которую были импортированы данные).
При выборе способа Создать связанную таблицу для связи с источником данных Access 2007 автоматически сформирует таблицу для импорта, которая будет сохранять связь с файлом-источником. Поэтому все изменения, которые впоследствии будут вноситься в файл-источник, найдут свое отражение и в таблице-приемнике. Однако обратное утверждение неверно, то есть при внесении изменений в таблицу-приемник они не будут отражаться в файле-источнике.
Когда вы выберете способ импорта и нажмете кнопку ОК, откроется окно, показанное на рис. 4.13.
Рис. 4.13. Второй этап настройки импорта
Если рабочая книга Excel, из которой вы импортируете данные, содержит более одного листа или несколько диапазонов, то нужно указать лист (диапазон), из которого будут импортированы данные. Установите переключатель в соответствующее положение (листы или диапазоны) и в расположенном справа поле щелчком кнопкой мыши укажите конкретный источник данных. После этого нажмите кнопку Далее.
В следующем окне находится флажок Первая строка содержит заголовки столбцов. Если его установить, то данные из первой строки будут использоваться в качестве имен полей таблицы. Нажав кнопку Далее, вы перейдете к заключительному этапу импорта, на котором вам нужно указать сведения, необходимые для создания связи с данными. Чтобы завершить настройку импорта и запустить его процесс, нажмите кнопку Готово (отметим, что кнопка Далее будет недоступной).
Что касается экспорта данных в таблицу Excel, то этот процесс выглядит несколько проще. Для настройки экспорта перейдите на вкладку Внешние данные и нажмите кнопку Excel группы Экспо рт. В результате откроется окно, изображенное на рис. 4.14.
Рис. 4.14. Настройка параметров экспорта данных в Excel
В поле Имя файла укажите полный путь для сохранения файла экспорта, а также имя данного файла. Для этого нажмите кнопку Обзор и в открывшемся окне Сохранение файла по обычным правилам Windows введите путь и имя файла.
Из раскрывающегося списка Формат файла выберите формат файла экспорта. Вы можете экспортировать данные в файл формата Excel 2007 либо в файл, совместимый с Excel 2007 и др.
Далее с помощью перечисленных ниже параметров выполните дополнительную настройку экспорта:
• Экспортировать данные с макетом и форматированием – при установленном данном флажке в процессе экспорта будет сохранена информация о форматировании и макете.
• Открыть целевой файл после завершения операции экспорта – если установить этот флажок, то файл-приемник будет автоматически открыт сразу по окончании экспорта. Однако данный флажок доступен для редактирования только при выполнении экспорта форматированных данных.
• Экспортировать только выбранные записи – с помощью этого флажка включают режим форматирования только выбранных записей. Чтобы данный флажок был доступен, необходимо одновременное выполнение двух условий: наличие выбранных записей и форматирование экспортируемых данных.
Чтобы запустить экспорт данных в соответствии с установленными параметрами, нажмите кнопку ОК. На рис. 4.15 показан результат экспорта таблицы Контакты в файл формата Excel 2007.
Рис. 4.15. Результат экспорта данных в Excel 2007
Аналогичным образом настраивается и выполняется экспорт данных в другие внешние файлы (текстовые, RTF и др.).