Аналіз рахунка
Мабуть, це другий за популярністю звіт після оборотно-сальдової відомості. Він швидко будується, компактний та досить інформативний. Вікно настройки його параметрів наведене на рисунку 11.7.
Рисунок 11.7 – Вікно настроювання параметрів
На закладці «Деталізація рахунку» задаються правила деталізації аналізованого рахунка за субрахунками або за субконто. Якщо вибраний варіант «По субконто», то у списку задаються види субконто, за якими потрібно деталізувати рахунок. На закладці «Деталізація кор. рахунків» можна задати правила деталізації кореспондуючих рахунків, але вони починають працювати після встановлення прапорця «По субрахунках і субконто кор. рахунків» на першій закладці. На закладці «Відбір» можна задати умови відбору.
Звіт виводить сальдо на початок і на кінець періоду та обороти вибраного рахунка з усіма іншими рахунками за вибраний період (рисунок 11.8).
Рисунок 11.8 – Аналіз рахунку
Аналіз субконто
Дізнатися про стан розрахунків з контрагентом чи загальну кількість матеріалів на складі – щоденне бухгалтерське завдання. Звіт «Аналіз субконто» дозволяє вирішити це завдання одним клацанням миші. Вікно настройки параметрів звіту показане на рисунку 11.9.
Рисунок 11.9 – Вікно настройки параметрів звіту
Вид субконто, за яким потрібно сформувати звіт, задають у табличній частині «Види субконто». Щоб створити рядок із зазначенням субконто, натиснемо на кнопку «Додати» і виберемо, наприклад, субконто «Контрагенти». На закладці «Відбір» установимо поле «Контрагенти» зі значенням «Візіо» і натиснемо на «ОК». Таким чином, у нас буде сформовано звіт щодо контрагента «Візіо» (рисунок 11.10):
Рисунок 11.10 – Формування звіту щодо контрагента «Візіо»
Якщо як перший вид субконто вказати «Контрагенти», як другий – «Договори», можна отримати звіт про стан розрахунків із контрагентами, розгорнутий за договорами.
Клацнувши по комірці з оборотами і сальдо по рахунку, ви отримаєте картку цього рахунка за вибраним субконто. Запустивши механізм деталізації з комірки, що належить до підсумкового рядка, отримують картку субконто.
Обороти рахунка
Звіт виводить початкові та кінцеві залишки рахунка, а також його обороти за вказаний період, деталізуючи інформацію в розрізі кореспондуючих рахунків (рисунок 11.11).
Рисунок 11.11 – Обороти рахунку
Рядки звіту може бути розшифровано Журналом проводок. Аналогічний звіт щодо рахунків податкового обліку можна сформувати з меню «Звіти → Обороти рахунку (податковий облік)».
Зведені проводки
У бухгалтерських підсумках розраховуються та зберігаються обороти між рахунками без урахування аналітики. Звіт «Зведені проводки» дозволяє вивести їх на екран і роздрукувати. Вікно сформованого звіту показане на рисунку 11.12. Там же зображене і вікно настройки параметрів звіту. За умовчанням зведені проводки виводяться в порядку дебету рахунків («По дебетових рахунках»). Позначивши галочкою пункт «По кредитових рахунках», ви зміните порядок виведення на протилежний.
Рисунок 11.12 – Вікно сформованого звіту
Механізм деталізації дозволяє розгорнути рядок, що вас цікавить, у стандартному «Звіті по проводках». Звіт «Зведені проводки» переважно використовують для пошуку помилкових проводок. Виглядає він набагато компактніше, ніж описана вище «шахматка», а надає бухгалтеру фактично ту саму інформацію. Для податкового обліку цей вид звіту не передбачений.
Головна книга
Головна книга використовується для узагальнення даних журналів, взаємної перевірки правильності записів по окремих рахунках та побудови фінансової звітності. Тільки закривши період у Головній книзі, бухгалтер отримує можливість побудувати оборотно-сальдову відомість і баланс. Помилки (в особливо складних випадках) можна відшукати, побудувавши «шахматку».
Рисунок 11.13 – Настроювання звіту
Настройки звіту складаються із двох закладок – «Загальні» і «Розгорнуте сальдо» (рисунок 11.13). На першій зазначають основні параметри (період, організацію, спосіб відображення даних). У полі «Період» задають періодичність, з якою виводитимуться проміжні підсумки. Якщо включено прапорець «Всі періоди», виводитимуться й ті періоди, за які не було обороту.
Якщо встановлено прапорець навпроти закладки «Розгорнуте сальдо», у звіті виводитимуться розгорнуті сальдо на початок та кінець кожного періоду. Настройки розрахунку розгорнутого сальдо задаються індивідуально для кожного рахунка на закладці «Розгорнуте сальдо».
Рисунок 11.14 – Сформований звіт
На закладці «Розгорнуте сальдо» задаються правила розрахунку розгорнутого сальдо для залишків на початок та кінець періодів. Сформований звіт показано на рисунку 11.14. Рядки звіту може бути розшифровано звітом «Обороти рахунку» або «Звітом по проводкам».
Діаграма
Звіт призначено для наочного відображення даних бухгалтерського обліку за вибраний період часу. За допомогою кнопки «Настройки» задаються параметри виведення інформації (рисунок 11.15). Розглянемо можливі параметри настроювання цього звіту. Закладка «Серії й точки» містить параметри джерела даних для діаграми, а саме:
«Серії» – дані, що утворюють серії при побудові діаграми;
«Точки» – дані, що утворюють окремі точки для серії діаграми;
«Максимум серій» – цей параметр визначає кількість серій, яку буде відображено в діаграмі. Якщо вибрано варіант «Ні», буде відображено всі серії. Варіант «Кількість» дозволяє відобразити лише зазначену кількість серій з максимальним значенням. Дані решти серій підсумовуються та виводяться у зведеній серії. Вибір варіанта «Відсоток від максимального» дозволяє відобразити лише ті серії, максимум яких перевищує поріг абсолютного максимуму даних, що відповідають настроюванню.
Рисунок 11.15 – Задання параметрів виведення інформації
На закладці «Діаграма» знаходяться параметри відображення діаграми:
«Тип діаграми» – вибирається вид зображення даних (гістограма об'ємна. графік тощо);
«Вид підписів» – визначаються параметри підписів, що використовуються для пояснення значення кожної точки діаграми;
«Розсування» – визначаються параметри розсування секторів для кругових діаграм. Може висуватися сектор з максимальним або мінімальним значенням, можуть розсуватися всі сектори.
Також задається виведення облямовування, відображення заголовка, відображення легенди тощо. Діаграму з параметрами показано нижче (рисунок 11.16).
Рисунок 11.16 – Діаграма з параметрами
Дані діаграми може бути розшифровано діаграмою такого ж типу за іншим: серіями.
Детальні звіти
Картка рахунка (бухгалтерський облік)
Цей звіт дозволяє отримати детальну інформацію про зміну стану рахунка в часі – покроково, тобто за проводками. Якщо по вибраному рахунку ведуть аналітичний обліки то формувати звіт без вибору конкретних значень аналітики не має сенсу. Сальдо й обороти по рахунку легко отримати і за допомогою зведеного звіту. А кількість виведених звітом проводок буде такою великою, що значно утруднить аналіз та контроль.
Звіт подано у вигляді таблиці, один рядок таблиці – це одна проводка. Крім того, у картці рахунка показуються залишки на початок та кінець періоду, обороти за період і залишки після кожної проводки.
Рисунок 11.17 – Форма настроювання звіту
Форма настроювання звіту (кнопка «Настройка») складається з двох закладок – «Загальні» та «Відбір» (рисунок 11.17). На закладці «Загальні» встановлюють дати початку га кінця періоду звіту, указують організацію, за даними бухгалтерського обліку якої будується картка, рахунок обліку та період, за який потрібно виводити обороти. На закладці «Відбір» можна встановити варіант відбору значень, що виводяться у звіті. Звіт із настройками, наведеними на рисунку 11.17, показано на рисунку 11.18.
Рисунок 11.18 – Звіт із настроюваннями
Рядки звіту, що містять дані про проводки, розшифровуються відкриттям документа, який сформував цю проводку. Аналогічний звіт для рахунків податкового обліку можна сформувати, зайшовши до меню «Звіти → Картка рахунку (податковий облік)».
Картка субконто
Звіт дозволяє отримати повну покрокову (за проводками) картину операцій щодо конкретних об'єктів аналітичного обліку, але не по окремому рахунку, а по всіх рахунках, в яких субконто кореспондує. Діалогове вікно настроювання звіту містить ті самі реквізити, що й показане на рисунку 11.19 вікно настройок звіту «Картка рахунку», немає тільки реквізиту «Рахунок» (замість нього в табличній частині настройок необхідно вказати субконто). І заповнюється вікно за описаними вище правилами.
Рисунок 11.19 – Діалогове вікно настроювання звіту
Вікно звіту, сформоване згідно з показаними вище настройками, зображено на рисунку 11.20. Структура цього звіту така сама, як і у картки рахунка, але інформації виведено значно більше. У звіті на рисунку 11.20 показано всі проводки, в яких вибране субконто кореспондує. Як і в попередньому звіті, механізм деталізації перенесе вас спочатку до операції, потім – до документа, яким її сформовано.
Аналогічний звіт для податкового обліку можна сформувати, зайшовши до меню «Звіти→ Картка субконто (податковий облік)».
Рисунок 11.20 – Проведення, в яких кореспондує вибране субконто
А також звіти: Звіт щодо проводок; обороти між субконто; Залишки та обороти; антикризові звіти; універсальні звіти; звіти для керівника та інші.
Регламентовані звіти (РЗ)
До складу «1С:Бухгалтерії для України» входить набір регламентованих звітів. Регламентованими називають такі звіти, форми та порядок подання яких установлюються різними законодавчими органами. До них належать:
форми фінансової звітності;
звітність до позабюджетних соціальних фондів;
податкові декларації та розрахунки;
форми статистики;
різні довідки.
До основних можливостей регламентованої звітності можна віднести:
настроювання складу звіту;
заповнення показників звітності вручну та автоматично за даними інформаційної бази;
редагування автоматично заповнених показників;
розшифрування заповнення показників;
виведення у друкованій формі;
вивантаження в електронному вигляді, а саме використання затвердженого ДПАУ формату звітності (що базується на форматі XML) та перевірку при вивантаженні звіту на відповідність до нормативної XML-схеми;
зберігання архіву звітності.
Формування регламентованої звітності щодо податків базується на первинних оперативних документах. При оформленні господарських операцій у формі документів вибирається відповідна стаття податкової декларації, за якою слід відображати цю операцію в регламентованій звітності.
Для роботи зі списком форм РЗ призначено довідник «Регламентовані звіти» (меню «Звіти -> Регламентовані звіти»).
Відкривши журнал «Регламентована й фінансова звітність» (рисунок 11.21), ви побачите, що закладка «Журнал звітів» буде порожньою, надалі на ній виводитиметься список усіх сформованих в інформаційній базі звітів. Натиснувши на кнопку у верхній командній панелі «Довідник звітів», ми цим відкриємо довідник «Регламентовані звіти» (рисунок 11.21).
Рисунок 11.21 – Довідник «Регламентовані звіти»
Зберігання форм РЗ здійснюється в ієрархічному списку: усі звіти організовано в групи за видами звітності (фінансова, податкова тощо, див. рисунок 11.21), а всередині кожної групи – за окремими формами звітності (податковими деклараціями).
Довідник «Регламентовані звіти» за умовчанням заповнено: до нього включено всі звіти, що входять до поставки програмного продукту. Для вибраного у списку звіту в нижній частині діалогу виводиться стислий опис (якщо такий опис для звіту існує, див. рисунок 11.22).
Рисунок 11.22 – Зберігання форм РЗ
На рисунку 11.23 за допомогою цієї кнопки приховано «Звіт малого підприємства (стандарт № 25)».
Рисунок 11.23 – Керування списком звітів
«Відновити» – показати раніше приховані у списку форми звітності. Після натиснення на цю кнопку список звітів повністю повертається до вихідного стану;
«Новий» – відкриває новий РЗ того виду, який виділено у списку звітів (див. рисунок 11.24);
Рисунок 11.24 – Відкриття нового РЗ
«Журнал звітів» – відкриває журнал РЗ, в якому зберігаються всі раніше введені та збережені звіти (рисунок 11.25). Отже, уведений та збережений РЗ – це окремий документ. Із Журналу звітів можна відкрити будь-який раніше сформований звіт, унести до нього зміни і зберегти наново з уже внесеними змінами;
Рисунок 11.25 – Відкриття журналу РЗ
– «Оновити» – відновити список звітів у первісному вигляді. Це необхідно в тому випадку, коли об'єкти конфігурації, що реалізують форми РЗ, оновлено, або до конфігурації додани нові форми звітності (нові об'єкти конфігурації). При оновленні користувачу видається список форм звітності, і він може вибрати, які саме найменування звітів слід відновити. При відновленні списку програма намагається максимально зберегти призначені для користувача настройки списку.
Після натиснення на кнопку «Оновити» відкривається діалогове вікно запиту на оновлення (рисунок 11.26). Натискуємо на кнопку «Так» – тепер у вікні вибору оновлюваних звітів ставимо прапорці напроти тих звітів, які слід оновити.
Рисунок 11.26 – Діалогове вікно запиту на оновлення
Для введення нового РЗ необхідно знайти в довіднику «Регламентовані звіти» рядок з найменуванням потрібного звіту і двічі клацнути по ньому мишею.
При цьому відкривається спеціальне діалогове вікно, призначене для:
вибору періоду формування РЗ;
автоматичного визначення форми РЗ відповідно до вибраного періоду.
Кнопка «Вибрати форму» стає доступною, якщо РЗ може бути складено за різними формами. У цьому випадку в користувача з'являється можливість вибору тієї редакції форми РЗ, що не відповідає зазначеному звітному періоду (якщо така існує).
Змінити звітний період у вже відкритому звіті не можна: якщо звіт не записано, можна відмовитися від уведення звіту і, знову через стартову форму, відкрити звіт за інший період.
РЗ за вибраною користувачем формою відкривається після натиснення на кнопку «ОК» у стартовій формі звіту. У відкритому звіті автоматично буде встановлено звітний період, зазначений у стартових настройках.
Форма для складання РЗ містить бланк звіту, тобто табличний документ «1С:Підприємство», що працює в режимі введення даних, а також діалог управління заповненням і друкування поточного звіту.
У верхній частині діалогу необхідно вказати організацію, для якої складається звіт, змінити одиницю виміру і точність виведення сум у звіті, якщо необхідно, щоб вона відрізнялася від установленої законодавчо, а також зазначити дату підписання звіту (рисунок 11.27). У деяких випадках у верхній та нижній частинах діалогу можуть розташовуватися й інші елементи.
Рисунок 11.27 – Діалог управління заповненням і друкування поточного звіту
Після заповнення звіту система може видати службові повідомлення про некоректність сум (рисунок 11.28):
Рисунок 11.28 – Службове повідомлення про некоректність сум
Відредагований табличний документ можна зберегти у вигляді файлу (рисунок 11.29).
Рисунок 11.29 – Зберігання відредагованого табличного документу
Друкування звітів
Друкування всіх звітів провадиться однаково. Коли активне вікно, яке можна роздрукувати, стануть доступними пункти «Друк» і «Перегляд» підменю «Файл» головного меню програми. Зверніть увагу: активним має бути вікно сформованого звіту. Вікно встановлення його параметрів не виводиться на друк та активізацію кнопок не викликає.
Кнопка «Попередній перегляд» дозволяє побачити, як звіт виглядатиме на екрані. Перегорнувши сторінки, можна клацнути по кнопці «Друк» вікна перегляду. Відкриється діалогове вікно друкування, в якому можна вибрати принтер і встановити кількість копій, що роздруковуються.
Кількість сторінок у звіті може бути дуже великою. З великим звітом набагато зручніше працювати, якщо його сторінки послідовно пронумеровано. В «1С:Бухгалтерії 8 для України» є засоби для автоматичної нумерації сторінок звітів – це «Настройка колонтитулів стандартних звітів» (меню «Звіти»).