Багатовимірний аналітичний облік

Згідно з Інструкцією № 291 аналітичний облік розрахунків з покупцями і замовниками ведуть за кожним контрагентом. Облік заборгованостей приписується вести не лише за дебіторами (кредиторами), а й за видами заборгованості, а також за строками її погашення.

У типовій конфігурації «1С: Бухгалтерія для України» до кожного субрахунку Плану рахунків передбачена можливість підключення трьох видів субконто (колонки «Субконто 1», «Субконто 2» і «Субконто 3»). На практиці цього цілком достатньо. Нагадаємо, що позначення (об.) перед найменуванням виду субконто означає, що аналітичний облік у розрізі цього субконто ведеться тільки за оборотами, підсумки щодо залишків не виводяться.

Під час уведення до інформаційної бази проводок на бухгалтерських рахунках накопичуються суми. Механізм субконто дозволяє проаналізувати суми, накопичені на синтетичних рахунках, за аналітичними напрямами. Субконто можна розглядати як додаткову інформацію до бухгалтерського рахунка. Але важливо пам'ятати, що субконто – це не субрахунок. На відміну від субрахунку, який може належати лише рахунку (субрахунку) вищого порядку, один і той самий вид субконто можна підключити до декількох рахунків. Причому до різних субрахунків того самого рахунка допускається підключати різні види субконто (рисунок 2.15).

Погляньте, наприклад, на склад аналітики рахунка 33 «Прочие денежные средства»: до його субрахунків 333 і 334 підключено вид субконто «Контрагенты», а до субрахунків 341 та 342 – «Ценные бумаги». Щоб таке було можливим, до «старшого» рахунка 33 не підключений жоден вид субконто.

Рисунок 2.15 – Можливость підключення різніх видів субконто до різних субрахунків одного рахунку

Оскільки рахунки, унесені до плану рахунків на етапі конфігурації системи, захищені від змін, можливості підключення аналітики в режимі «1С: Бухгалтерія для України» дуже обмежені. Для рахунка (субрахунку), уже наявного в ІБ, аналітику в цьому режимі змінити неможливо. Але якщо до існуючого рахунка (субрахунку) дозволяється додати підпорядкований субрахунок, то підключити до нього види субконто буде нескладно. У Плані рахунків є субрахунок 284 «Тара під товарами». Облік порожньої тари (наприклад, ящиків, що звільнилися після продажу товару) зручніше вести на окремому субрахунку. У «1С: Бухгалтерії для України» перейдемо до вікна Плану рахунків і клавішею Insert відкриємо вікно введення нового субрахунку (рисунок 2.16). У вікні введемо код субрахунку та його найменування. Позначимо галочкою, що за субрахунком здійснюватиметься кількісний облік. Укажемо, що новий субрахунок буде активним, і в табличній частині додамо рядок. У ньому в графі «Вид» виберемо значення «Склади» (це буде Субконто 1).

Аналогічно вкажемо «Номенклатуру» як другий та «Партії» – як третій вид субконто і клацнемо по кнопці «ОК».

Рисунок 2.16 – Створення нового субрахунку

До плану рахунків додасться новий субрахунок, і аналітичний облік за ним здійснюватиметься в розрізах місць зберігання, номенклатури та партій.

Введення початкових залишків

Якщо підприємство нове і господарські операції ще не проводились, то можна відразу починати вести облік. Якщо ж система впроваджується на діючому підприємстві, необхідно ввести залишки на початок звітного періоду.

Скористаємось документом Операція (бухгалтерський і податковий облік). Його можна відкрити за допомогою меню Операції. Панелі функцій.

Натискаємо кнопку Додати і заповнюємо документ, як показано на рисунку.

Пояснення:

– Залишки по рахунках потрібно вводити на початок звітного періоду, наприклад кварталу. Внесемо залишки на початок 4-го кварталу, тобто у полі від: вкажемо дату 30.09.20хх (тобто, останній день 3-го кварталу).

– Вибираємо організацію Наша організація, поле Сума операції не заповнюємо, воно заповниться автоматично після введення даних.

• У полі Зміст пишемо «сальдо».

• Спосіб заповнення – Вручну.

• – На панелі інструментів вкладки Бухгалтерський облік натискаємо кнопку Додати.

• – У полі Рахунок Дт набираємо на клавіатурі 301.

• – У полі Субконто Дт з’являється довідник Статті руху грошових коштів → кнопка Додати → вводимо найменування Каса гривня → Enter (назва занесена в довідник) → Enter (назва каси занесена в поле Субконто Дт).

• – У полі Рахунок Кт вибираємо допоміжний рахунок 00. Він не має субконто.

• Допоміжний рахунок 00 використовується лише при введенні залишків по рахунках. Сальдо по 00 рахунку завжди дорівнює нулю. Якщо це не так, значить при введенні даних допущена помилка.

Далі вводимо суму, зміст операції і номер журналу, як на рисунку нижче.

Після заповнення даних по першій операції знову натискаємо кнопку Додати і вводимо другу операцію, вибравши розрахунковий рахунок у довіднику Банківські рахунки (у полі Субконто Дт).

Третя операція:

У полі Субконто Дт 104 рахунка зявився довідник Основні засоби → кнопка Додати → вводимо назву Принтер НР 1600, заповнюємо інші поля → кнопка ОК (запис з’явився у довіднику Основні засоби) → Enter (принтер занесений в поле Субконто Дт).