40. Технология работы над письменной документацией: приказ, решение, распоряжение, указание

В настоящее время основными видами распорядительных документов являются: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Приказы издаются только при необходимости.

Приказами оформляются:

-порядок деятельности предприятия;

-решения и поручения по организации работы;

-организационные мероприятия;

-итоги работы;

-результаты ревизии.

Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован. Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д.

Выделяют следующие виды распоряжений:

а) длительного действия;

б) касающиеся конкретного вопроса.

Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно - методического характера.

К вопросам организационно - методического характера относятся следующие:

а) организация исполнения приказов;

б) организация исполнения инструкций.

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами. Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

41. Технология работы над письменной документацией: протокол, докладная записка, объяснительная записка, акт, справка.

Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают:

а) информационные;

б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.

42. Культура делового письма. Заявление, резюме, рекомендательное письмо.

Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами.

Общие требования написания деловых писем таковы:

• бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;

• письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок;

• ширина поля с левой стороны листа должны быть не менее 2-х см;

• желательно избегать переноса слов;

• в правом верхнем углу под адресом организации-отправителя ставится дата

• наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне листа;

• ниже, с края строки или в центре листа пишется вежливое обращение;

• после обращения требуется запятая, но часто ставят восклицательный знак;

• заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение;

• подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости;

• письмо складывается текстом внутрь;

К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:

• точность и ясность изложения мыслей;

• краткость;

• грамотность;

рекомендательное письмо - письменное заявление, часто предъявляемое лично, иногда безадресное, содержащее рекомендацию определенного лица со стороны рекомендующих его организаций, лиц.

Заявление - официальное устное или письменное сообщение о чём-либо.

Резюме — документ, содержащий информацию о навыках, опыте работы, образовании и другой относящейся к делу информации, обычно требуемый при рассмотрении кандидатуры человека для найма на работу.