Раздел 2. Функциональные и обеспечивающие подсистемы автоматизированных информационных систем.

Тема 5. Информационное обеспечение информационных систем и технологий в менеджменте.

Понятие информационного обеспечения, его структура

Становление рыночных отношений определяется повышени­ем уровня управления экономикой. Управление следует рассматривать как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым объектом и внешней средой.

Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде.

Процесс управления включает сбор, обработку и передачу ин­формации для выработки управляющих решений. Информация явля­ется предметом труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности. При рассмотрении структуры ин­формации выделяются отдельные ее элементы, которые могут быть и простыми и сложными. Простые элементы не поддаются дальней­шему расчленению; сложные образуются как сочетание различных элементов и представляются информационными совокупностями.

Структурные элементы называются информационными единица­ми. Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых — логический — позволяет устано­вить структурные элементы в зависимости от функционального на­значения информации и ее особенностей. Выделяют следующие структурные единицы: реквизит, показатель, информационные со­общения, информационный массив, информационный поток, ин­формационная система. Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты, из которых формируются более сложные струк­туры информации. Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое со­держание и не поддающееся дальнейшему делению. Буквенная ин­формация может быть представлена в виде кодовых обозначений (например, код подразделения). При машинной обработке синони­мами понятия «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут». Реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются на реквизиты.-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты- признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизи­ты-основания — количественную. Например, в качестве реквизита - признака выступает наименование подразделения и его код, а рекви­зиты-основания — количество работающих. Каждый документ вклю­чает любое число реквизитов-признаков и реквизитов-оснований.

Однородные реквизиты-признаки объединяются в номенклатуру (например, номенклатура продукции). В документах обычно выде­ляются доминирующие реквизиты-признаки, т. е. те, по которым производится группировка. Ими могут быть коды подразделений, продукции и др. Каждый реквизит имеет форму и содержание. Фор­ма — это наименование реквизита, например, наименование про­дукции. Содержание отражает его конкретное значение (чугун). Од­ному наименованию реквизита может соответствовать множество его значений. Реквизиты неоднородны по характеру выполняемых над ними действий. Реквизиты-признаки подлежат логической обработ­ке; реквизиты-основания — арифметической. Реквизиты, объединя­ясь, образует структурную единицу более высокого уровня. Сочета­ние одного основания и всех относящихся к нему признаков образу­ет показатель.

Показатель — логическое высказывание, содержащее качествен­ную и количественную характеристики отображаемого явления. Приведем пример построения показателя выпуска чугуна с номенк­латурным номером 824 в мае в количестве 200 тонн. Структура пока­зателя может быть представлена так:

Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. В доку­ментах, как правило, содержится большое количество показателей. Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре показателей. При организации базы данных показатели как еди­ницы информации формируют ее содержание. Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму. Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует ин­формационное сообщение. Группа однородных документов, объединен­ных по определенному признаку (например, отчетному периоду), со­ставляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации. Массивы по различ­ным признакам могут объединяться в потоки, используемые при ре­шении различных комплексов задач управления. Отношение инфор­мации к той или иной функции управления дает основание выделить сложную структуру информации как информационную подсистему. Ин­формационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.

При обработке информации реквизиты-признаки и реквизиты- основания часто называют данными. Данными принято называть информацию, представленную в формализованном виде, позволяю­щем передавать ее, хранить на различных носителях и обрабатывать.

Таким образом, каждому показателю соответствует множество кон­кретных значений — данных, которые после автоматизированной обра­ботки приобретают экономический смысл, снова становятся информа­цией, которая используется для формирования управляющих решений.

Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации, размер которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управ­ления крупного предприятия обращается несколько десятков тысяч показателей, несколько миллионов материальных и трудовых норма­тивов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над ко­торыми выполняются различные операции преобразования.

Управленческую информацию классифицируют по различным признакам:

• источникам возникновения: первичная и производная (проме­жуточная, командная, отчетная);

• способу фиксации: устная и документированная;

• способу выражения: цифровая и алфавитная;

• характеру фиксации данных: фиксируемая и нефиксируемая;

• направлению движения: входящая и исходящая;

• стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);

• функциям управления;

• принадлежности к сферам деятельности и функциям управления: конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, плано­во-экономическая, оперативно-производственная;

■ времени возникновения: о прошлых, текущих и будущих со­бытиях.

Информационная система с позиции менеджмента представляет систему управления, где реализуются различные ее функции. Функ­ции управления можно классифицировать по различным признакам: принадлежности к различным видам управленческой деятельности, содержанию процесса управления, сфере производственной деятель­ности и др. Все они характеризуются определенным составом инфор­мации (показателей, информационных сообщений, информационных массивов).

Общими функциями управления считаются такие, как прогнози­рование, планирование, организация, оперативное управление, учет и анализ, контроль и регулирование, принятие управленческих реше­ний. Специальные функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство; контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами. Создание информационных систем и инфор­мационных технологий требует специальной организации информа­ции и выделения специальной подсистемы — информационного обеспечения.

Информационное обеспечение (ИО) — важнейший элемент ИС и ИТ — предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации — вариантов организа­ции документооборота; систем классификации и кодирования эко­номической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в ма­шине и на машинных носителях и имеющие различную степень ор­ганизации. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями. В ходе раз­работки ИО ИС определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Со­ставляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется органи­зация информационного фонда, определяется состав базы данных.

Цель разработки ИО ИТ — повышение качества управления орга­низацией на основе повышения достоверности и своевременности дан­ных, необходимых для принятия управленческих решений.

Основное назначение ИО — обеспечивать такую организацию и представление информации, которые отвечали бы любым требовани­ям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.

Назначение информационного обеспечения обусловливает и тре­бования, предъявляемые к нему.

• Представлять полную, достоверную и своевременную инфор­мацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управ­ленческих решений в функциональных подсистемах ИТ с миниму­мом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу.

• Обеспечивать взаимную увязку задач функциональных подсис­тем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.

• Предусматривать эффективную организацию хранения и по­иска данных, позволяющую формировать данные в рабочие массивы под регламентированные задачи и функционировать в режиме ин­формационно-справочного обслуживания.

• В процессе решения экономических задач обеспечивать совмест­ную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога.

Одна часть информационного обеспечения учитывает особенно­сти взаимодействия пользователя с ПК при выполнении технологи­ческих операций по обработке информации, другая связана с орга­низацией в компьютере различных информационных массивов, ис­пользуемых для решения экономических задач и передачи данных. Поэтому в составе ИО выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Внемашинное ИО включает систему экономических показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, доку­ментацию.

Внутримашинное ИО — система специальным образом организо­ванных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоп­лению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки дан­ных, базы знаний, а также их системы.

Внемашинное информационное обеспечение

Система показателей служит основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения и представляет собой совокупность взаимосвязанных социальных, экономических и технико-экономических показателей, используе­мых для решения задач ИС. Она определяет содержание управленче­ских документов и массивов. Например, система экономических по­казателей, представленная в балансе предприятия, в наряде на сдельную оплату труда и пр.

Система показателей менеджмента предназначена для отражения различных функций управления, связанных с прогнозированием, пла­нированием, организацией, оперативным управлением, учетом и анали­зом, контролем и регулированием, принятием управленческих решений.

Система показателей устанавливается также в зависимости от уровня управления: корпорация, концерн, фирма, предприятие, ор­ганизация, подразделение.

На уровне корпорации, концерна осуществляется стратегический менеджмент, обеспечивающий стратегию конкурентного предприятия и разработку долгосрочных планов. С этой целью используются, на­пример, системы показателей рынка ценных бумаг, биржевого дела.

Фирмы, входящие в корпорацию, осуществляют свою деловую стратегию. Ее задача — обеспечить долгосрочное конкурентное про­изводство. Для этого нужны показатели о выпускаемых товарах, изу­чение показателей конкурентных компаний, рынка.

Для осуществления функции планирования каждому уровню управления присуща своя система показателей. Так, например, на уровне предприятия используются показатели бизнес-плана, объема реализуемой продукции, платежей в бюджет, объема капитальных вложений, ввода в действие основных фондов, объемов поставок и др. Внутрифирменная информация в основном решает задачи орга­низации технологического процесса и носит производственный ха­рактер. Принятие управленческих решений базируется на отборе, обработке и анализе данных хозяйственного учета: оперативного, финансового (бухгалтерского) и статистического, каждый из которых выполняет свои специфические функции и имеет определенный со­став взаимосвязанных показателей. Так, данные оперативного учета содержат различные показатели в первичных учетных документах (о выработке, поступлении материалов, отгрузке продукции и др.). Данные финансового учета отражаются системой показателей, пре­дусмотренных планом счетов бухгалтерского учета и утвержденной финансовой отчетности. Система статистических показателей, сфор­мированная на основании данных бухгалтерского учета, содержится в единых формах статистической отчетности. Показатели бухгалтер­ской и статистической отчетности отражают состояние предприятия, фирмы на определенную дату (месяц, квартал, год). Основная цель отчетности — предоставление заинтересованным сторонам инфор­мации о финансовом положении, результатах хозяйственной дея­тельности, прибыльности (убыточности), перспективе развития. Ба­ланс является одним из важнейших отчетных документов и отражает наличие финансовых средств у предприятия на определенную дату. Показатели баланса делятся на две части: актив и пассив. В активе показатели группируются по составу и размещению финансовых средств предприятия, в пассиве — по источникам их формирования.

Функция анализа осуществляется в процессе исследования и изу­чения системы управления на базе данных отчетности. Анализ хо­зяйственной деятельности играет важную роль в системе управления предприятием (фирмой) и тесно связан со всеми функциями управ­ления. Анализ призван определить экономическую эффективность производственно-сбытовой деятельности фирмы за отчетный период, а также направления дальнейшего развития. Выделяют системы ана­литических показателей внешнего и внутреннего анализа. Показате­ли внешнего анализа дают сведения об имущественном состоянии фирмы, его финансовой устойчивости и платежеспособности, ис­пользовании капитала и рентабельности, изменении финансового состояния за отчетный период, о распределении прибыли, информа­цию о связях предприятия с денежными рынками, банками, постав­щиками и потребителями, взаимоотношениях с акционерами, креди­торами, налоговыми ведомствами. Внутренний анализ содержит пока­затели, характеризующие хозяйственную деятельность фирмы, показа­тели эффективности деятельности фирмы (прибыль, оборачиваемость капитала, анализ структуры капитала, показатели ликвидности, кон­курентоспособность, анализ издержек обращения и др.).

Финансовый контроль охватывает все стороны деятельности фирмы (предприятия) и осуществляется на основании сравнения плановых и фактических показателей, выявления отклонений по трудовым ресур­сам, продукции, производству. Контроль выполняется различными структурными подразделениями: планово-финансовым управлением, бухгалтерией, экономистами подразделений. Автоматизированная обра­ботка экономических задач значительно усиливает функции контроля.

Регулирование охватывает все сферы деятельности фирмы и за­ключается в принятии решений по ликвидации отклонений, выяв­ленных на стадии контроля.

Принятие управленческих решений — это выбор альтернативы, осуществляемый руководителем в рамках его должностных полномо­чий и компетенции, направленной на достижение конкретных целей. Управленческие решения могут оформляться документом (приказ, распоряжение, письмо) или носить устную форму. Принятие управ­ленческих решений происходит на основе обработки различной ин­формации о положении дел на предприятии, состоянии внутренней и внешней среды. Используются показатели прибыли, объема про­даж, производительности труда, качества товаров и услуг, кадров и др. В ходе обработки показатели анализируются, сравниваются ре­альные значения с запланированными.

При принятии решения руководитель пользуется критериями выбора, в качестве которых служат различные показатели. Напри­мер, при приобретении нового оборудования учитываются его цена и производительность.

Система показателей, связанная с управлением производством, зани­мает значительное место в менеджменте. Например, для управления технологической подготовкой производства используются различные системы показателей, связанные с нормами расхода материалов, нор­мами времени и расценками на деталь (соединения), трудоемкостью на изготавливаемую продукцию, применяемости деталей и т. д. Для опера­тивного управления основным и вспомогательным производством раз­рабатывается система показателей бизнес-плана, например планируемое количество выпускаемых изделий, трудоемкость программ, плановая численность работающих, потребное количество оборудования, расчет плановой себестоимости выпускаемой продукции и т. д.

Функция управления качеством продукции осуществляется за счет использования показателей стандартов качества на выпускаемую продукцию и ее конкурентоспособности, показателей материального стимулирования за высококачественную продукцию.

Функция управления трудовыми ресурсами выполняется на основа­нии показателей учета и анализа численности состава и использова­ния кадров, выполнения норм выработки, использования рабочего времени, текучести кадров и др.

Широкое использование имеют общесистемные массивы норма­тивно-справочной информации (словарь профессий, специально­стей, разрядов и т. д.). Особое место в системе показателей, осуще­ствляющих функции управления, занимает маркетинговая служба предприятия, деятельность которой направлена на максимальное приспособление производства продукции к требованиям рынка, за­просам потребителей и выполнение установленных показателей при­были. Разработка программы маркетинга по продукту составляет яд­ро маркетинговой деятельности. Целью этой программы является разработка на основе полученной информации системы оптималь­ных технико-экономических показателей продукции, определение их рентабельности и проверки многовариантных расчетов эффективно­сти ее производства и сбыта для принятия управленческих решений и планирования производства.

Главными показателями программы маркетинга являются: объем выпуска продукции (новой и усовершенствованной) в натуральном и стоимостном выражении, выбор потребителя, сопоставление издержек производства, цены, прибыли по каждому продукту, финансовые за­траты и оценка рентабельности производства.

Приведенный состав показателей, относящихся к различным функциям управления, является основной частью информационного обеспечения автоматизированных рабочих мест пользователей, кото­рые организованы на различных уровнях управления и входят в ло­кальную вычислительную сеть предприятия.

Предусматривается организация автоматизированных рабочих мест в планово-экономических службах предприятия, в бухгалтерии, в подразделении, осуществляющем техническую подготовку производ­ства, на складах, в маркетинговых службах, в производственных под­разделениях, торговых залах, а также в подразделениях предприятия, осуществляющих закупку материалов и продажу готовой продукции.

В особую группу можно отнести показатели, связанные с расче­том эффективности менеджмента организации, где используются обобщающие показатели, характеризующие конечный результат ра­боты предприятия: объем производства, прибыль, рентабельность и частные показатели использования отдельных видов ресурсов: труда, основных фондов, инвестиций. Все показатели экономической эф­фективности делятся на количественные (экономия трудоемкости и стоимости) и качественные, отражающие достижения социальной эффективности (повышение научно-технического уровня, интегра­ция производственных процессов, повышение квалификации).

Системы классификации и кодирования

Автоматизированная обработка на ЭВМ позволяет составлять различные сводки, таблицы, ведомости, где информация сгруппиро­вана по каким-либо реквизитам-признакам, например по работаю­щим подразделениям.

Для выполнения группировок появляется необходимость кодирова­ния этих группировочных реквизитов-признаков условными обозначе­ниями, для чего используются системы классификаций и кодирования. Они позволяют представить информацию в форме, удобной для воспри­ятия машиной. Как правило, кодируются те буквенные выражения рек­визитов-признаков, по которым делается группировка. Для этого потре­бовалось создание средств формализованного описания экономической информации, на основе которых составляют классификаторы. Классифи­катор — это систематизированный свод однородных наименований, т. е. классифицируемых объектов и их кодовых обозначений.

Код представляет собой условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования.

Коды могут быть цифровыми, буквенными, комбинированными. При обработке экономической информации часто применяют мне­мокоды, штрих-коды; в ряде случаев машина сама может кодировать заносимые в нее объекты. Используется самая простая система ко­дирования — порядковая. В качестве мнемокода применяется услов­ное короткое буквенное обозначение объекта. Например, материаль­но-ответственному лицу присваивается мнемокод «МОЛ».

Процесс присвоения объектам кодовых обозначений называется кодированием.

Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности коди­руемой информации.

С помощью кодирования обеспечивается выполнение основных функций, связанных с обработкой экономической информации: ми­нимизация объема призначной информации при вводе ее в вычисли­тельную систему и передаче по каналам связи; сортировка и поиск информации по ключевым признакам; разработка сводных экономи­ческих отчетов по различным признакам; декодирование при пере­ходе от кодов-признаков к их наименованиям при печати сводных экономических отчетов.

Систематизация экономической информации вызывает необхо­димость применения различных классификаторов:

• Общегосударственные классификаторы (ОК), разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны.

• Отраслевые, единые для конкретной отрасли.

• Региональные, единые для данной территории.

• Локальные, составляемые на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, фирмы.

Разработка локальных классификаторов ведется на местах при проектировании ИС. Наряду с ними на предприятиях используются и классификаторы общегосударственного и отраслевого значения.

Классификаторы общегосударственного значения составляют Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК), насчиты­вают около четырех десятков и условно делятся на 4 группы:

• Классификаторы трудовых и природных ресурсов, например ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

• Классификаторы информации о структуре экономики (СООГУ) и административно-территориальном делении страны (СОАТО).

• Классификаторы информации о продукции и услугах (ОК промышленной и сельскохозяйственной продукции — ОКП), ОК строительной продукции.

• Классификаторы технико-экономических показателей (ОКТЭП), управленческой документации (ОКУД), единиц измерения (ОКЕИ) и др.

Большинство классификаторов имеет блочную структуру кодовых слов, что позволяет вести компьютерную обработку информации с ис­пользованием отдельных блоков кодовых обозначений или их частей.

В табл. 5.1 и 5.2 приведены примеры кодовых слов (с указанием их значности) структур Общегосударственных классификаторов про­мышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП) и Единого государственного регистра предприятий и организаций (ЕГРПО).

Таблица 5.1. Структура ОКП

Таблица 5.2. Структура ЕГРПО

Приведем примеры построения некоторых ОК, имеющих наи­большее применение при автоматизированной обработке экономиче­ских показателей на предприятии. Как правило, эти коды проставля­ются в сводных отчетах, а также в некоторых первичных документах, например в счете-фактуре, платежных документах.

ОК отраслей (ОКОНХ) используется для анализа структуры отрасли; код пятизначный, включает следующие признаки: отрасль, подотрасль, вид, группу, подгруппу.

ОК предприятий и организаций (ОКПО) — регистрационный номер предприятия, присваиваемый органами госстатистики, код восьмизначный;

КОПФ — код организационно-правовой формы, означает при­надлежность предприятия к различным формам собственности;

ОКЕИ — код единицы измерения; например, составляемый в тыс. рублей баланс предприятия имеет код «0372»;

ОКУД — код управленческой документации, семизначный; например, баланс имеет код «0710001»;

Идентифицированный номер налогоплательщика (ИНН) — десятизначный; первый и второй знаки означают территорию, тре­тий и четвертый — номер государственной налоговой инспекции, остальные — номер налогоплательщика и контрольный разряд;

Код лицевого счета организации заполняется в платежных до­кументах, предоставляемых в банк; код построен в соответствии с указаниями Центробанка РФ и международными требованиями, имеет сложное построение: включает от 20 до 28 знаков и 11 выде­ленных признаков.

Локальные коды, как уже отмечалось, составляются на номенк­латуры, специфичные для данной организации. Сюда входит широ­кий круг номенклатур, используемых различными подразделениями и службами ее управления. При этом должно соблюдаться неукосни­тельное правило: локальные коды должны быть едиными при реше­нии различных экономических задач. Например, коды табличных номеров одновременно используются управлением кадров для учета численности работающих и в бухгалтерии для выполнения расчетов по заработной плате; коды материалов — при заготовлении материа­лов в отделе снабжения; при учете их движения — на складе.

Основными номенклатурами локальных кодов на предприятии являются: структурные подразделения, работающие поставщики и покупатели, акционеры, материалы, готовая продукция, изделия, детали, соединения, полуфабрикаты; операции технологического процесса; основные средства, специальности и др.

Приступая к составлению классификаторов, прежде всего опре­деляют, какие общегосударственные и отраслевые классификаторы можно использовать. Наряду со специалистом по информационной технологии в составлении классификаторов значительную роль иг­рают экономисты-пользователи. Рассмотрим порядок составления локальных классификаторов.

Разработка классификаторов состоит из четырех этапов:

• Установление перечня и количества объектов, подлежащих ко­дированию.

• Систематизация объектов по определенным классификацион­ным признакам (выбор системы классификации).

• Определение правил обозначения объектов кодирования (выбор системы кодирования).

• Разработка кодовых обозначений и положений по их ведению и внесению в них изменений.

На первом этапе определяются объекты (номенклатуры), подле­жащие кодированию. Ими могут быть работающие, материалы, под­разделения, оборудования, предприятия, организации и т. д. Затем по каждой номенклатуре устанавливается полный список всех пози­ций, подлежащих кодированию.

На втором этапе каждая номенклатура систематизируется по оп­ределенным классификационным признакам на основе выбранной системы классификации. Упорядоченное расположение классифици­руемых элементов на основе установленных взаимосвязей между признаками составляет систему классификации.

На третьем этапе на основании системы классификации опре­деляют правила обозначения объектов в соответствии с выбранной системой кодирования. Выбор системы кодирования в основном за­висит от количества классификационных признаков и разработанной системы классификации и структуры ее построения.

В практике машинной обработки экономической информации широко применяют следующие системы кодирования: порядковую, серийно-порядковую, позиционную, комбинированную, повторения, шахматную, штриховую.

На четвертом этапе осуществляется непосредственное присвое­ние объектам кодовых обозначений, т. е. выполняется процесс коди­рования — присвоение условных обозначений различным позициям номенклатуры. Заканчивается этот этап составлением классификато­ра, который оформляются в виде справочника.

Классификаторы имеют двоякое применение. Первое — для руч­ного проставления кодов в документах. В этом случае классификаторы оформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовки первичных и сводных документов к машинной обработке.

Так, в сводных бухгалтерских отчетах (баланс, отчет о прибылях и убытках и др.) в заголовочной части бланка проставляются коды по­стоянных признаков отчитывающейся организации: идентификаци­онный номер налогоплательщика (ИНН), код организации по ОКПО, отрасль (вид деятельности) по ОКОНХ, организационно-правовая форма по КОПФ, орган управления государственным имуществом по ОКПО; единица измерения по ОКЕИ.

Если при машинной обработке на предприятиях (организациях, фирмах) осуществляется ввод данных с первичных документов, то документы предварительно кодируются, коды проставляются вруч­ную в соответствии с инструкцией в специально отведенные места документа, в зоны постоянных и переменных признаков документа.

Второе применение кодов предусматривает хранение всех класси­фикаторов в памяти машины, на машинных носителях в банке данных, в качестве словарного фонда или условно-постоянной информации.

Хранение классификаторов в ЭВМ позволяет автоматически формировать необходимую текстовую информацию в выходных сводках. Например, в машине постоянно хранится справочник на работающих, где имеются такие реквизиты, как фамилия, имя, отче­ство, табельный номер, профессия и др. При расчете заработной платы на ПК с первичных документов по начислениям и удержани­ям в машину вводится только табельный номер работающего (без фамилии) и данные о заработной плате. В процессе обработки фа­милия, имя, отчество, взятые из справочника, подформировываются к каждому табельному номеру. В результате в расчетно-платежной документации печатаются все фамилии работающих.

К кодам предъявляется ряд требований. Они должны охватывать все объекты, подлежащие кодированию, и давать им однозначное обозначение; предоставлять возможность расширения объектов ко­дирования без изменения правил их обозначения; быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта (например, ко­ды материалов, подразделений должны быть едиными для задач бухгалтерского учета и технической подготовки производства); отли­чаться стабильностью, удобством восприятия и запоминания кодо­вых обозначений, обеспечивающим простоту заполнения, чтения и обработки; обладать максимальной информированностью кода при минимальной его значности; иметь возможность использования ко­дов для автоматического получения сводных итогов и автоматиче­ского контроля кодовых обозначений с целью обнаружения ошибок.

Назначение кодов состоит в обеспечении группировки информации в машине; подведении итогов по всем группировочным признакам и их печати в сводных таблицах; выполнении процедур поиска, хранения, выборки информации; передачи информации по каналам связи.

В последние годы стало широко использоваться штриховое кодирова­ние. Оно является наименее дорогостоящим и поэтому наиболее приме­нимым. Штриховой код основан на принципе двоичной системы счис­ления: информация запоминается как последовательность 0 и 1. Широ­ким линиям и широким промежуткам присваивается логическое значе­ние — 1, узким — 0. Штриховое кодирование есть способ построения кода с помощью чередования широких и узких, темных и светлых полос.

Применение штрихового кодирования позволяет получить необ­ходимую информацию, характеризующую товар, его свойства, и обеспечить возможность эффективного управления товародвижением вообще и к потребителю в частности, автоматизировать процессы расчетов за продаваемые товары и, следовательно, повысить эффек­тивность управления производством.

Система штрихового кодирования информации представляет со­бой совокупность вида штриховых кодов и технических средств нане­сения на носители информации, верификации качества печати, счи­тывания с носителей, а также предварительной обработки данных.

Пример штрихового кода UPC-12 представлен на рис. 5.1.

Рис.5.1. Пример кода UPC-12

В приведенном примере 3 — код лекарственных препаратов США, 00025 — код производителя, 00234 — код продукта, 9 — кон­трольное число.

Основными техническими средствами нанесения штриховых ко­дов на носители информации (бумага, самоклеющаяся пленка, ме­талл, керамика, текстильное полотно, пластмасса, резина и др.) яв­ляются оборудование для изготовления мастер-фильмов (шаблонов штриховых кодов), компактные печатающие устройства различного принципа действия. Верификация, или контроль, качества печати штриховых кодов может быть осуществлена специализированным оборудованием, оснащенным соответствующими программными средствами. Для считывания штрихового кода с носителей информа­ции используются сканирующие устройства различного типа: кон­тактные карандаши и сканеры; лазерные сканеры и мобильные тер­миналы, считывающие информацию на расстоянии. Мобильный терминал обеспечивает помимо считывания информации с носите­лей предварительную обработку данных и их передачу на компьютер для дальнейшего обобщения и анализа.

К средствам формализованного описания экономической ин­формации относится понятие «идентификатор».

Идентификатор — это условное обозначение реквизитов доку­ментов буквами латинского или русского алфавита; используется при описании реквизитов документов в постановке задач для после­дующего проектирования и программирования. Количество знаков должно находиться в диапазоне 3—8. Приведем примеры присвоения идентификаторов некоторым реквизитам (табл. 5.3).

Таблица 5.3. Присвоение идентификаторов

Идентификация реквизитов первичных документов, условно- постоянной информации и сводных отчетов производится в процес­се постановки задачи. Идентификаторы реквизитов соответствуют наименованиям полей в памяти машины.

Унифицированная система документации и организация документопотоков

Содержанием процесса управления является взаимодействие субъекта и объекта управления. Оно осуществляется посредством управленческих функций и выражается в преобразовании, анализе и оценке необходимой для принятия решений информации.

Основным носителем информации при этом является документ — материальный носитель, содержащий информацию в зафиксирован­ном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в со­ответствии с действующим законодательством правовое значение.

Документационное обеспечение видов работ и функций управле­ния называется документированием.

Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет собой систему документации.

От правильной и тщательно разработанной системы документа­ции во многом зависят сокращение объемов работ по ее оформле­нию и подготовке к вводу в персональный компьютер, уменьшение числа возможных ошибок и повышение надежности системы в це­лом. Четкое построение документов, унификация и упрощение их форм способствуют сокращению цикла обработки и своевременному получению всех необходимых данных о результатах производствен­но-хозяйственной деятельности организации.

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т. е. утвер­жденной формы бумажные или экранные носители информации, имеющие юридическую силу.

Документы, содержащие исходные данные организаций и пред­приятий, принято называть первичными, а документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений — выходными.

В зависимости от места возникновения документы подразделяют­ся на внешние, создаваемые за пределами организации, и внутренние, циркулирующие в рамках данной организации. К внешним докумен­там относятся планы, утвержденные вышестоящими организациями, отраслевые нормативы, инструкции и др.

В зависимости от выполняемых функций управления выделяют документы бухгалтерского учета, плановые, статистические, доку­менты оперативного управления.

Вся документация, создаваемая в сфере управления, принадле­жит к двум группам документационных систем:

• организационно-распорядительные;

• специальные.

Организационно-распорядительная документация — это систе­ма, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов управления, включая информационно-спра­вочную документацию.

К организационной относится нормативная документация, регла­ментирующая правовой статус организации и ее структурных под­разделений, правила и инструкции.

К распорядительной относятся приказы, решения, распоряжения и прочая документация, с помощью которой оформляется распоря­дительная деятельность.

Справочно-информационная документация включает служебную пере­писку, документацию на оформление личного состава, справки, акты.

Специальные системы документации отражают специфику дея­тельности системы управления и обслуживают отдельные функции управления. Например, система плановой, финансовой и учетной документации, документация по маркетингу и сбыту и др.

Применение автоматизированных систем обработки обусловило необходимость приспособления документации к требованиям машин­ной обработки, что ускорило процесс ее унификации и стандартиза­ции. Унифицированная система документации (УСД) включает ком­плекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники.

В 1970-х годах был утвержден, а в 1994 г. подтвержден ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной доку­ментации. В него вошел комплекс стандартов на составление: актов делового письма, докладной записки, постановлений, заявлений, инструкций, кадровой анкеты, объяснительной записки, правил, представлений, приказов, распоряжений, структуры и штатной чис­ленности, устава, штатного расписания и др.

Пересмотрены и утверждены новые государственные стандарты на ряд специальных унифицированных систем документации: плановую докумен­тацию, по бухгалтерскому учету, материально-техническому снабжению, финансам, статистическую документацию и др.

Каждой утвержденной Госстандартом России форме документа присваивается в соответствии с Общегосударственным классификато­ром управленческой деятельности — ОКУД код, который располага­ется в верхней правой части документа. Основой построения стан­дартных форм документов являются утвержденные формуляры- образцы.

Так, составление организационно-распорядительных документов регламентируется государственными стандартами; это — основные положения о составлении и оформлении документов и формуляр- образец, представляющий собой модель формы, присущей данной унифицированной системе.

Унифицированная система документации устанавливает общие требования к разработке всех документов и их содержанию, включа­ет формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов.

Так, в соответствии с правилами, утвержденными ГОСТом, первич­ные документы должны: содержать достоверные данные о состоянии объекта и минимальный, но достаточный объем исходных данных для получения максимальной результатной информации, используемой для управления организацией; обслуживать все звенья и виды хозяйствен­ного руководства и обеспечивать выполнение не только функции учета, но и функции регулирования и оперативного управления; быть максимально приспособленными для машинной обработки и удобными для восприятия человеком; содержать минимум реквизитов документа за счет исключения из него нормативных, расценочных, справочных, а также производных данных; реквизиты, вводимые с клавиатуры в ма­шину, должны быть по возможности сконцентрированы в одной части документа и обведены утолщенной линией.

Первичный документ включает определенный состав реквизитов- признаков, справочных и группировочных, и реквизитов-оснований, исходных и результатных. Унифицированный документ состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформительской (рис.5.2).

Рис. 5.2. Пример построения документа табличной формы

Заголовочная часть содержит: наименование предприятия, орга­низации, работающего, оборудования; характеристику документа (ОКУД); наименование документа; зону для размещения постоянных на документ реквизитов-признаков и их кодов (предприятие, склад, вид операции, цех, требование и т. д.)

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, в которых размещаются переменные реквизиты-признаки и ко­личественно-суммовые реквизиты-основания (наименование, номенк­латурный номер, количество, код производственных затрат и т. д.).

Оформительская часть документа содержит подписи лиц, несу­щих юридическую ответственность за составление документа (отпустил, получил).

Результатная информация предназначена для целей управления и передается непосредственно потребителям. Для лиц, которые анали­зируют информацию и принимают на ее основании решения, важно, в каком виде эти данные выведены машиной — форма представле­ния результатной информации.

Наиболее распространенной и удобной для пользователей фор­мой вывода результатов обработки является печать информации в разнообразных документах, сводках, отчетах, таблицах, удобных для восприятия человеком. Классификация выходных документов при­водится в табл. 5.4.

Таблица 5.4. Классификация выходных документов

Признаки классификации

Виды выходных документов

Характер отражаемых функций управ­ления Форма представления Назначение Место использования Периодичность получения Срочность составления Режим получения выходных докумен­тов Характер печати Количество экземпляров Количество степеней итогов

Техническая подготовка производства, бухгалтерский учет, технико-экономи­ческое планирование и др. Цифровая, алфавитно-цифровая, гра­фическая Основные, вспомогательные Внутренние, внешние Ежедневные, декадные, полумесячные, месячные, квартальные, годовые Оперативные, обыкновенные, несроч­ные Запросный, регламентный, диалоговый Построчные, итоговые Один, два, более двух Одна, две, три, четыре и более

Для получения небольших по размеру сводок и особенно органи­зации информационно-справочного обслуживания по различным за­просам пользователей для вывода результатной информации широко применяются видеотерминальные устройства, с помощью которых данные выдаются на экран дисплея в цифровой, алфавитно-цифровой и графической формах. Это обеспечивает наглядность и удобство для пользователей, особенно работающих на ПК, позволяет им оператив­но корректировать информацию. При проектировании форм вывода на дисплей результатной информации придерживаются общих требо­ваний и специальных, учитывающих емкость информационного поля, обеспечивающую полное отображение на экране дисплея результат­ной информации.

Если результаты от решения одной задачи используют в качестве входной информации для решения другой задачи (нормативные дан­ные, полученные в результате решения задач технической подготовки производства, используют в качестве входной информации при реше­нии задач технико-экономического планирования, бухгалтерского уче­та), то результатную информацию представляют на машинных носите­лях (гибких магнитных дисках). Эта форма представления результатной информации используется и для переноса информации с одной маши­ны на другую.

К выходным сводкам предъявляются следующие требования: со­став содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления; особое внимание уделяется достоверности отра­жаемых данных, их логическому расположению; сводки должны вы­даваться к указанному сроку, в регламентном режиме и при ответе на запрос; машина должна изготовлять готовые для использования таблицы: печатный титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть.

При проектировании форм выходной информации необходимо учитывать цели, для которых они предназначены, сферу и особенно­сти их использования, периодичность получения, технические воз­можности устройств вывода информации, условия работы с доку­ментами и другие факторы.

Документопотоки. Процесс управления характеризуется наличием сложного документооборота, последовательностью прохождения до­кумента от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив.

Документы, циркулирующие в системе управления, образуют ин­формационные потоки. Информационный поток — группа или совокуп­ность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов. Например, поток информации, ха­рактеризующей выпуск продукции, поток информации о подетально- пооперационных нормах расхода материалов.

Потоки информации, реализующие различные функции управле­ния, весьма неоднородны по характеру содержащихся в них данных и характеризуются различными моментами. Так, выделяют внутрен­ние и внешние потоки информации. Внутренние потоки циркулиру­ют внутри предприятия и отражают производственно-хозяйственные вертикальные и горизонтальные связи. Вертикальную связь отража­ют потоки информации, передаваемые с высшего уровня управления на низшие. К ним относится информация о конкретных плановых заданиях на определенный период, новых стратегических целях, об изменении приоритетов, правил, инструкций и стандартов. Горизон­тальные связи отражают обмен информацией между различными подразделениями, и связывают равноправные элементы организа­ции, обеспечивая их координацию.

Внутренние потоки в свою очередь подразделяются на потоки прямой и обратной связи. Потоки информации, циркулирующие от управляющей системы к управляемой и реализующие функции пла­нирования, контроля и регулирования, называют прямой связью (нисходящей).

Потоки обратной связи формируются в основном во время вы­полнения производственно-хозяйственных функций и передаются от управляемой системы к управляющей. С их помощью руководство узнает о положении дел на предприятии, о результатах принятых решений, о возникших трудностях и проблемах.

Внутренние потоки содержат сведения о ходе производственного процесса, состоянии оборудования, технологии, выполнении раз­личных хозяйственных операций. Часть из них носит распоряди­тельный, часть — осведомительный характер.

Внешние потоки обеспечивают обмен информацией с внешней средой. Внешними пользователями информации являются различ­ные организации, заинтересованные в получении результатной ин­формации о финансовом положении дел на предприятии. К ним от­носятся вышестоящие организации, банки, биржи, таможенные службы, налоговые органы, акционеры и инвесторы фирмы, постав­щики и потребители товаров фирмы. Средства обмена информацией с внешними организациями разнообразны: отчетность, реклама, вы­ставки продукции, социологические опросы, справки, а также раз­личные сведения.

Для создания благоприятного общественного мнения на пред­приятии создаются специальные отделы по связи с общественностью (паблик рилейшнз), которые распространяют необходимую для этого информацию.

Документооборот, охватывая всю деятельность предприятия, является фундаментом для структуризации и рационального управления объектом.

Движение документов — создание, согласование, подписание, исполнение и, наконец, списание в архив — должно соответствовать схеме функционирования предприятия и отражать его управленче­скую иерархию.

Таким образом, при разработке системы документооборота еще на этапах предпроектного обследования и построения функциональных моделей выстраивается логика и проверяется целостность важнейших элементов функционирования предприятия — его структура и произ­водственно-технологический цикл. Без этого невозможна дальнейшая работа по построению эффективно работающей ИС.

В основе деятельности предприятия лежит документированность всех управленческих процессов. Начало работ по новой тематике, изготовление той или иной продукции, перемещение персонала — все начинается с подготовки документов: приказов, договоров, слу­жебных записок, писем.

Документ, как правило, возникает в ходе выполнения каких-то производственных процессов в различных подразделениях экономи­ческого объекта. В его составлении могут участвовать различные ис­полнители многих подразделений. Например, изменение должност­ного оклада сотрудника происходит в соответствии с приказом о его перемещении по должностной лестнице. Значит, модуль автоматиза­ции бухгалтерии должен «видеть» приказ, созданный в системе управ­ления персоналом, для расчета новой заработной платы сотруднику.

Должностное лицо занимает в структуре организации вполне оп­ределенное место, и соответственно этому месту определяются его права доступа к тем или иным документам и функциям, в частности, в автоматизированной системе документооборота. Изменение его служебного положения инициируется появлением приказа о его пе­ремещении в системе документооборота, что должно быть отражено в системе управления персоналом, а затем «отработано» системой документооборота — статус и права данного сотрудника при доступе к документам и функциям должны быть приведены в соответствие с его новой ролью.

Таким образом, для интеграции всех подсистем ИС в единый комплекс необходимым условием является доступ подсистем к нуж­ным документам или их частям. Неважно, на каком производствен­ном участке предприятия начинается работа с документом — он дол­жен быть «виден» тем модулям информационной системы, которым это необходимо для реализации своих производственных функций.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор при­кладных программ для автоматизации управления документооборотом.

Программа «1С: Электронный документооборот» предназна­чается для автоматизации движения в организации потоков докумен­тов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользова­телями, формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов, контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при со­ставлении документов, отправлять и принимать документы, вести хранилище документов и обрабатывать их.

Программой «1С: Электронная почта» можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляет­ся перенос папки с документами в базу данных.

В программе «ГАЛАКТИКА» модуль «Управление документо­оборотом» предназначен для учета, хранения и обработки докумен­тов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и т. д.) в электронной форме.

Система автоматизации документооборота «Документ-2000» — ядро для создания корпоративных информационных систем крупных российских предприятий. Возможности технологий Oracle, отсутст­вие ограничений на объем хранимых данных, эффективные меха­низмы поиска, встроенные функции, высокий уровень защиты ин­формации — все это обеспечивает поддержку корпоративных ин­формационных систем без ограничения масштаба предприятия.

Технический прогресс в области средств вычислительной техни­ки и передачи данных, организация вычислительных сетей в на­стоящее время позволяют существенно изменить подход к автомати­зации потоков информации и документопотоку.

Прежде всего следует отметить значительную роль ПК в форми­ровании первичных документов, самой трудоемкой операции в про­цессе обработки информации.

Стало традиционным явлением, когда при использовании проек­тов компьютерной обработки экономических задач на предприятиях (организациях, фирмах, банках) с помощью ПК формируются пла­тежные поручения, приходные (расходные) кассовые ордера, на­кладные, счета-фактуры и другие первичные документы.

Использование вычислительных сетей приводит к значительному изменению и документооборота. Так, система «клиент—банк» изменя­ет способы общения пользователя с банком, позволяет ему решать свои задачи, минуя операциониста и не выходя из своего офиса. На­личие ноутбуков позволяет современному бизнесмену осуществлять платежи практически в любом месте, где есть телефонная связь.

Совершенствование документооборота происходит на основе систем электронной почты и электронной подписи, что значительно повышает эффективность управления.

Внутримашинное информационное обеспечение

Внутримашинное информационное обеспечение связано с хра­нением, поиском и обработкой информации и состоит из разнооб­разных по содержанию, назначению, организации файлов и инфор­мационных связей между ними. Оно включает все виды специально организованной на машинных носителях информации для воспри­ятия, передачи и обработки техническими средствами. Внутрима­шинное ИО может быть создано либо как множество локальных (независимых) файлов, каждый из которых отражает некоторое множе­ство однородных управленческих документов (например, «Ведомость подетальных норм расхода материалов в натуральном и стоимостном выражении», «Применяемость деталей в изделии»), либо как база данных. При создании базы данных файлы не являются независи­мыми, ибо структура одних файлов (состав полей) зависит от струк­туры других. Поэтому структура файлов базы данных часто не соот­ветствует структуре управленческих документов, на основе которых эти файлы создаются. Файлы БД разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентацией на одну из моделей базы данных (иерархическую, сетевую, реляционную). По содержанию внутримашинное ИО должно адекватно отражать реальную действи­тельность организационного объекта и его подразделений, т. е. кон­кретную предметную область.

Файлы внутримашинной базы делятся на переменные, в которых отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности объекта управления, и условно-постоянные, в которых представлены матери­альные, трудовые, технологические и другие нормы и нормативы, а также справочные данные.

Выходные файлы предназначены для формирования отчетности, использования их информационной системой при решении других задач и при решении задач в последующий период. Кроме того, суще­ствуют вспомогательные, корректировочные и рабочие файлы, кото­рые уничтожаются после каждого решения задачи.

Внутримашинное информационное обеспечение предназначено для быстрого и удобного удовлетворения информационных потреб­ностей всех пользователей информационных технологий.

При выборе рационального варианта организации внутримашинного информационного обеспечения, наиболее полно отражающего специфику объекта управления, к нему предъявляют следующие требо­вания: полнота представления данных; минимальность состава данных; минимизация времени выборки данных при решении задач управления; независимость структуры массивов от программных средств их органи­зации; динамичность структуры информационной базы.

Организация, состав, структура внутримашинного информаци­онного обеспечения зависят от информационных характеристик предприятия, состава решаемых задач, методов их решения, возмож­ностей программных средств, организации массивов (файлов), ис­пользуемых технических средств.

Данные во внутримашинном ИО могут храниться, как известно, двумя способами — непосредственно в виде файлов или в базе дан­ных. Новые информационные технологии требуют интеграции ин­формационных процессов и, в частности, организации информации в виде совокупности баз данных.

Организация информационной базы на основе концепции баз данных позволяет обеспечить многоаспектный доступ к совокупно­сти взаимосвязанных данных, интеграцию и централизацию управ­ления данными, устранение излишней избыточности данных, воз­можность совмещения эффективных режимов пакетной и диалого­вой обработки данных.

Информационная база, организованная на основе локальных файлов, состоит из совокупности массивов, предназначенных для решения отдельных задач. Для каждой задачи необходимая инфор­мация складывается из следующих составляющих: множества вход­ных переменных массивов; множества массивов, получаемых в ре­зультате решения других задач; множества массивов, получаемых от предыдущего решения данной задачи; множества массивов норма­тивно-справочной информации; множества процедур обработки дан­ных; множества массивов, хранимых для последующего решения данной задачи; множества массивов, хранимых для решения других задач; множества выходных документов.

При этом основным недостатком информационной базы являет­ся не только обилие массивов и их связей, но и то, что она не обес­печивает независимости программ решения задач от структур обра­батываемых данных. Любое изменение структуры входных массивов вызывает необходимость изменения программ, а это в свою очередь приводит к большим затратам на поддержание информационной ба­зы. Кроме того, при такой организации информационная база несет в себе значительную долю избыточности из-за повторения одних и тех же реквизитов в разных массивах, ориентированных на решение локальных задач и практически не связанных между собой.

Банк данных, его состав, модели баз данных

При увеличении объемов информации для многоцелевого при­менения и эффективного удовлетворения информационных потреб­ностей различных пользователей используется 'интегрированный подход к созданию внутримашинного ИО. При этом данные рас­сматриваются как информационные ресурсы для разноаспектного и многократного использования. Принцип интеграции предполагает организацию хранения информации в виде банка данных (БнД), где все данные собраны в едином интегрированном хранилище и к ин­формации как важнейшему ресурсу обеспечен широкий доступ раз­личных пользователей.

Таким образом, банк данных (БнД) — это система специальным об­разом организованных данных (баз данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцеле­вого использования данных.

Основные требования к БнД включают: интегрированность баз данных и целостность каждой из них; независимость, минимальную избыточность хранимых данных и способность к расширению. Важ­ным условием эффективного функционирования БнД является обес­печение защиты данных от несанкционированного доступа или слу­чайного уничтожения хранимых данных.

Любой банк данных в своем составе всегда содержит следующие два основных компонента: базу данных (БД), которая есть не что иное, как даталогическое представление информационной модели предприятия, и систему управления базой данных (СУБД), с помо­щью которой реализуются централизованное управление данными, хранимыми в базе, доступ к ним и поддержание их в состоянии, соот­ветствующем состоянию предметной области.

Базы данных создаются в БнД предприятия для решения на ПК задач управления производством.

Для программной реализации работ с БД создаются вспомогательные программы их структур, справочников и файлов, печати и др.

Центральную роль в функционировании банка данных выполняет система управления базой данных (СУБД). СУБД — это пакет про­грамм, обеспечивающий поиск, хранение, корректировку данных, форми­рование ответов на запросы. Система обеспечивает сохранность дан­ных, их конфиденциальность, перемещение и связь с другими про­граммными средствами. Основные функции СУБД: непосредственное управление данными во внешней памяти; управление буферами опера­тивной памяти; управление транзакциями; журнализация; языки БД.

Организация типичной СУБД и состав ее компонентов соответ­ствует рассмотренному набору функций. Логически в современной реляционной СУБД можно выделить наиболее внутреннюю часть — ядро СУБД, компилятор языка БД (обычно SQL), подсистему под­держки времени выполнения, набор утилит.

Преимущества работы с БнД для пользователей окупают затраты и издержки на его создание. Они заключаются в следующем: повы­шается производительность работы пользователей, достигается эф­фективное удовлетворение информационных потребностей; центра­лизованное управление данными освобождает прикладных програм­мистов от организации данных, обеспечивает независимость при­кладных программ от данных; организация банка (базы) данных по­зволяет реализовать другие нерегламентированные запросы, прило­жения; снижаются затраты не только на создание и хранение дан­ных, но и на поддержание их в актуальном динамичном состоянии; уменьшаются потоки данных, циркулирующих в системе, сокращает­ся избыточность и дублирование.

Концепция банка данных — это не только идея интегрированного хранения данных, но и идея отделения описания данных от программ их обработки, интерфейс между которыми обеспечивается системой управления базами данных (СУБД). В основу ее разработки заклады­вают следующие принципы: единство структурно-информационной организации массивов; централизацию процессов накопления, хране­ния и обработки различных видов информации; однократный ввод первичных массивов информации с последующим многоразовым и многоцелевым их использованием; интегрированное использование

массивов в различных режимах обработки; оперативность доступа к различным элементам информационных массивов; минимизацию стоимости создания и функционирования.

По организации и технологии обработки данных базы данных подразделяются на централизованные и распределенные.

Централизованную базу данных отличает традиционная архитекту­ра баз данных (рис. 5.3).

При подобной архитектуре все необходимые для работы специа­листов данные и СУБД размещены на центральном компьютере, или мэйнфрейме (mainframe), вместе с приложением, принимающим входную информацию с пользовательского терминала и отображаю­щим данные на экране пользователя. Предположим, что пользова­тель вводит запрос, требующий последовательного просмотра базы данных (например, запрос на расчет потребности материалов на де­таль в натуральном и стоимостном выражении). СУБД получает этот запрос, просматривает БД, выбирая с диска нужную запись, вычис­ляет значение и отображает результат на экране. Приложение и СУБД работают на одном компьютере, и, поскольку система обслу­живает много различных пользователей, каждый из них ощущает снижение быстродействия по мере увеличения нагрузки на систему.

Рис. 5.3. Централизованная БД

Распределенная база данных состоит из нескольких, возможно пе­ресекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных компьютерах вычислительной сети. Работа с такой БД осуществляется с помощью системы управления распределенной ба­зой данных (СУРБД).

По способу доступа к данным БД разделяются на БД с локаль­ным доступом и БД с удаленным (сетевым) доступом.

Системы централизованных БД с сетевым доступом предполагают различные архитектуры подобных систем: файл-сервер и клиент-сервер.

Появление персональных компьютеров и локальных вычисли­тельных сетей привело к разработке архитектуры «файл-сервер», по­казанной на рис. 5.4. При такой архитектуре приложение, выпол­няемое на ПК, может получить прозрачный доступ к файл-серверу,

на котором хранятся совместно используемые файлы. Когда прило­жению, работающему на ПК, требуется получить данные из совме­стно используемого файла, сетевое программное обеспечение авто­матически считывает требуемый блок данных с сервера. Наиболее популярные БД для ПК, включая Microsoft Access, Paradox и dBase, поддерживают архитектуру «файл-сервер», при которой на каждом ПК работает своя копия СУБД.

При выполнении обычных запросов эта архитектура обеспечива­ет великолепную производительность, поскольку в распоряжении каждой копии СУБД находятся все ресурсы ПК. Однако рассмотрим приведенный выше пример. Поскольку запрос требует последова­тельного просмотра БД, СУБД постоянно запрашивает все новые блоки данных из БД, которая физически расположена на сервере сети. Очевидно, что в результате СУБД запросит и получит по сети все блоки файла. При выполнении запросов такого типа эта архитек­тура создает слишком большую нагрузку на сеть и уменьшает произ­водительность работы.

Рис.5.4. Архитектура «файл-сервер»

Архитектура «клиент-сервер» показана на рис.5.5. При такой ар­хитектуре ПК объединены в локальную сеть, в которой имеется сер­вер баз данных, содержащий общие БД. Функции СУБД разделены на две части. Пользовательские программы, такие, как приложения, для формирования интерактивных запросов и генераторы отчетов, работают на клиентском компьютере. Хранение данных и управле­ние ими обеспечиваются сервером. В этой архитектуре SQL стал стандартным языком, предназначенным для обработки и чтения данных, содержащихся в БД. SQL обеспечивает взаимодействие ме­жду пользовательскими программами и ядром БД.

Вернемся к примеру определения потребности материалов на де­таль. При архитектуре «клиент-сервер» запрос передается по сети на сервер БД в виде SQL-запроса. Ядро БД на сервере обрабатывает запрос и просматривает БД, которая также расположена на сервере. После вычисления результата ядро БД посылает его обратно по кли­ентскому приложению, которое отображает его на экране ПК. Архи­тектура «клиент-сервер» позволяет сократить трафик и распределить процесс загрузки базы данных. Функции работы с пользователем, такие, как обработка ввода и отображение данных, выполняются на ПК пользователя. Функции работы с данными, такие, как дисковый ввод-вывод и выполнение запросов, выполняются сервером БД. Наиболее важно здесь то, что SQL обеспечивает четко определенный интерфейс между клиентской и серверной системами, эффективно передавая запросы на доступ к БД. Эта архитектура используется в современных СУБД Oracle, Informix, Sybase и др.

Рис.5.5. Архитектура «клиент-сервер»

С ростом популярности СУБД появилось множество различных моделей данных. У каждой из них имелись свои достоинства и недостатки, которые сыграли ключевую роль в развитии реляционной модели данных, появившейся во многом благодаря стремлению уп­ростить проектирование, упорядочить работу с моделями данных и повысить ее эффективность.

Основным средством организации и автоматизации работы с БД являются системы управления базами данных (СУБД).

Выбор СУБД определяется многими факторами, но главным из них является возможность работы с конкретной моделью данных (иерархической, сетевой, реляционной).

Иерархическую модель БД изображают в виде дерева (рис.5.6). Элементы дерева вершины 1—14 представляют совокупность данных, например логические записи. Каждой вершине соответствует множе­ство экземпляров записей, составляющих логический файл. Верши­ны расположены по уровням и связаны между собой отношениями подчиненности. Одна-единственная вершина верхнего уровня явля­ется корневой. Иерархическая модель данных обеспечивает так на­зываемые одно-многозначные отношения между данными. Приме­ром таких отношений могут служить следующие: одному изделию соответствует несколько материалов, используемых на различных операциях обработки, сборки.

Рис. 5.6. Схема иерархической модели БД

Сетевые модели БД соответствуют более широкому классу объек­тов управления, хотя требуют для своей организации и дополнитель­ных затрат. Сетевая модель позволяет любому объекту быть связан­ным с любым другим объектом. Сетевые модели сложны, что создает определенные трудности при необходимости модернизации или раз­вития СУБД. Пример сетевой модели БД представлен на рис. 5.7. На рисунке видно, что одно изделие изготавливается в результате вы­полнения нескольких операций, а одна операция может использо­ваться для изготовления различных изделий.

Рис.5.7. Сетевая модель БД

Реляционная модель БД представляет объекты и взаимосвязи между ними в виде таблиц, а все операции над данными сводятся к опера­циям над этими таблицами. На этой модели базируются практически все современные СУБД. Эта модель более понятна, «прозрачна» для конечного пользователя организации данных. К преимуществам реля­ционной модели БД можно отнести также более высокую гибкость при расширении БД, состава запросов к ней. Реляционная организа­ция БД в виде таблицы содержит программу выпуска изделий (табл. 5.5). Эта база данных включает в себя три атрибута: код техно­логической группы оборудования, код изделия, программу выпуска.

Таблица 5.5. Реляционная модель БД

Код технологической	Код	Программа
группы оборудования	изделия	выпуска
3	20370	600
3	20510	2000
5	50200	1500
5	50230	300

Одно из основных различий между тремя типами моделей СУБД состоит в том, что для иерархических и сетевых СУБД их структура не может быть изменена после ввода данных, тогда как для реляционных СУБД структура может изменяться в любое время. Для больших БД, структура которых остается длительное время неизменной, именно иерархические и сетевые СУБД могут оказаться наиболее эффектив­ными, ибо они могут обеспечивать более быстрый доступ к информа­ции БД, чем реляционные СУБД. Однако большинство СУБД для ПК работают с реляционной моделью. К реляционным моделям относят, например, Clipper, dBase, Paradox, FoxPro, Access, Oracle.

В последние годы все большее признание и развитие получают объектно-ориентированные базы данных (ООБД), толчок к появлению которых дали объектно-ориентированное программирование и ис­пользование ПК для обработки и представления практически всех форм информации, воспринимаемых человеком.

В чем принципиальное отличие реляционных и объектно- ориентированных баз данных? В ООБД модель данных более близка сущностям реального мира. Объекты можно сохранить и использо­вать непосредственно, не раскладывая их по таблицам. Типы данных определяются разработчиком и не ограничены набором предопреде­ленных типов. В объектных СУБД данные объекта, а также его мето­ды помещаются в хранилище как единое целое. Объектная СУБД именно то средство, которое обеспечивает запись объектов в базу данных. Существенной особенностью ООБД можно назвать объеди­нение объектно-ориентированного программирования (ООП) с тех­нологией баз данных для создания интегрированной среды разработ­ки приложении.

ООБД обеспечивает доступ к различным источникам данных, в том числе, конечно, и к данным реляционных СУБД, а также разно­образные средства манипуляции с объектами баз данных. Традици­онными областями применения объектных СУБД являются системы автоматизированного проектирования (САПР), моделирование, мультимедиа, поскольку именно из нужд этих отраслей выросло но­вое направление в базах данных.

В данных областях всегда существовала потребность найти адек­ватное средство хранения больших объемов разнородных данных, переплетенных многими связями. Поскольку объектные СУБД отли­чаются высоким быстродействием, надежностью, представляют раз­нообразнейший программный интерфейс для разработчиков, они широко используются в телекоммуникациях, различных аспектах автоматизации предприятия, издательском деле, геоинформацион­ных проектах. Очень хорошо они подходят для решения задач по­строения распределенных вычислительных систем. На основе объ­ектной СУБД можно строить сложные распределенные банки дан­ных, организовывать к ним доступ как через локальную сеть, так и для удаленных пользователей в режиме реального масштаба времени. К объектным СУБД можно отнести СУБД ONTOS — одного из ли­деров направления ООБД, Jasmine, ODB-Jupiter — первый россий­ский продукт такого рода, ORACLE 8.0.

Использование баз данных на предприятии не дает желаемого результата от автоматизации деятельности предприятия. Причина проста: реализованные функции значительно отличаются от функ­ций ведения бизнеса, так как данные, собранные в базах, не адек­ватны информации, которая нужна лицам, принимающим решения. Решением данной проблемы стала реализация технологии информа­ционных хранилищ.

Хранилища данных и базы знаний — перспектива развития ИО в управлении

Хранилище данных (data warehouse) — это автоматизированная информационно-технологическая система, которая собирает данные из существующих баз и внешних источников, формирует, хранит и экс­плуатирует информацию как единую. Оно обеспечивает инструмента­рий для преобразования больших объемов детализированных данных в форму, которая удобна для стратегического планирования и реор­ганизации бизнеса и необходима специалисту, ответственному за принятие решений. При этом происходит слияние из разных источ­ников различных сведений в требуемую предметно-ориентированную форму с использованием различных методов анализа.

Особенность новой технологии в том, что она предлагает среду накопления данных, которая не только надежна, но по сравнению с распределенными СУБД и оптимальна в отношении доступа к дан­ным и манипулирования ими.

Хранилище информации предназначено для хранения, оператив­ного получения и анализа интегрированной информации по всем видам деятельности организации.

Данные в таком хранилище характеризуются следующими свой­ствами:

• предметная ориентация — данные организованы согласно пред­мету, а не приложению (в соответствии со способом их применения);

• интегрированность — данные согласуются с определенной систе­мой наименований, хотя могут принадлежать различным источникам и их формы представления могут не совпадать;

• упорядоченность во времени — данные согласуются во времени для использования в сравнениях, трендах и прогнозах;

• неизменяемость и целостность — данные не обновляются и не изменяются, а только перезагружаются и считываются, поддерживая концепцию «одного правдивого источника».

• большой объем и сложные взаимосвязи данных.

К основным категориям данных, которые располагаются в храни­лище, относятся: метаданные, описывающие способы извлечения ин­формации из различных источников, методы их преобразования из различных структур и форматов и доставки в хранилище; фактические данные (архивы), отражающие состояние предметной области и кон­кретные моменты времени; суммарные данные, полученные на основе проведенных аналитических расчетов.

В информационных хранилищах используются статистические технологии, генерирующие информацию об информации; процедуры суммирования; методы обработки электронных документов, аудио-, видеоинформации, графов и географических карт.

Для уменьшения размера информационного хранилища до ми­нимума при сохранении максимального количества информации применяются эффективные методы сжатия данных.

Для преобразования данных из хранилища в предметно-ориенти­рованную форму требуются языки запросов нового поколения. Руководи­телям организации данные доступны посредством SQL-запросов, инст­рументов создания интерактивных отчетов на экране, более развитых систем поддержки принятия решений, многомерного просмотра данных посредством гипертекстовой технологии.

Для хранения данных обычно используются выделенные серве­ры, или кластеры серверов (группа накопителей, видеоустройств с общим контроллером).

Создание информационного хранилища данных требует решения ряда организационных вопросов, а также удовлетворения следующих требований к аппаратному и программному обеспечению.

Скорость загрузки. В хранилищах необходимо обеспечить пе­риодическую загрузку новых порций данных, укладывающихся в достаточно узкий временной интервал. Требуемая производитель­ность процесса загрузки не должна накладывать ограничения на размер хранилища.

Технология загрузки. Загрузка новых данных в хранилище вклю­чает преобразование данных, фильтрацию, переформатирование, про­верку целостности, организацию физического хранения, индексиро­вание и обновление метаданных. Это дает возможность объединить разнородную информацию из пакетов, применяемых в структурных подразделениях организации.

Управление качеством данных. В хранилище должна быть обеспечена локальная и глобальная согласованность данных. Мера качества построенного хранилища — объективность исходных дан­ных и степень разнообразия возможных запросов.

Поддержка различных видов данных. В хранилище могут накап­ливаться данные не только стандартных типов, но и более сложных, таких, как текст, изображения, а также уникальных типов, опреде­ляемых разработчиками.

Скорость обработки запросов. Сложные запросы, важные для принятия ответственных решений, должны обрабатываться за секун­ды или минуты. Скорость обработки запроса должна зависеть от его сложности, а не от объема БД.

Масштабируемость. Хранилище организации может достиг­нуть нескольких сотен гигабайт. СУБД не должна иметь никаких архитектурных ограничений и должна поддерживать модульную и параллельную обработку, сохранять работоспособность в случае ло­кальных аварий и иметь средства восстановления.

Обслуживание большого числа пользователей. Доступ к хранили­щу данных не ограничивается узким кругом специалистов организа­ции. Сервер БД должен поддерживать сотни пользователей без сни­жения скорости обработки запросов.

Сети хранилищ данных. Сервер должен содержать инструмен­ты, координирующие перемещение данных — между хранилищем организации, информационными системами банков, ГНИ и т. п. Пользователи должны иметь возможность обращаться к нескольким хранилищам с одной клиентской рабочей станции.

Администрирование. СУБД должна обеспечить контроль за приближением к ресурсным ограничениям, сообщать о затратах ре­сурсов и позволять устанавливать приоритеты для различных катего­рий пользователей или операций, а кроме того, уметь осуществлять трассировку и настройку системы на максимальную производитель­ность. Качество построенного хранилища определяется удобством доступа к нему для конечного пользователя.

Интегрированные средства многомерного анализа. Для обеспе­чения высокопроизводительной аналитической обработки необходи­мы средства многомерных представлений, инструменты, поддержи­вающие удобные функции создания предварительно вычисленных суммарных показателей и автоматизирующих генерацию таких пред­варительно вычисленных агрегированных величин.

Средства формирования запросов. Пользователь должен иметь возможность проведения аналитических расчетов, последовательного и сравнительного анализа, а также доступ к детальной и агрегиро­ванной информации.

Использование информационных хранилищ дает существенный выигрыш по производительности в системах принятия решений, в системах обработки большого числа транзакций с большим объемом обновления данных.

Активно развивающейся областью использования компьютеров является создание баз знаний (БЗ) и их применение в различных об­ластях науки и техники. База знаний представляет собой семантиче­скую модель, предназначенную для представления в ЭВМ знаний, накоп­ленных человеком в определенной предметной области. Основные функ­ции базы знаний: создание, загрузка; актуализация, поддержание в достоверном состоянии; расширение, включение новых знаний; обра­ботка, формирование знаний, соответствующих текущей ситуации.

Для выполнения указанных функций разрабатываются соответст­вующие программные средства. Совокупность этих программных средств и баз знаний принято называть искусственным интеллектом.

Искусственный интеллект в настоящее время находит применение в таких областях, как планирование и оперативное управление производ­ством, выработка оптимальной стратегии поведения в соответствии со сложившейся ситуацией, экспертные системы и т. д.

Наиболее перспективным представляется использование искусст­венного интеллекта для построения экспертных систем. Экспертная система — это компьютерные программы, формализующие процесс принятия решений человеком. Назначение экспертных систем — фор­мирование и вывод рекомендаций в зависимости от текущей ситуа­ции, которая описывается совокупностью сведений, данных, вводи­мых пользователем в диалоговом режиме. Требуемые при этом дан­ные могут извлекаться из создаваемой для решения функциональных задач базы данных. Выдаваемые компьютером рекомендации должны соответствовать рекомендациям специалиста высокой квалификации. Поэтому в формировании БЗ должны принимать участие специали­сты — менеджеры высокой квалификации.

В качестве элемента экспертной системы можно рассматривать и базу данных. В то же время БД является составной частью БнД и ИТ. Поэтому наряду с БЗ экспертная система должна рассматривать­ся как основная составляющая часть внутримашинного информаци­онного обеспечения.

Экспертные системы, являющиеся в настоящее время наиболее распространенным классом систем искусственного интеллекта, облада­ют способностью рассмотреть большое число вариантов, чем это дос­тупно человеку, при доскональном анализе ситуаций в той или иной предметной области и выдать «интеллектуальные» решения в сложных ситуациях, благодаря наличию в них баз знаний.

Поэтому в помощь менеджерам в условиях распределенной сис­темы обработки данных предполагается создать ряд экспертных сис­тем. Так, при разработке плана производства для уточнения номенк­латуры планируемой к выпуску продукции целесообразно создать экспертные системы по оценке конъюнктуры рынка и оценке техни­ческого уровня продукции, связанные с довольно сложным анализом исходной информации.