Әдебиеттер

1. 1. Анафияева Ж. Менеджмент. ОӘК, Астана, 2008 ж.

2. Ахметов К.Ғ. Сағындықов Е.Н. Менеджмент негіздері. Ақтөбе-Орал.: «А-Полиграфия», 2005 2.

3. Бердалиев К.Б. «Менеджмент» / Курс лекций.- Алматы Экономика, 2005.

4. Бердалиев К.Б «Басқару негіздері» Аламты «Экономика»1997ж.

5. Каренов Р.С., Раимбеков Б.Х:, Акжолов А.М: Основы менеджмента.- Караганды: Полиграфия, 1995г.

6. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник -3 издание перераб. и доп. Менеджмент: Банки и биржи. Юнити, 1997

7. Глухов В.В Основы менеджмента, Санкт- Петербург, Спец- Литература, 1995

8. Ленд П.Э Менеджмент – искусство управлять/ перевод с англ. М: ИФРАМ, 1995

9. Опалев А.В Умение общаться с людьми. Этикет делового человека. М: Культура и спорт, Юнити 1996

Тақырып 13 - Менеджмент жүйесіндегі бақылау

Мақсаты: Бақылау түсінігі мен маңыздылығын ашып көрсету. Басқарудағы бақылау кезеңдерін, түрлерін, ерекшеліктерін қарастыру. Басқару қызметіндегі сыртқы және ішкі бақылау сипаттамасын беру және ауытқу бойынша басқарудың негізгі жолдарын көрсету.

1. Бақылаудың табиғатты мен мақсаты

2. Бақылау типтері

3. Тиімді бақылаудың сипаттамасы

4. Бақылауды мәліметтермен қамтамассыз ету

1.Басқару процесі СЧМСәрқашан сәтті бола бермеуі мүмкін. Жоспар да ойлағандай орындала бермейді. Адамдар да өзіне қатысты құқықтар мен міндеттерді қабылдай бермейді. Басшылар адамдарға қойылған мақсатты әрдайым дәлелдеп, түсіндіре алмауы мүмкін.

Ұйымдастыру қоршаған орта жағдайының өзгеруіне қарай бейімделуі тиіс.Ұйым басшысы өзінің алдына қойған мақсатына жеткенін анықтауы үшін өз қатесін және қызметшілерінің қатесін байқауы үшін бақылау қажет. Бақылау ұйымды да, қызметкерлерді өз шығынынан алдын-ала қорғауы тиіс.

Бақылау қызметі өндіріс процесінің нақты барысын ұдайы бақылаудан, талдаудан, бағалаудан және басқарудың келесі цикілінде қажетті іс әрекеттерді айқындау мақсатында оны белгіленген бағдарлама бойынша салғастырудан тұрады.

Бақылау-бұл ұйымның өз мақсатына жетуін қамтамассыз ету процесі. Бақылау бұл қолда не барын және де не болу керектігін ұдайы салыстыру.

Басшылар бақылау қызметін мақсат пен міндетті айқындап, ұйымды құрған сәттен бастап қолға ала бастайды. Ұйымның қалыпты жұмыс істеуі үшін бақылаудың маңызы зор. Бақылау- ұйымның өмір сүруінің негізгі элементі. Жоспардың жүзеге жетуі үшін көптеген жағдайлар кедергі келтіруі мүмкін. Мәселен, заңдардың, әлеуметтік құндылықтардың, технологияның, бәсекелесу жағдайының өзгеруі және қоршаған ортадағы басқа да шамалардың өзгеруі жоспардың орындалуына себепші болуы ықтимал.

Басқа бір факторға, кез келген ұйымдағы көпшілік жұмыстарды орындайтын адамдар жатады. Жаңа нұсқаулар мен бұйрықтардың енгізілуін, қосымша праволар мен міндеттердің жүктелуін жұмыскердің қалай қабылдайтындыгының менеджерлер әрдайым дәл біле бермеуі мүмкін.

Бақылаудың қажеттілігі дағдарыс жағдайының пайда болуын алдын ала сақтандыруға да байланысты. Ұйым ішіндегі жағдайды талдаған кезде пайда болатын қателіктер мен проблемаларды дер кезінде түзетіп дұрыс арнаға салмаса кейінен оны қалпына келтіру қиынға соғатыны сөзсіз.

Бақылау қызметі- бұл проблеманы айқындауға мүмкіндік беретін әрі туындаған проблемалар дағдарысқа ұшырамай тұрып ұйым қызметіне тиісті өзгерістер енгізетін басқару сипаты. Осыдан үш мындай жыл бұрын Қытайдын дана кітабы «И Цзинде» («Өзгеріс кітабында») басқару ғылымының алғашқы идеясы пайда болғанға дейін былайша жазылған болатын: «Ақылды адам табысқа қалай жеткенін білгеннен кейін, ол тағыда солай істеді. Егер өз қатесін сезінсе, оны ол қайталамайтын болады».

2. Бақылау басқарудың маңызды әрі күрделі қызметі, еңбек өнімділігін, қызметкерлердің ынта-жігерін арттырудың басты құралы.

Бақылаудың басты принциптерінің бірі- бақылау тұтастай қамтылуы тиіс. Бақылау ісі тек менеджлердің және оның көмекшілерінің ғана міндеті емес, әр бір басшы, қызмет лауазымына қарамастан өзінің тікелей жауапты міндеті ретінде бақылауды жүзеге асыруы тиіс.

Бақылаудың келесі принципі- ол басқару процесінің негізгі элементі болып саналады. Барлық басқа қызметтерді одан бөлек қарастыруға болмайды.

Тиімді бақылаудың басты принциптері- жүйелік және жан жақтылық. Бақылаудағы мақсаттылық та, яғни тексеру барысында тек кемшілікті ашып қана қоймай, сондай-ақ оны жою шараларын қарастырудың зор маңызы бар. Бақылауды күшейту мақсатында кейбір жағдайда қазіргі есептеу техникаларын пайдалана отырып, арнайы жүйе құралады.

Бақылаудың негізгі үш түрі бар:

• алдын ала;

• күнделікті;

• қортынды;

Алдын ала бақылау.

Мұндай жүзеге асырудың негізгі құралдары- белгіленген ережелерді, процелурды және жүріс - тұрыс линиясын жүзеге асыру. Жүріс - тұрыс ережесі мен линиясы жоспарды орындауды, оны мүлтіксіз сақтау – бұл жұмыстың белгіленген бағытта дамитындығына көз жеткізудің әдісі. Егер қызмет міндеттері айқын жазылса, мақсат тұжырымдамалары бағыныштыларға нақты түсіндірілсе, бақылаудың әкімшілік аппаратына білікті адамдар алынса, осының барлығы ұйымдық құрлымының ойлаған мақсатта жұмыс істеуі мүмкіндігін арттыра түседі. Алдын ала бақылау үш салада - адамдар, материалдық және қаржы ресурстары тарапында жүзеге асырылады.

Адам ресурстары саласында алдын ала бақылау белгілі бір қызмет міндеттерін орындауға қажетті білімі мен шеберлігін мұқият талдау және біршама дайындығы мен біліктігі бар адамдарды тандау арқылы жүргізіледі. Жұмысқа қабылдаушылардың өздеріне жүктелген тапсырмаларды немесе міндеттерді орындай алатындығына көз жеткізу үшін, жалданушылардың осы саладағы тиісті білім дәрежесін немесе жұмыс стажын айқындап, олардың құжаттары мен мінездемелерін тексеру қажет. Ұйымға білікті жұмыскерлерді таратуда, әрі тұрақтандыруда, оларға еңбекақысы мен өтемін әділ белгілеудің, сондай-ақ жұмыскерлерді жалдар алдында әңгіме өткізудің зор маңызы бар. Көптеген ұйымдарда адам ресурстарын алдын ала бақылау жұмыскерлерді жалдағаннан кейін де, жұмысқа баулу арқылы, оларға негізгі міндеттеріне кіріспес бұрын тағы да нені үйрету қажеттілігін білуге мүмкіндік береді.

Фирмадағы пайдаланып отырған материалдық ресурстарды алдын ала бақылағанда материал сапасының стандарттарға сәйкестігі, жаңадан келіп түскен материалдардың жай күйі, жарамдылығы анықталады.

Қаржы ресурстарын алдын ала бақылаудағы маңызды буыны – бюджет, мұның өзі де жоспарлау қызметін асыруға мүмкіндік береді. Бюджет алдын ала бақылаудың механизімі болып саналады.

Күнделікті бақылау.

Күнделікті бақылау жұмыс барысында жүзеге асырылады, оның обьектісі көбінесе бағынышты қызметкерлер, ал мұны жүзеге асырушы тікелей басшы. Бағынышты адамдарын жұмысын ұдайы тексеру. Ол жұмысты жетілдіру мақсатында туындаған проблемалар мен ұсыныстарды талқылау белгіленген жоспарлар мен нұсқаулардан ауытқұға жол бермейді.

Күнделікті жұмыс нақты жұмысты орындаумен бір мезетте жүргізілмеді, оның өзі жұмыс орындағаннан кейінгі нақты нәтиженің өлшемін білуге, ойлаған мақсатқа жетуге негізделген. Осы бақылауды жүзеге асыру үшін оған кері байланыс қажет. Кері байланыс жүйесі - алынған нәтижелер турады деректер. Кері байланыстың қарапайым мысалына басшының қарамағындағы адамның қанағаттанарлықсыз жұмысы туралы хабарын айтуға болады. Кері байланыс жүйесі басшыға көптеген күтпеген проблемаларды айқындауға, соған сәйкес тиісті шаралар қолдануға, қойылатын мақсаттан ауытқуларды дер кезінде болдырмауға мүмкікідік береді.

Кері байланыстын барлық жүйесі( биологиялық, ұйымдық) бірден – бір іргелі элементтерден тұрады, әрі бірден – бір принциптермен жұмыс істейді.

Кері байланыстың барлық жүйесінде:

• мақсаты болады;

• сыртқы ресурстарды пайдаланады;

• сыртқы ресурстарды ішкі ресурстарға пайдаланады,

• белгіленген мақсаттың едәуір ауытқуын қадағалайды;

• белгіленген мақсатқа жету үшін осы ауытқуларға түзету енгізеді.

Қортынды бақылау.

Мұның екі маңызды қызметі бар:

Бірінші қызметі: егер жоспарлауға қажетті ұқсас жұмыстарды алдағы уақытта атқару ұсынылған жағдайда, қортынды бақылау басшыға ақпаратты ұйымдастыруға мүмкіндік береді. Нақты алынған нәтиже мен талап етілетін нәтижені салыстыру арқылы басшының жоспардың қаншылықты дәл жасалатындығын бағалауға мүмкіндік береді.

Екінші қызметі мотивацияға ықпал етеді. Егер ұйым басшысы мотивациялық көтерелеуді белгілі бір нәтижелік деңгеймен байланыстыратын болса, ондай жағдайда әрине, нақты қол жеткен нәтижені дәл әрі әділетті бағалау қажет.

Сонымен кез келген жобаның кезеңдегі жұмыстың ақталу нәтижесін бақылау артқа сондай-ақ алға зер салудың, әрі келесі сұрақтарға жауап берудің негізгі болуы тиіс:

• біз нені үйрендік?

• Келесі жолы қалайша басқаша істеуге болады?

• Белгіленген межеден ауытқу себебі неде?

• Жаңа мақсатты ойластыру үшін қандай тоқтамаға келу қажет?

3. Бақылау процесі үш кезеңнен тұрады: стандарттар мен критерийлер жасау, оларды нақты нәтижелермен салыстыру, енгізілетін қажетті түзетулерді қабылдау, олардың әрқайсысында алуан түрлі шаралар жиынтығы жүзеге асырылады.

Стандарттарды белгілеу. Бақылауға пайдаланатын барлық стандарттар ұйымның мақсаты мен стратегиясына орай таңдап алынуы тиіс. Бақылау үшін стандарт ретінде пайдалануға болатын мақсаттардың маңызды екі ерекшелігін атап көрсетуге болады. Олар уақыт аясының болуымен, сол уақыт аралығында жұмыстын орындалуымен сипатталады, сол арқылы жұмыстың орындалу дәрежесін бағалауға болады.

Стандарттарды белгілеу

Нәтижелік көрсеткіштерін жасау

Нәтижелік көрсеткіштері түскен пайда, сату көлемі, материалдар құны болуы мүмкін. Бұл көрсеткіш сандық өлшеммен беріледі. Мұндай жағдайда арнайы тексеру, сұрау салу арқылы жұмыскерлердің рухани деңгейі мен хал-ахуалы туралы мәлімет алуға болады.

Қол жеткен нәтижені белгіленген стандарттармен салыстыру процесінің екінші кезеңі, сол арқылы менеджер қол жеткен нәтижелердің алдын ала күтетін нәтижелермен сәкес келуін, әрі стандартқа сай келуін немесе одан ауытқуын айқындайды. Бақылаудың осы кезеніңде тиісті баға беріліп, оның өзі тиісті шешім қабылдауға негіз қалайды. Мұндағы мақсат ауытқу ауқымын, өлшемін, нәтижелерін, мәліметтердің берілуін анықтау және оны бағалау.

Алынған нәтижелерді стандарттармен салыстыру

Ауытқу ауқымын бегіле. Ерекшелік ауқымын белгіле. Ерекшелік принципін пайдалан. Нәтижесін өлше стандарттар және нәтижелер туралы мұқият хабарла.

Сызба 1 - бақылау процесінің екінші кезеңі

Жоғары буын басшылары мүмкін болатын ауытқуды, сол арқылы алынған нәтижесінің белгіленген нәтижеден ауытқуы қауіп - қатер тұғызбауы тиіс. Шағын бизнесмендер де осылай жұмыс істеуі мүмкін, алайда оларда ауытқу ауқымы шамалы болады.

Жүріс – тұрыстың қолайлы линиясын таңдау

Ештеңе қолданбау. Ауытқуды жою. Стандарттарды қайта қарау.

Сызба 2 - Бақылау процесінің үшінші кезеңі

Егер ауытқу байқалған жағдайда, сол ауытқулардың себебі анықталса онда ұйымды жоспарланған іске қайтару шараларын қолданып, ауытқуды жояды. Түзету енгізуді бір ішкі ауыспалы факторлардың мәнін жақсарту, басқару қызметін немесе технологиялық процестерді жетілдіру арқылы жүзеге асады.

Стандарттар жоспаға негізделеді, ал мұның өзі болашақ болжамы ғана болып саналады. Бақылаудың экономикалық тиімділігін арттыру үшін ерекшелік принціпі бойынша бақылау тәсілін қолданады, мұндайда стандарттан едәуір ауытқу байқалғанда ғана бақылау жүйесі іске асады.

Бақылаудың тиімділігін қамтамассыз етуде мәліметтерді берудің және таратудың зор ролі бар. Бақылау жүйесі тиімді әрекет етудің міндетті түрде жұмыскерлерге белгіленген стандарттарды, қол жеткен нәтижелерді хабарлап отыру қажет. Бұл мәліметтер дәл болуы, уақытында келіп түсуі және де қажетті шешімдер мен әрекеттер жасау үшін басшыларға дер кезінде беріліп отыруы керек. Яғни, стандарттар қызметкерлерге барынша түсінікті болуы тиіс.

3. Бақылауды жүзеге асыруға басшысы тікелей жауап береді.Бұл қызмет оның негізгі міндетті.

Бақылай білудің де зор маңызы бар. Кейде жөн-жоқсыз бақылау салдарынан басқа біреудің жұмысына кигілу, наразылық тұғызу кездеседі. Кімде-кім бақылауды талапқа сай жүргісі келсе, ең әуелі ол өзін- өзін бақылауы, өрескел қателіктерге жол бермеуі тиіс.

В.Зигерт пен Л.Ланг наразылық тұғызатын жеті түрлі қатені атап көрсетті:

1. Бақылау қақтығыспен шектелмеуі тиіс.

2. Жаппай бақылау ұқыпсыздыққа ұшыратады.

3. Жасырын бақылау реніш тұдырады.

4. Тек жауапты учаскені бақылаумен шектеуге болмайды.

5. Сенбегені үшін бақылауға болмайды.

6. Бақылау сырт көзге көріну үшін істелінбейді.

7. Өз қортындыңды іште сақтама.

Мінез–құлық ғылымының өкілі Ньюмен бақылау тиімділігін арттыру үшін менеджерлерге бірнеше ұсыныс айтады:

• Қызметтерге қолайлы ойластырған стандарттарды белгіле;

• Екі жақты қарым - қатынас белгіле;

• Өрескел бақылауға жол берме;

• Стандарттарды қатан, бірақ жеткілікті белгіле;

• Стандартқа жеткені үшін мадақта;

Бақылаудың мақсаты-нәтижелік. Мәліметті жинау және оның дұрыс екендігін жариялау осы мақсатқа жетуі. Бақылау қарапайым болуы тиіс. Бақылаудың қарапайым түрі жеңіл, әрі тиімді. Бақылау тиімді болу үшін ол адамдардың мүмкіндіктеріне сай болуы керек. Бақылаудың тағы бір сипаттамасы– үнемділік.

4. Басқару қызметіндегі жоспарлау мен бақылау өзара байланысты болуы үшін дер кезінде, нақтылы, дәл берілетін мәліметтер қажет.

Күнделікті жедел шешімдерді қабылдау үшін бейресми жолмен жиналған мәліметтерді пайдаланады. Ол үшін басшы қол астындағыларымен пікірлеседі, әріптестермен және клиенттермен әңгімелеседі, газеттерді және мерзімді басылымдарды оқиды. Сол арқылы ол көптен пайдалы жәйттарды біледі, алайда осы мәліметтердің өз тіпті шағын ұйым үшін басқару ісінде шешім қабылдауға жеткіліксіз. Сондықтан да басшы үшін мәліметтерді ресми жолмен жинау және өңдеу қажет болады.

Мәлімет тасқыны артуына байланысты тиімді, әрі жедел шешім қабылдау үшін ақпарат- басқару жүйесін (АБЖ) ұйымдастыру қажет болады. Ол әкімшілікке шешім қабылдауға қажетті мәлімет беріп отыратын ресми жүйе.

АБЖ-нің мақсаты жаспарлау, бақылау қызметінің және өндірістік істің тиімді орындалуын жеңілдету. Бұл жүйенің маңызды міндетті адам адамдарға қажетті мәліметтерді дер кезіңде беріп отыру.

Бақылау ісінде компьютерлерді пайдалану басшыларға қажетті мәліметтерді беріп қана қоймай, оларға жоспарлы және нақты нәтижелерді салыстыруына, ондағы айырмашылықты дер кезінде байқауына, тұындаған проблемаларға өзгеріс енгізуіне жәрдемдеседі.

АБЖ пайдаланушыларға бейімделуі, яғни олар өндейтін материалдар соны алатын басшылардың қажетіне жарауы тиіс. АБЖ жобағанда ескеретін жайт, басқарушылардың мәліметті қажетсінуі түрліше келеді, әрі оның қызметі лауазымдарының бір-біріне бағыну дәрежесіне және қызмет міндеттеріне байланысты.

Энтони басқарушылардың мәліметті қажет етуіндегі өзгешеліктерін зерттей отырып, басқару ісін үш категорияға бөлді.

1. Стратегиялық жоспарлау – «тұтастай ұйым мақсатына орай шешім қабылдау процесі, осы мақсаттарға жету үшін ресурстарды пайдалану, осы ресурстарды алу, пайдалану және орналастыру стратегиясы».

2. Басқару бақылауы – «басқарушының ресурстарды алуды қамтамасыз етуі және ұйымның жалпы мақсатына жету үшін оларды тиімді пайдалануы».

3. Жедел бақылау – «нақты міндеттерді тиімді және білікті орындауды қамтамассыз ету процесі. Іс- әректтегі осы категориялар жоғары, ортаңғы және төменгі буындығы буындағы басқарушылардың міндеттеріне шамамен сәйкес келеді. АБЖ осы аталған категориядағының әрқайсысының түрліше талаптарына сәйкес келетін мәліметтер беруі тиіс».

Әр түрлі бақылау категориясына мәліметтерді қажетсінуі

Мәлімет сипаттамасы	Жедел бақылау	Басқарушының бақылауы	Стратегиялық жоспарлау
Көзі Шекарасы Агригерлеу Уақытша ауқымы Жаңасы Қажетті дәлдігі Пайдалану жиілігі	Негізінен алғанда Айқын белгіленген Нақтыланған Өткендегі Ағымдағы Жоғары Өте жиі		С ыртқы Өте ауқымды Агрегирленген Болашақтағы Біршама ескі Төмен Сирек

Басшы бақылауы үшін мәлімет жоғары және орта буынды басшыларға қажет. Мұндай мәлімет ішкі, сондай-ақ сыртқы көздерден келіп түсуі тиіс. Мәселен, жоғары буын басшысына өз компаниясының негізі бөлімшелерінің жұмысы туралы және бәсекелесуші ұйымның іс-әрекетті туралы мәліметтер қажет. Орта буын басшылары еңбек өнімділігі, шығындар, айналым және де мүмкін тұтынушылар өзгергені немесе технология саласы туралы мәліметтерді қажет етеді. Мұндай мәліметтер неұрлым дәйекті, дәл болуы, әрі едәуір қысқа мерзімді келіп түсуі тиіс.

Мәліметті өңдеу әдістеріне сыртқы ортаның өзгермелілігі ықпал етеді. Мәліметті өңдеудің төрт түрлі әдісі бар:

Өзін-өзі бақылау – бұл адамдардың өз мәліметтері (білімі, тәжірибесі, мамандығы).

Әрекеттестігі – бұл бір немесе бірнеше адамдармен кездесу, сол кезде өзара мәліметтер алмасу.

Қарым-қатынас – бұл хатар, файл деректері және арнайы ұйымдастырылған зеттеулер.

Талдау – бұл сандық модельдер мен шешім қабылдау әдістемелері арқылы мәліметтерді өңдеу.

Өзгермелілігі мен беймәділігі шамалы болған жағдайда көптеген шешімдер бағдарлануы және алдын – ала белгіленген процедуралар арқылы қолданбауы мүмкін. Алайда, көптеген шешімдер стандартсыз және беймәлім болғандықтан, олар үшін көптеген орындардан, мәселен, әрекеттесу мен өзін - өзі бақылау арқылы алынатын көп мәліметтер пайдалынылады. Мұндай мәліметтерді пайдалану қиын болғандықтан басшылар кейбір фактілерге, атап айтқанда, ұйым пікіріне, пікір таласына ресми емес қарым-қатынасқа көбірек көңіл бөлуге тура келеді.

Ақпарат-басқару жүйесін жобалау кезеңдері.

1. Шешім қабылдау жүйесін талдау. Процесс барлық шешім типтерін анықтаудан басталады, ал оларды қабылдау үшін мәліметтер қажет. Мұнда әрбір деңгейдегі қажеттілік пен функциялық салалар ескерілуі тиіс.

2. Мәлімет қажеттілігін талдау. Шешім қабылдау үшін қандай мәлімет қажеттілігін анықтайды.

3. Ақпарат басқару жүесінің шешімдерін агригерлеу ұйымдық құрлыммен үйлестірілуі, әрі интегралануы тиіс.

4. Мәліметтерді өңдеу процесін жобалау. Мәліметтерді жинау, сақтау, беру және модификациялау үшін нақты жүйе жасалады. Егер копьютерді пайдалану көзделсе, онда қызметкерлердің мәліметтерді өңдеу мүмкіндіктері ескерілуі тиіс.

5. Бақылау жүйесін жобалау және қадағалау. Бұл кезеңде ақпарат-басқару жүйесі беретін мәліметтерді бағалауға , әрі байқалған қателерді түзетуге мүмкіндік беретін жүйе.

Төменде ақпарат-басқару жүйесінің тиімділігіне ықпал ететін кейбір кеңестер беріледі.

Пайдаланушылардың жүйені жобалауға қатысуы. АБЖ-ін жобалауды әдетте кеңесшілердің көмегімен мамандар тобы жүзеге асады. АБЖ-нің тиімділігін арттыру үшін жобалау процесіне, кейінен соны пайдаланатын басқарушыларды қатыстыру, әрі бұларға жүйені пайдалануды үйрету қажет.

Шығын критерийі – тиімділік. Ең тәуір жүйе – басқарушы мақсаты үшін шығынды барынша аз жұмсау, қажетті мөлшердегі және сападағы мәліметтерді беретін жүйе. АБЖ пайдалану құны мамандарға еңбек ақы төлеу шығындары мен жабдықтық мәліметтерді өңдеу құнынан едәуір асып түседі. Шығын құралына оны жоспарлауға, орнатуға, қызметкерлерді үйретуге кететін уақыт, сондай-ақ мәліметтерді жинауға, көбейтуге және өңдеуге кететін уақыт пен қаржы шығындары жатады.

Қажетті мәліметтерді жинау. Мәліметтердің тым көп болуы да, тым тапшы болуы да шешім қабылдау процесін қиындатады. АБЖ басшыны оның іс әректеріне қажетті мәліметтермен қамтамасыз етеді.

Жүйе деректерін жетілдіру. Ішкі және сыртқы жағдайлардың өзгеруіне байланысты жаңа қажетті мәліметтерді жинау, сақтау, өңдеу және тарату мақсатында АБЖ-ін жетілдіру қажет.